Как сделать автоформатирование таблицы в excel

Корпорация "Центр"

Использование функции автоформатирования в Excel

Улучшение читаемости и экономия времени благодаря встроенным в Excel форматам таблиц

Форматирование заставляет рабочий лист выглядеть хорошо. Выбор цвета фона, стиля шрифта, размера шрифта и других параметров форматирования упрощает анализ данных. Это также облегчает просмотр важной информации и придает электронной таблице профессиональный вид. Одним из способов упростить работу по форматированию листа в Excel является использование параметра Автоформат.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Office 365.

Понять основные области форматирования

В Excel доступно 17 стилей автоформатов. Эти стили влияют на шесть основных областей форматирования:

  • Форматирование чисел
  • Границы
  • шрифты
  • Узоры и цвет фона
  • центровка
  • Размер столбца и строки

Добавить автоформат на панель быстрого доступа

Чтобы использовать автоформат, добавьте значок автоформат на панель быстрого доступа, чтобы к нему можно было обращаться при необходимости. Это разовая операция. После добавления автоформатов он остается на панели быстрого доступа.

Выберите стрелку раскрывающегося списка Панель быстрого доступа .

Выберите Дополнительные команды , чтобы открыть диалоговое окно Настройка панели быстрого доступа .

Выберите стрелку Выбрать команды из .

Выберите Все команды , чтобы отобразить все команды, доступные в Excel.

Прокрутите алфавитный список и выберите Автоформат .

Выберите Добавить .

Нажмите ОК , чтобы добавить значок автоформатирования на панель быстрого доступа.

Применить стиль автоформат

Чтобы быстро применить стиль автоформат к таблице:

Выделите данные на листе, который вы хотите отформатировать.

Перейдите на панель быстрого доступа и выберите Автоформат .

В диалоговом окне Автоформат выберите стиль.

Выберите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно.

Новый стиль применяется к таблице.

Чтобы применить другой стиль, выберите любую ячейку в таблице и выберите Автоформат .

Изменить стиль автоформатирования перед его применением

Если вам не нравится какой-либо из доступных стилей, измените стиль, прежде чем применять его к рабочему листу.

В диалоговом окне Автоформат выберите Параметры .

В разделе Форматы для применения снимите флажки для форматов, которые вы не хотите использовать в таблице.

Примеры в диалоговом окне обновляются для отражения изменений.

Выберите ОК , чтобы применить измененный стиль.

Изменить стиль автоформат после его применения

После применения стиля к таблице измените стиль таблицы с помощью параметров форматирования на вкладке «Главная» ленты. Затем сохраните измененный стиль Автоформат в качестве пользовательского стиля, который можно использовать с другими таблицами и рабочими листами.

Чтобы создать собственные стили автоформатов для таблиц:

Выберите любую ячейку в таблице.

Перейдите на вкладку Главная , выберите Форматировать как Таблица , затем выберите Новый стиль таблицы .

В диалоговом окне Новый стиль таблицы выберите элемент таблицы и выберите Формат , чтобы применить форматирование шрифта, границы или заливки, которое вам нравится. Сделайте это для каждого элемента таблицы, который вы хотите изменить.

Установите флажок Установить в качестве стиля таблицы по умолчанию для этого документа , если вы хотите автоматически использовать этот стиль при форматировании таблиц, затем выберите ОК , чтобы сохранить стиль автоформатирования.

Чтобы использовать пользовательский стиль, выделите таблицу, перейдите в Главная , выберите Форматировать как таблицу и выберите пользовательский стиль.

Работай умом, а не силой

Функции автоформатирования в Excel экономят много времени при создании таблиц данных.Быстро применяйте форматирование таблицы одним щелчком мыши, а не форматируйте элементы электронной таблицы с нуля каждый раз.

Форматирование таблиц в Excel

tma-i-tsvetПеред отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.

Форматирование таблиц в Excel – это:

1. Установка формата чисел.

2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.

3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.

4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.

5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.

6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.

Корпорация "Центр"

7. Защита записей от случайных изменений.

Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.

Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.

Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.

Пример форматирования таблицы.

Создавая таблицу в Excel, наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид. Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.

Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.

Исходный вид таблицы Excel

1. Форматируем заголовок таблицы.

1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.

1.2. Выбираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».

2. Форматируем заголовки столбцов.

2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.

2.4. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».

2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.

2.6. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».

2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.

3. Форматируем записи.

3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов — диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.

3.2. Выбираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».

3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».

3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».

3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.

Окно Excel Формат ячеек, вкладка Число-18s

3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.

Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».

4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.

Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.

Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.

5. Оформляем границы.

5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».

5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.

6. Выполняем заливку диапазонов цветом.

6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.

6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.

7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.

7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».

Окно Excel Формат ячеек, вкладка Защита-18s

7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.

На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel. Результат – на рисунке внизу.

Форматирование таблиц в Excel - результат

Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.

В развитие темы рекомендую посмотреть статьи об условном форматировании и о простой цветовой гамме в Excel.

Для получения информации о выходе новых статей вы можете подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

Корпорация "Центр"

Ссылка на основную публикацию