Обязанности бухгалтера по первичной документации
Крупные организации нанимают целый бухгалтерский отдел, чтобы справляться с объемным учетом, и в бухгалтерии обязательно есть специалист, который занимается первичной документацией. Разберем обязанности бухгалтера по первичке и особенности его работы.
Должность бухгалтера по первичке и ее особенности
Бухгалтер по первичной документации принимает и обрабатывает накладные и акты, транспортные документы, товарные чеки, счета-фактуры и другие первичные документы. Он может работать в компании, которая занимается торговлей, перевозками, строительством — главное, в этой организации большой поток первички, так что для ее обработки требуется отдельный специалист или даже целый отдел.
Работникам на этой должности приходится кропотливо проверять данные в документах и переносить их в учетную систему, так что главные требования к такому специалисту — внимательность, аккуратность, усидчивость, готовность выполнять монотонную работу. Также важно хорошо знать документооборот и правила заполнения документов.
Еще одно отличие этой профессии во многих случаях — неравномерность нагрузки. В конце отчетного квартала, когда в учетную систему нужно внести полученные первичные документы от поставщиков, часто копится много первички. В этот период многие бухгалтеры по первичке работают в авральном режиме.
Должностные обязанности бухгалтера по первичке
Для бухгалтера по первичной документации есть должностная инструкция, в которой перечислены основные ежедневные обязанности специалиста. Во многом эти обязанности зависят от участка учета, который поручен бухгалтеру. Вот их приблизительный список:
- заполнение исходящих первичных документов;
- своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;
- проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РФ;
- своевременное внесение полученных документов в учетную систему — именно эта задача часто отнимает большую часть времени бухгалтера по первичке;
- оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;
- оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;
- подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования, особенно для главного бухгалтера компании;
- контроль над правильностью документооборота;
- формирование комплектов документации;
- передача в архив бумажных оригиналов первички;
- участие в инвентаризации на предприятии, помощь в фиксации итогов ревизии;
- при необходимости — участие в работе по оптимизации процесса сбора, проверки и ввода первички в систему учета.
Бухгалтер по первичной документации должен владеть такими знаниями и умениями:
- законы и нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют документооборот и архивное дело;
- налоговые, бухгалтерские и финансовые законы;
- внутренние документы компании;
- нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;
- правила работы с 1С или другой бухгалтерской программой, базами данных, сервисами передачи отчетности и электронных счетов-фактур;
- правила хранения документов и правила ведения архива.
Вспомогательные инструменты бухгалтера по первичке
В работе бухгалтеру помогают не только доступ к законодательной базе и приспособления для хранения бумаг — файлы, папки, стеллажи — но и техническое оборудование, а также компьютерные программы.
Конечно, специалисту важно освоить бухгалтерскую программу, в которой ведется учет на предприятии. Ежедневная обязанность бухгалтера по первичке — создавать в этой программе исходящие документы и вносить в нее входящую документацию с бумажных оригиналов, полученных от контрагентов компании.
Ввод документов в систему отнимает до 70% рабочего времени бухгалтера, и для облегчения этой задачи есть технологические решения:
- электронный документооборот — для этого нужно подключиться к оператору ЭДО или подключить бухгалтерскую программу с ЭДО, а еще договориться со своими контрагентами об обмене электронными документами;
- интеграция учетной программы с интернет-банком для автозагрузки банковской выписки;
- система для автоматизации ввода в учетную систему сканов первичных документов.
К сожалению, даже подключение к ЭДО не избавляет компанию от потока бумажной первички, потому что некоторые контрагенты продолжают работать по-старинке и присылать оригиналы на бумаге. Поэтому системы распознавания хорошо дополняют ЭДО. Принцип работы системы по автовводу первички прост:
- бухгалтер сканирует оригинал документа или получает от контрагента скан, если тот не может вовремя передать оригиналы;
- отправляет скан на распознавание — система прочитывает реквизиты и поля накладной, переносит значения в черновик соответствующего документа в учетную систему;
- бухгалтер проверяет правильность распознавания данных и проводит документ.
