Требования, предъявляемые к информации
Успешное выполнение программы экономического анализа во многом зависит от информационного обеспечения.
Информация независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям анализа, объективно отражать процессы производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Должно достигаться единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации.
| — отбор информации — вторичная расчетная аналитическая информация — расчеты и результаты факторного анализа — рейтинговые оценки — документы оформления результатов факторного анализа — графики и т.п. |
| — материалы, акты, заключения аудиторских, ревизионных и др. проверок — техническая и технологическая документация — специальные обследования (хронометраж) — реклама |
| -финансовая отчетность — управленческий учет и отчетность — данные синтетического и аналитического учета — стат. учет и отчетность — налоговая отчетность — первичные документы — машинные источникиинформации |
| — законы, указы, постановления, приказы — хозяйственно-правовые документы — прейскуранты, ценники, справочники — производственные и финансовые бизнес-планы, сметы (бюджеты) |
| Источники информации |
| Официальные документы и нормативно-плановые источники |
| Учетные источники информации |
| Внеучетные источники информации |
| Деловая информация для выбора управленческого решения |
Рисунок 1 – Источники информации в анализе
Требования, предъявляемые к экономической информации:
1) полнота данных и рациональность, т.е. при анализе необходимо иметь информацию в полном объеме, отражающую ту или иную деятельность предприятия, рациональность предполагает достаточность данных;
2) аналитичность данных, т.е. информация должна характеризовать не только абсолютное значение показателей, но и их динамику. Это требование важно в отношении показателя «затраты». В то же время существует проблема идентификации информации, что ведет к повышению затрат на сбор информации, ее передачу и хранение. Недостаток информации приводит к снижению уровня обоснованности принимаемых решений.
3) достоверность, т.е. объективность исследуемых явлений, обеспечивается проведением контроля, ревизий, аудита, а также несением ответственности за искажение информации;
4) оперативность получения информации, т.е. информация должна быть готова к использованию в любой момент времени;
5) сравнимость данных в процессе проведения динамического и структурного анализа;
7) перспективность, заключается в необходимости составления прогнозов;
8) аддитивность – сводимость соответствующих показателей с применением стоимостной оценки.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету, где наиболее полно отражены хозяйственные явления, процессы и результаты.
Процесс подготовки к анализу включает обеспечение сопоставимости данных, упрощение числовой информации, использование средних и относительных величин, сокращенного аналитического баланса и др.
Система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование ее данных. Вместе с тем она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления.
Какие требования предъявляют к информации
Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:
1) информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
2) информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
3) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
4) информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
О выявлении конституционно-правового смысла п. 5 ст. 2 см. Постановление КС РФ от 26.10.2017 N 25-П.
5) обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
6) доступ к информации — возможность получения информации и ее использования;
7) конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
8) предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
9) распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
10) электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
(п. 11.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)
12) оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;
13) сайт в сети «Интернет» — совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сеть «Интернет») по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети «Интернет»;
(п. 13 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ, в ред. Федерального закона от 07.06.2013 N 112-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
14) страница сайта в сети «Интернет» (далее также — интернет-страница) — часть сайта в сети «Интернет», доступ к которой осуществляется по указателю, состоящему из доменного имени и символов, определенных владельцем сайта в сети «Интернет»;
(п. 14 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)
15) доменное имя — обозначение символами, предназначенное для адресации сайтов в сети «Интернет» в целях обеспечения доступа к информации, размещенной в сети «Интернет»;
(п. 15 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)
16) сетевой адрес — идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;
(п. 16 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)
17) владелец сайта в сети «Интернет» — лицо, самостоятельно и по своему усмотрению определяющее порядок использования сайта в сети «Интернет», в том числе порядок размещения информации на таком сайте;
(п. 17 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)
18) провайдер хостинга — лицо, оказывающее услуги по предоставлению вычислительной мощности для размещения информации в информационной системе, постоянно подключенной к сети «Интернет»;
(п. 18 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)
19) единая система идентификации и аутентификации — федеральная государственная информационная система, порядок использования которой устанавливается Правительством Российской Федерации и которая обеспечивает в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, санкционированный доступ к информации, содержащейся в информационных системах;
(п. 19 введен Федеральным законом от 07.06.2013 N 112-ФЗ)
20) поисковая система — информационная система, осуществляющая по запросу пользователя поиск в сети «Интернет» информации определенного содержания и предоставляющая пользователю сведения об указателе страницы сайта в сети «Интернет» для доступа к запрашиваемой информации, расположенной на сайтах в сети «Интернет», принадлежащих иным лицам, за исключением информационных систем, используемых для осуществления государственных и муниципальных функций, оказания государственных и муниципальных услуг, а также для осуществления иных публичных полномочий, установленных федеральными законами;
(п. 20 введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 264-ФЗ)
21) идентификация — совокупность мероприятий по установлению сведений о лице и их проверке, осуществляемых в соответствии с федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, и сопоставлению данных сведений с уникальным обозначением (уникальными обозначениями) сведений о лице, необходимым для определения такого лица (далее — идентификатор);
(п. 21 введен Федеральным законом от 29.12.2020 N 479-ФЗ)
22) аутентификация — совокупность мероприятий по проверке лица на принадлежность ему идентификатора (идентификаторов) посредством сопоставления его (их) со сведениями о лице, которыми располагает лицо, проводящее аутентификацию, и установлению правомерности владения лицом идентификатором (идентификаторами) посредством использования аутентифицирующего (аутентифицирующих) признака (признаков) в рамках процедуры аутентификации, в результате чего лицо считается установленным.
