Согласование документов
Состав согласующих лиц для разных видов документов определен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]. Служба делопроизводства (ДОУ) должна согласовывать все проекты документов организации. В статье рассмотрим, что именно согласует делопроизводитель, в какие сроки и всегда ли неверное оформление реквизитов означает, что документ не согласован.
Процитируем Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).
Формально согласующим лицом от службы ДОУ является ее руководитель. Но он имеет право делегировать эту задачу кому-то из подчиненных – специалистов службы. Очевидно, что служба ДОУ согласует не содержательную часть документа, а оформительскую. Скорее всего, реальным согласующим лицом будет тот работник, который разрабатывал инструкцию по делопроизводству организации.
ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ
Согласующие делопроизводители должны обращать внимание на следующие моменты:
- соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам;
- оформление реквизитов документов;
- выбор вида документа;
- подписание или утверждение;
- должности и расшифровки подписей.
Остановимся на каждом из них подробнее.
Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам
В Инструкции по делопроизводству должны содержаться бланки документов. В минимальный набор входят три: бланк письма, бланк приказа и общий бланк для всех остальных документов. Дополнительно могут быть утверждены бланки любых других видов документов, бланки структурных подразделений и должностных лиц.
Ключевой момент здесь – утверждение. Если какой-либо бланк не унифицирован на локальном уровне, то его использование исключается, а проект документа, подготовленный на нем, придется вернуть исполнителю на переделку.
Ситуация из практики
Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.
Оформление реквизитов документов
Один из самых крупных разделов инструкции по делопроизводству организации – правила оформления реквизитов документов. Этот раздел разрабатывается на основе ГОСТ Р 7.0.97.-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласующий делопроизводитель рассматривает оформление всех реквизитов документа. При этом не нужно забывать, что часть из них пока отсутствует, так как проект еще находится на стадии согласования: нет подписи, не проставлены печать (если она нужна), регистрационный номер и дата. Согласованию подлежит проект в том состоянии готовности, в котором ему предстоит поступить на подпись руководителю.
Выбор вида документа
Конечно, перепутать приказ и письмо – это даже далекому от делопроизводства исполнителю нужно очень постараться: у этих документов совершенно разные цели и маршруты. А вот перепутать виды в рамках информационно-справочных либо распорядительных документов очень легко. Проблемы с выбором вида документа могут возникнуть в случаях, когда в организации:
- действуют и приказ, и распоряжение;
- применяются служебная и докладная записки;
- одни филиалы используют для переписки с центральным офисом служебную/докладную записку, другие – письмо;
- существует некий документ без названия, который используется, если исполнитель затрудняется с выбором соответствующего его целям вида документа.
Ситуация из практики
Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.
Все виды документов, используемые в организации, а также должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Здесь же должна быть информация о том, в какой ситуации используется каждый из документов
Подписание или утверждение
Существуют виды документов, в отношении которых всегда возникает путаница в плане подписания и утверждения.
Так, во многих организациях проекты ЛНА подписывает исполнитель-автор или его непосредственный руководитель, а затем еще и утверждает руководитель. Это неправильно: автор текста документа и его руководитель только согласуют проект, а руководитель организации утверждает.
Документы, содержащие финансовую информацию, подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. То есть оформляется двойной реквизит «Подпись», вдобавок подписи удостоверяются печатью.
В инструкции по делопроизводству организации целесообразно привести перечень документов, подлежащих утверждению в организации, чтобы исключить возможные ошибки (Пример 1). За основу можно взять приложение Приложение № 10 к Примерной инструкции.
Должности и расшифровки подписей
В отсутствие одного руководителя его обязанности (в том числе касающиеся подписания/утверждения документов) могут быть переданы другому должностному лицу. Согласующий делопроизводитель должен точно знать, имеет ли право заместитель генерального директора подписывать документы в отсутствие шефа, и если да, то какие. Передача полномочий (в том числе права подписи) обычно оформляется приказом или закрепляется в доверенности. Если документа, дающего право подписи, у исполняющего обязанности нет, то нет и права подписи/утверждения.
Согласующий делопроизводитель должен знать, что указывать в реквизите «Подпись»: собственную должность подписанта «И.о. генерального директора». А может быть, «врио»? Все три варианта имеют право на существование, но какой именно нужно указать в конкретном случае, можно узнать из приказа или доверенности.
Важно!
Копии доверенностей и приказов о назначении исполняющими обязанности обязательно должны передаваться в службу ДОУ. Отсутствие такой информации может привести к тому, что впоследствии оформленный документ не будет иметь юридической силы.
