Что значит расхождения по кассе

ИФНС прислала уведомление о признаках неотражения выручки: что это значит и как реагировать

При участии Михаил Пархоменко

В 2021 году владельцы ККТ стали получать от налоговиков уведомления о том, что были выявлены признаки неотражения (или не полного отражения) выручки. Налогоплательщика просят дать пояснения и даже называют срок, когда это нужно сделать. Попробуем разобраться, есть ли повод для паники, и приведем образец ответа на такое уведомление.

О чем уведомляет налоговая

По форме уведомления отличаются друг от друга, так как стандартного бланка нет. Но по содержанию они практически идентичны.

Инспекторы сообщают, что провели мониторинг расчетов с применением контрольно-кассовой техники. Основанием для этого служит пункт 2 статьи 7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон о ККТ).

Иногда налоговики расшифровывают, что именно они мониторили. Как правило, это данные о количестве кассовых чеков и о сумме выручки. Сопоставляют сведения, полученные из трех источников:

• от оператора фискальных данных;
• из документов, предоставленных налогоплательщиком;
• из информации, полученной сотрудниками ИФНС, в том числе при инвентаризации торговых мест на рынках и ярмарках.

Далее говорится примерно следующее: «Выявлены признаки неотражения и (или) не полного отражения выручки в текущем периоде 2021 года. В срок, не превышающий 10 календарных дней с даты получения настоящего уведомления, Инспекция просит предоставить пояснения о причинах….».

В заключение инспекторы обещают продолжить мониторинг. И при выявлении аналогичных признаков провести «мероприятие оперативного контроля».

Почему ИФНС прислала уведомление

Как показывает практика, это могло произойти по одной из двух причин.

Первая причина — выручка компании или ИП уменьшилась по сравнению с прошлым месяцем (кварталом, аналогичным периодом предыдущего года и проч.). Работники ИФНС заподозрили, что налогоплательщик перевел часть своих доходов в «серую» зону.

Вторая причина — отраслевая. В 2021 году ФНС реализует проект «Общественное питание » (неофициальное называние «белый общепит»). Цель проекта — налоговое «обеление» сферы общепита. Для этого налоговики проводят комплекс мероприятий. Одним из таких мероприятий является рассылка уведомлений о необходимости соблюдения закона о ККТ. При этом вовсе не обязательно, чтобы выручка ресторана или кафе уменьшилась — в рассылку включают все предприятия общепита, независимо от величины дохода. Вполне возможно, что ФНС запустила (или запустит) подобные проекты и в других отраслях.

Что будет, если не ответить

На самом деле уведомление не так опасно, как может показаться на первый взгляд. Ведь инспекция не утверждает, что предприятие скрывает выручку. Речь идет всего лишь о «признаках неотражения», а признаки — не повод для санкций.

Что касается «пояснения о причинах», то инспекторы только просят их предоставить (но не требуют). А Налоговый кодекс и Закон о ККТ не предусматривают наказания за отказ выполнить просьбу, даже если в роли просящего выступает должностное лицо ИФНС.

Какие меры следует принять

Тем не менее, на уведомление лучше отреагировать, чтобы предотвратить возможные неприятности. Нужно сделать следующее:

1. Дать налоговикам пояснения, о которых они просят. Если выручка действительно снизилась, то объяснить, почему это произошло: последствия локдауна, возросшая конкуренция, сезонный спад и проч. Если выручка осталась прежней или увеличилась — продемонстрировать это на цифрах. Советуем не использовать сложных фраз и витиеватых выражений. Чем проще и понятнее составлены пояснения, тем лучше (пример см. ниже).
2. Проинформировать персонал о том, что компания находится «на карандаше» у ИФНС, в связи с чем возможны проверки. Поэтому при каждом расчете, требующем применения ККТ, необходимо пробить кассовый чек. Каждый пробитый чек нужно незамедлительно передать в руки покупателю, и каждую продажу отразить в учете.

