Счет-фактура с непредсказуемым прошлым и непонятным будущим
Применение вычета НДС позволяет компаниям существенно снизить свою налоговую нагрузку. Но для этого, помимо прочих условий, необходимо наличие правильно заполненного счета-фактуры, который компании получают от своих поставщиков и исполнителей. И если в одном из таких документов показатели будут внесены с ошибкой или какой-то реквизит не будет заполнен вовсе, то это грозит «снятием» вычета по результатам камеральной или выездной проверки.
Однако важно не только, как заполнен документ, но и как он подписан.
Подписывать счет-фактуру должен руководитель и главный бухгалтер предприятия либо иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Об этом четко сказано в пункте 6 статьи 169 НК РФ.
Казалось бы, все достаточно четко и понятно. Но на деле все оказывается не так-то просто и налоговики нередко обращают внимание на «не такие» подписи. Если не развеять их подозрения, то отказ в вычете НДС гарантирован.
Итак, какие подписи таят в себе опасность?
Счет-фактура подписан факсимиле
В некоторых компаниях подписи на выставленных счетах-фактурах директор и главбух проставляют не лично, а путем факсимиле. Данный факт легко заметить путем обычного визуального осмотра, поэтому будьте уверены, что и налоговики такую подпись обнаружат без труда. И не замедлят «снять» вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным подобным образом.
Здесь они будут руководствоваться позицией вышестоящего руководства, поскольку все письма ведомств (как налогового, так и финансового) разъясняют, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия «входного» НДС к вычету.
Эта позиция содержится в письмах Минфина России от 17.08.2015 № 03-07-09/49478, от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.06.2009 № 03-07-09/31, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968.
Кстати, если спор дойдет до суда, то не факт, что суд примет сторону налогоплательщика. Дело в том, что позицию налоговиков поддерживают и суды, в том числе Президиум ВАС РФ, о чем свидетельствует Постановление от 27.09.2011 № 4134/11. Конечно, встречаются и решения, вынесенные в пользу компаний, но таких примеров немного.
Поэтому если вы обнаружили у себя «входящие» счета-фактуры, подписанные факсимиле, то советуем договориться с поставщиком, чтобы все счета-фактуры в ваш адрес руководство подписывало собственноручно.
Не та расшифровка подписи
Руководитель и главный бухгалтер могут передать право подписи счетов-фактур другим лицам, например, заместителю руководителя (за руководителя), рядовому бухгалтеру (за главбуха). Либо одному лицу, которое может расписываться и за директора, и за главного бухгалтера. Кстати, последнее вполне законно и чиновники это подтверждают, что видно, например, из письма Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.
Свои подписи уполномоченные лица ставят в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо (подпись)» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (подпись)». И часто в качестве расшифровки подписи в счетах-фактурах оставляют фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Казалось бы, мелочь, но даже это может привести к отказу налоговой инспекции в вычете налога по таким счетам-фактурам.
Поэтому если из полученного счета-фактуры прослеживается, что расшифровка подписи явно не соответствует самой подписи, то это должно стать поводом для беспокойства. А если поставщик не соглашается привести свой документооборот в соответствие, то можно предложить ему проставлять необходимую расшифровку рядом с расшифровкой подписи гендира и главбуха. По крайней мере, чиновники не видят в этом никакого нарушения (письмо Минфина России от 14.10.2015 № 03-07-09/58937).
Кстати, если в расшифровке подписи фамилия подписавшего лица будет искажена незначительно (например, вместо «Германцева И.А.» указана «Германуева И.А.»), это не должно стать поводом для отказа в вычете (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А52-1812/2012 от 12 ноября 2012 г.). А если и станет, то у компании есть все шансы оспорить действия налоговиков в суде.
Главбух отсутствует
Фирма может работать и без главного бухгалтера. В этом случае место, где расписывается главбух, остается пустым, либо за главбуха расписывается сам руководитель. Вызовет ли такой счет-фактура проблемы с вычетом НДС во время налоговой проверки?
Может вызвать. В письме Минфина РФ от 27.08.2014 г. № 03-07-09/42854 сказано, что подпись главного бухгалтера на счетах-фактурах, составленных на бумажном носителе, является обязательной. Причем в письме не поясняется, касается ли данное разъяснение абсолютно всех случаев или только тех, когда в штате фирмы есть должность главного бухгалтера. Поэтому налоговики на местах часто просто «снимают» вычет, обнаружив счета-фактуры, не подписанные главбухом, не разбираясь в причине отсутствия подписи.
Такой подход нельзя назвать бесспорным. Законодательство не содержит требования иметь в компании главбуха. Более того, в пункте 3 статьи 7 Закона о бухучете предусмотрено в некоторых случаях возложение руководителем на себя обязанности главного бухгалтера. Поэтому если в компании отсутствует главбух, то и отсутствие его подписи в счете-фактуре не будет нарушением.
