Адаптация: к чему, зачем и как?
Простыми словами «адаптация» — это приспособление организма к условиям внешней среды. В этом заключен биологический смысл адаптации. И в этом плане человечество достигло больших успехов, создав огромное количество ресурсов, позволяющих адекватно реагировать на дискомфорт среды: холодно – тепло оделся, жилище обогрел; жарко – летняя одежда легкая, гигроскопичная, кондиционирование воздуха в помещении и машине; плохо слышно – акустические приборы; плохо видно – оптика и прочие прелести цивилизации.
Я же хочу остановиться на психологической адаптации человека, которая, не исключая и физиологической перестройки организма, предполагает, прежде всего, приспособление личностных структур к происходящим в жизни изменениям. Здесь же сразу упомяну о социальной адаптации, как одной из разновидностей психологической, которая подразумевает эффективное выстраивание взаимоотношений человека с окружающей социальной средой.
Какого рода изменения происходят в нашей жизни, чтобы актуализировать необходимость к ним адаптироваться? Вот здесь и пойдут ответы на первый вопрос статьи – адаптация к чему?
Итак, изменения могут быть:
— возрастными (взросление, взрослость, зрелость, увядание, старение и пр.),
— внутрисемейными (брак, развод, материнство/отцовство, выстраивание взаимоотношений с новыми родственниками супруги/супруга, изменения характера взаимоотношений с взрослеющими и повзрослевшими детьми и пр.)
— социально-статусными (взлеты/спады в карьере, назначения/увольнения и пр.),
— социально-пространственные (смена места жительства, места работы, коллектива, переезд в другой город, другую страну и т.п.)
— экономическими (экономические кризисы, взлеты, дефолты),
— политическими (смены политических режимов, революции, войны и пр.),
— кризисными (кризисы личности, болезни, утрата работоспособности, потеря близких)…
Это далеко не полный перечень тех наиболее распространенных изменений в жизни, с которыми сталкивается практически любой человек (в разной комплектации вышеперечисленного). И если вы обратили внимание, адаптация имеет место как в позитивных (приятных, ожидаемых, желанных) изменениях, так и негативных (таковых, которых хотелось бы избежать).
Чаще всего смена условий жизни застаёт нас не подготовленными к встрече с новыми обстоятельствам, и мы задаемся вопросом «Что делать?», в то время, как уместнее спросить себя «Зачем?» Этот вопрос хорош тем, что, во-первых, он приближает к осознанию (если это еще не произошло), что адаптационные процессы – это составляющие любого развития как на этапах становления личности, так и совершенствования; во-вторых, помогает выяснить смысл адаптации – ради чего бОльшего нам необходимо пройти этот период и надо ли вообще адаптироваться к изменениям которые грядут или произошли?
Встретившись с новым, ранее не знакомым, нам неизбежно придется изучить это новое, выяснить, каких личных качеств, способностей, знаний нам не хватает и … развить, овладеть, освоить. А если речь идет о материальных ресурсах – научиться их добывать (экологично, конечно, чтобы не навредить ни себе, ни окружению). И это делает нас более эффективными, помогает решать значительно больше жизненных задач и достигать желанных целей.
Когда уместным будет вопрос «Зачем?» в плане прояснения смысла? Когда условия для нас неприемлемы, разрушительны, невыносимы, а мы в состоянии на это повлиять. Бывает так, что лучше самому принять решение покинуть деструктивные отношения, коллектив, место работы, место проживания и пр., где имеет место деградация, унижение, насилие (физическое или психологическое), а не приспосабливаться к ним.
Как? Психология на этот вопрос отвечает по-разному. Как минимум можно говорить о двух механизмах: приспособление путем изменения среды в пользу своих потребностей и внутренние изменения под влиянием среды. Причем они не отменяют один другого, а дополняют. Гибкость, готовность и умение реализовывать оба помогает нам достигать намеченного результата.
Процесс адаптации до результата (в виде интегрированности личности к изменившимся условиям), потребует времени и личных затрат. Он предусматривает ряд фаз или этапов, количество и время прохождения которых, будет зависеть от множества факторов и ответов на вопросы «К чему?» и «Зачем?» От ответов на них и появится вИдение КАК!
Успешное прохождение адаптационного периода будет зависеть и от того, насколько имело место наше личное влияние на условия обновления – мы сами эти условия выбрали или кто-то нас поставил перед неизбежным фактом; это произошло эволюционно (возрастные изменения), или революционно (политические, экономические, социальные реконструкции в мире, стране, семье, коллективе).