Руководителю ИФНС № ____

от ООО «Солнечный зайчик»

на письмо № ____ от_________

ООО «Солнечный зайчик» сообщает следующее.

1. Выручка нашей организации за последний год планомерно увеличивалась от месяца к месяцу (см. табл.).

Кассовые данные не соответствуют отчетности для налоговой: чего опасаться и как устранить расхождения

ФНС сравнивает данные, которые получает от ОФД, с отчетами компании или ИП. Что будет, если инспекторы обнаружат расхождения, и как бухгалтерам быстро найти и устранить эти нестыковки. Об этом рассказали эксперты Контур.Маркета, системы решений для автоматизации бизнеса, в которую входит ОФД.

Почему важно выявлять расхождения

По Закону № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике (ККТ) все предприниматели и компании должны обзавестись онлайн-кассами (исключения есть в ст. 2 54-ФЗ). Но купить кассу недостаточно, обязательно во время расчетов формировать на ней чеки. Затем касса передает чеки оператору фискальных данных — ОФД, который отправляет их в налоговую. Таким способом правительство борется с «серой» торговлей и вместе с этим поддерживает автоматизацию бизнеса.

Налоговая следит за соблюдением перечисленных требований. Для этого она собирает и сопоставляет сведения из нескольких источников:

Первый источник — ККТ. Налоговики пользуются специальной автоматизированной информационной системой (АИС ККТ), которая помогает мониторить полученные от касс данные.

Второй источник — отчетность, в которой ИП и организации указывают размер выручки.

Третий — результаты инвентаризации торговых точек.

А четвертый — банки. По запросу ФНС они обязаны предоставлять информацию об операциях по счетам организации.

Если показатели из разных источников не сходятся, скорее всего бизнес торгует «мимо кассы». В таком случае налоговая может объявить предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований. А если повторно обнаружит неотражение выручки, организует внеплановую выездную проверку.

На заметку! До 31 декабря 2022 года налоговая может проводить проверки касс только по решению руководителя или заместителя руководителя ФНС и при согласовании с прокуратурой (Постановление Правительства от 10.03.2022 № 336). Но для нарушений Закона об онлайн-кассах действует срок давности — один год. Несоответствия в выручке, которые выявили в этом году, будут сигналом к проверке в следующем.

Что может быть причиной расхождений

Рассмотрим три основные причины различий в кассовых данных и в отчетности для налоговой.

Причина № 1. Кассир не соблюдает правила применения ККТ. Часто используют только терминал эквайринга, без кассы. Но терминал только подтверждает, что покупку оплатили безналичными. После того как оплата прошла, обязательно сформировать чек на онлайн-кассе и передать его покупателю.

Сократить количество ошибок поможет интеграция терминала эквайринга и кассового модуля, в котором формируют чек. Например, кассовый модуль Контур.Маркета интегрируются с терминалами от «Inpas, «Ingenico» и от «Сбера». Если при формировании чека выбрать способ оплаты “Безналичными”, сумма к оплате автоматически передается на терминал.

Причина № 2. Не все данные с кассы переданы ОФД. Допустим, повредили интернет-кабель, и связь с ОФД прервалась. Тогда бухгалтер может отразить продажу в бухгалтерской системе, а в ОФД ее не будет.

На такой случай в ОФД, который входит в систему решений Контур.Маркета, предусмотрены уведомления: если касса перестала передавать документы, сервис сразу же сообщит об этом по почте или в смс. Это поможет быстрее восстановить соединение, чтобы не «копить» ошибки, а затем быстрее найти и исправить расхождения.

Рекомендуем в конце рабочей смены проверять, что все документы с кассы переданы ОФД, и что он отправил их в налоговую. Для этого сформируйте отчет о закрытии смены: в столбце, где указано количество непереданных документов, должен быть «0».

Причина № 3. В бухучете и отчетности отражены не все продажи по кассе, например, отчет о розничных продажах заполняли вручную и неверно указали количество проданных товаров.