Не забудьте проверить правильность написания фамилий
Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.
Организационно-распорядительная документация предприятия
Главным документом, на основании которого действует юридическое лицо, является его устав. Этот документ представляет собой свод правил, регулирующих деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.
В уставе определяют:
— предмет и цели деятельности;
— органы управления и порядок их формирования;
— компетенцию и полномочия трудового коллектива предприятия и его выборных органов;
— орган, который имеет право представлять интересы трудового коллектива (совет трудового коллектива, профсоюзный комитет и т. п.);
— порядок создания имущества предприятия;
— условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия.
При оформлении устава используют следующие реквизиты*:
* Детально об этих реквизитах см. в разделе 2 на с. 6.
— наименование вышестоящей организации (06);
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дата документа (11);
— место составления или издания документа (14);
— гриф утверждения (17);
— текст документа (21).
Уставы оформляют на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают и нумеруют.
Устав должен иметь титульный лист, на котором проставляют:
— гриф утверждения (в правом верхнем углу);
— название вида документа, в которое входит и наименование предприятия (в центре страницы);
— место и год составления (над границей нижнего поля, посередине).
Текст оформляют на следующих после титульной страницах.
Текст устава, его структура и содержание разделов зависят от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Например, устав общества может иметь такие разделы:
1. Общие положения
2. Цели и предмет деятельности общества
3. Ответственность общества и участников
4. Уставный капитал
5. Имущество общества
6. Формирование фондов общества
7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытков
8. Права и обязанности общества и его участников
9. Органы управления обществом и их должностные лица
10. Учет и отчетность
11. Трудовой коллектив общества
12. Вступление и выход участника из общества
13. Прекращение деятельности общества
14. Заключительные положения
Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству
Утратившие законность положения заменяют новыми. Иначе говоря, при необходимости устав должен обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки должны быть утверждены полномочным органом.
После утверждения устав обязательно регистрируют (перерегистрируют) в соответствующих органах, о чем в левом верхнем углу титульного листа устава производится запись установленной формы.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывают его структуру, определяют штатную численность, составляют штатное расписание, издают положения, правила и другие документы.
Положение — это правовой акт, определяющий структуру, функции, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятий и учреждений, их структурных подразделений, отделов, секторов (например, Положение о филиале) либо порядок действий органов управления предприятий и организаций в определенных случаях.
Могут иметь место также положения о постоянно действующих комиссиях (экспертных, ревизионных, надзорных, контрольных, методических и др.), о проведении конкурсов, смотров и т. д.
Положения бывают примерные, типовые и индивидуальные. Причем примерные и типовые положения разрабатываются «сверху» уполномоченными на то ведомствами. В свою очередь, на основе типовых и примерных положений предприятия разрабатывают свои индивидуальные положения, учитывающие специфику их деятельности.
Если структура предприятия состоит из различных подразделений, то для каждого из них разрабатывают Положение о структурном подразделении
В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:
— наименование вышестоящей организации (06);
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дата документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— гриф утверждения (17);
— заголовок к тексту (19);
— текст документа (21);
— гриф согласования (24);
— визы документа (25).
Обратите внимание: при оформлении положений рекомендуется использовать бланки с угловым расположением постоянных реквизитов. Это связано с необходимостью проставления грифа утверждения.
Дату и регистрационный индекс проставляют в день утверждения положения
Заголовок к тексту может объединяться с названием вида документа, например: Положение об отделе материально-технического снабжения и т. п.
Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:
1. Общие положения. В этом разделе определяют правовой статус подразделения, его подчиненность, наличие печати и (или) штампа. Здесь также перечисляют правовые акты и нормативные документы, которыми должны руководствоваться работники структурного подразделения в своей деятельности.
2. Задачи. В этом разделе указывают основные направления деятельности структурного подразделения.
3. Структура. Здесь схематично представляют деление на структурные подразделения более низкого уровня (участки, бюро, секторы и т. п.) по подчиненности и во взаимосвязи.
4. Руководство. В этом разделе определяют порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, его права и обязанности.
5. Функции. Здесь перечисляют конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности подразделения.
6. Взаимоотношения (связи). В этом разделе определяют служебные взаимоотношения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности.
7. Права. Здесь указывают права подразделения, необходимые для осуществления возложенных на него функций.
8. Ответственность. В этом разделе перечисляют основные позиции, по которым структурное подразделение несет ответственность.