Попробуйте автоматизировать ввод накладных в вашей компании — подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: здесь есть простой ввод первички с помощью ЭДО, системы распознавания и автозагрузки банковской выписки. А еще — учет, налоги, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера небольшой компании. Тестируйте систему бесплатно 14 дней.
Бухгалтеру на заметку: что нужно знать о «первичке»
Чтобы специалисты ИФНС не усомнились в расходах и разрешили включить их в базу по налогу на прибыль, нужно иметь первичные документы. Помогут они и в том случае, если возникнет спор с контрагентом. В общем, важность «первички» переоценить сложно. И в сегодняшней статье речь пойдет именно о ней. Расскажем о том, что важно не упустить бухгалтеру, чтобы не повторять ошибок своих коллег.
Нет «первички» — нет поставки
Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что каждый факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя следует фиксировать в первичных документах. Они являются подтверждением фактической передачи товаров либо иных ценностей одной стороны сделки другой. При их отсутствии невозможно однозначно утверждать, что продавец передал товары покупателю.
Примеров тому в судебной практике немало, и вот один из них. Компания-продавец обратилась в суд с требованием заставить покупателя перечислить плату за поставленный ему товар. В качестве подтверждения поставки истец предъявил выставленные им счета-фактуры.
Однако судьи продавца не поддержали. Он не предоставил ни одного первичного документа, который бы подтвердил факт поставки. Счет-фактура подписывается продавцом в одностороннем порядке, поэтому таковым является не может. Вот если бы продавец принес в суд подписанные покупателем накладные, вероятнее всего, это в корне бы изменило дело.
Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.
Оказание услуг могут признать без акта
Между двумя компаниями возник спор, предметом которого стало оказание услуг. Заказчик внес аванс в размере полумиллиона рублей, но через некоторое время решил договор расторгнуть и забрать предоплату. Исполнитель возвращать деньги отказался, поскольку, по его мнению, услуги были оказаны. Но заказчик возразил и попросил предъявить подтверждающие оказание услуг документы.
При рассмотрении дела в судах было установлено, что исполнитель свою работу сделал. Заказчик получил на первом этапе экспертное заключение, а на втором — рекомендации по корректировке веб-сайта и организации внутреннего контроля. Кроме того, были установлены факты проведения онлайн-консультаций, которые представитель исполнителя проводил для заказчика.
Суды пришли к выводу, что услуги в данном случае считаются оказанными. Отсутствие первичных документов, а именно актов, не освобождает заказчика от обязанности оплатить работу исполнителя.
Обоснование: постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2017 № Ф05-19640/2017.
Ошибки в «первичке» не мешают вычету НДС
Организация заявила вычет НДС с сумм, затраченных на покупку запчастей и спецоборудования. В качестве подтверждающих документов были представлены договоры, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные. Но проведя ВНП, инспекторы решили, что сделка носила фиктивный характер, то есть по факту никаких запчастей компания не приобретала. В итоге ей сняли вычет и доначислили НДС к уплате, а также выставили пени и штраф.
Причиной вывода налоговиков послужили ошибки в первичных документах, сопровождающих сделку. Так, в товарно-транспортных накладных не были указаны номера договора, количество грузовых мест, масса груза, реквизиты транспортных накладных и другие данные.
Судьи встали на сторону компании и указали, что все эти нарушения в ТТН не могут свидетельствовать о фиктивности сделки. К тому же организация представила ТОРГ-12, где были указаны данные, отсутствующие в ТТН. Подтвердили перевозку груза и водители.
В итоге суд признал решение ФНС необоснованным и подтвердил, что компания соблюла все требования для того, чтобы применить вычет НДС.
Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2017 № Ф07-13132/2017.