Чтобы предотвратить ошибки ручного ввода и сэкономить время, следует выбирать сервисы, которые умеют загружать данные из электронных документов. Например, данные о продажах в Контур.Маркете (в систему сервисов Контур.Маркета входит и ОФД) можно выгрузить в Excel. Еще меньше времени уйдет на перенос данных, если у оператора и бухгалтерской системы предусмотрена интеграция, и они могут автоматически обмениваться данными. ОФД, который входит в систему Контур.Маркета, интегрируется с 1С, Контур.Эльбой или любой другой системой учета с помощью API.

Как сверять данные

Надежнее всего сверять выручку в ОФД и в бухгалтерской системе в конце рабочего дня или недели. Вот примерный порядок действий:

1. Откройте данные по выручке за нужный период в учетной системе и в личном кабинете ОФД. В ОФД, входящего в систему решений Контур.Маркета, выручку за любой день календарного месяца можно проверить на «Главной», для этого не придется скачивать отчет.

2. Сравните выручку. Отдельно сверьте суммы оплат наличными и безналичными.

3. Если суммы не сходятся, откройте детализированный отчет по чекам за нужный период в бухгалтерском сервисе и в личном кабинете ОФД.

4. Сравните чеки по дате, времени и суммам.

5. Когда найдете чек, который может быть причиной несостыковки, уточните у кассира, действительно ли он продал товар или это чек, который сформирован по ошибке.

Как устранить расхождения

Продажа была

Продажи не было

Продажа есть в системе учета, но чека нет в ЛК ОФД

Нужно создать на кассе чек коррекции с признаком расчета «приход» на сумму продажи, которая есть в учетной системе

Нужно отредактировать данные в бухгалтерской системе и удалить лишнюю операцию

Продажи нет в системе учета, но в ЛК ОФД есть чек

Нужно добавить в бухгалтерский сервис информацию о недостающей продаже, данные можно взять из чека в ЛК ОФД

Нужно оформить на кассе возвратный чек или чек коррекции с обратным признаком расчета, например, вместо «прихода» — «возврат прихода».

Кассовый модуль Контур.Маркета сразу фиксирует проблемные чеки и уточняет у кассира, была ли продажа, чтобы предотвратить расхождения и, если нужно, исправить несостыковки в конце каждой смены.

Как правильно исправить некорректные чеки: пошаговые инструкции и разъяснения ФНС

Ошибка в кассовом чеке — явление неприятное, но не фатальное. Главное — знать, как правильно исправить. Расскажем, как это сделать, чтобы избежать штрафа.

Какие ошибки в чеках встречаются чаще всего

• Неверно указана сумма чека.
• Неверно указан способ расчета: наличный или безналичный.
• Из-за сбоев чек не учтен в ФНС.
• Не совпадают даты формирования чека и фактического поступления средств.

Важно : если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а после корректировки предоставит все данные, свидетельствующие о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.

О штрафах в сфере применения ККТ вы можете прочитать в этой статье.

Как исправить ошибку в чеке

Для исправления ошибок в фискальных документах созданы отдельные операции по коррекции. Ошибку можно исправить путем формирования чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.

Где можно посмотреть версию ФФД:

1. В отчете об открытии смены . В поле «ФФД» прописаны цифры 2, 3 или 4, которые обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно.
2. В личном кабинете ОФД. Можно посмотреть ФФД в личном кабинете ОФД, если оператор представляет такую возможность ( например в lk.platformaofd.ru ). Если нет, то следует выгрузить список всех ваших касс в Excel и выбрать отдельный столбец с названием «ФФД», в котором найдете нужную информацию, либо обратиться за разъяснениями к вашему оператору ОФД.

Как исправление ошибки зависит от ФФД

Если вы используете ФФД 1.05, то, чтобы ошибка считалась исправленной, необходимо сформировать чек возврата, если вы используете ФФД 1.1 или 1.2 — чек коррекции.

Но есть условие : если при расчетах касса не применялась вообще ( что является само по себе нарушением КоАП ), то при использовании любого ФФД формируют чек коррекции.