Положение является сложным документом, поэтому для него целесообразно оформлять титульный лист со следующими реквизитами:
— название вида документа и объединенный с ним заголовок к тексту;
— место составления или издания документа;
Образец формы положения приведен ниже.
Положение вводится в действие со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).
Положение о структурном подразделении разрабатывает руководитель этого подразделения. Подписанное таким руководителем положение согласовывают с заместителем директора по подчиненности, заместителем директора по экономическим вопросам, заместителем директора по правовой работе. После прохождения согласования положение утверждает руководитель предприятия. Оно может также визироваться начальником отдела труда и заработной платы, юрисконсультом.
Порядок оформления, построения, изложения, согласования и регистрации положений о структурных подразделениях и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, которую разрабатывают на предприятии.
Изменения в Положение о структурном подразделении вносят на основании приказа руководителя предприятия.
Начнем с определения.
Инструкция — это организационный документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издают также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Они содержат правила общего характера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной отрасли управления.
Отдельные группы составляют инструкции по эксплуатации оборудования (механизмов, машин, устройств, приборов), инструкции по охране труда, должностные инструкции.
Основные правила составления
Реквизиты инструкции следующие:
— наименование организации (07);
— наименование структурного подразделения (08) (при необходимости);
— название вида документа (10);
— дата документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— гриф утверждения (17);
— заголовок к тексту (19);
— текст документа (21);
— гриф согласования (24);
— визы документа (25);
— фамилия исполнителя (28) (при необходимости).
Инструкцию оформляют на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4. В связи с наличием на инструкциях грифа утверждения для их оформления рекомендуется использовать бланки с угловым расположением постоянных реквизитов.
Утверждается инструкция непосредственно руководителем или распорядительным документом. Предпочтительнее инструкцию вводить в действие путем издания приказа. Это позволяет устанавливать срок ее ввода, предусматривать необходимые организационные мероприятия, указывать ответственных исполнителей.
В случае, когда инструкция утверждается распорядительным документом и является приложением к нему, она должна иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем правом углу первого листа инструкции-приложения (см. с. 31).
Помните: дату и регистрационный индекс инструкции проставляют в день ее утверждения.
Собственные инструкции каждое предприятие разрабатывает самостоятельно. Вместе с тем по тому или иному вопросу могут существовать примерные и типовые инструкции. Поэтому,
приступая к составлению инструкции, следует выяснить, есть ли примерные или типовые инструкции по этому вопросу, и затем на их базе разрабатывать нужную инструкцию
Инструкция является документом длительного действия и, как правило, действует до замены ее новой. В ней отсутствуют указания на конкретных исполнителей и не устанавливаются сроки исполнения. В то же время инструкции регламентируют порядок выполнения определенных действий, процессов разными исполнителями и предназначены для постоянного использования. И эти обстоятельства определяют особенности изложения текста инструкции.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию», «Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции».
Так как инструкция содержит методические аспекты, ее текст должен быть исключительно точным и понятным. Излагать его нужно в логической последовательности законченными разделами с их разбивкой на пункты и подпункты.
Рубрикация для инструкции является обязательной
Будут ли это только пункты или более сложное деление текста на структурные элементы (разделы, подразделы, пункты, подпункты) — все они должны быть пронумерованы.
Инструкции относятся к организационным документам и носят директивный характер. Поэтому в тексте используют формулировки со словами: должен, необходимо, следует, обязан, не допускается, запрещается, имеет право и т. п. Отступления от действий, предусмотренных инструкцией, квалифицируются как нарушение дисциплины. Изложение текста ведут от третьего лица или в безличной форме. Например: «Кассир отвечает за ведение кассовой книги» или «Записи в трудовой книжке должны осуществляться согласно формулировкам действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса законов о труде» и т. д.
Должностные и рабочие инструкции
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными и рабочими инструкциями, которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность работников.
Должностные инструкции разрабатывают по каждой должности, предусмотренной в штатном расписании предприятия. Их составляют для руководителей*, профессионалов, специалистов и технических служащих. Для рабочих разрабатывают рабочие инструкции.
* Исключение могут составлять отдельные руководители, для которых правовое положение, основные задачи, обязанности, права и ответственность определены в уставе предприятия или положении о структурном подразделении.