Судебная практика подтверждает правильность данного вывода, о чем свидетельствуют, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.04.2011 по делу № А19-11133/08. Суд выигран налогоплательщиком и в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 по делу № А56-46627/2007. Во многом — благодаря тому, что предприниматель показал суду документы об отсутствии в штате своих поставщиков должности главного бухгалтера и исполнении обязанностей главного бухгалтера директорами этих организаций.
Поэтому если ваши поставщики выдают вам счета-фактуры без подписи главбуха или счета-фактуры, в которых гендир расписывается и за себя, и за главного бухгалтера, то лучше поинтересоваться, чем это вызвано. Если главного бухгалтера в компании нет, а его функции выполняет руководитель, то запросите у контрагента соответствующие документы (например, приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя организации).
Подписание разными лицами
Как известно, счет-фактура составляется в двух экземплярах, одних из которых остается у составителя, а другой — передается покупателю (если речь идет о реализованных товара) или заказчику (если речь идет о выполненных работах или оказанных услугах).
Очевидно, что экземпляры одного документа должны быть идентичны, на то они и экземпляры. Соответственно, и подписывать их должно одно и то же лицо (лица).
И если налоговая инспекция во время проверки (в т.ч. с запросом документов у контрагента проверяемого лица) обнаружит несоответствие подписей, то организации может грозить отказ в вычете НДС по таким счетам-фактурам.
По крайней мере, подобные споры можно встретить в судебной практике.
Отметим, что суд может встать и на сторону компании в подобном споре.
Например, в постановлении ФАС Московского округа от 19.09.2011 по делу № А40-119463/10-4-685 судьи отметили, что подписание экземпляров счетов-фактур разными лицами от имени продавца не является основанием для признания какого-либо экземпляра счета- фактуры недействительным и данное обстоятельство не свидетельствует о нарушении налогового законодательства. Так что в случае споров у компаний есть шансы отстоять свое право на вычет.
А если подписание экземпляров счета-фактуры вызвано технологическими особенностями организации-поставщика, то сами чиновники не видят в этом ничего предосудительного (письмо Минфина России от 27.06.2017 № 03-07-05/40316).
«Липовая» подпись
И, наконец, самая частая причина «снятия» вычета по НДС — подписание счетов-фактур неустановленными лицами, то есть лицами, которые в период подписания не являлись руководителем организации-продавца. Такое бывает, например, когда в компании директор номинальный, соответственно на документах подпись поддельная.
Конечно, покупатель, получивший счет-фактуру, может не догадываться о том, что подпись на документах «липовая» — не того лица, которое числится директором. Но во избежание подобных ситуаций еще на стадии заключения договора с контрагентом желательно проверять полномочия лиц, подписывающих от имени контрагента документы, в том числе счета-фактуры.
Если же все уже случилась и налоговая инспекция признала вычет незаконным, то при рассмотрении дела в суде сложно предвидеть исход спора, поскольку арбитражная практика противоречива. В любом случае покупателю следует запастись доказательствами, что при выборе контрагента он проявил должную осмотрительность. Напомним, что сервис «1СПАРК Риски» дает пользователям программ 1С возможность управлять налоговыми рисками и комплексно оценивать благонадежность контрагентов.
А не так давно само налоговое ведомство дало указания налоговым инспекциям на местах исключить формальные подходы при выявлении необоснованной налоговой выгоды (письма ФНС России от 12.05.2017 № АС-4-2/8872, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547). Например, не делать вывод о получении необоснованной налоговой выгоды только лишь на основании того, что документы, полученные от контрагента, были подписаны лицом, отрицающим их подписание и наличие у него полномочий руководителя.
Примечательно, что с 19 августа 2017 года данный подход закреплен и на законодательном уровне. Федеральный закон от 18.07.2017 № 163-ФЗ ввел в Налоговый кодекс РФ новую статью 54.1, которая устанавливает пределы законного получения налоговой выгоды. Если вкратце, то из нее следует, что если сделка реальна и ее целью не является создание налоговых схем, направленных на незаконное уменьшение налоговых обязательств, то на основании одного лишь подписания документов неустановленным или неуполномоченным лицом нельзя признать неправомерным уменьшение суммы налога.
И в заключение хотим сказать лишь одно – будьте бдительны и проверяйте счета-фактуры в момент их приема.
Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.
Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.
Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.
Кем и как выставляется и подписывается электронный счет-фактура, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.
Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец
Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.
В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.
В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.
Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.
На фирменном бланке
гор. ____________________ «___»____________ ___ г.
в лице _________________________________, действующего на основании ____________,
(Ф. И. О. руководителя, его должность)
настоящим уполномочивает ____________________________________________________
(Ф. И. О. и занимаемая должность)
паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,
зарегистрирован по адресу: ______________________
подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.
Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.
Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.
(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)
_______________________________ _________________ _______________
(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)
А по ссылке ниже вы можете скачать готовый образец:
Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур
Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?
Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.
ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.
Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон
При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.
Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.
Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.
Итоги
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.
Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.
