Сколько хранятся лицевые счета по заработной плате

Сколько хранить документы по зарплате с 2020 года

Федеральное архивное агентство наделено правом определять сроки хранения документов. Приказом от 20.12.2019 № 236 ведомство вводит новые сроки для зарплатных документов.

Кого и когда коснутся новые правила

• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• организации.

Как изменились сроки хранения документов по зарплате

Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них:

• при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет);
• при отсутствии лицевых счетов документы о выплатах, по которым:
  • делопроизводство окончено до 31.12.2002 — хранятся 75 лет;
  • делопроизводство окончено с 01.01.2003 — хранятся 50 лет;

  О том, каков срок хранения графика отпусков, читайте в статье.

  Сроки хранения зарплатных документов: таблица

  Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, с помощью которого легко находятся нужные строки перечня.

  Приведем все зарплатные документы со сроками их хранения и комментариями Росархива:

  Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица

  

  При участии Наталья Бокова

  Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации.

  Как и кто определяет сроки хранения документов

  В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями.

  Прежде всего, это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);

  Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).

  Важно

  Включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона № 125-ФЗ). Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа. При этом юридически значимые электронные документы можно хранить, не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).

  Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

  Сроки хранения бухгалтерских документов

  Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.

  Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок отсчитывается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

  Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

  Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения документов (протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

  По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).

  Внимание

  Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.

  Сроки хранения кадровых документов

  Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236). Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).

  С 1 сентября 2021 года работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 (также см. « Роструд: работники больше не должны расписываться в личных карточках по форме № Т-2 »). Что делать с карточками, которые были заведены до этой даты? В Роструде считают, что даже если организация решила отказаться от ведения формы Т-2, необходимо обеспечить хранение старых карточек как архивных документов в течение 50 (75) лет.

  Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236).Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).

  В связи с переходом на электронные трудовые книжки, часто возникает такой вопрос: надо ли хранить копию бумажной трудовой, если работник выбрал ЭТК? В Роструде считают , что такой обязанности у работодателя нет. После выдачи работнику оригинала бумажной трудовой, работодатель освобождается от необходимости хранить этот документ.

  Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236).

  Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

  Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236).

  Также пятилетний срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

  Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236). Отметим, что п латежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).

  Внимание

  Документы, созданные в рамках кадрового электронного документооборота, полагается хранить «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (ст. 22.3 ТК РФ). Таким образом, работодатели, которые перешли на кадровый ЭДО, обязаны обеспечить сохранность таких документов в течение указанных выше сроков. Также см. « Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс ».

  Сроки хранения налоговых документов

  Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет. Таковы правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

  Важно

  Исключение сделано для документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Их положено хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

  Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).

  Проведите автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами Подключиться к сервису

  Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).

  Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).

  Внимание

  При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет (ст. 309 Перечня № 236).

  С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.

  Всю переписку с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236). Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).

  Справка

  Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним (ст. 224 Перечня № 236).

  Получайте уведомления о госзакупках для малого и среднего бизнеса Настроить рассылку

  Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

  Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

  Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

  Исходя из формы номенклатуры дел, утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

  Справка

  При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.

  Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».

  Внимание

  В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.

  Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.

  ВАЖНО

  Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.

  Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами Входящие бесплатно

  Штрафы за нарушение порядка хранения документов

  Самая распространенная ситуация, когда нарушение порядка или срока хранения может обернуться штрафом, — это непредставление документа по запросу ИФНС.

  Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках « встречки » , либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ; подробнее см. « ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать » и « ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование »). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

  Внимание

  Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

  Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

  Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.20 КоАП РФ. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.

  За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже. Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).

  Новые сроки хранения документов: таблица с изменениями

  Периоды времени хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, нужно было определять на основании приказа Минкультуры от 25.08.10 № 558. После этой даты следует руководствоваться Перечнем № 236. В таблице приведены наиболее важные для бухгалтеров документы, в отношении которых изменились сроки хранения.

