Как ответить на Требование налогового органа
1. Перейдите на вкладку «Входящие» и двойным кликом по строке с «Требованием НО» откройте нужный документ (Рис.1):
2. Нажмите на имя файла Требования (Рис.2):
3. В окне «Действие с документом» нажмите кнопку «Скачать» и ознакомьтесь с Требованием (Рис.3):
4. После загрузки файла нажмите кнопку «Сформировать ответ» (Рис.4):
5. В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить» (Рис.5):
6. Для загрузки формализованного XML файла в открывшемся окне нажмите на кнопку «Добавить» (Рис.6):
7. Для загрузки графических файлов выберите пункт «Неформализованный документ» и нажмите кнопку «Добавить» (Рис.7):
Требования к файлам:
- Доступные форматы: .tif, .tiff, .jpeg, .jpg, .png, .pdf
- Разрешение: От 150 до 300 точек на дюйм
- Цветность: 256 градаций серого цвета
- Количество файлов на один документ: Не более 20
Требования ко всему комплекту:
- Общий размер письма: Не более 72 МБ
- Количество вложений: Не более 2500
Для каждого файла или комплекта необходимо заполнить информационные поля.
Важно!
Если вам поступило требование с КНД 1165013, при отсутствии нужного кода выберите код 9998 – «Истребованные документы, представляемые в соответствии со статьей 93 Кодекса, или истребованные документы (информация), представляемые в соответствии со статьей 93.1 Кодекса».
8. После заполнения информационных полей, нажмите кнопку «ОК».
Далее нажмите кнопку «Сохранить» (Рис.8):
9. Перейдите на вкладку «Черновики», выберите документ «Формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах» и нажмите «Отправить» (Рис.9):
Как отвечать на требования налоговой
Если вы ИП или руководитель ООО, налоговая инспекция иногда присылает вам требования.
Они бывают двух видов. Во-первых , налоговики могут потребовать что-то заплатить, это требование об уплате налога. Во-вторых — ответить: пояснить или представить документы. Требования что-то пояснить часто бывают непонятными: например, нужно объяснить расхождение в 4 млн рублей при сумме декларации 3 млн. А иногда требуют просто принять к сведению какую-то информацию.
Я 16 лет работаю бухгалтером — сначала по найму, а теперь как ИП. Консультирую предпринимателей и веду учет. В статье расскажу, как отвечать на требования налоговой что-то пояснить или представить документы и почему делать это обязательно.
Зачем налоговая требует пояснения или документы
ИФНС может прислать требование, если у нее возникли к вам вопросы в следующих ситуациях.
Во время налоговой проверки. Она может быть выездной, то есть на территории налогоплательщика, или камеральной — когда ИП или ООО сдает декларацию, а налоговики проверяют ее у себя. Если ИФНС что-то непонятно, придется объясняться. Например, если в отчетности написано одно, а в документах, которые находятся в налоговой, — другое.
Когда проверяют какую-то компанию или ИП и, чтобы подтвердить информацию, опрашивают контрагентов. Например, предприниматель в своем магазине продает печенье, которое покупает на кондитерской фабрике. У этой фабрики идет выездная налоговая проверка за 2017—2019 годы , поэтому ИП присылают требование представить в налоговую все накладные на печенье за этот период.
Когда проверяют конкретную сделку вне налоговых проверок. Например, фирма купила нежилое помещение. Налоговая инспекция считает, что продавец не уплатил положенные налоги, и проверяет именно эту сделку, запрашивая документы у продавца и покупателя.
Когда надо ответить на требование
Как присылают требования. Требование из ИФНС может прийти по почте или электронно. А иногда его даже вручают лично: например, когда предпринимателя вызывают в налоговую и уже там отдают требование. У требований во время камеральной проверки есть свои особенности — о них расскажу ниже.
Если организация или ИП сдает отчетность через интернет, то требование придет электронно. Обычно, если предприниматель или компания ведет электронный документооборот, операторы ЭДО сами сообщают о требовании по смс или электронной почте, чтобы оно не потерялось.
Сроки на ответ. После того как пришло электронное требование, есть 6 рабочих дней, чтобы отправить квитанцию о приеме. Если этого не сделать, через 10 дней ИФНС заблокирует расчетный счет.