Передача права подписи счетов-фактур, деклараций и иных бухгалтерских документов
Как известно, действовать от имени организации, то есть представлять ее интересы и подписывать документы, могут лишь уполномоченные на то лица. Рассмотрим, кто и на каких основаниях имеет право подписать бухгалтерскую «первичку», счета-фактуры, а также налоговые декларации и расчеты.
Первичные документы
Накладные, акты, счета, платежки, кассовые ордера и другие первичные документы составляют основной документооборот бухгалтерии. Очень часто они оформляются в разных подразделениях компании, поэтому вполне логично, что и подписывают их разные лица. Однако право подписи документов необходимо за этими лицами закрепить.
Порядок подписания первичных документов регулируется двумя нормативными актами:
- Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.15;
- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.
Упомянутые нормы требуют, чтобы руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утвердил список лиц, которые имеют право подписывать те или иные документы. Таким образом, чтобы наделить сотрудника полномочиями подписать бухгалтерскую «первичку», директору достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение. Это касается в том числе расчетных и денежных документов.
Обратите внимание! Должность лица, уполномоченного на подпись, должна соответствовать должности, указанной в первичном документе. Другими словами, если, например, в бланке накладной предусмотрена подпись главного бухгалтера, другой сотрудник подписать этот документ не имеет права, даже если он включен в соответствующий приказ руководителя. Поэтому специалисты рекомендуют компаниям самостоятельно разрабатывать формы первичных документов и в реквизитах подписывающего лица указывать, например, «Руководитель или иное уполномоченное лицо».
Счета-фактуры
Счета-фактуры стоят особняком от остальной документации, поскольку используются для расчета одного из главных платежей российской налоговой системы — НДС. Порядок подписи этих документов закреплен в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса. Он различается в зависимости от того, в каком виде составляется счет-фактура — в бумажном или электронном. Отметим также, что закон не обязывает компанию сообщать в ФНС о делегировании права на подпись счетов-фактур иному лицу.
Подпись бумажного счета-фактуры
Указанная норма закона требует, чтобы классические бумажные счет-фактуры подписывались руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Это могут быть любые лица, причем совершенно не важно, работают они в компании или нет. Главное, чтобы полномочия на подпись счетов-фактур были переданы им в соответствии с законодательством.
У организаций для этого есть два пути: включить это лицо в приказ или составить на него доверенность. Если же речь об индивидуальном предпринимателе, тогда для передачи права подписания счетов-фактур другому лицу на него необходимо оформить нотариальную доверенность.
Поскольку в соответствии с требованиями Налогового кодекса на документе должны стоять подписи руководителя и главбуха, в приказе либо доверенности следует указать, за кого из них будет расписываться уполномоченное лицо. Отметим, что один человек может подписывать документы как от имени руководителя, так и от имени главного бухгалтера. На практике зачастую подпись на счете-фактуре ставит только главный бухгалтер. В этом случае он должен быть наделен полномочиями подписывать эти документы от имени руководителя.
Электронные счета-фактуры
В отличие от бумажных собратьев, счета-фактуры в электронном виде подписываются лишь одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица. Передать право подписи иному лицу можно по тем же правилам, которые применяются в отношении бумажного счета-фактуры.
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
Налоговые декларации
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Обратите внимание! О передаче указанных полномочий следует уведомить налоговые органы. Прежде чем представить в ФНС отчет, подписанный уполномоченным лицом, необходимо направить туда копию доверенности. Кроме того, ее реквизиты нужно прописать в соответствующем поле декларации, а также приложить к ней копию доверенности.
Отчетность по НДС
Как известно, с прошлого года все компании отчитываются по НДС в электронном виде. Исключение — налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС. Электронная декларация подписывается УКЭП и передается по каналам телекоммуникационной связи (ТКС) при помощи оператора электронного документооборота (ЭДО).
Каким образом можно делегировать полномочия на подпись декларации по НДС иному лицу? В целом все так же — необходимо составить доверенность и уведомить налоговый орган о передаче полномочий. С той лишь разницей, что сделать это можно в электронном виде, а к декларации каждый раз прилагать информационное сообщение о доверенности. Такой порядок применим к любому налоговому отчету (расчету), который подается по каналам ТКС.
Передача полномочий на общение с ФНС
Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.
На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.
Правила составления доверенностей
Контур.Норматив — справочно-правовая система!
В зависимости от того, кто делегирует свои полномочия — организация или предприниматель — правила составления доверенности будут отличаться.
Доверенность от имени организации должна удовлетворять требованиям статей 185–187 Гражданского кодекса РФ. В соответствии с ними доверенность должна быть оформлена в письменном виде с указанием даты выдачи и срока действия и подписана руководителем. Если срок действия отсутствует, то доверенность будет считаться выданной на один год. Составить ее можно как на юридическое, так и на физическое лицо вне зависимости от того, работает ли он в организации-доверителе или нет. Ни образца подписи уполномоченного лица, ни нотариального заверения такая доверенность не требует.
Если же полномочия делегирует индивидуальный предприниматель, то доверенность должна быть заверена нотариально (постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57).