Документ излагающий какой либо вопрос адресованный руководителю организации

Письмовник

Тип документа определяется жанром и речевой ситуации:

Документы, регламентирующие деятельность предприятия

Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Приказ должен иметь:

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей:

Акт – документ, подтверждающий факты, события.

Акт состоит из двух частей:

Докладная и объяснительная записки – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений. Реквизиты:

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.

Пишем докладную записку

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,

в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

Виды докладных записок по содержанию:

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

отметка о наличии приложения (если есть);

Отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание! Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Образец внутренней докладной записки

о прогуле, совершенном дежурным.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2015, дежурный по школе Петрова Валентина отсутствовала на дежурстве в столовой на второй перемене. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В., предоставлено не было. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Петровой В. выговор.

Докладные, объяснительные и служебные записки: как составить и в чем их разница?

Документы, о которых пойдет речь в статье, обеспечивают информационный обмен в организации. Информация, которая содержится в этих документах, может побуждать к действию или быть лишь принята к сведению. В статье даны рекомендации о том, в какой ситуации составление какого вида документа будет уместно, а также разъясняются правила составления документов и их особенности.

Докладная записка

Докладная записка (служебная записка), объяснительная записка относятся к информационно-справочным документам.

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:

– на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);

– отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся:

– на внутренние – адресуются руководителю организации;

– внешние – адресуются руководителю вышестоящей организации.

Справочно: внутренние докладные записки нужно оформлять на стандартных листах бумаги формата А4 или А5; внешние – только на бланке организации.

Этот документ составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Докладные записки информационного характера: например, начальник структурного подразделения пишет на имя руководителя организации докладную записку, в которой сообщает о ходе выполнения каких-либо работ. Побуждающими к действию будут докладные записки, например, об отстранении работника от работы, устранении нарушений, затрудняющих выполнение должностных обязанностей, и т.д.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне – снизу вверх, т.е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

При составлении докладной записки необходимо соблюдать требования к оформлению документа, установленные:

– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;

– Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части излагают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагают выводы, предложения, просьбы.

Справочно: внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее подписания.

Как правило, используют угловое расположение реквизитов при оформлении заголовочной части докладной записки. Именно такое расположение использовано при создании унифицированной формы этого документа (код унифицированной формы 0225230001 по ОКУД).

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и располагается от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2013 г. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. На докладной записке могут быть проставлены визы заинтересованными лицами, но обязательно на документе должна быть оформлена резолюция руководителя. Она будет являться подтверждением того, что документ рассмотрен и на его основании принято решение.

Унифицированная форма докладной записки имеет заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О поощрении Иванова И.И.».

Мы уже упомянули, что текст докладной записки состоит из 2 частей. Однако он также может состоять из 3 частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Образец докладной записки об отстранении смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Служебная записка

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Однако он широко используется на практике. Рекомендуем оформлять данный документ в соответствии с СТБ 6.38-2004 и правилами оформления докладной записки.

Тем не менее служебные записки – это отдельный вид документа. В отличие от докладных записок, служебные обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки направляют обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Образец служебной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.21 журнала.

Объяснительная записка

Значение этого документа становится понятным уже из наименования. Его составляют, когда необходимо объяснить нанимателю (руководителю), например, причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или производственной дисциплины. Иногда они используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа и ее следует оформлять на общем бланке организации.

В случаях, установленных Трудовым кодексом РБ (далее – ТК), письменные объяснения являются обязательными. Например, для соблюдения порядка применения дисциплинарных взысканий (ст. 199 ТК) наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника.

Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки. Чего в объяснительной записке не может быть, так это выводов и предложений.

Структура документа следующая: фактическая часть, в которой указывают факты, послужившие поводом к написанию записки; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Образец объяснительной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2014

«Докладная записка — документ адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами-и-предложениями-составителя»-[1].

«Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения»[2].

«Докладная записка — документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя»[3].

