Как составить платежный календарь в excel

Foodband

Excel для финансиста

Поиск на сайте

Простой платежный календарь в Excel

Одна из важнейших задач финансиста — управление денежными потоками организации. В больших компаниях для решения этой задачи используют специализированные казначейские системы, а в небольшой или развивающейся организации неплохо подойдёт Excel.

Оперативное управление денежными потоками обычно реализуют с помощью специального документа, который называется платёжный календарь (финансовый календарь). Для управления платежами в Excel нужно:

  • собрать информацию о планируемых платежах;
  • структурировать эту информацию (по статьям затрат, центрам финансовой ответственности и плательщикам);
  • проверить на соответствие утверждённому бюджету движения денежных средств;
  • рассчитать остаток на конец планируемого периода.

Один из простых примеров, реализующих платёжный календарь в Excel, можно скачать по ссылке: пример реестра платежей. Этот платёжный календарь используется для планирования платежей по группе небольших компаний (можно использовать для одной компании с разными расчётными счетами).

В примере две таблицы.

В верхней таблице вручную указывается остаток движения денежных средств по каждому плательщику на начало периода. Также вручную прописываются ожидаемые поступления. В следующих столбцах автоматически рассчитываются общие суммы платежей и планируемые остатки на конец периода.

Нижняя таблица представляет собой список планируемых счетов. Ключевая информация: суммы платежей, контрагенты, плательщик, статьи затрат, предельный срок оплаты.

Обратите внимание на несколько удобных «хитростей».

Первое. Нижняя таблица представляет собой «умную таблицу» Excel. Это очень удобный инструмент для таблиц с изменяемым числом строк и столбцов: при добавлении строк в конец таблицы не надо «перепротягивать» все формулы, они протягиваются автоматически. Кроме того, упрощена адресация к ячейкам таблицы. Обратите внимание на формулу в ячейке D2: «=СУММЕСЛ�?(РеестрПлатежей[Плательщик];A2;РеестрПлатежей[к оплате])«. Здесь «РеестрПлатежей» — имя «умной» таблицы (задаётся на вкладке Конструктор меню, эта вкладка появляется при выделении умной таблицы); «Плательщик» и «к оплате» — наименования столбцов таблицы. Формула ищет в столбце «Плательщик» наименование плательщика из ячейки А2 и суммирует значения столбца «к оплате».

Второе. Основная задача планирования платежей — не допустить отрицательного остатка денег на счёте (такого быть не может). Обратите внимание на столбец Е верхней таблицы. Там рассчитываются эти остатки, и к ячейкам применено условное форматирование: если остаток отрицательный, Excel подкрасит ячейку. Для изменения платежей служит столбец «платим?» нижней таблицы. Если там стоит 1, платёж запланирован, если 0 — нет. Финансовый менеджер, изменяя значения в этом столбце, добивается отсутствия отрицательных плановых остатков.

Третье. Для исключения ошибок в нижней таблице применена частичная проверка вводимых данных. В столбец «Плательщик» невозможно ввести произвольное значение, можно только выбрать одно из значений, заданных в верхней таблице. Это сделано при помощи инструмента Проверка данных. Таким же образом можно защитить от ввода столбцы «Бизнес/подразделение» и «Наименование статьи бюджета», если предварительно сделать соответствующие справочники. Для «полного счастья» можно защитить верхнюю таблицу от изменения.

Подробнее об используемых инструментах читайте в учебнике Excel онлайн:

Платежный календарь предприятия: как разработать и применять

10 августа 2020

Платежный календарь предприятия: как разработать и применять

Ольга Воробьева

Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.

Платежный календарь – это

  • периодом планирования. Нет единого мнения о том, каким он должен быть. Кто-то из специалистов формирует документ на неделю, кто-то на 20 дней или на полтора месяца вперед. Но верно правило: это всегда ближайший период к текущей дате. Нет смысла разрабатывать документ на квартал и тем более на год;
  • непрерывным характером формирования. Напрямую связано с предыдущей характеристикой. На каждую неделю нужен свой актуальный календарь. Поэтому подход «составить раз в год и забыть» – не про него;
  • постоянно вносимыми корректировками. Считается: чем меньше корректировок вносится в бюджеты организации, тем качественнее налажен процесс бюджетирования и нет притягивания «за уши» плана к факту. В отношении платежного календаря – все иначе, и без постоянных корректировок не обойтись. Бюджеты формируются в тысячах или даже миллионах рублей. Погрешность всего в 1% при таких объемах выливается в значимые суммы. В календаре таких вольностей быть не может. Поэтому постоянная его актуализация и приведение плановых остатков денег к фактическим – обычная практика;
  • большей детализацией. В бюджете строки показываются укрупненно. Например, «Налоги» или «Приобретение материалов». Для календаря такого недостаточно. Приводится дополнительная аналитика в разрезе контрагентов, видов оплачиваемых услуг, наименований расчетных счетов и т.п. Кроме того, оправдана внутренняя увязка календаря с БДДС.

