Что относится к договорной документации

Договорная документация

Договорная документация (contract documentation) — договоры, контракты, соглашения двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, а также документы, их сопровождающие (счета, акты, протоколы соглашений , спецификации, сметы, графики и т.д.).

Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки. — М.: Дело . Л. И. Лопатников . 2003 .

Смотреть что такое «Договорная документация» в других словарях:

договорная документация — Договоры, контракты, соглашения двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, а также документы, их сопровождающие (счета, акты, протоколы соглашений, спецификации, сметы, графики и т.д.).… … Справочник технического переводчика

СТО СМК 31-2005: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Договорная документация. Порядок разработки, построения и оформления технического задания — Терминология СТО СМК 31 2005: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Договорная документация. Порядок разработки, построения и оформления технического задания: 2.1 обязательные требования: Требования, устанавливаемые государственными … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

документация — 4.11 документация (documentation): Печатные руководства пользователя, диалоговая (оперативная) документация и справочный текст («хелпы»), описывающие как пользоваться программным продуктом. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 2002: Инф … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

документация договорная — 3.1 документация договорная: Договоры, контракты, соглашения двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, а также документы их сопровождающие (счета, акты, протоколы соглашений, спецификации … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Жанры официально-делового стиля — как и других стилей, – определенные относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы произведений (М.М. Бахтин). В официально деловом стиле (сравнительно, например, с научным стилем) жанр является сильно действующим… … Стилистический энциклопедический словарь русского языка

обязательные требования — 3.1.3 обязательные требования: Требования, устанавливаемые государственными стандартами и другими нормативными документами на основе законодательства Российской Федерации для обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ТЗ разрабатывается заказчиком — 3.5.1 ТЗ разрабатывается заказчиком: проект ТЗ разрабатывает заказчик и представляет его одновременно с подачей заявки; анализ заявки и проекта ТЗ на полноту и достаточность требований, возможность их выполнения и других данных; анализ проводится … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ТЗ разрабатывается исполнителем на основании предварительной работы — 3.5.3 ТЗ разрабатывается исполнителем на основании предварительной работы: подача заказчиком заявки на проведение работы при обращении заказчика по вопросу проведения экспертизы промышленной безопасности работы проводится соответственно title=… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ТЗ разрабатывается совместно исполнителем и заказчиком — 3.5.2 ТЗ разрабатывается совместно исполнителем и заказчиком: подача заказчиком заявки на проведение работы; уточнение и согласование перечня исходных данных и обязательных требований, которые включаются в ТЗ; работа проводится руководителем… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Тема . Договорно-правовая документация

Договор – это согласие о взаимных обязательствах экономического сотрудничества.

Составными частями договора являются:

— название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку угля, контракт о техническом содействии);

— дата, номер, место составления;

— наименования сторон (полные названия организаций);

— условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

— условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

— порядок сдачи-приема выполненных работ;

— гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

— переход права собственности и риски;

— порядок разрешения споров;

— юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

— подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.

Договорные отношения могут быть установлены:

— путем направления оферты — письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием.);

— путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.

Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).

Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.

Датой договора является дата его подписания сторонами.

Нумерация договоров производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС — капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 — где 5 порядковый номер договора присвоенный другой стороной).

Основными видами договоров являются следующие:

1. Договор поставки – по данному договору организация поставщик обязуется в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок.

2. Договор аренды – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне.

3. Договор подряда – по нему подрядчик обязуется выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.

Коммерческие договоры хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события и действия.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нару­шений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного липа, ответственного за перевозку груза).

Особо разновидностью является коммерческий акт.

Коммерческие акты – документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа по факту и данными, указанными в сопроводительном документе, при порче и повреждении груза, обнаружении груза без документов или документов без груза. Представители грузоперевозчика обязаны составить коммерческий акт, если они сами обнаружили перечисленные факты или если на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.

Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного липа, ответственного за перевозку груза).

Доверенность – это документ, который организации и предприятия выдают должностным лицам с целью получения от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации. Служебная доверенностьоформляется на бланке доверенности.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства. Личная доверенностьоформляется на стандартных листах А4, А5.