Результатом успешной адаптации есть внутренняя гармония личности с собой и окружением. Такой результат возможен при:
— понимании человека Кто Я?
— высокой степени осознанности личностью своей жизни;
— креативном, созидательном, любопытствующем (исследовательском) отношении человека к жизни, к людям, обстоятельствам;
— наличии целей в жизни и активной деятельности по их достижению (иначе обстоятельства выбор будут делать за вас);
— готовности встречаться с новым и обогащаться им, меняться и влиять…
Смысл адаптации в развитии. Если смена обстоятельств не ведет к улучшению вашей жизни, стоит задуматься об их изменении, но уже в авторском (личный выбор) исполнении.
Адаптивная личность – это проактивная личность, т.е. осознающая К чему? Зачем? и Как? адаптироваться.
Зачем нужна программа адаптации персонала и как ее создать?
Для начала разберемся в значении термина. Адаптация персонала — один из ключевых способов, позволяющий не потерять производительность бизнес-процессов, сохранить ценный кадровый состав и максимально быстро выходить сотрудникам (следовательно, и организации) на «рабочую мощность». Под АП понимается не только процесс ввода новых сотрудников в должность, но и адаптация «старых» к любым изменениям, которые проходит организация.
ПОЛЬЗА ДЛЯ БИЗНЕСА
СОКРАЩАЕТСЯ ТЕКУЧЕСТЬ КАДРОВ
HR-специалисты часто сталкиваются с ситуацией, в которой испытательный срок проходят далеко не все новые сотрудники. Те, кто придерживаются лозунгов «Выживает сильнейший» — по результатам сильно проигрывают конкурентам, у которых есть хоть какая-то программа.
В тех сферах, где хорошие специалисты — «редкий и ценный зверь» это особенно заметно. Примеров десятки: хороших программистов, продажников, руководителей линейного уровня – от них требуется получить пользу максимально быстро!
На практике новый сотрудник в Компании, в которой нет системы адаптации новых сотрудников или существует что-то «для галочки», на несколько месяцев превращается в разведчика в тылу врага.
Для каждого человека новый коллектив, новые условия — большой стресс. К тому же, «старички» по своему усмотрению могут выдать или не выдать новичку искаженную информацию, регулируя таким образом кадровый состав предприятия по своему усмотрению, и часто — вопреки здравому смыслу, стратегическому плану и желаниям руководителя. Попытки собрать и удержать качественных работников, грамотных специалистов и улучшить показатели бизнеса за счет квалификационных сотрудников без четкой и отлаженной системы адаптации — «мартышкин труд». Статистика утверждает, что грамотная система адаптации позволяет снизить текучесть персонала в 1,5-2 раза!
НОВЫЙ СОТРУДНИК ЛЕГКО БЫСТРО ОСВАИВАЕТСЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Почему новые сотрудники не справляются? Причин множество, но среди них самые «жесткие» — это конкуренция и борьба за лидерство. Потому что быть лидером, пусть и неформальным — это получать дополнительные преференции, комфортность взаимодействия с людьми и безопасность. Прежде чем выдать хорошую работу — новичок будет занят именно этим: установлением своей позиции в группе, попытками получить статус признания в коллективе и разобраться с тем, «как тут все устроено».
Инструменты адаптационной программы позволяют не просто пройти с новым сотрудником этот этап «гладко и легко», но и дают возможность корректировать корпоративную культуру, мотивировать персонал, улучшать процессы коммуникации внутри Компании.
УСКОРЯЕТСЯ ПРОЦЕСС ОВЛАДЕНИЯ РАБОТНИКОМ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
И не просто значительно ускоряется, но и появляется возможность обучения, при этом мотивация исходит от самого сотрудника! Таким образом, мы получаем сотрудника, способного эффективно работать не через год, а уже через 2-4 месяца. На должностях, не требующих высокого уровня квалификации, например, продавцов-консультантов, этот срок может быть сокращен до 10-15 дней.
СОКРАЩАЕТСЯ КОЛИЧЕСТВО ОШИБОК, ВОЗНИКАЮЩИХ НА НОВОМ РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Исправлять ошибки сотрудника трудно, долго и дорого. Если клиент увидел неорганизованность, что-то не получил вовремя или получил не то, что он заказывал — вернуть этого клиента будет очень сложно!
Адаптационные инструменты (например, курация и наставничество) позволяют свести к несущественному минимуму возможности ошибок, при этом на практике, «в реальном бою», проводя обучение особенностям и спецификам бизнес-процессов Компании.
ВЫСОКИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ТРУДА ДОСТИГАЮТСЯ В МИНИМАЛЬНЫЕ СРОКИ
Измерения показали, что без специальных мероприятий, системы адаптации продуктивная, полноценная работа сотрудника наступает через 8-12 месяцев. При наличии же таковой системы — через 2-4 месяца.
Зависимость денег в бизнесе от качества работы сотрудника посчитать нетрудно. Создайте рабочую систему адаптации — и «плюсуйте» дополнительные поступления средств, клиентов, а как вишенка на торте — хороший бренд работодателя, что также сулит свои преференции для Компании: к вам захотят прийти работать лучшие, вам не придется привлекать только з\п выше рынка и т.п.
ПОЛЬЗА ДЛЯ НОВОГО СОТРУДНИКА
Разработка и реализация четкой программы адаптации персонала в организации предоставляет новым сотрудникам массу возможностей:
— в короткий срок получить всю нужную информацию;
— оценить перспективы карьерного роста;
— быстро включиться в трудовой процесс;
— органично влиться в коллектив и стать членом единой команды;
— пройти результативное обучение;
— в полной мере реализовать свои способности и таланты.
Использование эффективной программы адаптации сотрудников значительно сокращает сроки входа в Компанию и достижения своей максимальной эффективности в должности
КАК СОЗДАТЬ СИСТЕМУ АДАПТАЦИИ
Как же сделать такую СА, чтобы не потерять деньги на текучести и длинном периоде адаптации, а сделать вход в компанию быстрым и эффективным для новых сотрудников?Есть несколько «лайф-хаков», которые проверены практиками и гарантированно дают хороший результат:
- Необходимо создать подразделение с функциями управления адаптацией персонала. Это может быть рабочая группа, состоящая из самых опытных сотрудников Компании, но ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть сотрудник HR-отдела, который курирует все процессы, следит за их качеством, проводит аналитику и координирует весь процесс. Если это делает «все и никто», то считайте, что системы адаптации у вас нет.
- По итогам работы обязательно следует поощрить наставника и нового сотрудника.
В моей личной практике брендированный значок сотрудника, прошедшего испытательный срок — ценность. Сотрудники несколько лет подряд надевали его на лацкан пиджака на торжественных мероприятиях. Отметить успешность «входа» — очень значимо и важно не только для самого «новичка», но и для всех сотрудников. Для любого человека важно знать и видеть, что команда сплоченная и заботится о каждом. К тому же, снимается проблема взаимодействия с коллегами, минимизируется риск ошибок в работе с клиентами.
ИНСТРУМЕНТЫ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ
Рассмотрим самые действенные инструменты, которые стоит включить в систему адаптации персонала:
1. Тестирование новых сотрудников
Правильно подобранные тесты позволят вам уже на этапе выбора новых сотрудников понимать, с кем вам придется работать в будущем. Совпадение ценностей, уровень тревожности, особенности личностных конструктов: эмоциональность, способности, энергозатратность, предрасположенность к эмоциональному выгоранию, стрессоустойчивость, способность к долговременной коммуникации, к работе с точными данными — позволят вам прогнозировать качество работы будущего сотрудника и исключить риски при выборе.
2. Книга нового сотрудника (корпоративная брошюра)
Каждому «новичку» выдается особый карманный справочник, содержащий всю нужную информацию о компании, ее правилах + должностные инструкции. Такая книга позволит получить рекомендации по коммуникации, правилам взаимодействия с коллегами, расскажет о привычных для сотрудников Компании ресурсах и инструментах работы.
3. Адаптационный лист — дневник нового сотрудника, план стажировки
Включает в себя:
- Задачи на испытательный срок (как правило, определяются руководителем или наставником). Самый важный критерий качества задач — это четкость формулировки конечного продукта, включающий в себя критерии оценки качества работы, с указанием срока исполнения.
- Мероприятия по адаптации (к кому обратиться за помощью, разъяснениями).
- Результат выполнения. Это может быть протокол комиссии с подробной оценкой результатов заданий на испытательный срок от руководителя, кураторов или коллег.
4. Индивидуальная программа обучения, стажировки
Такая программа позволит вовремя выявить пробелы и потребности в дополнительном обучении или стажировке. Разделенная на этапы, программа обучения\стажировки позволит выяснить, что новый сотрудник не справился с каким-то этапом и начать все с самого начала. На практике это — или увольнение, или новый срок стажировки. Оба сценария — это неуспех, который влечет за собой дополнительные расходы Компании.