Инструкции разрабатывают на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников (далее — Справочник), который состоит из отдельных выпусков, сформированных по отраслевому принципу или по основным видам экономической деятельности, производства и работ. При этом если возникает такая необходимость, задачи и обязанности, включенные Справочником в типовую квалификационную характеристику той или иной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями. В то же время круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для разных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности или квалификации.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из 7 разделов (п. 6 Общих положений разд. 1 Выпуска 1 Справочника). Что это за разделы и какую информацию в них указывают, вы можете узнать из табл. 4.1.
Таблица 4.1. Разделы должностной инструкции
№ п/п
Название раздела
Содержание
В этом разделе приводят следующие сведения:
— указывают основные данные о должности и наименование подразделения, в котором работает сотрудник;
— очерчивают сферу деятельности работника;
— приводят порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность;
— устанавливают наличие подчиненных;
— определяют порядок замещения других работников на период их временного отсутствия, а также лиц, замещающих самого работника;
— перечисляют основные законодательные акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе
Задачи и обязанности
Указывают предмет, содержание и перечень видов работ, из которых состоят выполняемые работником функции, перечисляют конкретные задачи, возложенные на работника, определяют форму его участия в процессе. При этом используют слова: обеспечивает, подготавливает, исполняет, курирует, контролирует, представляет и т. д.
Приводят полномочия, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него задач и обязанностей. Например, вносить предложения по соответствующим вопросам, принимать определенные решения, получать необходимую для выполнения своих задач информацию от соответствующих подразделений и т. д.
Устанавливают показатели оценки работы работника и границы его личной ответственности за результаты деятельности и выполнение работ. Показателями оценки работы являются качество и своевременность выполнения должностных задач и обязанностей
Приводят требования к специальным знаниям, а также к знанию законодательных актов и нормативных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей
Указывают нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности
Взаимоотношения (связи) по должности
Устанавливают круг основных взаимосвязей работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями. Здесь указывают сроки получения и предоставления информации, порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т. п.
Отметим, что в должностной инструкции не обязательно должны присутствовать все перечисленные в табл. 4.1 разделы. Например, может отсутствовать раздел «Взаимоотношения (связи) по должности», если порядок взаимодействия работников подразделений отражен в положениях об этих структурных подразделениях. Однако если речь идет о должностных инструкциях работников предприятий, не имеющих структурного деления, или работников, непосредственно подчиненных руководителю предприятия, необходимо подробно изложить их взаимоотношения с подразделениями, отдельными работниками и сторонними организациями.
Все должностные инструкции предприятия должны быть взаимоувязаны, чтобы не допускать дублирования в работе сотрудников.
Рабочие инструкции обычно состоят из 5 разделов (п. 6 Общих положений разд. 2 Выпуска 1 Справочника):
1. «Задачи и обязанности». Здесь раскрывают содержание работ, которые должен выполнять работник, а также приводят характеристику рабочего места.
2. «Права». В этом разделе определяют делегированные работнику полномочия, с помощью которых он должен обеспечивать в процессе своей работы выполнение возложенных на него задач и обязанностей.
3. «Ответственность». Этот раздел содержит показатели личной ответственности за результаты деятельности и выполнение работ, а также за непринятие надлежащих мер в рамках своих обязанностей.
4. «Должен знать». Здесь отражают требования к специальным знаниям, умениям, мастерству рабочего, вызванные реальными условиями производства (сферы услуг), особенностями оборудования, материалов, инструментов, используемых для выполнения работ.
5. «Квалификационные требования». Этот раздел содержит нормы, которые касаются профессионального образования и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по профессии.
При необходимости рабочая инструкция может быть дополнена разделами «Общие положения», «Примеры работ», «Взаимоотношения (связи) по профессии».
Имейте в виду: должностные (рабочие) инструкции не должны включать условия, ограничивающие права и социальные гарантии работников, предоставленные им трудовым законодательством.
Как правило, должностную (рабочую) инструкцию разрабатывает руководитель соответствующего структурного подразделения. Ведь именно он может определить, какие задачи должен решать сотрудник для достижения целей всего подразделения. Разработчиком должностной (рабочей) инструкции может быть также специалист по труду.
Готовую инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения или подготовивший ее специалист. Далее ее согласовывают с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом.
Затем должностную (рабочую) инструкцию утверждает руководитель предприятия, после чего ее доводят до сведения работника под подпись. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной (рабочей) инструкцией является виза ознакомления. Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: «С должностной инструкцией ознакомлен».
Приведем пример должностной инструкции.
Нужно внести изменения в должностную (рабочую) инструкцию? Это может потребоваться в случае перераспределения обязанностей между работниками в связи с сокращением численности либо рациональным распределением труда. Изменения вносят на основании приказа руководителя предприятия и с согласия работника.