Если в накладных фальшивая подпись поставщика, расходы не признают
Рассматривая расходы компании, на которые она уменьшила базу по налогу на прибыль, инспекторы заподозрили, что некоторые операции были нереальными. В частности, были выявлены такие нарушения:
- подписи в некоторых накладных и счетах-фактурах, переданных компании поставщиками, были сфальсифицированы (подтверждено результатами экспертизы);
- поставщики отсутствовали по указанным в ЕГРЮЛ адресам;
- перечисления денежных средств на их счет носили транзитный характер;
- они не имели достаточных ресурсов для исполнения условий договора.
В итоге компания пострадала из-за того, что неосмотрительно выбирала контрагентов. Выводы ФНС подтвердили суды вплоть до Верховного.
Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 01.08.2016 № 302-КГ16-8902.
Подписывать первичные документы факсимиле рискованно
Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.
Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.
Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.
- письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951;
- постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010;
- постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010.
В первичном документе ошибка: можно ли его заменить?
Как известно, наравне с обычным счетом-фактурой существует его корректировочная форма. Она составляется в случае, если в изначальном документе содержится ошибка. В одной компании взяли этот принцип за основу и разработали собственный порядок исправления ошибок в первичных документах.
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
Но налоговые органы не оценили подобного подхода. Закон 402-ФЗ не предусматривает составления корректировочных документов в случае, если в первичных содержится ошибки. Такой вариант исправлений применим исключительно для счета-фактуры, поскольку он является основанием для вычета НДС. Что же до «первички», то исправлять ее следует в соответствии с правилами, прописанными в статье 7 закона.
Отметим, что подобного мнения придерживаются и в Минфине. Вместе с тем в судебной практике есть решения и в пользу налогоплательщиков, принявших подобный порядок исправления «первички». При этом судьи отмечали, что хотя закон о бухгалтерском учете и не предусматривает подобной корректировки, но и запрета на нее законодательства также не содержит.
- письмо ФНС РФ от 12.01.2018 № СД-4-3/264;
- письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280;
- постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017.
Трудности перевода «первички»
По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.
Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.
- письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422;
- постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.
Электронный первичный документ аналогичен бумажному
Закон о бухучете разрешает составлять «первичку» как в бумажном виде, так и в электронном. В этом случае документ нужно подписать квалифицированной электронной подписью. Если же используется обычная или неквалифицированная подпись, то такой документ пройдет не всегда. Его применение будет ограничено случаями, установленными законодательством, а также договоренностью между сторонами.
Если электронный документ составлен верно и подписан надлежащей подписью, он может подтвердить расходы налогоплательщика так же, как и бумажный. Не будет он работать лишь в тех случаях, когда закон прямо требует подтвердить факт документом в бумажном виде.
Обоснование: письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248.
Автотранспортные расходы следует подтверждать транспортной накладной
Если налогоплательщик хочет списать расходы на перевозку грузов, они должны быть подтверждены исключительно транспортной накладной из постановления Правительства № 272 от 15 апреля 2011 года. В данном случае нельзя составлять документ в свободной форме, как то разрешает закон о бухучете. Это связано с тем, что положение пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса прямо гласит: перевозка груза подтверждается транспортной накладной.
Обратите внимание! Если речь идет о доставке собственными силами, то транспортная накладная в этом случае не нужна. Расходы можно будет учесть по товарной накладной ТОРГ-12, выставленные продавцом, а также путевому листу.
- письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703;
- письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.
Подтверждение затрат на аренду
При подсчете налога на прибыль аренда включается в состав прочих платежей. Речь о недвижимости, которые используются для коммерческой деятельности. Подтверждающими документами являются:
- договор аренды;
- платежки о переводе денежных средств;
- акты приемки-передачи объекта.
При этом необходимости ежемесячно составлять акты на услуги аренды нет, если такое условие не прописано в договоре.
- письмо Минфина РФ от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483;
- письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118;
- письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.