Когда налогоплательщик отправит квитанцию, начинает течь срок исполнения требования. Для представления документов это 5 или 10 рабочих дней, для пояснений — 5 рабочих дней. Этот срок указан в требовании. Все сроки считаются в рабочих днях.
Если требование пришло обычной почтой, оно считается полученным на шестой день после отправки. Возможные задержки на почте — проблема налогоплательщика.
Если налоговики вручают требование лично, то делают это под подпись — надо расписаться в экземпляре ИФНС, подтвердив, что вы требование получили. С этого момента начинает течь срок представления документов.
Получается, электронная отчетность дает налогоплательщику дополнительные 6 рабочих дней, чтобы подготовить ответ. Вот как это работает: когда получите электронное требование, можно открыть его, прочитать и скачать себе, но не отправлять сразу квитанцию о приеме — а сделать это строго на 6 рабочий день со дня получения требования. Если отправить квитанцию сразу же , начнет течь срок представления документов и дополнительных 6 рабочих дней не будет.
Как продлить срок для ответа. Можно письменно попросить ИФНС об отсрочке. Сделать это надо не позже чем на следующий рабочий день после дня, когда получите требование.
Просьба об отсрочке составляется по утвержденной ФНС форме — в виде уведомления о невозможности представить документы или информацию в срок. Можно отправить просьбу через интернет или отнести лично — важно, чтобы был документ, подтверждающий отправку: подпись инспектора, который принял уведомление, или квитанция оператора ЭДО.
Основанием для отсрочки может быть командировка или болезнь руководителя. Или то, что налогоплательщику надо копировать много документов.
Предоставить отсрочку — право налоговой инспекции, а не обязанность. Поэтому отсрочку могут и не дать.
Что будет, если не ответить
Если проигнорировать требование о представлении документов, грозит штраф — 200 Р за каждый непредставленный документ о своей деятельности.
Если не представить документы или пояснения по встречной проверке, штраф составит 10 000 Р , а при запросе документов о конкретной сделке — 5000 Р .
Если не дать пояснения в любых других случаях, оштрафуют на 5000 Р . А если в течение года повторно проигнорировать такое требование ИФНС, штраф вырастет в четыре раза — до 20 000 Р .
Если налоговики попросили пояснить или уточнить налоговую декларацию и вы ее уточнили — этого достаточно, дополнительные письма можно не писать. Но если не уточнить декларацию или не объяснить письменно, что в ней все верно, — грозит штраф. Игнорировать требования налоговой — дорогое удовольствие, поэтому отвечать на них надо обязательно.
Как правильно отвечать
На требование что-то пояснить необходимо ответить письменно. Еще нужно зафиксировать, что ответ передан в налоговую, — квитанцией оператора электронного документооборота или подписью и штампом инспектора. К пояснениям можно приложить подтверждающие документы, но это необязательно.
Если требование поступило во время камеральной проверки декларации по НДС, то пояснения надо передать электронно по утвержденному ФНС формату. Во всех остальных случаях пояснения можно составить в свободной форме и передать в инспекцию лично, по почте или электронно. Это относится и к требованию налоговой представить документы.
На требование представить документы. Когда ИФНС просит документы, надо представить их копии, заверенные налогоплательщиком. Не надо заверять копии нотариально или отдавать оригиналы: налоговики не будут копировать их за свой счет. Они вправе ознакомиться с оригиналами, но не более того.
На каждой копии должно быть написано «копия верна», дата, должность, подпись и расшифровка подписи того, у кого есть право заверять документы. Документы ИП может заверять сам предприниматель, ООО — руководитель фирмы. Они могут передавать свое право подписи по доверенности.
Многостраничные документы нужно прошить и заверить одной надписью в месте прошивания. Есть и другие правила, как заверять бумажные документы, — им посвящено приложение 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
Документы надо передавать по описи, чтобы было документальное доказательство того, что вы свою обязанность выполнили. Если передаете документы в ИФНС лично, в описи должен расписаться сотрудник инспекции. Если отправляете почтой, опись подписывает оператор почтовой связи. Если электронно, то оператор ЭДО формирует электронную квитанцию.