Все авторы дают аналогичное по смыслу определение докладной записки. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).=Внешние записки оформляют на бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Проанализируем копию внутренней Докладной записки Научной библиотеки от 17 ноября 2010 года № 10 «О необходимости возврата книг в библиотеку». Образец копии внутренней докладной записки представлен в Приложении №2.

Формуляр-образец внутренней докладной записки должен включать следующие реквизиты:

наименование организации (наименование структурного подразделения)

наименование вида документа

регистрационный номер документа

заголовок к тексту

отметка о наличии приложения

отметка об исполнителе

отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Макет внутренней докладной записки представлен в Приложении №1.

По виду документа анализируемая докладная записка оформлена на стандартном листе бумаги, формата А4 (210 х 297 мм), что является верным и соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления внутренних докладных записок бланки не используются.

По расположению реквизитов: в анализируемой докладной записке использовано угловое расположение реквизитов.

По отношению к автору документа анализируемая докладная записка оформлена не на бланке организации, что соответствует требованиям.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом:

Отсутствует реквизит 17- резолюция, поскольку резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Отсутствует реквизит 25 — отметка о наличии приложения — влияет на информационную полноту документа и на его управленческую функцию. В анализируемом документе отсутствие данного реквизита оправдано, так как в тексте документа нет отсыла на его наличие.

Отсутствует реквизит 27 — отметка об исполнителе. Данный реквизит отсутствует как на лицевой, так и оборотной стороне копии документа. Отсутствие этого реквизита не влияет на юридическую, информационную функцию документа, однако влияет на его управленческую функцию, так как затрудняет обращение заинтересованных должностных лиц к составителю документа лично. Наличие данного реквизита дисциплинирует составителя, требует от него более ответственного отношения к оформлению документа. В анализируемом документе он условно может быть оформлен так:

Отсутствует реквизит 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что документ не исполнен и еще действует. При условии исполнения данного документа реквизит должен включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром-образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет.

Оформление каждого реквизита:

Реквизит 08 — наименование организации, являющейся автором документа, — должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Анализируемая докладная записка является внутренней. Внутренняя докладная записка направляется руководителю структурного подразделения или учреждения. Анализируемый реквизит его включает: «Научная библиотека».

Реквизит 10 — наименование вида документа — в соответствии с рисунком Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003, где приведен образец бланка конкретного вида документа, верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервалов между буквами. Данный реквизит является обязательным для документации данного вида, выполняет поисковую функцию, позволяет идентифицировать документ; в анализируемой докладной записке в целом оформлен верно.

Реквизит 11 — дата документа — с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Дата документа заранее впечатана, такое оформление реквизита недопустимо, так как не позволяет подписывающему лицу оформить реквизит собственноручно. Дата должна быть оформлена от руки, одним почерком и ручкой с чернилами того же цвета, что и в подписи: это обеспечит его юридическую силу. В целом реквизит оформлен верно.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа — включает обязательный элемент — порядковый номер — 10, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.

Анализируемый регистрационный номер оформлен не от руки, включает обязательный элемент — порядковый номер, следовательно, в целом оформлен верно, обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.

Реквизит 15 – адресат- с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней). Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения.

Реквизит18 — заголовок к тексту — соответствует лингвистическому требованию — грамматически верно сочетается с наименованием вида документа — со словом ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (реквизит 10), отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога О. Заголовок соответствует также содержательному и композиционному требованию: точно отражает содержание документа, так как включает однокоренные ключевые слова, имеющиеся в тексте документа (реквизит 20); состоит из предлога О, отглагольного имени существительного возврате, образованного от ключевого глагола вернуть из текста, и его распространителей книг в библиотеку.

Заголовок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 кратко отражает содержание текста: в соответствии с общепринятым оформлением занимает не более пяти строк, а именно одну.

Так как анализируемый документ оформлен на бланке формата А 4, то в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 оформление заголовка является обязательным.