5. Тренинги
Сегодня очень много качественных ресурсов, в том числе вполне бюджетных, которые дают качественную информацию, позволяют «оцифровать» этап входа в Компанию, первичного ввода в должность и, что также немаловажно — позволяет экономить время и бюджет сотрудников во время обучения.
«Welcome!» — один из лучших способов адаптации персонала в рекордно короткие сроки. Включает эффективные мероприятия по адаптации персонала:
- знакомство с сотрудниками
- обзорную экскурсию
- просмотр учебных видео-материалов, презентаций и т.д.
6. Система наставничества
Наставничество — надежный и проверенный годами способ эффективной адаптации персонала. Под чутким и внимательным руководством опытного сотрудника новички интенсивно развиваются в профессиональном плане. Получая моральную и информационную поддержку, перенимая знания и бесценный опыт у своих наставников, молодые специалисты быстро вырастают в настоящих мастеров своего дела.К тому же, это помогает новичку быстрее влиться в коллектив.
7. Коучинг
Данный инструмент — отличный инновационный метод адаптации персонала. С его помощью возможно максимально раскрыть профессиональные способности новых сотрудников и дать индивидуальную программу самого эффективного входа в должность. В сочетании с наставничеством дает потрясающе высокие результаты!
ПЛАН ПРОГРАММЫ АДАПТАЦИИ
1. Цели, которые должны быть достигнуты в ходе работы.
2. Классификация сотрудников по группам и особенности программы адаптации для каждой категории.
3. Перечень вопросов, чаще всего задаваемых новичками и список ответов на них. А также указание лиц, к которым можно обратиться за помощью или дополнительной информацией.
4. Перечисление информационных материалов для новых работников (корпоративные брошюры, методички, должностные инструкции, персонал с указанием должности и контактов и т.д.)
5. Список и краткое содержание учебных мероприятий (стажировка, тренинги, семинары, консультации и т.д.).
6. Наставник или круг конкретных лиц, ответственных за содействие в адаптации новых сотрудников, а также перечисление их обязанностей.
7. Критерии успешности прохождения испытательного срока.
8. Форма контроля деятельности новых сотрудников (например, ежедневная или еженедельная отчетность наставнику о результатах проделанной работы, участие в планерках, периодическая или итоговая отчетность по задачам и т.п.).
Эффективность адаптации персонала ощутимо возрастает, когда в компании практикуется индивидуальный подход к каждому новому сотруднику. Если учитывать особенности профессиональных и личностных качеств, способностей, потребностей и амбиций конкретного человека, можно в полной мере раскрыть его потенциал и использовать на благо организации.
Знаете заповедь лучших топ-менеджеров? Дайте каждому возможность проявить свои знания и навыки, помогите быстрее адаптироваться — и Вы получите отличную команду, состоящую только из лучших сотрудников!
Адаптация новых сотрудников: 3 подхода
Адаптация – это процесс приспособления сотрудника к работе в новой организации. Каждый человек, студент или опытный работник, испытывает стресс при смене работы. Людям свойственно переживать, справятся ли они, смогут ли наладить отношения с коллегами, как будет складываться взаимодействие с руководством. Мало кто может сразу включиться в работу, на привыкание к новому месту, согласно исследованию Superjob, требуется от одного до четырех месяцев.
Для работодателя важно, чтобы адаптация новых сотрудников была быстрой и безболезненной. Согласно исследованию, только 27% компаний организовывают пребординг новым сотрудникам ( процесс адаптации сотрудника к новым условиям ещё до его выхода на работу).
Большинство людей, уволившихся в первые 6 месяцев с начала работы, принимали решение об этом в первые 2-3 недели. Успешная адаптация персонала позволила бы избежать затрат на поиск и обучение сотрудников, взамен уволившихся.
Цели адаптации:
- Снижение издержек – чем быстрее сотрудник интегрируется в рабочую среду, тем быстрее станет работать эффективно.
- Сокращение текучки кадров: если новый сотрудник чувствует себя некомфортно на рабочем месте, он может начать искать новую работу. Если адаптация проходит успешно, новый сотрудник быстро вливается в коллектив и шанс того, что он задержится в компании минимум на три года увеличивается на 69%.
- Экономия времени непосредственного руководителя: адаптация по определенному алгоритму помогает разным отделам организации лучше взаимодействовать для погружения новичка в рабочую среду.
- Уменьшение уровня стресса у нового работника.
- Повышение уровня удовлетворенности работой у сотрудника.
Что влияет на адаптацию?
- Открытость компании к приходу новичков в коллектив.
- Размер организации: в маленькой организации адаптация новых сотрудников менее формализована.
- Корпоративная культура – насколько она открыта, логично выстроена, есть ли готовые алгоритмы интеграции.