Через ЭДО можно отправить электронные документы — те, что изначально были в электронном виде и подписаны электронной подписью, или сканы бумажных документов, заверенные ЭП.
Так процесс должен выглядеть в идеале. Но иногда налоговая хитрит или пишет в требовании то, что трудно понять и на что еще труднее ответить. Вот какие могут быть сложности с требованиями от налоговой и как на них реагировать.
Как должно быть. Если требование пришло по результатам камеральной проверки декларации, срок ответа на него — 5 рабочих дней. Такое требование приходит, если налоговики считают, что в декларации есть ошибки, противоречия и несоответствия имеющейся у них информации. Тогда ИФНС потребует дать пояснения или исправить декларацию.
Есть еще несколько поводов для требований от налоговой по закону. Например:
- Уточненная декларация, в которой уменьшена сумма налога к уплате.
- Декларация, в которой заявлен убыток.
- Декларация по НДС или акцизам с суммой налога к возмещению.
Ограничения по срокам есть не только у налогоплательщика, но и у ИФНС. Она вправе направлять требования в рамках камеральной проверки в течение 3 месяцев со дня, когда компания или ИП представит декларацию или расчет. Исключение — когда требование направили в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля.
Провести дополнительные мероприятия вправе руководитель налоговой инспекции в ходе проверки. Это возможно, например, если нужны еще какие-то доказательства нарушения налогового законодательства. Тогда могут запросить дополнительные документы за пределами трехмесячного срока.
Декларацию по НДС налоговики проверяют в течение 2 месяцев, но этот срок могут продлить до 3 месяцев — также по решению руководителя инспекции.
Если ИФНС пропустила срок, выставлять требование она не вправе.
Как бывает. Иногда налоговая инспекция пропускает трехмесячный срок камералки, а потом спохватывается и хочет задать какой-нибудь вопрос о прошедшем периоде.
Например, у одного ООО произошла такая история. Организация не вела деятельность, в штате числился единственный учредитель — генеральный директор. Зарплата не начислялась, ведь деятельности не было и директор находился в отпуске за свой счет.
За 2019 год компания сдала нулевую форму расчета страховых взносов, РСВ, так как начислений взносов с зарплаты директора не было. Организация была на общей системе налогообложения, поэтому за этот же год сдала декларацию по налогу на прибыль. В ней был внереализационный доход — это списание старой задолженности с истекшим сроком, не востребованной кредитором. ООО обязано ее списать и исчислить с нее налог на прибыль, что компания и сделала.
Налоговой инспекции это показалось подозрительным: доход есть, а зарплату не начисляли. Задать этот вопрос вовремя можно было в течение 3 месяцев со дня сдачи РСВ или декларации по налогу на прибыль за 2019 год. Но налоговики срок пропустили. Поэтому они пошли на маленькую хитрость.
После первого квартала 2020 года организация, как положено, сдала очередные расчеты и декларации, в том числе РСВ с нулевыми показателями. В срок для камеральной проверки РСВ за первый квартал 2020 года инспекция прислала требование, в заголовке которого запрашивала пояснения по РСВ за этот квартал. А в тексте требования речь шла о 2019 годе, который ее интересовал на самом деле.
Как отвечать на требование. Не надо поддаваться на провокацию. Спрашивали про первый квартал 2020 года — отвечать можно только про него. Главное — ответить.
Естественно, в этот период у компании никаких расхождений уже не было, поэтому она так и написала.
В требованиях по результатам камералки есть еще одна тонкость. Если подать уточненную декларацию или расчет, камеральная проверка первоначальной декларации прекращается, начинается камералка новой. Срок при этом начинает течь заново — со дня сдачи уточненной декларации. То есть сдали уточненную декларацию — продлили срок камеральной проверки.
Еще во время камералки налоговые инспекторы могут требовать пояснения, но не вправе требовать документы. Если только это прямо не предусмотрено налоговым кодексом: например, могут требовать счета-фактуры при камеральной проверке декларации по НДС с суммой налога к возмещению. Поэтому документы к пояснениям, как правило, прикладывать не нужно — достаточно письменно ответить на вопрос.
