Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.
О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Документ ООО «Ландшафтный дизайн»
Срок хранения согласно перечню
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ
Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат
Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Реестр сведений о доходах физлиц
Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)
Трудовые договоры и личные карточки работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Табели, журналы учета рабочего времени
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.
Карточки учета основных средств
Не менее 5 лет после выбытия объекта
Декларации (расчеты) по всем видам налогов
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета
Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет
Отчетность в статистику:
– годовая и с большей периодичностью, единовременная;
– полугодовая и квартальная;
– Постоянно*.
– 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
– 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства!
Новые сроки хранения документов
| Категория документации компании | Вид документов | Срок хранения |
|---|---|---|
| Бухгалтерский учет | Первичная бухгалтерская документация |
- кассовые документы;
- накладные и акты выполненных работ;
- платежные поручения, счета;
- авансовые отчеты;
- квитанции;
- акты о списании имущества, ТМЦ.
- журналы операций;
- книги учета;
- учетные карточки;
- главная книга.
- учетная политика;
- изменения;
- дополнения;
- приложения.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.
При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)
Сколько хранить кадровые документы
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году
Хозяйственная деятельность всех категорий организаций, даже небольших, предполагает ежедневное создание документов. В средних и крупных компаниях ежедневный документооборот составляет десятки или сотни официальных писем, приказов, первичных документов, отчетности. В связи с чем, и возникают вопросы относительно правильного хранения документов. Из этой статьи вы узнаете, сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, правила составления номенклатуры дел и ответственность за нарушение порядка хранения.
Кто отвечает за определение сроков хранения документов
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сроки хранения также установлены и в других законодательных актах. В Налоговом кодексе указан минимальный срок хранения налоговых документов, в Законе о бухгалтерском учете – бухгалтерских. На акционерные общества также распространяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением № 03-33/пс Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.
Обратите внимание. Согласно Федеральному закону №125, документы должны быть включены в состав архивного фонда независимо от разновидности носителя и способа их создания. Поэтому организация должна обеспечить сохранность всех типов документов – в электронной форме и на бумажных носителях. При этом срок сохранности документов, в большинстве случав, не зависит от используемого носителя. Документы в электронной форме с юридической значимостью можно хранить, не распечатывая.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов
В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.
Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:
- приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
- докладные записки;
- справки;
- заявления;
- дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.
Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.
Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.
Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:
- об утверждении структуры организации;
- о создании подразделений;
- о вступлении в должность;
- о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
- о досрочном сложении полномочий;
- об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
- о назначении ответственных лиц.
Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.
На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:
- платежные ведомости и документы к ним;
- расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.
Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.
Сроки хранения налоговых документов
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.
В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.
Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.
Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.
Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.
Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.
В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.
Порядок перехода на новую номенклатуру
Номенклатура дел понадобится для организации текущего процесса делопроизводства и последующей передачи документов на хранение. В систематизированном перечне заголовков дел, которые оформляются в делопроизводстве в течение года, указываются сроки их хранения. Этот перечень потребуется для правильного составления документов, организации их учета/сохранности, а также быстрого поиска.
В номенклатуре должны отражаться все направления работы и функции индивидуального предпринимателя или организации. В противном случае в делопроизводстве будут появляться документы, которые не входят в номенклатуру. А это может привести к нарушению порядка хранения и утрате документов.
Приказом Минкультуры утверждена форма номенклатуры дел. Переход на новую номенклатуру может выполняться с учетом следующих нюансов:
- необходимо ввести нумерацию структурных подразделений;
- номера потребуются для формирования индекса дел, по причине включения порядкового номера дел, а также номера структурного подразделения.
В качестве справки. Допускается введение сложных индексов, которые состоят из группы цифр, отделенных дефисом при многоуровневой внутренней структуре организации. Это могут быть отдельные номера, присвоенные департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела. На втором этапе перехода на новую номенклатуру должны разрабатываться правила формирования заголовков дел. В заголовке необходимо отражать основное содержание и состав документации дела. Запрещается использование таких наименований как «переписка» или «документы». Должна быть конкретизация:
- «корреспонденция с ИФНС»;
- «документы по приему на работу».
Обратите внимание. В заголовке запрещено использовать также конкретные формулировки – «Общая корреспонденция», «Разное», «Входящие документы».
На третьем этапе происходит перераспределение всех дел по периодам хранение, а также введение порядка делопроизводства, согласно которому документу формируются по делам, согласно сроку хранения. С точным распределением по срокам хранения могут возникнуть сложности, в таком случае используется двоичная система:
- все документы относятся к делам постоянного или временного хранения;
- разделение дел по конкретным периодам выполняется на следующем этапе ответственными за ведение дел в компании сотрудниками.
Полезная информация. Стандартом Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установлены правила включения электронных документов в номенклатуру. Согласно ГОСТу электронное дело представляет собой электронный документ или их совокупность, которые формируются в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела входят в общую с делами номенклатуру на бумажном носителе. На добавление в общую номенклатуру электронных документов распространяются правила, которые используются в отношении бумажной документации.
Штрафные санкции за нарушение порядка хранения документации
Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.
Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:
- договора;
- акты;
- платежки.
Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:
- если нарушение не привело к занижению налоговой базы, штраф будет равняться от 10 до 30 тыс. рублей;
- если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, штраф будет равен 20% суммы неоплаченного налога, минимальная сумма – 40 тыс. рублей.
Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:
- для должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей;
- от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.
Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:
- от 2,5 до 5 тыс. рублей для должностных лиц;
- от 200 до 300 тыс. рублей для организации.
При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:
- 1-2 тыс. рублей для должностных лиц;
- 10-20 тыс. рублей для юридических лиц.
Таблица сроков с изменениями в 2021 году
Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.
В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.
Какие сроки хранения документов в 2021-2022 году
В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.
Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
Бухгалтерские документы
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы и книги
- Банковские документы
- Корешки чековых книжек
- Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
- Авансовые отчеты
- Переписка
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности
6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе
Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями
Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Документы учетной политики
Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним
Промежуточная — 5 лет
Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расчет и уплата налогов и взносов
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ
Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом
Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка
Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;
5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним
4 года с момента последней записи
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов
Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ
Документы по зарплате
Положения об оплате труда и премировании работников
Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Реестры сведений о доходах физлиц
Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— делопроизводство закончено до конца 2002 года;
— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат
В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет
Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Табели учета рабочего времени
Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи
Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов
Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Кадровые документы
Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок
Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных
Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Согласие на обработку персональных данных
3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва
Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о дисциплинарных взысканиях
Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявки о потребности в иностранцах
Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о направлении в командировку
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков
Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей
Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров
Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет
Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении
Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним
Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные дела и личные карточки работников
Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Уведомления, предупреждения работников
Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии
Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки
Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Основные средства
Документы о переоценке основных фондов и амортизации
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о списании основных средств
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс
5 лет после выбытия имущества
Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН
Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Экспертно-аналитические документы
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов
Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
План финансово-хозяйственной деятельности
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
— по месту утверждения
Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— по месту разработки
Отчеты о выполнении планов ФХД
Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры и соглашения
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет
Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор дарения (пожертвования) имущества
До ликвидации организации
Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы по залогу недвижимости
10 лет с момента истечения срока действия договора
В случае спора документы хранят до принятия решения по делу
Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества
До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств
Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу
Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества
Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
«Клерк.Разборы» — эксклюзивные и полезные статьи от редакции
Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.