Как разработать и применять платежный календарь

  • какой будет его форма?
  • на основании чего и как он будет заполняться?
  • когда будут вноситься корректировки?

Ответы на них – это, по сути, три этапа к его формированию и применению. Давайте подробнее разберемся с каждым.

Этап 1. Разрабатываем форму платежного календаря

Совет 1.1. Для строк берите за основу БДДС. Детализируйте, но не выделяйте лишнее

Платежный календарь – это своеобразная расшифровка бюджета на ближайший период. Логично, что названия строк в документах должны совпадать.

Крупные статьи БДДС детализируйте подстатьями, но в разумной мере. Иначе календарь станет громоздким и неудобным в заполнении и анализе. Воспользуйтесь принципом существенности: когда суммарный оборот по статье не более 5% за отчетный период, то для нее не нужна отдельная строка. Включайте ее значения в прочие платежи или поступления. Подход не касается стратегически важных или особых для компании операций, например, трат на благотворительность.

Избегайте и другой крайности: раздувание статей «Прочее». Они не должны оказаться больше 10% от общих поступлений и выплат.

Совет 1.2. В колонках указывайте все предстоящие дни

Даже выходные и те, в которые не ожидается движение денег в организации. Так проще не запутаться.

Если формируете календарь в Excel или Google Таблицах, то колонки для нерабочих дней выделяйте другим цветом.

Совет 1.3. Обеспечьте связь с БДДС по суммам лимитов

Добавьте колонку, в которую будут переноситься бюджетные остатки по конкретной статье. Этим реализуете оперативный контроль за тем, допустимы ли траты и сколь велико на данный момент отклонение от ожидаемых за год поступлений.

Совет 1.4. Если расчетных счетов несколько, то продумайте механизм включения их в календарь.

В Excel это можно реализовать так:

  • после колонки каждого дня добавляйте еще одну с раскрывающимся списком названий расчетных счетов;
  • для корректного расчета остатков в разрезе счетов используйте функцию СУММЕСЛИ.

Этап 2. Определяемся с методикой заполнения платежного календаря

Совет 2.1. Установите, что будет информационной базой

В календаре – два основных блока: поступления и платежи. У каждого – свои особенности формирования.

Поступления от контрагентов заполняются на основании:

  • либо заключенных с ними договоров и сроков оплаты, которые указаны в них;
  • либо на основании БДДС.

Предпочтительнее первый вариант, ведь он точнее. Но он работает не для всех организаций. Например, в розничной торговле неизвестно заранее, какая сумма придет от покупателей на счета и в кассу организации в каждый день. Проблему решают так: из БДДС берут поступления за конкретный месяц и делят их на количество рабочих дней в нем.

Платежи формируются по следующим документам:

  • бухгалтерские расчеты. Это сведения об авансе и окончательном расчете по зарплате, о начисленных страховых взносах и налогах;
  • договоры с поставщиками и подрядчиками. В небольших организациях их достаточно, чтобы корректно составлять платежный календарь;
  • заявки на оплату и реестры платежей. Когда подразделений в компании много, то в оборот вводятся подобные документы. Их цель унифицировать и обобщить информацию из договоров для быстрого принятия решения об оплате и включения ее в календарь. Смотрите на схемах ниже, какая информация может быть в них представлена.

Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel

Foodband

Рисунок 1. Заявка на платеж и реестр платежей: реквизиты

Совет 2.2. Делайте поправку по суммам поступлений

Если в организации покупатели часто нарушают сроки оплаты, то откорректируйте поступления.

В некоторых компаниях намеренно переносят договорные даты в платежном календаре на более поздние. При этом ориентируются на сложившийся средний процент задержек. Например, деньги от контрагента должны прийти в течение 20 дней после отгрузки. Средняя задержка по оплате составляет 10%. Значит, сумму сдвигают на два дня по отношению к крайней договорной и ставят на 22-й день. Такой подход снижает риск наступления кассового разрыва.

Совет 2.3. Если составляете календарь в Excel, то ведите его в течение года в одном файле или даже на одном листе.

