Стол руководителя: требования и правила оформления
Кабинет главы фирмы – место, где происходят самые значимые события. Здесь проводятся переговоры и подписываются контракты. Чтобы фирма могла произвести впечатление, необходимо, чтобы стол руководителя выглядел солидно. Офисная мебель, если она подобрана правильно, создает рабочее настроение, способствующее решению текущих задач.
Каким должно быть рабочее место директора
Стол руководителя организации должен отвечать следующим требованиям:
- Быть достаточно крупным, чтобы показать авторитет главы компании. Массивная столешница создает чувство надежности у потенциальных партнеров.
- Иметь элегантный внешний вид и отличаться от рабочих мест обычных служащих. Это значит, на нем уместны какие-то детали, обращающие на себя внимание. Кроме того стол руководителя должен соответствовать дизайну кабинета, не выбиваться из общей картины, чтобы не возникало ощущения вульгарности.
- Быть изготовленным из качественных и дорогостоящих материалов. Это покажет, что дела в организации идут хорошо, и сотрудничество будет успешным.
- Быть таким, чтобы его пространство содержало максимум полезного для размещения всех документов, канцелярских принадлежностей и иных вещей, которые понадобятся в работе. Письменный стол должен быть удобным. Ведь это рабочее место директора, а не только показатель статуса. Трудиться за ним придется немалое количество времени. Внутри должны быть потайные ниши. Столешница должна быть свободна от бумаг, чтобы не было впечатления захламленности. Да и не все документы можно так просто выставить на всеобщее обозрение.
Каким может быть стол руководителя
Рабочее место главы организации бывает прямым или угловым. Тумбы могут быть встроенными или выкатываться. В тумбах обычно много ящиков и полок для хранения бумаг. Стол руководителя дополняется и секретными ящиками, сейфами, закрывающимися на ключ. Там хранятся ценные бумаги, печать и другие предметы.
При изготовлении стола главы компании применяются дорогие сорта древесины. Есть и более бюджетный вариант, изготовленный с применением МДФ или ДСП. Мебель эконом-класса подойдет для небольших компаний, где директор сам выполняет большую часть работы. В конструкции стола могут присутствовать и иные материалы. Например, стекло или металл.
Модели бывают эконом-класса, бизнес-класса и элитные. Варианты эконом-класса имеют более простой дизайн. Элитные модели часто инкрустированы драгоценными камнями, содержат декоративные элементы. Среди большого ассортимента предложенных моделей директор организации может подобрать себе ту, которая ему подходит и по ценовому сегменту, и по дизайну.
Внешний вид рабочего места бывает разным. Оно может быть прямоугольным, овальным, круглым. Элитная офисная мебель часто поражает необычной формой. Плавные линии дизайна сейчас становятся популярны наравне с классическими вариантами.
Что должно быть на офисном столе
Идеальное офисное пространство начинается с расположения стола в кабинете, которое можно выбрать по . Для этого нужно знать своё число Гуа и определить сторону света, куда следует поставить стол. Методика расчёта есть на многих соответствующих сайтах в Интернете — нужно лишь ввести дату рождения, и сервис рассчитает число Гуа и опишет стороны света, благоприятные для карьерного роста и работы. Если возможности перестановки в кабинете нет, то можно воспользоваться советами о том, как обустроить офисный стол.
Расположение мебели и оргтехники
Жизнь офисного работника ассоциируется с множеством оргтехники, поэтому первым делом нужно правильно её расположить:
- Монитор должен находиться ниже уровня глаз пример на 40–50 см, то есть, желателен угол в 30 градусов.
- Положение рук должно быть таковым, чтобы локти лежали на столе без провисаний.
- Высоту стула следует отрегулировать так, чтобы стопы полностью стояли на полу, колени были согнуты под прямым углом.
- Сидеть следует полностью на поверхности стула, а не на краешке, держать спину прямо.
Если на столе нужно поставить принтер или факс, то их следует расположить на расстоянии вытянутой руки с нужной стороны — левой для левшей и правой, соответственно, для правшей. Такая мелочь может значительно сократить время хождения за бумагами. Провода техники следует спрятать под стол или оставить на нём в специальном держателе — главное, чтобы они не занимали много места и смотрелись эстетично.
Расстановка предметов на офисном столе
Профессия каждого человека определяет, что должно лежать на офисном столе (например, набор может отличаться у программиста и дизайнера, бухгалтера и юриста), но для поддержания опрятности стоит придерживаться общих правил:
- использовать стикеры для записи особо важной информации;
- хранить канцтовары на столе в разумном количестве, без запаса;
- поставить индивидуальную лампу при недостаточности комнатного освещения;
- расположить небольшую урну под или возле стола для оперативного избавления от ненужных бумажек;
- оставить свободное место не менее А4 возле рабочей руки для рассмотрения или подписи документов;
- при наличии множества бумажных документов правильно структурировать их и хранить в папках.
Результат от этих рекомендаций по расстановке будет виден только при соблюдении основного правила — поддержание чистоты. Это относится как к физической (вытирание пыли), так и рабочей (освобождение стола от устаревших документов — уничтожение, передача в архив ).
Личные вещи на рабочем месте
Вопрос приемлемости нахождения личных вещей сотрудника на рабочем месте вызывает споры у работодателей, поэтому некоторые из них запрещают это, прописывая соответствующую информацию в правилах внутреннего распорядка. Даже если в компании нет запрета на личные вещи, переусердствовать с их размещением на столе не стоит — это будет отвлекать от рабочего настроя. Желательно, чтобы личных вещей было не более 3, поэтому каждый может подумать, что поставить на офисный стол, чтобы эти предметы приносили пользу.
Цветы
Этот вариант чаще выбирают женщины, но нередко ставят и мужчины, так как растения увлажняют воздух, устраняют вредные вещества, успокаивают нервы.
Фотографии
Это могут быть вдохновляющие фотографии природы или семьи. Следует помнить, что фотографии не должны отвлекать внимание и быть излишне неформальными.
Смартфон
Приемлем для срочных личных разговоров или прослушивания музыки в наушниках.
Другие предметы, талисманы, сувениры — лаконичные и вдохновляющие на работу.
Организовать рабочее пространство станет простой задачей при использовании этих советов, а работа заиграет яркими красками. Как отмечают сами сотрудники, опрятный офисный стол коллеги рождает к нему симпатию, а самому обладателю он может принести новый виток в карьере.
Настольные наборы для руководителей – правильная организация рабочего пространства
Интересен тот факт, что очень много в работе руководителя зависит от того, насколько грамотно организовано пространство вокруг него. Ведь при неправильной организации все процессы замедляются, продуктивность падает, да и работать в атмосфере хаоса становится просто невозможно. Но эти нюансы многие не обращают внимания и долгое время не могут понять, почему работа не идет.
Но чем быстрее руководитель приходит к пониманию этого важного аспекта своей работы, тем быстрее все можно исправить. А реально это осуществить можно при помощи грамотной организации пространства на рабочем столе. Выход лишь один – приобретение настольного набора для руководителя.
Конечно же, набор — это не панацея от всех невзгод, но многих неприятных моментов и ощущения дискомфорта на рабочем место точно позволяет избежать.
Для продуктивной работы необходим настольный набор для руководителя
Эти настольные наборы для руководителя хороши тем, что там есть все необходимо для того, чтобы работа за письменным столом стала эффективнее.
Настольное покрытие, выполненное из натуральной итальянской кожи двух миллиметров, позволяет беспрепятственно подписывать любые бумаги и не опасаться того, что ручка перестанет писать в самый важный момент. Также бумага не скользит по поверхности стола, как это обычно бывает, когда стол пустой. Да к тому же пустой стол выглядит как-то грустно и безжизненно.
Также в состав набора для руководителя входит специальная стильная подставка для двух ручек, которая величественно займет самое центральное место стола и придаст ему особый статус кабинета руководителя. А для остальных ручек, текстовыделителей в наборе есть специальные кожаные стаканчики. Для различных канцелярских мелочей, таких как скрепки, есть специальные лоточки.
Для перекидного календаря также есть кожаная подставка, так что все важные встречи и мероприятия всегда будут у вас под рукой.
А чтобы не забыть важные контакты, в наборе есть и визитницы очень необычной и стильной формы, которые разнообразят ваш письменный стол, и работа станет не такой рутинной.
Важными предметами в наборе являются и лотки для документов. С их помощью на столе можно разместить много важной документации, которая всегда будет под руками в нужный момент.
А все, что вам в данный момент не требуется, вы можете поставить в специальные стойки для документов, которые чаще всего ставятся рядом на стеллаже.
В общем, каждый предмет из набора имеет свое прямое предназначение и делает работу руководителя продуктивной и эффективной.
Организация рабочего место секретаря и руководителя в современных условиях
Организация рабочего места секретаря и руководителя
2. Организация рабочего места секретаря и руководителя
Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.
В рабочее место секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя, который непосредственно общается с секретарем. Также секретаря должен быть обеспечен обзор всех входящих посетителей. В связи с этим рабочее место удобно располагать рядом с входом в кабинет и напротив дверей в приемную. Расположение должно соответствовать техническому процессу обработки документов, чтобы избегать ненужных перемещений как документов, так и секретаря. Следует избегать загроможденности пространства ненужными для непосредственной работы предметами. Обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в электрическую сеть – необходимое условие обустройства рабочего места секретаря.
Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен иметь постоянное место. Расположение предметов должно систематизироваться по видам выполняемых работ. Это поможет сэкономить время, также будет препятствовать пропаже документов.
На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними – настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками. Также под рукой должны быть расположены средства «малой» оргтехники: дырокол, сшиватель документов – степлер, конвертовскрывающая машина, клейница.
На рабочем месте секретаря должен находиться необходимый набор справочников:
• словари (белорусского, русского языка, иностранного языка, орфографический, синонимов, антонимов, иностранных слов, экономический, специальные, отраслевые, производственные справочники, по статистике и редактированию);
• атлас города и административно-территориальных единиц Республики Беларусь.
На столе в папке-распредлителе должны находиться лишь те документы, по которым ведется текущая работа, а исполненные документы следует размещать в дела согласно номенклатуре дел и убирать в шкаф.
В пределах досягаемости при ручной системе регистрации и поиска документов должны находиться карточки или журналы регистрации. Карточки и журналы регистрации можно разместить в ящиках стола. Рекомендуется использовать две карточки: контрольную и справочную.
В рабочем столе тоже должны быть строгий порядок. Выдвижные ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. В одном из ящиков должны постоянно быть чистая бумага, бланки, конверты, карточки.
Постоянное поддержание порядка на рабочем месте – показатель высокой культуры труда и стабильного имиджа организации.
На приставке к столу ставится компьютер с принтером. На специальных вспомогательных столах могут располагаться факс, ксерокс, мини-АТС.
Дела и папки, хранящиеся в столе, а также в шкафах, должны иметь маркировку с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре. Это помогает быстро найти нужный документ.
Для обслуживания посетителей должна быть выделена специальная зона. Оборудование зоны зависит от площади приемной. В небольшой приемной ставят 2-3 стула или легких кресла и небольшой столик. Если площадь позволяет, можно поставить комплект мягкой мебели. На журнальном столике можно разложить рекламные проспекты, газеты, журналы для посетителей.
Художественно-декоративные функции в приемной могут выполнять растения. Озеленение помещения способствует чистоте воздуха. Комнатные растения повышают влажность воздуха, дают отдых глазам. Могут быть использованы различные способы озеленения – одиночная и групповая расстановка кашпо, микроландшафты, лианы. Желательно выбрать те виды растений, которые неприхотливы в уходе и соответствуют основным параметрам помещения.
Неслужебные элементы интерьера приемной, на которых как принято говорить, отдыхает глаз, сделают приятным общение с секретарем или ожидание аудиенции у руководства.
Исходя из требований техники безопасности, следует, по возможности, исключать неблагоприятное воздействие излучения от экрана монитора.
Секретарю в течение рабочего дня приходится неоднократно заходить в кабинет руководителя.
Кабинет руководителя также должен быть правильно оборудован. Я думаю, не стоит, перечислять с самого начала оборудование кабинета руководителя, так как оно схоже с рабочим оборудованием секретаря. К этому необходимо добавить стол для заседаний и соответственно большее количество стульев.
Таким образом, благоприятные условия труда, удачно организованное рабочее место секретаря и руководителя – залог высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.
3. правила оформления реквизитов
Какие форматы бумаги применяют для унифицированных форм документов и какой принцип лежит в основе их получения?
Особое место в управленческой деятельности предприятий, учреждений и организаций занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.
Для ОРД установлены два формата бумаги – А4 (210 Х 297 мм) и А5 (148 Х 210 мм). По размеру листа бумагу делят на потребительские форматы трех рядов: А, В, С. Основным рядом потребительских документов является ряд А. Применение формата ряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папка, конверты. Формат обозначается буквой и цифрой. Цифра указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен пополам.
В зависимости от назначения и показателей качество бумага должна изготовляться следующих номеров и марок:
№ 0 – для особо ответственной документации и бланков длительного срока хранения.
№ 1 марок А – для технической и сопроводительной документации, используемой в помещениях с контролируемой чистотой среды, школьных и общих тетрадей, изготовляемых на автоматических линиях, сувенирных бумажно-беловых изделий.
№ 1 Б – для массовых бумажно-беловых изделий, бумаги потребительских форматов, почтовой бумаги, школьных и общих тетрадей, дневников.
№ 1 В – для бланков статистической и бухгалтерской отчетности, плановой и управленческой документации, книг учета.
№ 2 – для первичной учетной, сопроводительно-транспортной документации.
Основными показателями качества писчей бумаги является масса 1 м (часто называется плотностью), белизна. Масса 1 м указывается, как правило, справочно для грамотного подбора бумаги применительно к определенному технологическому процессу ее обработки и выражается в граммах. Например, бумага для факсов, ксероксов, принтеров – 80 г/м; писчая – 65 г/ м. Белизна – это свойство бумаги диффузно отражать световой поток в синей области спектра. Показатель белизны выражается в процентах к эталону белого цвета. Для большинства видов бумаги белизна составляет 70-80%, а высококачественная бумага имеет белизну 95-97%.
Какие виды служебных отметок применяются на документах?
Гриф приложения (24). Этот реквизит указывает на связь приложения с основным документом. Его располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает слово «Приложение», его порядковый номер (при необходимости), название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:
к приказу директора БелГИСС
Резолюция (18) – реквизит, содержащий указания руководителя по исполнению документа. Он включает: фамилию, инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; подпись руководителя; дату наложения резолюции. На документе должно быть не более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания выражаются при помощи предлога «к». Например: к сведению, к исполнению. Конкретные указания выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Например: «Срочно принять меры».
Отметка о контроле (20) проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова «КОНТРОЛЬ», которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле правого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) карандашом или краской.
Отметка об исполнителе (28). Реквизит пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона. Ниже этого реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пунктов, перед фамилией исполнителя ставят индекс структурного подразделения, где готовился документ, а на второй строке добавляется имя файла. Например:
Иванов 250 55 55 13 Иванов 250 55 55
МЛ 5 17.09.2007 или МЛ 17.09.2007. Let.of.13-05
Отметка о заверении копии (29). От нулевого положения табулятора, ниже реквизита «Подпись» выполняется заверительная подпись. При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала. Заверительная подпись включает слово «Верно» и реквизит «Подпись» и составляется по следующей форме:
Инспектор отдела кадров (подпись, дата) И.И.Иванов
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Этот реквизит располагается от границы левого поля и включает:
1. Слово «В дело» и индекс дела, в которое будет подшит документ.
2. Краткие сведения о порядке решения вопроса.
3. Подпись исполнителя (руководителя).
Отметка о поступлении (31). Реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входит сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа. Например:
Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит оформляется от пятого положения табулятора и включает в себя:
1. Запись «информация перенесена на машинный носитель».
3. Подпись лица, ответственного за перенос данных.
4. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению
В каких случаях издают распоряжение (указание) и есть ли различия между текстом распоряжения (указания) и приказом?
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения является подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Распоряжения издают правительственные органы республики, исполнительные комитеты народных депутатов, а также органы Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами республики для решения главным образом вопросов основной деятельности ведомства, организации, предприятия.
Распоряжения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «Название вида документа» и в тексте вместо слова «Приказываю» употребляется слово «Обязываю».
На какую категорию работников заводятся личные дела и какие виды документов включает личное дело?
Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих и других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
Личное дело должно включать следующие виды документов:
Внутренняя опись документов личного дела.
2. Дополнение к личному листку по учету кадров.
3. Личный листок по учету кадров.
5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
6. Заявление о приеме на работу.
7. Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При оформлении личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается следующие документы:
– декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц приравненных к ним);
– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июля 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);
– контракт (для государственных служащих);
– копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей ВУЗов, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных сил Республики Беларусь).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
– характеристика и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений;
– заявления работника о переводе либо увольнении;
– копии (выписки) приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договора (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
5. “Студенческие” документы
Составите заявление на имя декана ФМЭО с просьбой допустить вас к сдаче экзаменов без сданного зачета.
Заявления студента о сдачи экзамена без сдачи зачета относится к личным заявлениям. Заявления личные – это письменное обращения граждан, работников предприятий, организации к руководителю предприятия, организации с просьбой, предложением и другими вопросами повседневной работы и жизни. Личные заявления пишется, как правило, от руки. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
студента 3 курса 4 группы ФМЭО
Иванова Игоря Владимировича
Прошу допустить меня к сдаче экзамена по трудовому праву без сдачи зачета, так как я во время сдачи зачета проходил медкомиссию по повестке военкомата.
Приложение: повестка военкомата.
26.04.2007 г. Личная подпись
6. Распорядительные документы
Оформить приказ о внедрении стандартов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), СТБ 38.35 и СТБ 39.33 в республиканском управлении статистики. Для этого начальнику административно-хозяйственного отдела подготовить формы документов, его заместителю изготовить бланки. Начальнику общего отдела организовать семинар по изучению стандартов ОРД, руководителям направить секретарей на семинар. Остальные данные дополнить самостоятельно.
Рабочее место секретаря
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения трудоспособности в течение всего рабочего дня.
Хороший руководитель обустраивает приемную так, чтобы всем в ней было комфортно, удобно и безопасно.
С помощью стоек-шкафов с раздвижными дверцами можно создать рабочее место «Все под рукой». Удобное расположение документов, большая, правильно организованная зона хранения значительно ускорит и облегчит работу ресепшиониста.
Решение для двоих. У каждого сотрудника свое собственное пространство для сконцентрированной работы или общения с посетителями.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – лицо компании, то и рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда (см. прил. 1 к гл. 4).
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
- ? рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
- ? в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
- ? мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.
Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники предполагает размещение ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.
Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для картотек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей и т.д. Целесообразно отвести один ящик для хранения личных вещей. Необходимо постоянно строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. При оборудовании рабочего места монитор устанавливается на специальном столике так, чтобы задняя панель была обращена к стене (так как около нее зарегистрирован максимальный уровень напряженности электрического поля), экран не должен располагаться напротив окна или других прямых источников света, дающих блики на экране.
Стол, на котором устанавливается монитор, должен быть достаточной длины, чтобы расстояние до экрана составляло 60-70 (не ближе 50) см и в то же время можно было работать с клавиатурой в непосредственной близости от пользователя (30-40 см). Конструкция рабочей мебели (столы, кресла, стулья) подбирается таким образом, чтобы обеспечивать возможность индивидуальной регулировки соответственно росту работающего, а также удобную позу. Часто используемые предметы труда следует размещать в оптимальной рабочей зоне, на одном расстоянии от глаз работающего. На поверхности рабочего стола необходимо расположить подставку для документов, расстояние которой от глаз должно быть аналогичным расстоянию от глаз до клавиатуры. Рабочее кресло снабжается подлокотниками. На рабочем месте необходимо предусмотреть подставку для ног.
Освещение является одним из важнейших производственных условий работы. Общая освещенность в комнате должна быть не слишком большой, но и не слишком малой (в пределах 300-500 люкс). Если помещение светлое, то на окна предусматриваются шторы или жалюзи. Рабочие места пользователей дисплеев желательно не располагать непосредственно у окон. Во всех случаях экран монитора следует ориентировать так, чтобы он не давал бликов, а именно под углом к окну, близким к прямому. Искусственное освещение не должно быть слишком ярким. Кроме общих ламп, освещающих комнату, необходима настольная (не менее 60 Вт) лампа.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ…………….
1.1. Зонирование кабинета секретаря………………………………….
1.2. Оснащение и оборудование рабочего места секретаря………………….
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА РУКОВОДИТЕЛЯ……………..
2.1. Зонирование кабинета руководителя…………………………………………..
2.2. Создание оптимального микроклимата…….…………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………………….
Правильная организация рабочего места руководителя и секретаря имеет очень важную роль – она помогает эффективно выполнять работу, устранить ненужные перемещения, рационально расходовать время на выполнение задач, уменьшить общую утомляемость. А от эффективной работы зависит деятельность и успехи всей компании.
Цель курсовой работы – определить рациональную организацию рабочего места секретаря и руководителя.
1. Определить зонирование кабинета секретаря и руководителя;
2. Решить проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда;
3. Определить оптимальный микроклимат
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ
1.1. Зонирование кабинета секретаря
Площадь рабочего места секретаря делится на три неравные зоны: собственно рабочее место секретаря, где располагаются стол с необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы и «подсобное хозяйство» секретаря.
При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
· подходы к мебели и оборудованию;
· расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;
· в отдельных случаях потребность в особых условиях;
· возможность установки дополнительного оборудования.
Рабочее место секретаря. Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.
Если в одном помещении находится несколько рабочих зон, то согласно ст. 3.1. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» минимальная площадь каждой зоны должна быть не менее 6 кв. м.
Помещение, где располагается рабочая зона секретаря должно быть оборудовано защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.
В процессе работы секретаря могут возникать опасные и вредные факторы, влияющие на здоровье работника. Основными факторами вредного и опасного влияния компьютера и другой офисной техники на организм человека являются:
Ионизирующее излучение. При эксплуатации монитор компьютера излучает мягкое рентгеновское излучение. Опасность этого вида излучения связана с его способностью проникать в тело человека на глубину 1-2 см и поражать поверхностный кожный покров. Для безопасной работы на компьютере работнику необходимо находиться на расстоянии не менее 30 см от экрана дисплея. Конструкция компьютера должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7.74*10 А/КГ мбер/час, 100 мкР/час.
Электростатическое поле. Вследствие воздействия электронного пучка на слой люминофора поверхность экрана приобретает электростатический заряд. На расстоянии 50 см влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня. Применение специальных защитных фильтров позволяет свести его к нулю. Но при работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении. Причем приобретает он положительный заряд, а положительно наэлектризованные молекулы кислорода не воспринимается организмом как кислород и не только заставляют легкие работать впустую, но приносят в легкие микроскопические частицы пыли. Электростатическое поле способно даже вызвать катаракту глаз и помутнение хрусталика. Для защиты работающего можно применять внешний экран, с металлическим напылением, заземленный на общую шину, экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что исключает притягивание пыли, а также частое проветривание помещения или использование кондиционеров.
Воздействие электромагнитного поля. В отличие от рентгеновских лучей электромагнитные волны обладают необычным свойством – опасность их воздействия совсем необязательно уменьшается при снижении интенсивности облучения. Определенные ЭМП действуют на клетки лишь при малых интенсивностях излучения или на конкретных частотах, в так называемых «окнах прозрачности». Безопасные для пользователей компьютерные мониторы должны соответствовать требованиям указанным в ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности». Минимальное расстояние от экрана до оператора должна быть около 50-70 см (длина вытянутой руки), а ближайших рабочих мест от боковой и задней стенок монитора – не менее 1,5 м. Клавиатура и руки оператора также должны быть расположены на максимально возможном расстоянии от монитора. Временные допустимые уровни ЭМП, создаваемых ПЭВМ, не должны превышать значений, указанных в таблице 1.
1.2. Оснащение и оборудование рабочего места секретаря
Рабочее место – зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места – система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.
Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.
При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
1) подходы к мебели и оборудованию;
2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;
3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;
4) возможность установки дополнительного оборудования.
В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:
1) стол одно тумбовый;
2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;
3) стул подъемно-поворотный;
4) вспомогательный стол.
В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.
Мебель для посетителей должна находиться в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.