О сроке хранения первичных документов
Контур.Норматив — справочно-правовая система!
В общем случае первичные документы хранятся в течение 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года. Этот срок начинает исчисляться после окончания того периода, в котором документ использовался для расчета налога или составления отчетности либо подтверждения расходов (доходов).
Однако из этого правила есть исключения. Например, документы по основным средствам, которые подлежат амортизации, нужно хранить в течение 5 лет после того, как имущество полностью самортизировано. А если документы подтверждают расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль, то их следует хранить весь срок, пока идет уменьшение прибыли.
- Закон № 402 от 06.12.2011 (ч. 1 ст. 29)
- Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019 (ст. 277)
Внимание! Первичные документы, подтверждающие убыток организации, должны храниться весь срок, пока этот убыток списывается. При этом не имеет значения, что его размер подтвержден налоговым органом.
Пример. В период 2008—2010 годов у компании образовался убыток. В 2012 году состоялась ВНП, в итоге которой налоговый результат был подтвержден. В 2014 году компания получила прибыль и при расчете налога включила в базу всю сумму убытка. Состоялась повторная проверка, однако первичных документов по убытку бухгалтерия представить не смогла.
В результате неподтвержденную в рамках последней проверки часть убытка налоговая не признала. С выводами ИФНС согласились и ссуды. Пункт 4 статьи 283 НК РФ требует хранить документы по убытку весь срок его списания. В норме не сказано, что если налоговая проверка зафиксировала факт и размер убытка, то обязанность хранить документы с налогоплательщика снимается.
Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 304-КГ17-21192.
Первичная документация в бухгалтерии
Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
- Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
- Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
- товарной накладной;
- товарным чеком;
- актом выполненных работ или оказанных услуг.
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
- Договор.
- Счет на оплату.
- Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
- Товарная накладная.
- Акт выполненных работ или оказанных услуг.
- Счет-фактура.
Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
- Название документа.
- Дата создания.
- Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
- Содержание документа или хозоперации.
- Натуральные и денежные показатели.
- Данные ответственных лиц.
- Подписи сторон.
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
Договор
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.
- данные продавца и покупателя;
- информацию о товаре, его стоимости и количестве;
- подписи ответственных лиц.
Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.
О первичных документах: для начинающих бухгалтеров
Продолжаем курс справочных материалов для тех, кто только знакомится с бухгалтерией.
Сегодня мы поговорим об основах первичной документации в бухгалтерии. Именно первичный документ «запускает» сбор и изменение информации на участках бухгалтерского учета, т.е. изменяют состояние бухгалтерских счетов. Давайте узнаем еще немного нового.
Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?
Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.
Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.
Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.
А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.
Названия первичных документов в бухгалтерском учете
Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».
А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».
Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»
В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.
Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.
Первичная документация: как все запомнить?
Безусловно, замечательным способом ненавязчего запоминания «Хозяйственных операций» и «Первичных документов» служить наработка практического навыка «Составления проводок» и «Практического ведения бухучета», используя реальные задачи. Так происходит на наших занятиях. Там мы учимся составлять проводки и отрабатывать основные модели ведения бухучета, до получения отчетов в ОСВ.
Заключение
В качестве исключения имеются три самых распространенных вида документов не делающих проводок: «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность».
Названия первичной документации могут различаться, но относится будут к одной хозяйственной операции. Для большинства самых распространенных «первичных документов» существуют по одному названию. Но есть и чемпион по количеству названий. Это событие (хозяйственная операция) связанная с продаже товаров или продукции.
Напоследок, отмечу, что «Первичные документы» служат основой для термина «бухгалтерский документооборот». Например, один из вариантов оформления документов при продаже товаров на предприятиях с общей системой налогообложения применение НДС, выглядит так:
А вот документооборот для всех предприятий:
Освоение схем документооборотов, я заметил, эффективней происходит когда решаешь практические задания, разбираешь их, сопоставляешь с уже имеющимися знаниями и «озадачиваешься» новыми моментами.