Это поможет видеть повторяющиеся платежи и быстрее их планировать. Чтобы данные за предыдущие месяцы не мешали, сверните их с помощью функции «Скрыть».

Совет 2.4. Вносите в календарь цифры в рублях

Так точно не проглядите нехватку денег, которая исчисляется десятками тысяч.

При необходимости перевести рублевый формат в Excel в тысячный или миллионный, воспользуйтесь алгоритмом со схемы.

Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel

Рисунок 2. Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel

Совет 2.5. Напишите регламент формирования платежного календаря

Для небольшой организации такой документ может оказаться излишним. Когда все договоры, счета и платежи сосредоточены в руках одного или максимум двух бухгалтеров, то регламентировать попросту нечего. Для крупного предприятия – это, напротив, возможность четко определить правила игры для всех сотрудников и достичь бесперебойности в процессе формирования календаря.

В регламенте зафиксируйте:

  • кем и с какой частотой календарь будет формироваться;
  • откуда будет собираться информация о плановых поступлениях;
  • кто вправе формировать заявки на платеж, с кем они согласовываются, в какое время передаются исполнителям для перевода денег;
  • как контролировать целесообразность платежа и что делать, если он превышает лимит по соответствующей бюджетной статье;
  • кому платить первому, если остаток средств не позволяет заплатить всем;
  • каков неснижаемый остаток по кассе и расчетным счетам;
  • когда плановые цифры в календаре будут корректироваться с учетом факта;
  • кто и когда проведет анализ отклонений, как обобщит полученные результаты, кому их передаст и т.п.

Дальше некоторых из этих моментов мы рассмотрим подробнее.

Этап 3. Устанавливаем частоту корректировок календаря и проведения план-фактного анализа

Распространенная практика – это ежедневная актуализация документа. В конце рабочего дня плановые цифры меняются на фактические на основании банковских выписок и кассовой книги. Благодаря этому остаток на начало всегда показывает реальную ситуацию с деньгами.

Но такой подход – не единственный. Есть немало специалистов, предпочитающих делать еженедельные корректировки. Этим экономится время, но снижается информационная отдача от календаря.

Важный момент его применения – систематические проведение анализа отклонений. Он помогает:

  • контролировать ситуацию с расчетами на предприятии. Понимание сути проблемы – ключ к ее решению. По календарю легче увидеть, сколь серьезна ситуация с нарушением сроков оплаты со стороны дебиторов. Значит, проще наметить план действий по решению проблемы;
  • осознать сложности с соблюдением бюджетных лимитов. Бюджетирование как процесс оправданно, только если реальность не далеко уходит от плановых величин. Платежный календарь дает оперативный ответ на вопрос: насколько организация придерживается собственных планов по поступлениям и тратам;
  • предвидеть «кассовые разрывы» и заранее их закрывать. Для этого в компаниях меняют политику расчетов с покупателями и поставщиками, подключают банковский овердрафт, ранжируют клиентов по категориям и договариваются об отсрочке и т.п.

Сложности при формировании платежного календаря

Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.

Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами

Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.

Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает

Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:

  • есть ли законодательные санкции за задержку платежа? Например, несвоевременная выплата зарплаты чревата административным штрафом или даже уголовным преследованием, а за неуплату налогов заблокируют счета;
  • насколько значим контрагент и то, что он поставляет предприятию? Не остановит ли задержка с оплатой хозяйственную деятельность организации?
  • сколь высоки штрафы за просрочку по договору? Если они меньше ставки по кредиту, то пометьте это особо;
  • высок ли риск серьезно повредить репутации компании? Например, из-за неоплаченной своевременно поставки сорвать сроки реализации госконтракта и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков.

Исходя из полученных ответов определите, чей платеж не может ждать, а с кем попробовать договориться об отсрочке. На схеме мы привели один из подходов к ранжированию контрагентов. Используйте его для разработки своего варианта.

Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам

Рисунок 3. Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам

Платежный календарь: пример составления

Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.

Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.

На рисунке 4 – скриншот созданного документа.

Платежный календарь: образец

Рисунок 4. Платежный календарь: образец

Платежный календарь – важный инструмент для предотвращения кассовых разрывов. Кроме того, он помогает оперативно контролировать соблюдение бюджетных лимитов в отношении трат. Время, потраченное на его формирование и актуализацию, с лихвой окупится снижением риска блокировки счетов, получения административных штрафов за несвоевременные расчеты с бюджетом и работниками, а также пеней за несоблюдение договорных условий.

Foodband

Ссылка на основную публикацию