В определенных случаях должностная (рабочая) инструкция должна быть заменена. Такая необходимость может возникнуть, если, например, изменилось наименование предприятия, его структурного подразделения или название должности.
Порядок оформления, построения, изложения должностных (рабочих) инструкций и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии.
4.4. «Штатные» документы
На каждом предприятии формируют штат работников. При этом их численность по каждой должности и в каждом структурном подразделении, а также их должностные оклады должны быть закреплены в соответствующих документах. Об этих документах пойдет речь далее.
Структура и штатная численность
Структура и штатная численность — это документ, в котором указывают все структурные подразделения предприятия, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляют перед разработкой проекта штатного расписания.
Структуру и штатную численность оформляют на чистых листах формата А4.
Проект этого документа, как правило, подписывает один из заместителей руководителя предприятия. Визирует руководитель кадровой службы. В случае необходимости структуру и штатную численность согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации оформляют гриф согласования (см. с. 14).
Утверждается структура и штатная численность непосредственно руководителем предприятия или соответствующим приказом. При этом датой документа іявляется дата его утверждения.
Изменения в этот документ можно вносить приказом по основной деятельности предприятия. Количество и периодичность внесения изменений в течение года не ограничиваются.
Форма структуры и штатной численности предложена в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом заседания Методической комиссии Госкомархива от 20.06.2006 г. № 3 (ср. ). Приведем пример.
Штатное расписание
На основании структуры и штатной численности предприятие составляет штатное расписание.
Штатное расписание — это документ, устанавливающий перечень должностей, численность штатных единиц и размер должностных окладов работников. Кроме того, в штатном расписании указывают доплаты и надбавки к окладам, имеющие постоянный характер.
Штатное расписание разрабатывают на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующих структуры и штатной численности, положения об оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов. Так,
при указании наименования должностей в штатном расписании необходимо руководствоваться Классификатором профессий
Проект штатного расписания, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия. Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.
При разработке штатного расписания рекомендуется составлять его таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.
Подписывают штатное расписание, как правило, один из заместителей руководителя предприятия и руководитель финансовой службы (главный бухгалтер).
Обычно штатное расписание утверждают путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения. Датой документа считается дата его утверждения.
В случае необходимости штатное расписание согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации обязательно оформляют гриф согласования (см. с. 14).
В течение года в штатное расписание могут вноситься изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т. п.).
Изменения в штатное расписание вносят на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений
Решение о том, когда утверждать и пересматривать штатное расписание, хозрасчетные предприятия принимают самостоятельно. Как правило, его вводят в действие с начала календарного года.
Если срок действия штатного расписания не оговорен, то оно действует бессрочно вплоть до утверждения нового.
Приведем образец штатного расписания предприятия.
4.5. Приказ и выписка из приказа
Приказ
Наиболее распространенным распорядительным документом является приказ. Это документ, издаваемый руководителями предприятий, действующими на основе единоначалия, для разрешения различных задач, стоящих перед этим предприятием. Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе.
Реквизиты приказа следующие:
— наименование вышестоящей организации (06);
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дата документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— заголовок к тексту документа (19);
— текст документа (21);
— гриф согласования (24);
— визы документа (25).
По содержанию приказы делят на две группы:
— по основной деятельности;
— по личному составу (кадровые).
Делопроизводство по каждой из этих групп ведут отдельно.
Приказы по основной деятельности издают:
— в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией структурных подразделений;
— по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятия;
— для утверждения положений, инструкций, правил и других документов.
Приказы издают не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издают приказы и в случае, когда необходимо довести до сведения руководителей структурных подразделений или должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.
Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной либо материальной ответственности и др. Об их составлении см. на с. 79. Здесь же подробно поговорим о приказах по основной деятельности.
Заметьте: целесообразно издавать приказ по какому-либо одному вопросу, поскольку включение в один документ тематически не связанных между собой вопросов может привести к неучету отдельных из них при регистрации, потере при контроле или упущению. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными.
Работа по составлению приказа включает следующие стадии:
— изучение сути вопроса;
— подготовка проекта документа;
На первой стадии определяют круг вопросов, которые необходимо отразить в документе, изучают законодательные и нормативные акты, а также изданные ранее приказы по этому или аналогичным вопросам. Можно получить необходимые сведения, используя такие информационно-справочные документы, как отчеты, доклады, акты, справки, докладные записки и др.