Заголовок в анализируемом документе в целом оформлен верно, выполняет поисковую функцию, косвенно влияет на юридическую силу документа, так как отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ. Необходимость в редактировании заголовка может быть только в случае существенного редактирования текста документа (реквизит 20).

Реквизит20 — текст документа — оформлен в виде связного текста. Состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа. Во второй части докладной записки излагается просьба. Анализируемый текст верно изложен от первого лица множественного числа: на это указывают слова «извещаем», «просим».

С точки зрения соблюдения грамматических норм письма и графического оформления текст докладной записки составлен в основном грамотно: в нем нет орфографических ошибок, верно проставлены знаки препинания; текст выровнен по ширине.

Реквизит22- подпись включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись; расшифровку подписи. Внутренняя докладная записка подписывается руководителем структурного подразделения. В анализируемом документе реквизит оформлен верно.

С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствуют некоторые реквизиты, включенные в формуляр-образец, такие как резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Их отсутствие затрудняет и ослабляет идентификацию автора документа, влияет на информационную составляющую докладной записки.

Анализируемая докладная записка является факсимильной копией, так как анализируемая копия воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты, особенности их расположения; изготовлена на копировальной технике.

Формулярный анализ документа отражает целостное понимание места и роли документа в системе управления, базируется на основании основных признаков и функций документа, помогает практическому освоению требований к составлению и оформлению различных видов документов.

Формулярный анализ используется для отработки и проверки умения глубоко и обосновано понимать специфику составления и оформления конкретных видов документов.

Приведенный анализ информационно – справочного документа может быть использован при анализе лобового вида информационно – справочной документации.

Отредактированный документ представлен в Приложении №3.

Таким образом, правильно оформленная докладная записка помогает в управленческой деятельности участникам управления более оперативно и грамотно организовать внутренний информационный обмен.

Список источников и литературы

1. В.В. Галахов Делопроизводство: Образцы. Документы. Организация и технология работы- 2-е изд., перераб. и доп./В.В Галахов, И.К. Корнеев. — М.: ТК Велби, Изд-во-Проспект,-2008. – 456 с.

2. М.ИБасаков Справочник кадровика: документирование кадровой работы / М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2010.- 382 с.

3. В.С. Соколов Документационное обеспечение управления — Форум – ИНФРА-М, 2006. – 200 с.

4.-ГОСТ -Р 6.30-2003Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Наименование структурного подразделения

Заголовок к тексту начинается

с предлога «О или Об»

адресата с включением

Текст состоит из двух частей: в первой излагается проблема, затем приводятся просьбы и предложения. Не рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения…» а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена. », «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п. Если сведения, излагаемые в записке, относятся к определенному отрезку времени, конкретной дате, то это время включается в заголовок.

Оформляют приложение, если оно есть.

Приложение: 1. Наименование приложения, на л, в экз.

2. Втрое и последующие положения оформляются

лица подписавшего документ (подпись) И.О. Фамилия

Номер его телефона

Личная подпись исполнителя

Заведующей кафедрой экономики

ФГБОУ ВПО УГАВМ

О необходимости возврата

книг в библиотеку

В связи с инвентаризацией фонда, извещаем вас о том, что сотрудница кафедры экономики Кривец М.В. имеет задолженность книг и журналов библиотеке в количестве 105 экземпляров. Задолженность некоторых из них с 2000 года. Преподаватель Кравец М.В. была неоднократно предупреждена о необходимости возврата книг.

Просим принять меры по возврату книг и журналов в библиотеку.

Личная подпись исполнителя

Студенческий научный форум — 2014
VI Международная студенческая научная конференция

В рамках реализации «Государственной молодежной политики Российской Федерации на период до 2025 года» и направления «Вовлечение молодежи в инновационную деятельность и научно-техническое творчество» коллективами преподавателей различных вузов России в 2009 году было предложено совместное проведение электронной научной конференции «Международный студенческий научный форум».