Доверенность регистрируется бухгалтерией в книге регистрации доверенностей. Она составляется в одном экземпляре под расписку материально-ответственного лица, которому поручено получение материальных ценностей. Срок действия доверенности определяется бухгалтерией в зависимости от конкретной ситуации, но не должен превышать 15 дней.

Доверенность должна в обязательном порядке иметь следующие реквизиты:

1. номер документа;

2. полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес;

3. дата выдачи доверенности;

4. срок действия доверенности;

5. должность, фамилия, имя лица, которому доверено получить материальные ценности;

6. серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности;

7. наименование организации, в которой должны быть получены материальные ценности и сопроводительные документы;

Договорная документация

Основным документом, образующим и во многом определяющим договорную документацию, безусловно, является договор. В наиболее общем виде договор можно определить как соглашение двух или нескольких лиц с целью установления, изменения или прекращения взаимных прав и обязанностей. На практике наряду с термином «договор» часто используются такие термины, как «контракт», «соглашение». Стоит заметить, что данные термины идентичны по смыслу.

В юриспруденции договор понимается одновременно в трех значениях:

• 1) договор как правоотношение (т.е. определенный набор прав и обязанностей сторон договора по отношению друг к другу);
• 2) договор как юридический факт (т.е. событие, которое порождает для заключивших его лиц соответствующие права и обязанности);
• 3) договор как документ (т.е. объект материального мира, в котором зафиксировано достигнутое сторонами соглашение).

Поскольку договор является в том числе документом, он представляет интерес для научной дисциплины «документоведение» и для документационного обеспечения управления.

В связи с договором у его сторон часто возникает необходимость в составлении или получении дополнительных (сопровождающих) документов. Указанная необходимость может быть продиктована как требованиями закона, так и пожеланиями самих сторон. Например, если до заключения договора между сторонами велись переговоры относительно его условий, в качестве итога таких переговоров могут составляться протоколы разногласий, протоколы встреч. Непосредственно для подписания договора на практике часто требуется документальное подтверждение полномочий подписантов, действующих от имени сторон. Для этих целей подписанты сторон обмениваются доверенностями (их копиям), которые впоследствии хранятся вместе с заключенным договором. Договором или законом может быть предусмотрено, что после его заключения и в целях его исполнения стороны обязаны составлять определенные документы (в том числе в форме актов), подтверждающие, например, факт передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг и другие 1 .

Таким образом, договорная документация — это собственно договоры, а также документы, их сопровождающие. В терминологическом словаре договорная документация определяется как «комплекс документов, фиксирующих взаимные обязательства юридических и /или физических лиц» [1] [2] .

Содержание и форма договора, а также сопровождающая документация к нему во многом зависят от регулируемой таким договором сферы жизнедеятельности. Это во многом обусловлено тем, что разные сферы регулируются разными законами и подзаконными актами. В этой связи принято выделять договоры, регулирующие трудовые отношения между работниками и работодателями. Основные требования к таким договорам и их виды содержатся в ТК РФ [3] .

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ).

Правила составления и оформления трудовых договоров и порядок работы с ними рассмотрены в соответствующей главе «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы».Самую большую группу договоров составляют договоры, регулирующие гражданско-правовые отношения между хозяйствующими субъектами. Хотя основные требования к таким договорам и их виды содержатся в ГК РФ [4] , в ст. 421 ГК РФ прямо указано, что стороны могут заключить договор, как предусмотренный (поименованный договор), так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами (непоименованный договор), а также заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). Принимая во внимание необозримое множество видов гражданско-правовых договоров, ниже даны определения ряду их разновидностей.

Договор купли-продажи — договор, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену) (ст. 454 ГК РФ).

Договор поставки — договор по которому поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 ГК РФ).

Договор аренды — договор, по которому арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).

Договор подряда — договор, по которому одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (ст. 702 ГК РФ).

Договор возмездного оказания услуг — договор, по которому исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (ст. 779 ГК РФ).

