Как преобразовать текст в число? Текстовый формат в Excel
Как уже говорилось ранее, значения ячеек в текстовом формате отображаются точно так же, как вводятся. Excel воспринимает эти значения как строки, то есть как текстовые значения, независимо от того, содержатся ли в ячейках текст или числа. Другими словами значения 1 и «1» Excel понимают по-разному. Получается, что число можно отобразить и как число, используя числовой формат, и как текст, используя формат текстовый. Разница между этими числами заключается в том, что числа в числовом формате участвуют в расчетах, а числа в текстовом формате – нет! Это может приводить к ошибкам в вычислениях. Как отличить эти числа друг от друга?
Как отличить настоящее число от числа, отформатированного как текст?
Разработчики Excel об этом позаботились. Числа в ячейках с числовым форматом выравниваются по правому краю ячеек, а с текстовым форматом – по левому. Кроме того, Excel осуществляет фоновый контроль ошибок, конечно при условии того, что он настроен в параметрах Excel, в разделе «Формулы».
Когда Excel встречает в ячейках листа числа, отформатированные как текст — помечает их индикатором ошибок. Индикатор ошибок представляет собой цветной треугольник (цвет настраивается, по умолчанию он зеленый) в левом верхнем углу ячейки. Индикатор ошибок появляется в ячейках только при нарушении одного из правил контроля ошибок.
Несмотря на все старания разработчиков оградить пользователей от ошибок, связанных с использованием текстового формата для чисел, такие ошибки все же возникают. Приведу несколько наглядных примеров.
1) Если в ячейку с текстовым форматом, внести числовое значение, а затем формат ячейки изменить на числовой, то число остается отформатированным как текст и не будет участвовать в расчетах;
2) Если в настройках Excel отключен контроль ошибок, то индикатор ошибок не отображается, при этом числа отформатированные как текст, становятся незаметными, что может привести к ошибкам в вычислениях;
3) Если контроль ошибок включен, а правило контроля «Числа, отформатированные как текст или с предшествующим апострофом» выключено, то индикатор ошибок не отображается и числа, отформатированные как текст, становятся незаметными, что также может привести к ошибкам в расчетах;
4) Если пользователь проигнорировал появление индикатора ошибок, не придал ему должного значения или не заметил индикатор в большом объеме данных таблицы.
Внимательный читатель может спросить «А как же выравнивание числовых значений по правому краю, а текстовых – по левому? Видно же различие!» Видно, если не установлен автоподбор ширины столбцов, если ширина столбцов заметно больше длины значений, находящихся в ячейках, и выравнивание по разным краям ячейки визуально заметно, если не установлено выравнивание по центру. Кроме всех перечисленных «если» числа с текстовым форматом могут попадать в таблицы при переносе этих таблиц в Excel, например, из текстового редактора Word.
В некоторых случаях в ячейках с числами могут стоять какие-либо непечатаемые символы, что также превращает числа в текст.
Как преобразовать текст (строку) в число?
Для того, чтобы преобразовать числа, отформатированные как текст, в настоящие числа, необходимо выделить ячейку (переместить в нее рамку табличного маркера), после этого кликнуть левой кнопкой мыши на значке информационного сообщения индикатора ошибок и выбрать пункт "Преобразовать в число".
Можно также в выбранной ячейке нажать клавишу F2 на клавиатуре и затем нажать клавишу Enter. Помогает, но не всегда! Можно изменить формат ячеек на числовой формат и заново ввести значения вручную. Для исправления нескольких ячеек тоже вариант. В некоторых случаях можно воспользоваться умножением на единицу или поиском/заменой непечатаемых символов.
Для преобразования же текста в число в больших таблицах или для поиска подобного рода ошибок в большом объеме данных эффективнее всего воспользоваться надстройкой.
Надстройка для поиска и преобразования чисел, отформатированных как текст в настоящие числа
Надстройка представляет собой xla-файл, в котором сохранен программный код, написанный на встроенном в приложения Office языке программирования. Надстройка устанавливается через меню приложения Excel (установка надстроек) и по завершении установки в Excel появляется новая панель инструментов либо новая кнопка на вкладке "Надстройки".