  Документы на зарплату: работа со сроками хранения и алгоритм уничтожения

  Минимальные сроки хранения основных зарплатных документов найдете в Перечне № 578. А еще лучше — воспользуйтесь нашей шпаргалкой. Тогда не придется каждый раз листать огромный нормативный акт, чтобы найти срок хранения нужного документа.

  Как считать срок хранения документов по заработной плате

  Срок хранения документов по заработной плате вычисляйте с 1 января года, который идет за годом завершения их делопроизводства. Например, если дело завершили делопроизводством в 2019 году, срок их хранения начинайте считать с 1 января 2020 года (п. 2.10 Перечня № 578).

  Что означает «дело, завершено делопроизводством»? В конце года служба делопроизводства обязательно закрывает итоговой записью номенклатуру дел организации, которую подписывает руководитель службы делопроизводства (п. 20 гл. 1 разд. IV Правил № 1000). Итоговая запись в номенклатуре дел содержит количество дел, которые :

  • сформированы и подлежат хранению в течение определенного срока;
  • переходят с пометкой «ЭПК» рядом со сроком хранения документов. Отметка «ЭПК» означает, что решение о внесении в национальный архивный фонд (НАФ) или уничтожении этих документов принимают экспертно-проверочные комиссии госархива.

  Срок хранения завершенных делопроизводством дел зависит от вида документов. Например, завершены в 2019 году:

  Табели учета рабочего времени	Храните год, уничтожайте в 2022 году
  Приказы с кадровых вопросов временного хранения (о командировках, предоставлении ежегодного отпуска, отпуска работникам, которые имеют детей)	Храните пять лет, уничтожайте в 2026 году
  Дела с листками нетрудоспособности	Храните три года, уничтожайте в 2024 году

  Как уничтожить документы по зарплате

  Документы на зарплату — ответственность

  За нарушение правил работы с документами по зарплате закон предусматривает такую ответственность:

  Нарушение	Админштраф
  Нарушение сроков хранения бухгалтерских документов	136-255 грн (ст. 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях; КоАП)
  Нарушение требований к хранению документов, что привело к нарушению правил ведения налогового учета	85-170 грн (ст. 163-1 КоАП)
  Необеспечение хранения документов первичного учета	170-255 грн (ст. 186-3 КоАП)

  Если во время налоговой проверки контролеры обнаружат, что в организации отсутствуют табели, зарплатные сведения и другие документы, связанные с объектами налогообложения, заплатите штраф:

  • на первый раз — в размере 1020 грн;
  • при повторном нарушении в течение года — 2040 грн (ст. 121 Налогового кодекса Украины; НК).

  Необеспечение плательщиком налогов хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных статьей 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление плательщиком налогов контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля тянут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривен.

  Чтобы избежать этих штрафов, не уничтожайте документов по зарплате, пока не убедитесь, что срок хранения документов по заработной плате прошел и есть утвержденный руководителем организации документ на их уничтожение.

  Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

  Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

  Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

  Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

  ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

  № нового перечня

  № старого перечня

  Вид документа

  Было

  Стало

  Ценообразование

  Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

  10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

  5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

  5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Финансирование, кредитование деятельности

  Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

  5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Бухгалтерский учет и отчетность

  Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

  5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

  а) сводные годовые, годовые;

  б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

  Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

  Постоянно (на усмотрение архива)

  а) до ликвидации организации;

  Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

  5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

  Образцы подписей материально ответственных лиц

  До минования надобности, но не менее 5 лет

  5 лет после смены материально ответственного лица

  Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

  5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

  Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

  а) у аудируемого лица;

  б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

  5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

  — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

  — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

  Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

  5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

  Журналы, базы данных учета:

  б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

  а) постоянно (на усмотрение архива);

  б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

  а) до ликвидации организации;

  Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

  5 лет после ликвидации основных средств

  До ликвидации организации

  Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

  5 лет при условии

  Учет оплаты труда

  Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

  При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

  При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

  Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

  Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

  75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Налогообложение

  Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

  5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

  Расчеты по страховым взносам

  Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

  При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

  Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

  75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

  Налоговые декларации ИП

  Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

  Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

  5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

  Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

  Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

  5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

  Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности