Что такое график документооборота

График документооборота для учетной политики — образец

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчетность.

ВАЖНО! С 2022 года обязателен к применению ФСБУ 27/2020 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

• масштабов деятельности фирмы;
• структуры предприятия;
• особенностей построения системы управления;
• видов применяемой первички;
• иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

• составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
• для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

• сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

• сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
• конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
• разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
• конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

• утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
• ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
• оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
• налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
• проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
• налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы. Как правильно организовать электронный документооборот, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Основные этапы разработки графика.

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Наименование документа

Составление документа

Обработка документа

Передача в архив

Ответственное лицо

Срок исполнения

Ответственное лицо

Срок
обработки

Ответственное лицо

Срок
передачи

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)

По мере приема денег

В день поступления

По истечении отчетного года

Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

По мере выдачи денег

В день поступления

По истечении отчетного года

Авансовый отчет (ф. 0504505)

В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

По мере поступления товара

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

Материально ответственные лица

По мере совершения хозяйственной операции

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.

[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.

[4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

[3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.

Что такое ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Алгоритм создания конкретного формуляра

• какое количество экземпляров необходимо подготовить;
• кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
• непременно пропишите срок исполнения документа.

Регламент проверки по каждой конкретной форме

• кто ответственный за проверку;
• кто предоставляет формуляр на проверку;
• каков порядок предоставления;
• срок предоставления.

Порядок обработки документации

Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.

Алгоритм передачи формуляра в архив

Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

Образцы

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Как утвердить

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР"

"Об утверждении и введении в действие графика документооборота"

В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" и ввести его в действие с 01.01.2020 года.
2. Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.
3. Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" до 31.12.2019 года.
4. Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1. График документооборота.

Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова

Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

График документооборота в бухгалтерии

График документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить для бухгалтерии, поговорим в статье.

Зачем нужен график документооборота в бухгалтерии

Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота в бухгалтерии и учётной политике.

Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.

Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.

Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии

Составлением графика документооборота в бухгалтерии занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.

Утвердить график может только руководитель компании. График документооборота в бухгалтерии чаще оформляют как приложение к учётной политике, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер.

Как составить график документооборота в бухгалтерии

При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».

Единой формы графика документооборота в бухгалтерии законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.

Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.

Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.

В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.

Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.

Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).