Как должно быть. Налоговая инспекция должна запрашивать пояснения, только если обнаружит какие-то ошибки и несоответствия. Какие именно ошибки и несоответствия — должно быть указано в самом требовании.
Как бывает. Чаще всего из текста требования хорошо понятно, что именно случилось и почему запрашивают пояснения. Но бывает и иначе.
Так, предприниматель на упрощенке сдал налоговую декларацию с суммой дохода 4 357 735 Р . Все доходы он получил на расчетный счет в банке. Через некоторое время ему пришло требование пояснить расхождение в размере 4 172 508,53 Р между декларацией и поступлениями на расчетный счет.
Расхождение — это разница между декларацией и суммой, которую ИП получил через банк. В какую сторону — инспекция не написала. Тут возможны два варианта:
- расхождение в меньшую сторону. То есть, по мнению ИФНС, предприниматель получил на расчетный счет 4 357 735 Р − 4 172 508,53 Р = 185 226,47 Р ;
- расхождение в большую сторону. То есть налоговая считает, что предприниматель получил 4 357 735 Р + 4 172 508,53 Р = 8 530 243,53 Р .
Во втором случае разница огромная.
Как отвечать на требование. В первую очередь надо проверить свою декларацию и документы, из которых вы брали суммы для нее. На УСН это книга учета доходов и расходов и банковская выписка — та, что выдал банк, а не автоматически загруженная в программу учета.
В итоге предприниматель выяснил, что в поступлениях на расчетный счет была одна сумма, которая не являлась доходом и не облагалась налогом. Это возврат денег из бюджета, примерно 200 Р . А еще облагаемый доход был завышен на 2 тысячи. Последнее произошло из-за того , что приход денег задублировался в учетной программе при автоматической выгрузке, а данные учета не сверили с выпиской из банка.
Чтобы исправить ошибку, можно подать уточненную декларацию. Подавать уточненку, если сумма налога завышена, — право, а не обязанность налогоплательщика. Если уточненную декларацию вы решили не подавать, достаточно просто ответить на требование.
Предпринимателю повезло, что он завысил доход в декларации по сравнению с реальным, а не занизил его. Иначе пришлось бы заплатить штраф — обычно 20% от неуплаченной суммы — и пени. Сдавать уточненную декларацию в этом случае было бы обязательно.
В итоге предприниматель ответил налоговой, что расхождения совсем небольшие — 2 тысячи. Выяснять, почему в требовании спрашивают про 4 млн, необязательно. Главное — ответить по существу.
Как должно быть. Требование могут прислать в рамках проверки контрагента — это так называемая встречная налоговая проверка, встречка. По встречке просят документы, которые подтверждают сделки с каким-то одним контрагентом. Если с ним было мало взаимоотношений, то ответить просто. Если встречка прилетела по ключевому поставщику или покупателю — придется много копировать.
Срок представления документов по встречной проверке — 5 рабочих дней. К требованию о представлении документов во время встречки прикладывается копия поручения той налоговой, что проверяет контрагента. Запросить могут договоры, счета, акты выполненных работ, акты сверок, оборотно-сальдовые ведомости и другие документы.
Как бывает. Я ИП уже много лет — и однажды получила в рамках встречной проверки требование представить счет, договор, акты приемки-сдачи услуг, акты сверки и платежные поручения по контрагенту-организации.
Казалось бы , ничего особенного, если не знать, о какой сделке идет речь. У контрагента, которого проверяла налоговая, я заказывала надгробный памятник на могилу своей бабушки. Никакого отношения к предпринимательской деятельности эта сделка не имела. Но поскольку у меня есть статус ИП — налоговики увидели это по ИНН, — мне направили требование как предпринимателю.
Памятник я заказывала в интернет-магазине, оплачивала личной картой — никаких документов по сделке, кроме квитанции об оплате, у меня не было.
Как отвечать на требование. Налоговая инспекция вправе запрашивать информацию, необходимую для проверки, не только у налогоплательщиков, но и у любых других лиц. Однако если сделка личная, то обычный гражданин не обязан составлять и хранить документы по ней.