Важно: неверно считать, что исправлять ошибку на следующий день поздно — это можно и нужно сделать в любой момент: в день ее допущения, через неделю или позже. Как только обнаружили ошибку, ее необходимо исправить, не дожидаясь реакции ФНС.

Что делать при использовании ФФД 1.05

При использовании ФФД 1.05 вид чека зависит от допущенной ошибки:

• был пробит чек с ошибкой — формируется чек возврата;
• при расчете ККТ вообще не была применена по какой-либо причине — формируется чек коррекции.

Почему при ФФД 1.05 нельзя использовать чек коррекции в любых случаях, как в других форматах фискальных данных? Потому что там просто нет такой возможности: нет необходимых реквизитов. В ФФД 1.05 отсутствуют предмет расчета и признаки расчета «Возврат расхода», «Возврат прихода». Поэтому необходимо формировать чек возврата.

Последовательность действий при обнаружении ошибки в чеке:

Шаг 1. Сначала нужно отменить ту операцию, которая была проведена с ошибкой, поэтому первым делом формируется чек возврата.

• В графе « Признак расчета » указываем операцию, обратную ошибочной: отменяете чек прихода — прописываете « Возврат прихода », отменяете чек расхода — прописываете « Возврат расхода ».
• В зависимости от факта возврата денег клиенту: не возвращали — способ оплаты указываете « встречное предоставление », возвращали — указываете форму расчета (наличная или безналичная).

Шаг 2. Чтобы инспекторы ФНС легко могли понять, какой чек вы отменяете, в чек возврата нужно внести фискальный признак ( ФПД или ФП ) чека с ошибкой. Эти данные указываются в дополнительном реквизите чека возврата — тег 1192 ( по рекомендации ФНС ).

Шаг 3. Ввод остальных реквизитов чека. Они должны быть абсолютно идентичны чеку с ошибкой. Здесь мы не исправляем, а только отменяем тот чек.

Шаг 4. Формирование нового фискального документа, но уже без ошибки. Какие особенности нужно учесть:

• одинаковые реквизиты в новом чеке и чеке возврата;
• ошибка, допущенная в прошлый раз, должна быть исправлена;
• в дополнительном реквизите чека ( тег 1192 ) указан ФПД чека с ошибкой — это необходимо для нахождения пары чеков: какой чек исправляется и каким заменяется.

Шаг 5. Написание заявления в ФНС о том, что чек с ошибкой был откорректирован. В заявлении нужно подробно рассказать об ошибке, которая была в чеке и каким образом она была исправлена. Также необходимо указать ФПД обоих чеков. Срок подачи заявления — 3 дня с момента формирования нового корректного чека. Способ подачи заявления — через кабинет ККТ на сайте ИФНС.

Если заявления не будет, то штрафа не избежать.

Последовательность действий, если операция не была проведена через ККТ:

В этом случае при использовании ФФД 1.05 также используется чек коррекции, как и при ФФД 1.1 или 1.2. Но стоит делать все последовательно:

Шаг 1. Составление акта с перечислением всех расчетов без онлайн-кассы. В акте указывается дата, наименование товара, цена, количество и причина неприменения.

Шаг 2. Оформление чека коррекции. В нем следует указать основание для коррекции: « Самостоятельная операция » — ошибка обнаружена вами, « По предписанию » — ошибка обнаружена ФНС. Заполняется также графа « Документ для основания коррекции », в которой следует указать номер акта, составленного вами, или номер предписания ФНС.

Что делать при использовании ФФД 1.1 и 1.2

В этом случае ответ однозначен — сформировать чек коррекции.

Шаг 1. Отмена чека с ошибкой чеком коррекции. В признаке расчета указываем возврат той операции, которая была проведена с ошибкой: корректировка чека прихода, тогда ставим признак « Возврат прихода », корректировка чека расхода — « Возврат расхода ».

Шаг 2. Перенос всех данных в чек коррекции, в том числе ошибочных.