Проекты приказов по основной деятельности, как правило, подготавливают и подают структурные подразделения по поручению руководителя или по собственной инициативе.
Текст приказа должен иметь заголовок. Его начинают с предлога «о» («об»): «Об итогах. », «О мерах. » или составляют при помощи отглагольных существительных, например: «О введении. », «О назначении. », «О создании. », «Об утверждении. ».
Сам текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагают причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дают его название, автора, заголовок, дату и номер. Например:
«В связи с повышением с 01 декабря 2016 года минимальной заработной платы согласно Закону Украины «О Государственном бюджете Украины на 2016 год» от 25.12.2015 № 928-VIІІ. ».
Точку в конце констатирующей части не ставят.
Констатирующую часть можно не приводить, если нет необходимости давать какие-либо пояснения
В распорядительной части приказа формулируют содержание действий, которые должны быть выполнены, указывают исполнителей и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения. Он начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают без кавычек прописными буквами на отдельной строке без отступа от левого поля документа и отделяют от констатирующей части двумя межстрочными интервалами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставят двоеточие.
Далее с новой строки с абзаца, отступив 2 межстрочных интервала, печатают текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности и двузначности.
Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительную часть можно делить на пункты, нумеруя их арабскими цифрами.
В случае, когда задание или действие предусматривает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинают с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставят после фамилии). Далее приводят конкретное поручение, выраженное глаголом в неопределенной форме («возложить», «обеспечить», «организовать», «подготовить», «разработать» и т. д.). Например:
«Начальнику отдела сбыта Петренко И. Я. подготовить перечень продукции, подлежащей реализации на выставке-ярмарке».
В качестве исполнителей могут быть указаны не только конкретные должностные лица, но и структурные подразделения. Можно указывать исполнителей и обобщенно: «начальникам цехов», «руководителям отделов» и т. п.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему намеченных к выполнению работ и учитывать время доведения приказа до исполнителей
Не рекомендуется применять неконкретные поручения, которые содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т. п.
Также не стоит включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Структурные подразделения и должностных лиц, до сведения которых должен быть доведен приказ, указывают в списке рассылки. Такой список составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства после подписания приказа.
В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением приказа. Например:
«3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора по экономике Гнатюка Б. А.»
«3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста.
Проект приказа до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, с заинтересованными предприятиями (при необходимости). Так, проект приказа визируют составитель проекта, должностные лица, курирующие эти вопросы, руководители структурных подразделений, которых касается приказ, должностное лицо, ответственное за исполнение документа в целом, юрисконсульт. Если исполнение приказа требует финансового обеспечения, то его необходимо согласовать с главным бухгалтером или финансовой службой.
Лицо, не согласное с проектом, пишет особое мнение и мотивирует его.
Визы проставляют на лицевой или оборотной стороне последнего листа проекта документа. Если в процессе согласования в проект приказа вносят существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.
Отметим: руководитель, осуществляющий руководство на принципах единоначалия, как правило, имеет достаточно полномочий для подписания приказа и без каких-либо согласований. Только в отдельных случаях действующим законодательством могут быть предусмотрены исключения. Например, иногда необходимо согласовывать приказ с первичной профсоюзной организацией предприятия.
Тем не менее на практике для соблюдения правовой стороны приказы обычно согласовывают с юрисконсультом. Визы специалистов требуются для соблюдения технических, экономических, финансовых и других аспектов. Визы исполнителей нужны для уточнения возможности выполнения приказа по срокам и полномочиям исполнителей, а также для учета предложений самих исполнителей.
Подписывает приказ руководитель предприятия (или лицо, исполняющее обязанности руководителя). Приказ по структурному подразделению подписывает его руководитель, если это предусмотрено положением о подразделении.
Во время подписания проставляют дату документа. При этом разрешается оформлять дату как цифровым, так и словесно-цифровым способом.
Регистрационным индексом приказа является его порядковый номер в пределах года согласно журналу регистрации приказов по основной деятельности.
Печатают приказ на специальном бланке с названием вида документа. Если на предприятии такого бланка нет, приказ может быть напечатан на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4.
После подписания приказа изменения в него вносят только путем издания нового приказа. При этом такой «изменяющий» приказ должен иметь заголовок: «О внесении изменений в приказ от . № . ». Распорядительную часть этого приказа начинают с такого пункта: «1. Внести изменения в приказ. ».