- Психологический климат в коллективе, в доброжелательной обстановке адаптация проходит быстрее.
- Навыки управления, как у непосредственного начальника, так и у высшего руководства.
- Мотивация нового сотрудника – настроен ли он на краткосрочное сотрудничество или планирует работать как можно дольше.
- Должность – большая ответственность и внушительный объем работы предполагают длительный период приспособления.
- Личностные особенности новичка – эмоциональный интеллект, коммуникативные навыки, образование, квалификация.
- Соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.
Виды адаптации:
Адаптация может быть первичной, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичной, когда у него уже есть трудовой опыт. Однако, это деление не охватывает все направления, по которым проходит приспособление сотрудников к новой среде. Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:
1. Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой.
2. Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы.
3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации.
4. Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам.
5. Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством.
6. Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании.
7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.
Три подхода к адаптации
1. «Оптический» – «вы работайте, а мы на вас посмотрим»
Этот подход нельзя назвать удачным. Работодатели, выбирающие его, предпочитают обсуждать заработную плату и обязанности сотрудника после того, как посмотрят на него в деле. Обучения практически нет, новичок сразу приступает к работе. Если он не подойдет, нанимают другого. Для нового сотрудника это может обернуться разочарованием и ощущением ненужности.
2. «Армейский» – «тяжело в учении, легко в бою»
Испытательный срок становится настоящим экзаменом на выживание – новичку дают сложные и ответственные задачи, но не объясняют, как их выполнять. В этих условиях остаются только самые целеустремленные. С сотрудником, который не подошел, расстаются и нанимают нового. Этот способ имеет негативные последствия: после зачисления в штат, новый сотрудник расслабляется или начинает «мстить». К новичкам в таких организациях относятся враждебно или стараются не замечать – неизвестно долго ли он продержится. Так попытка нанять самые лучшие кадры оборачивается в долгосрочной перспективе плохим отношением к работе и конфликтами в коллективе.
3. «Партнерский» – «мы поможем»
Этот подход – результат эффективной кадровой политики. Работодатель осознает, что идеальных кандидатов не бывает, не затягивает поиск, а выбирает на должность самого подходящего человека. Вход в работу максимально плавный – сотрудника обучают, знакомят с организацией, прикрепляют наставника, чтобы он мог задать ему свои вопросы.
Владимир Трофименко, генеральный директор представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ, Член Стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России:
Этапы адаптации нового сотрудника
1. Ознакомление
Обычно оно проходит в течение испытательного срока. Работник знакомится с целями и задачами компании, корпоративной культурой, коллективом. Он анализирует, совпадают ли его ожидания и карьерные цели с тем, что предлагает работодатель, и делает вывод – оставаться ли работать в организации.
Работодатель же оценивает потенциальные возможности и профессиональные компетенции, чтобы понять, подходит ли работник для этой должности. В зависимости от принятого решения, кадровая служба готовит документы о приеме нового сотрудника в штат или об увольнении.
2. Приспособление
Эта стадия длится от месяца до года. Ее продолжительность зависит от сложности работы, предполагаемого уровня ответственности, той помощи, которую оказывают сотруднику коллеги, подчиненные, руководство и кадровая служба. Быстрее всего адаптируются кладовщики (27 дней), у офис-менеджеров и секретарей этот процесс занимает 46-47 дней. Менеджеры по продажам, бухгалтеры и руководители привыкают к новому месту работы за 80-82 дня. Дольше всех адаптируются программисты (102 дня) и сотрудники кадровой службы (100 дней).
3. Ассимиляция
Работник принят коллективом и хорошо осознает свое место в команде. Его эффективность повышается. На этом этапе сотрудник может сам определять, какие задачи важные и приоритетные, а какие – рутинные.
Ранее сайт Job.ru (ныне hh.ru) проводил опрос » Кто чаще помогает новичку быстрее вписаться в новый коллектив, освоить новые задачи» и вот его результат:
Адаптация новых сотрудников: как ускорить
Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:
1. Разработать план адаптации
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:
- Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
- Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
- Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
- Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.
Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.
2. Провести обучение или тренинг
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.
3. Прикрепить наставника
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.
4. Наладить общение с непосредственным руководителем
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:
- снижение работоспособности в течение последнего времени;
- плохие отношения с коллективом;
- пренебрежение нормами корпоративной культуры;
- нарушения дисциплины;
- зависимость от наставника или руководителя;
- снижение мотивации.
5. Включить новичка в жизнь коллектива
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.
Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:
Резюмируем
Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.