Требования, предъявляемые к информации
Среди требований, предъявляемых к информации, можно выделить следующие:
- · своевременность;
- · достоверность (с определенной вероятностью);
- · достаточность;
- · надежность (с определенной степенью риска);
- · комплектность системы информации;
- · адресность;
- · правовая корректность информации;
- · многократность использования;
- · высокая скорость сбора, обработки и передачи;
- · возможность кодирования;
- · актуальность информации.
Источники информации
Сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения данных о нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные затраты.
Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.
Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры — покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.
Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.
Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.
Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением — жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности. Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов — отбора и систематизации полученных сведений.
В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.
В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.
Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.
В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.
Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие домыслы.
Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.
К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел, не поддаются на слухи, домыслы и дезинформацию.
Таким образом, источники информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.
Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения — информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.
С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др.
Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном и систематическом сборе и покупке информации. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки позволяет предугадать будущую политику конкурентов и соответствующим образом подготовиться к ней.
Вообще процесс промышленной разведки включает в себя определение потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передачу заинтересованным лицам. Нужно иметь в виду, что, вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы связана со сбором и изучением открытых материалов, и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.
Основные требования к информации
Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:
1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;
2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;
3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;
4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;
5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;
6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:
7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;
8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.
Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что:
1. Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;
2. Сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;
3. Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;
4. Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;
5. Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.
6. Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи
Информация (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) — сведения о чем-либо, независимо от формы их представления.
В современной науке рассматриваются два вида информации:
· Объективная (первичная) информация — свойство материальных объектов и явлений (процессов) порождать многообразие состояний, которые посредством взаимодействий (фундаментальные взаимодействия) передаются другим объектам и запечатлеваются в их структуре. [1]
· Субъективная (семантическая,смысловая, вторичная) информация – смысловое содержание объективной информации об объектах и процессах материального мира, сформированное сознанием человека с помощью смысловых образов (слов, образов и ощущений) и зафиксированное на каком-либо материальном носителе.
С точки зрения информатики, информация обладает рядом фундаментальных свойств: новизна, актуальность, достоверность, объективность, полнота, ценность и др.
В настоящее время существуют следующие виды информационных ресурсов:
1) Средства массовой информации. К ним относятся различного рода новостные и семантические сайты (или электронные версии СМИ). Их отличительной чертой является высокий уровень посещаемости (например, сайт НТВ, "Вести" и т.п.), быстрая смена информации, наличие видеоряда на сайте.
2) Электронные библиотеки. Электронная библиотека — распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.
3) Электронные базы данных. В самом общем смысле база данных — это набор надписей и файлов, специальным образом организованных. Один из типов баз данных — это документы, набранные при помощи текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Другой тип — это файлы с электронными таблицами, которые объединены в группы по характеру их использования.
4) Сайты. Корпоративный сайт — это Интернет-ресурс, посвященный какой-то организации, фирме, предприятию. Как правило, он знакомит пользователей с фирмой, направлениями и видами ее деятельности, отражает различные справочные материалы: прайс-листы, условия поставок и оплаты; рекламную информацию: наличие сертификатов качества, участие в выставках, публикации в прессе т.п.; контактную информацию.
В отличие от корпоративного сайта выделяют персональный и любительский сайт, домашнюю страничку. Они отличаются полнотой представляемой информации и профессионализмом исполнения.
Как правило, на сайте можно познакомиться с информацией узкотематической направленности. Глубина ее раскрытия может быть разной: от чисто ознакомительной, поверхностной до высокопрофессиональной, освещающей все стороны деятельности. Определяет информативность сайта его владелец. На сайтах может быть представлено большое количество гиперссылок, которые помогают ориентироваться в нем.
5) Сервисы — это группа сайтов, на которых можно воспользоваться разнообразными сервисными услугами: электронным почтовым ящиком, блогом (а также познакомиться с правилами его ведения), поиском, различными каталогами, словарями, справочниками, прогнозом погоды, телепрограммой, курсами валют и т.д. Например, Яндекс, Рамблер и т.п.
Информационный портал — это веб-сайт, организованный как многоуровневое объединение различных ресурсов и сервисов, обновление которого происходит в реальном времени. Примером информационного портала может служить портал информационной поддержки единого государственного экзамена
Дата добавления: 2018-05-09 ; просмотров: 6900 ; Мы поможем в написании вашей работы!