Далее отдельными пунктами формулируют сами изменения. Например: «1) пункт 2 изложить в следующей редакции. », «2) пункт 3 исключить», «3) абзац второй пункта 4 дополнить словами. ».
Если приказом ранее изданный документ отменяется полностью, в распорядительной части указывают пункт, который должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу. ».
Приведем пример составления приказа.
Выписка из приказа
В некоторых случаях может понадобиться сделать выписку из приказа. Например, ее могут выдавать по запросу работника предприятия, контролирующих органов или сторонних организаций.
Выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. То есть в выписке из приказа приводят часть информации, содержащейся в тексте действующего приказа.
Выписку оформляют на соответствующем бланке либо на чистом листе формата А4 или А5 (в зависимости от объема текста).
В выписке должны присутствовать все реквизиты приказа до распорядительной части. Таким образом, в выписку без каких-либо изменений, сокращений и дополнений переносят следующие реквизиты:
— наименование организации (07);
— дату документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— заголовок к тексту документа (19).
Вместо слова «ПРИКАЗ» пишут «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Констатирующую часть текста приказа переносят в выписку без изменений. А вот из распорядительной части дословно выписывают только нужный пункт или несколько связанных между собой пунктов. Причем нумерацию этих пунктов оставляют без изменений.
Особым образом оформляют реквизит «Подпись» (23). Из оригинала приказа переносят название должности руководителя, его инициалы и фамилию. Сам руководитель лично выписку из приказа не подписывает.
Обязательным реквизитом является отметка о заверении копии (27). Подробно о ее оформлении см. на с. 19.
В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписку заверяют печатью (при ее наличии).
Согласования приказа
Завершающим этапом работы с проектом приказа является его согласование с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями, должностными лицами. Для определения состава должностных лиц, которые должны визировать проект приказа, необходимо тщательно проанализировать его содержание с целью установления структурных подразделений, к компетенции которых относится решение задач (полное или частичное), указанных в проекте приказа. Это осуществляется с целью проверки целесообразности и своевременности документа и его соответствия нормативно-правовым актам и является, по сути, оценкой проекта. Согласование проекта приказа проводят структурное подразделение или лицо, которые готовили проект приказа. Согласование может осуществляться как в учреждении — внутреннее так и за ее пределами — внешнее.
Внутреннее согласование оформляется визированием проекта приказа. Эта процедура является основой принятия управленческого решения и осуществляется перед подписанием документа должностными лицами, к компетенции которых относится оценка документа в целом или его отдельных положений. Согласование проекта приказа с исполнителями, указанными в нем, позволяет избегать недоразумений в определении задач (поручений) в соответствии с компетенцией работников и сроков их выполнения. Виза официального документа — это реквизит, удостоверяющий согласие или несогласие должностного лица относительно содержания документа. Отсутствие на проекте приказа виз будет означать нарушение процедуры его подготовки.
Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, даты визирования, например:
Начальник юридического отдела
подпись В. И. Сазонов
Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа. Если же места для виз там не хватает — на обратной стороне этого листа. Названия должностей, инициалы и фамилии лиц, которые должны визировать проект приказа, могут быть напечатаны заранее или должностные лица отмечают эти данные собственноручно непосредственно во время визирования на первом экземпляре проекта документа.
Если должностное лицо, которая должна визировать приказ, имеет определенные замечания и (или) предложения к его содержанию, то на отдельном листе составляется мотивированное заключение, о чем на проекте приказа делают соответствующую отметку по форме:
Замечания и предложения прилагаются.
Начальник финансового отдела
подпись Г. Б. Дорошенко
На этапе визирования приказа с точки зрения документооборота важную роль играет последовательность перемещения документа от одной инстанции к другой (от низшего уровня управления к высшему). Первым проект приказа визирует его составитель, далее — руководитель структурного подразделения, который вносит проект, затем — юридическая служба (юрист) и руководители структурных подразделений (как правило, те, кому предоставляется доверенность и кто будет выполнять приказ после его принятия), последним визирует проект заместитель руководителя учреждения, в подчинении которого находится структурное подразделение, вносящее проект, и другие заместители, к компетенции которых относятся вопросы, по которым принимается решение.
Кроме того, проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами (главным бухгалтером).
Виза юрисконсульта свидетельствует, что документ не противоречит нормативно-правовым актам, а также о том, что отдельные его формулировки составлен согласно специальных требований органов суда, прокуратуры, здравоохранения и т.д.