Шаг 3. Чтобы у ФНС не было дополнительных вопросов по идентификации чека, необходимо в чеке коррекции указать фискальный признак ( ФПД или ФП ) в дополнительном реквизите чека.

Шаг 4. Прописывание тегов — то, что также существенно отличает чек коррекции от чека возврата при ФФД 1.05. Необходимо проверить и указать следующие реквизиты:

• Тип коррекции (1173): « Самостоятельная операция » или « 0 » — заметили ошибку сами и корректируете, « По предписанию » или « 1 » — корректируете после предписания ФНС.
• Основание для коррекции ( 1174 ): дата совершения корректируемого расчета ( 1178 ) — дата, когда отбит неверный чек; номер предписания налогового органа ( 1179 ) — если корректируете чек после предписания ФНС.

Шаг 5. Теперь приступаете к формированию нового чека коррекции уже с верными данными. В признаке расчета этого чека указывается такой признак, как был в ошибочном чеке. Данные все идентичны чеку с ошибкой, кроме самой ошибки — ее исправляете и указываете верную информацию. В дополнительном реквизите чека указываете фискальный признак ошибочного чека, чтобы понять, какой чек исправляется. Параметры: тип коррекции, основание и дата, — переносятся из чека коррекции, который отменял ошибку.

Согласно примечанию к ч. 15 ст. 14.5 КоАП в случае оформления чека коррекции заявление в ФНС предоставлять не нужно. Но всегда лучше перестраховаться и предоставить акт и заявление в ИФНС — так вы точно избежите штрафов. В акте перечисляются все исправляемые чеки.

Платформа ОФД — это не только оператор фискальных данных, но и удобная аналитика для развития и контроля бизнеса. Все в одном личном кабинете!

Как действовать, если не провели расчет через ККТ (ФФД 1.1 или 1.2)

В этом случае нужно сформировать чек коррекции и указать основание для коррекции: самостоятельно проводится коррекция или после проверки налоговой.

Что указывать?

Если ошибка обнаружена вами, то в основании указывается « Самостоятельная операция ».

Если получено предписание от ФНС о коррекции, то верным будет основание « По предписанию ».

Графу « Документ для основания коррекции » также нельзя оставлять пустой — указывается номер акта, составленного вами, или номер предписания ФНС.

Отдельно необходимо указать наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с приказом ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Все суммы, которые подвергаются корректировке, должны быть прописаны в чеке отдельной строкой. Для маркированного товара указывается вся известная информация о товаре: код маркировки, наименование предмета расчета, количество и другие обязательные реквизиты. Эти рекомендации даются в письме ФНС от 04.06.2021 № АБ-4-20/7806@. В этом случае код маркировки будет выведен из оборота после передачи данных оператору. Если эта информация не будет указана, то можно также получить штрафные санкции уже из-за нарушений в передаче сведений по маркированным товарам.

Часто задаваемые вопросы по корректировке чеков

• В чеке коррекции нет информации о проданном товаре (ФФД 1.05). Как сформировать чек?

Согласно письму ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@ допускается сформировать в этом случае чек на общую сумму, без оформления чека на каждый расчет. Но чтобы избежать штрафа, обязательно предоставьте в налоговую документы, которые покажут ФНС каждую продажу, сделанную без применения ККТ: акт или реестр всех товаров.

• Не могу ввести дополнительные реквизиты чека. Как быть?

Реквизит чека (1192) действительно не является обязательным для чека, его может и не быть. Согласно приложению № 2 к приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ отсутствие дополнительного реквизита по техническим причинам не будет являться нарушением. В этом случае необходимо указать фискальные признаки чеков в сопроводительных документах.

• Покупатель в приложении ФНС видит, что чек некорректен, но через ОФД он передан. Считается ли такой чек действительным?

Чек в ФНС может быть некорректен по следующим причинам:

• из-за неверной установки времени на кассовом аппарате;
• другие неверные настройки кассы;
• неточные данные, в т. ч. о товарах.