Адаптация нового сотрудника в компании: как и зачем?
Работодатель и соискатель после прохождения определенных этапов пришли к взаимному согласию, и в компании появляется новый сотрудник. Однако как долго последний задержится в данной организации? Если 20 лет назад люди гордились тем, что в их трудовой книжке было всего две-три записи о работе в той или иной компании, то сейчас это может навести на мысль о невостребованности такого работника на рынке труда. Изменилось время — изменилось отношение.
Хорошими специалистами на кадровом рынке сегодня считаются те, кто работает в одной компании более трех лет. А если работник в течение этого периода сменил три места работы, всегда ли он в этом виноват? Безусловно, есть и такие, кого в советское время называли «летунами». Однако следует посмотреть на ситуацию приемов и увольнений глазами специалистов. Для этого необходимо ответить на несколько важных вопросов:
- Ведется ли в вашей компании статистика текучести кадров?
- Кто от вас уходит, т. е. какие категории сотрудников чаще покидают вашу компанию?
- Когда (на каком году работы) из вашей компании уходят сотрудники?
- Почему уходят сотрудники, т. е. какова причина?
Причин увольнения сотрудников, как вы понимаете, может быть множество, но если у вас ведется учет текучести, то ответив на вопрос «Когда?», вы, возможно, ответите и на следующий вопрос «Почему?». Если большой процент сотрудников покидает место работы в первые месяцы трудовой деятельности в компании, это означает сложную адаптацию (частично это может быть связано с неправильным подбором персонала). Если работники, которые вас как работодателя устраивают, уходят из фирмы в течение первых полутора лет, это означает, что в организации плохая мотивация. Если хорошие специалисты увольняются, проработав около трех лет, делайте вывод: в вашей компании нет перспектив роста.
Согласно исследованиям, проведенным американскими учеными, вероятность увольнения сотрудника, работающего в компании менее двух лет, в два раза выше по сравнению с сотрудником, работающим более длительный период. В исследовании приняли участие 47 тыс. американских работников. В России такие масштабные исследования не проводились, однако, скорее всего, результаты были бы аналогичными.
Темы подбора персонала, мотивации персонала, карьерного роста требуют отдельного рассмотрения. Поговорим об адаптации нового сотрудника в компании.
Адаптация
Адаптация (от лат. adapto — приспособляю) — приспособление сотрудника к трудовой деятельности и внутреннему климату фирмы. При этом задача менеджеров компании — мотивировать сотрудника на дальнейшую работу в организации и за короткий срок вывести его на уровень полной отдачи при выполнении своих функций. Однако и это определение, и практика показывают, что процесс адаптации сотрудника в компании может быть как управляемым, так и стихийным, в зависимости от методов работы с персоналом в организации.
Начальный этап работы в новой организации — всегда сложный период для любого человека независимо от уровня его профессиональных качеств. Есть так называемая память мозга, которая позволяет непроизвольно совершать поступки в привычной ситуации. Как только обстановка или действия меняются, мозгу требуется зафиксировать, т. е. запомнить эти изменения. При смене работы их слишком много, среда становится другой, следовательно, определенное время человек будет находиться в состоянии страха и тревоги, пока не привыкнет к новому окружению. При этом ожидания постоянно сопоставляются с действительностью, у сотрудника возникают такие мысли: «Я рассчитывал на…», «Получится ли…?», появляются сомнения: «Нужно было остаться на прежнем месте/ выбрать другое предложение…». Если на данном этапе не оказать поддержку новому сотруднику, его можно потерять, что неприемлемо в ситуации, если это квалифицированный специалист, поиск которого был связан с острой необходимостью и стоил значительных вложений. Таких работников часто отпускают с напутствием: «Надумаешь — возвращайся», поэтому он легко сможет вернуться на прежнее место работы или перейти в другую компанию. Как правило, востребованные кандидаты получают и рассматривают одновременно несколько предложений и часто продолжают их получать, когда выбор уже сделан. Таким образом, начальный этап работы в компании — время для перемен благоприятное, т. к. человек психологически настроен на положительные изменения.
«Дорогой» новый сотрудник
Новый сотрудник для вас «дорогой» скорее в прямом, чем в переносном смысле, это связано со следующим:
- Сумма средств, иногда немалая, затраченная на подбор: оплата объявлений о вакансии или услуг кадрового агентства.
- Проведение собеседований, проверка рекомендаций: для HR-менеджера это является функциональными обязанностями, а для руководителя это отрыв от работы. Время топ-менеджера — ресурс дорогой.