Договор перевозки груза — договор, по которому перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (ст. 785 ГК РФ).

Договор займа — договор, по которому одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (ст. 807 ГК РФ) и другие.

Гражданское законодательство выделяет две основные формы заключения договора: устная и письменная (п. 1 ст. 158 ГК РФ). В устной форме могут быть заключены договоры лишь на небольшие суммы. В этой связи очевидно, что отношения между крупными хозяйствующими субъектами регулируются договорами, заключенными в письменной форме. Письменная форма договора в случае возникновения спора (в том числе судебного) позволяет доподлинно установить волеизъявления сторон, что не позволяет сделать устная форма. Выделяются также простая и нотариальная письменная форма.

Договор в письменной форме может быть заключен различными способами. Согласно ст. 434 ГК РФ такой договор может быть заключен путем обмена документами, посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Для того чтобы облегчить (ускорить) процесс составления и подписания договоров, на практике часто используются типовые формы договоров, которые в зависимости от ситуации либо просто дополняются реквизитами сторон, либо незначительно корректируются. Как правило, типовые формы договоров разрабатываются каким-либо хозяйствующим субъектом тогда, когда он планирует в будущем заключать множество «одинаковых» договоров с разными лицами или, например, в отношении разного товара одной и той же категории.

Хотя стандартного шаблона договора не существует, большинство договоров придерживаются определенной структуры, которая, прежде всего, обусловлена тем, что из текста договора должно быть понятно, между кем он заключен, в отношении чего, а также каковы особенности его исполнения (нарушения).

Так, в договоре можно условно выделить следующие составные части (наполняемые в каждом конкретном случае индивидуальными реквизитами и содержанием).

1. Вводная часть договора (преамбула)

Как правило, преамбула дает понять, между кем заключен договор и когда. В преамбуле указываются, в частности, следующие сведения:

• ? наименование договора (например: договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды);
• ? дата подписания договора, место подписания договора (например, 01.01.2015, г. Москва);
• ? сведения о сторонах договора с указанием на их правовое положение по договору, а также сведения о подписантах, выступающих от имени сторон договора, с указанием на документы, удостоверяющие полномочия таких подписантов (например, ООО «Сатурн» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава (далее — Продавец) и ООО «Альфа» в лице Петрова Петра Петровича, действующего на основании доверенности от 01.01.2015 № 1 (далее — Покупатель).
• 2.Основные условия договора

В соответствии со ст. 432 ГК РФ существенными условиями договора являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. При этом договор считается заключенным, только если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

При этом в договоре могут содержаться и иные условия (помимо существенных), которые направлены на конкретизацию, уточнение конкретных действий сторон, совершаемых в рамках договора.

Таким образом, в части условий договор, как правило, содержит следующие сведения:

• ? условие о предмете (должно быть в любом договоре) (например, предмет договора купли-продажи, указанный в ст. 454 ГК РФ был приведен ранее, при этом в силу ст. 455 ГК РФ;
• ? иные существенные условия, наличие которых признано обязательными законами, иными правовыми актами либо самими сторонами (например, п. 1 ст. 708 ГК РФ относит к существенным условиям договора подряда;
• ? иные условия, т.е. иные права и обязанности сторон (как правило, в соответствующем разделе подробно расписывается, что должна сделать каждая из сторон, каким способом, в какие сроки, в каком месте и т.д.).
• 3.Дополнительные условия договора

Какие-либо условия договора могут быть отнесены к дополнительным лишь условно и в том смысле, что они напрямую не влияют на порядок исполнения договора, т.е. договор может быть исполнен сторонами и без этих условий, если обе стороны действуют добросовестно. Однако в ситуациях, когда одна из сторон договора пытается уклониться от исполнения принятых на себя обязательств, такие дополнительные условия могут иметь особое значение.