Иногда возможны сбои из-за проблемного QR-кода на чеке, тогда при повторной проверке чек становится корректен. Если же ошибка сохраняется, лучше оформить чек коррекции во избежание штрафов.

Некорректных чеков не нужно бояться — любую ошибку можно исправить. Но следить за правильностью введения данных все же необходимо.

Проверяйте, отправлены ли чеки в ФНС, через личный кабинет Платформа ОФД . Тогда вы всегда сможете исправить ошибки быстрее, чем их обнаружит ФНС.

Что значит расхождения по кассе

Когда кассовая программа формирует чек, его должна зарегистрировать сама касса и отправить оператору фискальных данных. Статистика по чекам должна быть одинаковой и в кассе, и в программе, и у ОФД. Но иногда связь между ними нарушается и появляются расхождения.

Почему расхождения — это плохо

Налоговая может оштрафовать или начать проверку, если ОФД зарегистрировал не все или лишние чеки. А ещё товарные и финансовые отчеты компании будут неточными, ведь построены на данных, которые «спорят» друг с другом.

В чем причины

Отключилось электричество, повредился кабель, разболталось соединение. Из-за этих и других причин в работе кассы или кассовой программы иногда возникает сбой. Что может случиться:

• Чек зарегистрирует кассовая программа, а не сама касса, значит чек не уйдет в адрес ОФД.
• Чек отправится ОФД дважды.
• Чек не будет виден в кассовой программе, хотя в кассе и ОФД он зарегистрирован.

Кассовые программы обрабатывают сбои по-разному и далеко не всегда сообщают о них.

Как узнать о расхождениях

Самый надежный способ — сравнить выручку по дням, которую фиксирует ваша система учета или касса с ОФД:

1. Откройте раздел с отчетами в личном кабинете ОФД и вашей системе учета (это может быть товароучетный сервис или бухгалтерия, куда поступают данные о продажах с кассы).
2. Сравните выручку по дням за прошедший период отдельно за наличные или безналичные.
3. Если в данных есть разница, откройте детализированный отчет по чекам за нужный день в системе учета и личном кабинете ОФД.
4. Вручную сравните чеки по времени регистрации и суммам.
5. Уточните у кассира, действительно ли он продал товар. Это нужно, чтобы привести данные в соответствие с совершенной операцией.

Что делать, если что-то не сходится

Продажа была	Продажи не было
Чек есть в системе учета и нет в ЛК ОФД	Создайте чек коррекции с признаком «приход» на сумму незарегистрированного чека	Сделайте чек возврата без применения ККТ на кассе, чтобы выровнять остатки в учетной системе
Чека нет в системе учета, но он есть в ЛК ОФД	Создайте чек продажи без применения ККТ на кассе, чтобы выровнять остатки в учетной системе. В некоторых кассах такой возможности нет, тогда создайте расходную накладную в сервисе с типом «Продажа», чтобы учесть в остатках расход	Создайте чек возврата с применением ККТ, а затем, чтобы компенсировать расхождения в системе учета, создайте чек продажи без применения ККТ. В некоторых кассах такой возможности нет, тогда создайте на кассе чек возврата и компенсируйте остатки в сервисе актом постановки

Как создать чек коррекции или зарегистрировать чек без применения ККТ на кассе — уточните у производителя вашей кассы и программного обеспечения.

Контур.Маркет Касса помогает найти расхождения быстрее

Многие кассовые программы игнорируют ошибки при регистрации чека. В Контур.Маркет Кассе вы о них узнаете и сможете исправить в конце каждой смены. Касса фиксирует проблемные чеки и уточняет у кассира, была ли совершена продажа.

Смотрите инструкцию, как найти и устранить расхождения на КМК.

Поможем подобрать кассу для вашего типа бизнеса

Если нет времени разбираться во всех тонкостях, отправьте заявку, с вами свяжется менеджер Контур.Маркета и поможет подобрать оптимальный комплект техники и ПО