- Привлечение трудовых ресурсов для адаптации, а также для выполнения необходимой работы, которую новый сотрудник еще не в состоянии выполнять в полном объеме.
- Ошибки, которые может совершать новичок, как правило, оплачивает организация. Наиболее часто они возникают при выполнении функциональных обязанностей молодыми специалистами с минимальным опытом работы или при его отсутствии, которых компания принимает с целью экономии на размере заработной платы.
Часто процесс адаптации работника подменяют обучения. Однако адаптация — это не только учеба, т. к. новый сотрудник может быть гораздо профессиональнее уже работающих в компании. Обучение является частью системы адаптации, цель которого — дать необходимые знания и развить навыки для эффективного выполнения работы в данной организации. Особенно это необходимо, если предпочтения при подборе персонала отдаются работникам с минимальным или нулевым опытом работы. Если вы убедились в важности адаптации, рассмотрим ее составляющие.
Адаптация к должности
Сотруднику необходимо понять формальную сторону общения, сложившуюся в организации, а именно:
- Систему подчиненности, т. е. иерархии. Самый распространенный способ объяснения этого — рассмотрение организационной структуры. Однако не всегда должность соответствует реальному статусу сотрудника в компании. В каждой организации могут быть и неавторитетные руководители, и «серые кардиналы», и «свои люди». Желательно каким-либо способом рассказать новому сотруднику о таких подводных камнях.
- Прописанные и предполагаемые полномочия. Они определяют не только вертикальные, но и горизонтальные связи сотрудника в организации, возможности его взаимодействия с работниками других подразделений. Желательно описать нормы поведения и общения, сложившиеся в компании.
- Содержание документов, закрепляющих уровень ответственности и регламентирующих деятельность сотрудника в организации. Следует предоставить информацию о нахождении и доступности этих документов.
- Информацию о:
- организации, ее планах, продуктах, клиентах, конкурентах;
- системе оплаты труда, льготах и причинах поощрений;
- возможностях карьерного или профессионального роста.
Частично новый сотрудник получил сведения о перечисленных аспектах еще на этапе собеседования. На стадии начала работы в компании ему необходимы уточнения и подтверждения этого.
Профессиональная адаптация
Профессиональная адаптация связана со следующими факторами:
- Определением содержания работы, т. е. каков должен быть результат деятельности. Желательно объяснить сотруднику, какие моменты при выполнении работы требуют особого подхода, иными словами, что оценивает непосредственный руководитель, когда принимает работу.
- Выяснением особенностей эксплуатации оборудования. В данном случае может быть необходимо обучение, или как минимум, демонстрация работы техники.
- Предоставлением новому сотруднику рабочего места: выделением для него стола, стула, шкафчика/ ящика в столе, т. е. маленького кусочка своей территории. Психологи считают необходимым ощущение личного пространства. Отсутствие закрепленного за сотрудником рабочего места — одна из распространенных причин ухода во время испытательного срока.
- Определением требований к документации, за которую отвечает данный сотрудник. Метод подготовки документов может быть принципиально другим, чем тот, который применялся на прежнем месте работы.
Социально-психологическая адаптация
Сотрудник знакомится с коллективом, а также со сложившимися нормами общения и действующими правилами. Это адаптация к неформальной стороне общения, на которую оказывают влияние прежде всего:
- руководитель — человек, оценивающий работу и поведение персонала (субъективность или объективность оценки, наличие обратной связи, умение руководителя общаться повлияет на психологическое состояние нового сотрудника);
- коллектив — коллеги с уже сложившейся системой неформальных отношений, скрепленной традициями, сплетнями, ссорами и привязанностями (формирование взаимоотношений будет зависеть и от коллектива, и от нового сотрудника: доброжелательность с одной стороны, и ответная реакция — с другой);
- организация — общая для всех работников среда взаимодействия с некоторыми едиными правилами и нормами поведения, отличающими эту компанию от других. Сотрудникам важно передать новичку ощущение причастности к общему делу, объединившему этих людей.
Рассмотрим, кто и как должен или может влиять на процесс адаптации сотрудника в компании:
- Руководитель. Он хорошо понимает цель работы и задачи сотрудника, заинтересован в быстрой отдаче от новичка. Однако очень часто участие топ-менеджера ограничивается личной беседой и представлением сотрудника коллективу. Причины заключаются не только в недостатке времени: не каждый руководитель способен, как это ни странно, грамотно управлять людьми. Также встречаются ситуации, когда руководитель не хочет настолько активно взаимодействовать со своими подчиненными.