Даже если вы ИП, требовать у вас могут только те документы, что служат основанием или подтверждением начисления или уплаты налогов и сборов, а также основанием для подтверждения расходов.
Поэтому на требование я ответила, что заказ у организации делала в личных целях, к предпринимательской деятельности он отношения не имеет. Акт приемки-сдачи работ не подписывала.
Как должно быть. Налоговая инспекция может писать письма: рассылать информационные сообщения, напоминать о сроках уплаты налогов, пояснять свое мнение. Это справочная информация для налогоплательщика. На такие письма отвечать не надо.
Как бывает. Почему-то иногда вместо писем налоговая предпочитает присылать требования.
Например, один предприниматель нанимал работников, платил им зарплату и сдавал все положенные отчеты, включая расчет по страховым взносам. Потом работники уволились, а предприниматель продолжил сдавать отчеты, но уже с нулевыми показателями на всякий случай, чтобы не получить штраф за несдачу расчета.
Его налоговая решила разъяснить предпринимателю, что сдавать нулевой РСВ ему не надо. А сообщить это решила требованием.
Как отвечать на требование. Получить такое требование гораздо приятнее, чем любое другое. Ведь здесь предпринимателя освобождают от части ежеквартальной рутины. Главное — на радостях не забыть, что на требование надо ответить. Отправить квитанцию, написать ответ и послать его в налоговую — обязанность налогоплательщика. Она не зависит от того, что написано в требовании.
Предприниматель ответил так: «Нулевой расчет по страховым взносам обязуюсь не сдавать».
Как отправить письмо в налоговую через СБИС
Вместе создаем и отправляем письмо в налоговую с помощью СБИС. Подробная инструкция со скриншотами.
СБИС поможет вести неформальную переписку с государственными органами. На сленге чиновников из налоговой эти письма называются «обращения». С помощью обращений можно запросить нужный документ, получить разъяснение, ответить на запрос и даже поздравить вашего налогового инспектора с днем рождения.
Обратите внимание, что в ФСС письма не отправляются.
Как правильно написать письмо в СБИС
Шаг 1.
Зайдите в раздел «Отчетность» и выберите государственный орган, в который хотите отправить письмо. Выберите вкладку «Отчетность» в левом столбике
Онлайн-версия СБИС
Шаг 2.
Затем выбираем адресата и нажимаем «Исходящие письма». Для примера мы взяли обращение в налоговую.
Обращение в налоговую можно отправить во вкладке «Исходящие письма»
Так выглядит интерфейс ПК-версии СБИС. Перейдите во вкладку ФНС, затем «Налоговая и бухгалтерская отчетность», нажмите пункт 2 «Новый отчет, письмо».
Пк-версия программы СБИС
Шаг 3.
Нажмите вверху кнопку «Создать письмо». В открывшейся форме проверьте, правильно ли заполнены поля «Страхователь», «Получатель». Программа автоматически подставляет их. Укажите тему и напишите письмо.
Шаг 4.
Если нужно, вложите файлы. Для этого нажмите «Прикрепить файлы», в открывшемся окне выберите нужные. Если вы представитель налогоплательщика, поставьте «2-да» в выпадающем меню.
Шаг 5.
Когда всё будет готово, смело жмите «Отправить». Если вы создали письмо, но пока не хотите его отправлять, просто закройте письмо — все данные сохранятся автоматически. Дождитесь квитанции о получении в ответ на письмо.
Как передать в ФНС документы для проверки в электронном виде
В ходе проверки налоговая может запросить у организации дополнительные документы. В электронном виде их направить гораздо удобнее, чем копировать, подписывать и везти бумажную версию в ИФНС нарочным.
Расскажем о требованиях к оформлению и порядку представления электронных документов в налоговую.
Какие есть варианты у налогоплательщика в 2022 году?
Согласно подп. 1 п. 2 ст. 93 НК налогоплательщик вправе представить документы в ФНС одним из следующих способов:
- бумажные заверенные ксерокопии — отправить почтой ценным письмом с описью или лично подать в канцелярию инспекции;
- в электронной форме ( через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или по ТКС — телекоммуникационным каналам связи ). Если вы уже пользуетесь ЭДО для отправки отчетности — это самый быстрый и удобный способ.