К дополнительным условиям договора можно отнести следующее:

• ? срок действия договора (например, может быть указана конкретная дата либо указание на то, что действие договора прекращается только с момента надлежащего исполнения сторонами всех договорных обязанностей);
• ? ответственность сторон и способы обеспечения исполнения обязательств (например, договором может быть предусмотрена неустойка за неисполнение или ненадлежащее исполнение каких-либо договорных обязанностей; чтобы гарантировать (обеспечить) исполнение одной из сторон обязательств перед другой, договором может быть предусмотрена передача задатка);
• ? право на односторонний отказ от договора (по общему правилу ст. 310 ГК РФ договор не может быть расторгнут в одностороннем порядке за исключением случаев, предусмотренных законом, однако исключение сделано для договоров, заключенных хозяйствующими субъектами-предпринимателями и только в тех случаях, когда право на односторонний отказ закреплено в договоре между ними);
• ? порядок разрешения споров между сторонами по договору (в соответствующем разделе может быть указано, что до подачи иска в суд стороны обязаны обменяться претензиями, а также может быть предусмотрен конкретный суд, в который такие иски могут подаваться);
• ? условия о конфиденциальности информации по договору и т.д.
• 4. Заключительная часть договора

В заключительной части договора, как правило, содержатся сведения, имеющие технический и информационный характер, в частности:

• ? реквизиты сторон;
• ? количество экземпляров договора;
• ? способы для связи и т.д.

Обязательным элементом заключительной (оформляющей) части договора являются подписи его сторон. Рядом с подписью может быть проставлен также оттиск печати соответствующей стороны.

Прочие виды документов, входящих в комплекс договорной документации, также имеют свои особенности в составлении и оформлении. Ниже будут рассмотрены некоторые из них.

В большинстве случаев все разногласия и противоречия, возникающие между хозяйствующими субъектами перед заключением договора, бывают ими урегулированы в режиме обсуждения и подготовки к подписанию договора. Редко бывает, когда в день подписания договора у сторон возникают какие-либо вопросы и претензии к его содержанию.

Согласование условий договора осуществляется, как правило, в режиме обмена электронными сообщениями (например, путем направления одной стороной проекта договоров по электронной почте, иным системам связи с последующим внесением другой стороной правок в такой проект и возвратом первой стороне на доработку). Однако в некоторых случаях согласование проекта договора может происходить и на бумаге путем включения всех имеющихся у сторон предложений в отдельный документ — протокол разногласий. Такой протокол может быть подписан сторонами для обозначения определенного этапа достигнутых договоренностей. Важно учитывать, что протокол разногласий сам по себе не порождает каких-либо прав и обязанностей для сторон, хотя и может использоваться, например, в рамках судебных споров о понуждении к заключению договора.

Достаточно часто договоры от имени хозяйствующих субъектов подписываются уполномоченными представителями, действующими на основании специальных документов. Наибольшее распространение среди таких документов имеют, безусловно, доверенности.

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

По общему правилу, доверенность может быть выдана в простой письменной форме, однако в отдельных случаях закон требует нотариального удостоверения доверенностей.

В тексте доверенности (от имени организации) должны обязательно содержаться следующие сведения и реквизиты:

• ? наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
• ? дата выдачи доверенности;
• ? лицо, выдающее доверенность от имени организации с указанием должности, ФИО, паспортных данных, а также источника полномочий (устав или иная доверенность);
• ? лицо, которому выдается доверенность с указанием должности, ФИО, паспортных данных;
• ? перечень полномочий;
• ? срок действия доверенности (не ограничен; если срок не указан, доверенность действует 1 год);
• ? подпись лица, выдавшего доверенность.

Практически все договоры, заключаемые между хозяйствующими субъектами, предусматривают необходимость передачи и/или получения каких-либо материальных ценностей. Это могут быть товары, объекты недвижимости, денежные средства и т.д. Для фиксации фактов передачи и/или получения таких материальных ценностей договоры часто предусматривают обязанность по составлению специальных документов — актов (например, акт приемки товаров, акт передачи/ возврата помещения, акт сверки расчетов и т.д.). Такие документы в случае судебного спора будут свидетельствовать об исполнении, ненадлежащем исполнении или неисполнении сторонами соответствующих обязанностей по договору.