- Коллеги. Они в любом случае вовлечены в процесс адаптации, активно или пассивно участвуют в нем: подсказывают, объясняют, указывают основные моменты новому сотруднику. Обычно их участие носит массовый характер, каждый поддерживает работника, исходя из собственных интересов: из сочувствия к новичку или из чувства самосохранения, если итог деятельности нового сотрудника может повлиять на результаты работы его коллег. В случае когда специфика деятельности нового работника создает конкуренцию, рассчитывать на поддержку коллег бессмысленно: никому не выгодно иметь рядом сильного конкурента.
- HR-менеджеры. Им известны особенности компании, требования к должности, они заинтересованы в закреплении сотрудника в организации. Преимущество заключается в том, что HR-менеджеры разбираются в деятельности компании и проведении различных кадровых процедур, а недостатком является их высокая загруженность.
- Привлекаемые специалисты. На практике услуги бизнес-тренеров и консультантов используются крайне редко, в том случае когда у организации нет своего ресурса для качественного введения специалиста в должность. При этом адаптация совмещается с обучением. Крупные компании обращаются к привлекаемым специалистам, однако это связано с финансовыми затратами и не отменяет собственной работы.
- Наставники. Организованный процесс адаптации нового сотрудника в компании обычно реализуется через наставничество. Для нас это традиционный институт, однако в современных компаниях наставничество может позиционироваться по-разному.
Наставничество
Наставничество — это дополнительная нагрузка к основному объему работы, требующая компенсации. При таком позиционировании необходимо разрабатывать систему мотивации, основанную как на материальном, так и нематериальном стимулировании. В некоторых ситуациях сотрудники с удовольствием, даже когда их не просят об этом, занимаются наставничеством. Для них это способ самореализации или повышения авторитета. Методы мотивации такого персонала нематериальные — признание заслуг, моральная поддержка, выражение благодарности. Однако в большинстве случаев наставничество подразумевает дополнительное денежное вознаграждение.
Если в компании будет создана система мотивации, наставничество повлияет и на обучение, и на дисциплину нового сотрудника. Таким образом, наставничество позиционируется как:
- Обязательная функция руководителя, которая требует расширения его компетенций и фиксации их в должностной инструкции, для того чтобы топ-менеджер осознавал объем личной ответственности. Не каждый руководитель способен заниматься наставничеством, однако умение наставлять необходимо как подчиненному, так и руководителю. Во многом такая форма помощи новому сотруднику схожа с управлением целями.
- Дополнительная возможность для наставника, не требующая компенсации, т. к. он получает ее в виде работы новичка. Однако в данной ситуации новый сотрудник вряд ли в скором времени достигнет хороших самостоятельных показателей.
- Общее дело команды, что связано с наличием навыков командообразования у руководителя. В данном случае наставничество будет задачей, для решения которой потребуется согласованность в работе команды.
Адаптировать сотрудника следует в любой компании. Необходимо, чтобы все процессы в организации были управляемыми, а не протекали бесконтрольно. Наставничество эффективно развивать в тех организациях, где:
- на работу принимаются сотрудники, требующие обучения;
- присутствует сложность в выполнении работы;
- имеет место интенсивный рост.
Также стоит использовать метод наставничества в тех компаниях, где уделяется внимание
формированию организационной культуры и командной работе, где декларирование руководителями красивых фраз перерастает в действующую компетенцию.
Ошибки при использовании программ адаптации
Автору статьи известны две хорошо проработанных программы по адаптации новых сотрудников в производственной и торговой организациях. Однако их применение не дает положительных результатов. С учетом ошибок таких программ следует:
- Создавая систему адаптации, хорошо продумывать меры поддержки — мотивацию сотрудников, задействованных в этом процессе. Это может быть как коллективное, так и персональное стимулирование, включающее несколько составляющих, а также мотивация определенных работников. Главное, чтобы был обеспечен процесс регулярности исполнения.
- Разрабатывая методы контроля прохождения адаптации и оценки результатов, использовать принцип противоположности: чем понятнее и проще, тем эффективнее. Как говорила Екатерина Великая: «Издавая закон, ставь себя на место того, кто должен ему подчиняться». Следуя этому правилу, вы обеспечите достижение положительных результатов и сохраните в вашей организации перспективных сотрудников.
В настоящее время работодатели ощущают дефицит сотрудников многих востребованных профессий. При этом к таким специалистам предъявляются высокие требования, а заработная плата предлагается небольшая. Ситуация будет усугубляться с каждым годом, и через несколько лет образуется критическая масса недостающих кадров. Неизвестно, какие меры предпримет правительство, однако компаниям необходимо искать выход из складывающегося положения.