Нажатием этой кнопки запускается программа и отображает диалоговое окно, в котором пользователь устанавливает необходимые параметры работы программы. В диалоговом окне пользователь на свое усмотрение может выбрать диапазон для проведения преобразования текста в число. Здесь "используемый диапазон" — это диапазон от первой заполненной до последней заполненной ячейки на активном листе. Диапазон для поиска и замены можно выбирать из четырех возможных.
Далее макрос производит проверку данных в указанном диапазоне и преобразует текст, похожий на числа, в настоящие (реальные) числа . К оличество таких преобразований подсчитывается и сообщается пользователю по окончании действия макроса. В надстройке п редусмотрена возможность удаления непечатаемых символов из ячеек выбранного диапазона. Кроме этого предусмотрена возможность изменения формата в тех ячейках, где найден текст, похожий на число для того, чтобы не нарушать общий стиль отображаемых данных . Использование этой надстройки — быстрый, надежный и безошибочный способ трансформирования текста в число.
Надстройка позволяет удалять апострофы перед числами, находить числа, отформатированные как текст и преобразовывать их в реальные числа, а также удалять начальные, конечные пробелы и другие непечатаемые символы (Tab, Alt+Enter) в выбранном диапазоне значений.
Преобразование ТЕКСТовых значений в ЧИСЛА и ДАТЫ (Часть 2. Групповое изменение в EXCEL)
history 25 апреля 2013 г.
- Группы статей
- Групповая обработка данных
- Преобразование в Дату
- Преобразование в Числовой формат
При копировании ЧИСЛОвых данных в EXCEL из других приложений бывает, что Числа сохраняются в ТЕКСТовом формате. Если на листе числовые значения сохранены как текст, то это может привести к ошибкам при выполнении вычислений. В ряде случаев можно быстро изменить текстовый формат на числовой сразу в нескольких ячейках. Произведем это преобразование с помощью Специальной вставки из Буфера обмена.
Если ячейка содержит число, но число сохранено как текст, то это может стать ошибкой в вычислениях. Например функция СУММ() игнорирует числа сохраненные как текст и может вернуть не то значение, которое от нее ожидают.
Как правило, в таких ячейках установлен текстовый формат. Если изменить формат ячейки на числовой (через Формат ячеек или Главная/ Число/ Числовой формат ), то изменений не последует.
Теперь присмотримся и увидим в левом верхнем углу каждой ячейки зеленый треугольник. При выделении ячейки сбоку от нее появится желтенький значок, нажав который можно преобразовать значения в числа.
После преобразования числа будут выравнены по правому краю ячейки (если, конечно, в формате ячейки установлено Выравнивание по горизонтали — по значению ).
Чтобы преобразовать сразу несколько значений — выделите их. У верхней ячейки появится желтый значок — с помощью него преобразуйте сразу все значения.
Другой способ группового преобразования чисел, сохраненных как текст, можно использовать следующий подход:
- введите в любую пустую ячейку число 1 ;
- выделите эту ячейку и скопируйте ее значение в Буфер обмена ( CTRL+C );
- выделите ячейки, которые содержат числа сохраненные как текст;
- выберите Специальная ставка (на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку рядом с командой Вставить , а затем выберите в списке пункт Специальная ставка );
- выберите Умножить ;
- нажмите ОК .
После умножения на 1 , числовые значения не изменятся, но будут преобразованы в числа (если по ошибке были выделены текстовые значения, операция умножения на них никак не повлияет).
Для EXCEL 2007: Если до умножения ячейки имели текстовый формат ячеек, то он будет сохранен (числовые значения все равно будут преобразованы, но будут выровнены по левому краю, как текст). Изменить формат ячеек на числовой можно стандартным способом через меню Формат ячеек (нажав CTRL+1 ).
Этот же прием поможет преобразовать ДАТЫ, сохраненные как текст в формат ДАТ ( Если, конечно, EXCEL поймет ту форму, в которой записана ДАТА ). Правда, после преобразования в ячейках будет содержаться число, соответствующее датам . Изменить формат ячеек на формат ДАТЫ можно стандартным способом через меню Формат ячеек (нажав CTRL+1 ).
СОВЕТ: О преобразовании чисел из ТЕКСТового формата в ЧИСЛОвой можно также прочитать в одноименной статье Преобразование чисел из текстового формата в числовой (часть 1) .