В свою очередь к акту может быть приложена сопутствующая (в том числе, техническая) документация.

Формуляр акта включает в себя:

• ? наименование вида документа (АКТ);
• ? наименование разновидности документа (например, сверки расчетов);
• ? дата и номер договора и его разновидность (например: по дого- вору участия в долевом строительстве или к договору аренды нежилого помещения);
• ? место составления акта;
• ? дата составления акта;
• ? наименование организаций-контрагентов с их номерами государственной регистрации, вступающих в договорные отношения;
• ? содержание предпринимаемого действия (например: арендодатель передал, а арендатор принял или Сторона-1 уплатила Стороне-2);
• ? факты, устанавливающие характеристики фиксируемого актом действия или состояния объекта (недостатки, пригодность и т.п.);
• ? количество экземпляров акта;
• ? реквизиты и подписи сторон.

Образец договора и акта к нему даны в приложениях И и 12 к учебнику.

Понимание основ составления и ведения договорной документации необходимо секретарю, делопроизводителю для общей компетентности в этом вопросе.

Контрольные вопросы и задания

• 1. Что такое договорная документация?
• 2. Назовите виды документов, входящих в договорной комплекс, укажите их назначение.
• 3. Дайте определение договора.
• 4. Расскажите о формах заключения договоров.
• 5. Сделайте классификацию договоров.
• 6. Как выглядят формуляр и структура договора?
• 7. Что такое протоколы разногласий и в каких случаях они составляются?
• 8. В каких случаях составляется доверенность и каков ее формуляр?
• 9. В каких случаях составляются акты к договорам и каков их формуляр?

Список использованных источников

Гражданский кодекс РФ (в ред. Федерального закона от 28.12.2016 № 497-ФЗ). Ч. 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; Ч. 2 от 26.01.1996 № 14-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.05.2016 № 146-ФЗ) // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.

Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании

Договор — письменное соглашение лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее взаимные права и обязанности. Он содержит условия, особые для каждого вида договорных обязательств и указанные в ГК РФ. В некоторых случаях для возникновения договорных отношений достаточно только счета, оформленного в виде оферты.

Договорная работа в организации — цикл мероприятий, состоящий из заключения договоров и их исполнения. Деятельность регулируется законами и внутренними нормативными актами, которые отвечают за правильную подготовку и оформление документации, а также согласование условий с контрагентами.

За создание договора обычно отвечает отдел сбыта. Иногда ради выполнения функций создается подразделение со специалистами договорного отдела.

Как правильно составить договор

Перед встречей внесите в проект договора:

• краткую характеристику и вид договорного обязательства;
• наименования сторон;
• предмет договора;
• цену и условия оплаты;
• ответственность за нарушение условий договора;
• сроки выполнения и дополнительные сведения;
• список ответственных лиц.

Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:

• не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
• проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
• не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
• отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.

Типовые формы договоров

Типовая форма договора — шаблон, основанный на образце из справочно-правовой системы. Он ускоряет работу менеджеров и специалистов договорного отдела, дает правовую и финансовую безопасность, упрощает работу с клиентами и партнерами. Предприниматели не создают каждый раз документ заново, а лишь немного его корректируют.

Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности. При возникновении спора типовой договор дает больше доказательств сторонам, не «размываются» их права и обязанности.

Какие нормативные документы регламентируют договорную работу

Договорная работа в организации основывается на действующем законодательстве и локальных нормативных актах — регламентах. Эти акты описывают:

• подготовку проекта договора;
• проверку контрагентов;
• порядок подписи договоров;
• организуют их исполнение;
• контролируют выполнение;
• учитывают возможные претензии и иски;
• устанавливают специфику хранения.

Если условие не определено сторонами в договоре, отношения сторон определяются обычаями делового оборота.

Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются. Корпоративные акты утверждает руководитель.

Рекомендуем

Курс охватывает весь спектр вопросов, связанных с договорной работой, предусматривает изучение всех этапов договорной работы от создания договора, до исполнения договорных обязательств. Программа имеет практическую направленность в подготовке специалиста договорного отдела.