При этом ИП или организация сама выбирает вид обращения ( см. письмо ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315 ).
Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС № ЕД-7-2/448@ от 16.07.2020 (ред. от 07.09.2021).
К слову, с 2022 года все требования от налоговой считаются полученными на дату, указанную в квитанции о приеме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью налогоплательщика, но не позднее 6 дней с даты отправления из ИФНС.
Датой получения требования считается дата, указанная в квитанции о приёме, но не позднее 6 дней с даты отправления.
Направление документов через личный кабинет налогоплательщика регламентируется приказом ФНС от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617.
В каком формате отправлять документы в ФНС?
1. Документы с расширением XML , формат которых был разработан налоговой службой. Структура таких данных неизменна для электронного документооборота, поэтому обработка ФНС происходит автоматически. В формате .xml допустимо отправлять только те документы, которые включены в КНД — Классификатор налоговой документации.
В частности, ФНС принимает в электронном виде:
- счета-фактуры;
- книги покупок и продаж;
- журналы выставленных и полученных счетов-фактур;
- товарные накладные ТОРГ-12;
- акты приемки-сдачи работ (услуг);
- УПД.
2. Скан-копии в формате tif, jpg, pdf или png — в таком виде можно отправлять любые документы, даже те, которым не присвоен код КНД.
Но к сканам налоговики тоже предъявляют определенные требования:
- черно-белое изображение;
- разрешение не менее 150 и не более 300 точек на дюйм;
- 256 градаций серого цвета или режим 8-bit Grayscale (см. подробней приказ ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16);
- цветные изображения допустимо отсканировать в режиме RGB;
- если файл многостраничный, рекомендовано использовать разрешение tiff; при отправке скана на одном листе допускается режим jpeg.
К настройкам яркости и контраста нет особых требований, но документы в любом случае должны быть читабельными, текст четким, без помарок.
Убедитесь, что скан-копия открывается на стандартных платформах ОС — Windows 2000 и далее, особенно это актуально для налогоплательщиков, которые используют в работе iOS (операционку от Apple). А также, что на документе нет запрета на использование и распечатку.
Итак, мы выяснили, что документы в электронном виде можно отправить налоговикам либо в формате xml-файлов, либо в виде скан-копий. Согласно требованиям ФНС, к пакету документов необходимо составить также электронную опись. Ее формат утвержден приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@.
Делис Архив снимет нагрузку с бухгалтеров по поиску и подготовке документов по запросам ИФНС. Просто выберите нужные сканы из электронного архива и прикрепите их к ответу на требование.
Как подписать документы перед отправкой?
Чтобы подтвердить достоверность документов, их электронная версия должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя (п. 2 ст. 93 НК). Заверенные электронной подписью документы ИФНС должна принять, даже если в тексте скопированного документа нет физической подписи. Об этом говорится в письме ФНС от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885.
Как электронный архив поможет в ходе налоговой проверки?
Для подготовки и отправки дополнительных документов в рамках налоговой проверки, компания строго ограничена во времени. По запросу ИФНС налогоплательщик должен предоставить данные и пояснения в течение 10 дней с момента получения соответствующего требования.
Сократить время обработки и облегчить задачу бухгалтеру в данном случае может электронный архив — это своего рода библиотека сканированных копий первичной документации, журналов, книг покупок и продаж. При поступлении запроса от налоговой службы налогоплательщику не нужно искать, подбирать, а затем сканировать и заверять документы. К информации всегда сохраняется удаленный оперативный доступ, и при необходимости ее можно легко выгрузить и переслать налоговикам. А в случае изъятия подлинников, у компании останется доступ к электронным копиям, что позволит поддерживать бизнес-процессы в рабочем состоянии.
Услуги электронной архивации бухгалтерских документов оказывает Делис Архив. Сервис аккумулирует бумажные акты от контрагентов, самостоятельно оценивает полноту и качество их оформления, проверяет реквизиты, сканирует и загружает четкие копии в электронный архив. В случае необходимости к ним можно оперативно обратиться. Поиск по реквизитам занимает не больше 1 минуты, а запрос налоговой инспекции можно исполнить всего в несколько кликов.