Если в процессе доработки в проект приказа были внесены значительные поправки документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект приказа тщательно проверяют и уточняют. При этом особого внимания требует проверка названий нормативно-правовых актов, послуживших основанием для издания приказа, цифровых данных, фамилий, имен и отчеств, сроков выполнения.
Если содержание приказа затрагивает интересы других организаций, осуществляется внешнее согласование, которое оформляется соответствующим грифом, например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ОАО "Энергия" подпись М. А. Юрченко
В случае согласования проекта приказа протоколом, письмом и т.д гриф оформляют так:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления АКБ "Меркурий"
23.10.2009№10 или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Государственного комитета архивов Украины
28.03.2009 № 01-14/956
Гриф согласования располагают ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта приказа.
Если содержание документа касается нескольких учреждений, состоит "Лист согласования", о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается.
Распорядительные документы
С помощью распорядительных документов решаются важнейшие вопросы управления.
Основными видами распорядительных документов, которые издают органы управления в соответствии с действующим законодательством и компетенцией являются:
- — приказы;
- — указания (распоряжения);
- — протоколы;
- — решения.
Приказ — самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения каких-либо конкретных задач. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:
- — определение задачи или проблемы;
- — сбор необходимой информации;
- — подготовка приказа;
- — согласование;
- — подпись приказа руководителем.
Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе.
При составлении проекта приказа необходимо:
- — увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;
- — излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская по возможности сто двоякого толкования;
- — определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;
- — обеспечивать юридическое обоснование издания приказа (при необходимости включать в его текст ссылки на законодательные акты), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращенных наименований.
Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты.
Дата приказа — это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года.
Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении. ", "О создании. ", "Об объявлении. "> "Об итогах. " и т.д.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его пил, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: "б соответствии. ", "Во исполнение. ", "В целях. ", "Для. ".
Распорядительная часть начинается словом "Приказываю". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении).
Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: "Пункт 2 приказа от 22.09.2013 № 46 изложить в следующей редакции. ", и далее дается новый текст.
Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от 12.10.2013 М 48".
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: "Приложение № 1 к приказу по ООО "Принцип" от 09.01.2013 № 2".
Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.
Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения — составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристом. Последний в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.
Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовой службой или главным бухгалтером. Приказ подписывает руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это полномочия.
Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с содержанием приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Второй экземпляр подшивают в дело с отметками об ознакомлении исполнителями. Для этого исполнители на ПОЛЯХ документа или на обратной стороне пишут слово "ознакомлен", ставят свою подпись и дату. Отметку об ознакомлении можно заносить также в специальный журнал.
Указание (распоряжение) — распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами "Обязываю", "Предлагаю".
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др.
Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.
Протокол составляется на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.
В начале бланка указываются наименование предприятия, название документа — "Протокол", дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание. Например:
"Протокол
заседания Соната директоров
16.01.2013 № 1"
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части заполняются следующие реквизиты:
- — "Председатель", и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;
- — "Секретарь", и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;
- — после слова "Присутствовали" указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество; в протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;
- — в разделе "Повестка дня"раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении. ", "О создании. ", "Об объявлении. ", "Об итогах. "и т.д.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
- — "Слушали. ";
- — "Выступили. ";
- — "Постановили (Решили). ".
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Например, протокол общего собрания акционеров может выглядеть следующим образом.
В зависимости от статуса коллегиального органа и вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол содержит только обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер либо производится стенографирование, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю.
Полный протокол содержит не только обсуждавшиеся вопросы, фамилии выступавших и принятые решения, но и подробные записи докладов и выступлений участников заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает его ход. Полный и стенографический протокол составляют на основе стенограмм или магнитофонных записей.
Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают — председатель и секретарь.
Принятые па заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола, которая представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слов "Верно", наименования должности лица, заверяющего выписку, его подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка делается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы документационного обеспечения управления.
Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (советы директоров, общие собрания акционеров и др.).
Обычно решения оформляются на бланках и включают реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, индекс документа, место издания, заголовок к тексту. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указываются причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении.
Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.
Распорядительная часть решения начинается с наименования органа, его принимающего, и слова "РЕШИЛ" (прописными буквами). Решение состоит, как правило, из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель (организация, подразделение или должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте называют лицо, на которое возлагается контроль исполнения.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем или секретарем коллегиального органа, регистрации (присвоения ему номера) и проставления даты (соответствует дате проведения заседания коллегиального органа, его принявшего).
Основные образцы распорядительных документов представлены в приложении 3.