Тест с ответами по делопроизводству
1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами
2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие
3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +
4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +
6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания
7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +
8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +
9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +
10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции
11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +
12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов
13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные
14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте
15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +
16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию
17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +
18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные
19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +
20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +
II вариант.
1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +
2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу
3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей
4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников
5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +
6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +
7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +
8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке
9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +
10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет
11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.
12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.
13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.
14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.
15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.
16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.
17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.
18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.
19. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.
20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.
Служебное поле документа
Служебное поле документа включает в себя поле для подшивки документа (20 мм с левой стороны листа и по 15 мм с остальных трех сторон), а также все свободные места на листе бумаги от реквизитов автора. На служебном поле размещаются следующие реквизиты (17,19, 28-30):
17. Резолюция. Автор резолюции дает указание по исполнению решения, постановления, инструктивного письма и т.д., зафиксированного в данном документе. В состав резолюции должны входить: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
19. Отметки о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
28. Отметка об исполнении документов и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлений его в дело свидетельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.
О других формах исполнения на документе исполнитель делает отметку, которая имеет юридическое значение и представляет собой справку об исполнении. Например:
1) "Вопрос решен по телефону с начальником планового отдела завода Никоновым О.С. 1999.05.12 (личная подпись исполнителя)".
2) "Дано устное разъяснение зав. канцелярией объединения Новиковой А.Г. 1999.10.02 (личная подпись исполнителя).
3) "Включено в отчет (наименование)".
Исполнитель, оформивший отметку, несет "ответственность за ее достоверность.
Слова "в дело" и номер дела, в которое должен быть подшит документ, дата направления и подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя документа завершают прохождение документа, например:
"В дело 10-07 (личная подпись исполнителя)"
29. Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления и его индекс, при необходимости и время поступления документа (если документ пришел в день или после даты срока исполнения).
30. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Что понимают под служебным полем
Основная логическая единица информации — запись. Каждая запись содержит одно или несколько служебных полей и, как правило, одно или несколько полей данных. Например, запись может содержать шифр материала (ключ), его наименование, единицу измерения и другие характеристики, относящиеся к этому материалу. Другая запись содержит количественное значение потребности в этом материале на деталь. Эта запись связана с двумя другими записью детали и записью материала. [c.52]
Состав и характеристики полей данных задаются разработчиком базы данных. Кроме того, система «БАНК» создает и использует служебные поля (поле идентификации и поля цепей). Структура записи базы данных представлена на рис.2, а общая структура базы данных -на рис.3 [б]. [c.52]
Q заголовок группы — общие данные для группы детальных строк ( шапка группы строк, поля группировки, постоянный текст, служебные поля) [c.612]
Q перетащить поле таблицы в столбец области критериев (переместить сразу все поля таблицы в область критериев можно с помощью служебного поля, помеченного символом ) [c.665]
Правила организации имеют общепринятые запреты. Это запрет на дискриминацию по признакам расы, цвета кожи, религии, пола, возраста, национальности, инвалидности, убеждений, партийности, образования, имущественного положения. Правила запрещают создание агрессивной рабочей обстановки, высмеивание работников, угрозы, насилие, грубость, подслушивание, ношение оружия, использование и продажу наркотиков, появление на работе в нетрезвом состоянии, утрату и кражу собственности фирмы, разглашение служебной коммерческой информации, хранение материалов личного характера на рабочем месте, использование средств связи фирмы в личных целях, ложные заявления от имени фирмы, нарушение законодательства, выполнение распоряжений с нарушением законодательства, получение подарков и денег от клиентов или поставщиков. [c.29]
Вся площадь формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-97, условно может быть разделена на три части служебное поле, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле формата. Л [c.17]
Служебным полем является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Площадь для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле. [c.20]
На служебном поле формата размещаются реквизиты 18, 27, 28, 29 на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01—07, 09—12 на рабочем поле — остальные реквизиты, исключая реквизит 15. Кроме того, в площади формата размещаются символические знаки ( уголки , крестики , отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении письма, указывают начало ji конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документа. Эти знаки называют ограничительными отметками и трафаретными местами. [c.20]
Требование к оформлению реквизитов на служебном поле бланка письма [c.59]
Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. [c.95]
Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р 6.30-97 [c.40]
Изложите требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле ОРД. [c.101]
Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка (см. п. 3.5) и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля. [c.128]
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм [c.61]
Служебное поле документа — часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль. [c.21]
Идентификатор электронной копии документа например, колонтитул или иная отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные (например директорию), устанавливаемые организацией для поиска документа в базе компьютера. Колонтитул попадает в этом случае на нижнее служебное поле. По-видимому, директорию или электронный адрес документа можно проставлять и вручную на месте реквизита 29. [c.39]
Бланки документов должны иметь служебные поля не менее левое и нижнее — 20 мм, правое — 10, верхнее — 15 мм. [c.40]
Внимание Схемы расположения реквизитов документов взяты из ГОСТ Р 6.30-97, в них не учтены изменения минимальных размеров служебных полей, введенные с 01.04.2000 (нижнее поле должно быть не менее 20 мм). [c.41]
Служебные поля документа, согласно стандарту ИСО 1977 г., установлены следующим образом верхнее поле — 10 мм, левое поле — 20 мм, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата А5 — 183 х 131 мм. [c.46]
Шестое правило будьте внимательны к своим подчиненным, замечайте каждый их успех в работе и поощряйте за это — простое спасибо , высказанное вовремя, может оказаться не менее эффективным, чем денежная премия если возникла необходимость наказать кого-то за служебные упущения, будьте справедливы и тактичны, при выборе форм выражения и меры наказания учитывайте возраст, пол и темперамент работника. [c.419]
Документы должны изготавливаться на бланках, подготовленных полиграфическим способом, обеспечивая точность в размерах полей и размещении различных линий не менее —1 мм. Эти бланки должны изготавливаться при наиболее распространенном оптическом считывании документов двух цветов. Информация, подлежащая считыванию, включая различные служебные метки, должна печататься черным цветом, а вспомогательные линии и сетка, предназначенная для определения мест расположения считываемой информации, — наноситься светло-голубым (или светло-зеленым, или желтым) цветом, которые оптическими устройствами не считываются. [c.74]
Бланк. Обозначение автора на служебном документе обычно делают в виде бланка , который помещают в левом верхнем углу или по верхнему полю документа. Лист чистой бумаги с обозначением автора документа получил название бланка. Бланк может быть напечатан в типографии, сделан литографским путем, проставлен штампом (отсюда иногда бланк неправильно называют штампом ), отпечатан на машинке, написан от руки и т. п. [c.40]
Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствует размещение в служебных помещениях цветов. В небольших помещениях цветы размещают на стенках, при достаточной освещенности растения могут устанавливаться также в специальных подставках на полу. Они не должны занимать проходы, закрывать оконные проемы и светильники. [c.61]
В формуляре-образце четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа (рис, 36, 37), [c.184]
На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1—9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов //—13, 16, 19, 20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки. [c.190]
Каково значение ГОСТ 6.39—72 для унификации организационно-распорядительных документов 2. Каковы состав и последовательность реквизитов, установленных формуляром-образцом 3. Какие требования устанавливает ГОСТ 6.39—72 к формату бумаги для составления служебных документов, к размерам полей, к конструкционной сетке 4. Какие виды бланков устанавливает ГОСТ 6.39—72, чем они отличаются друг от друга 5. Что [c.193]
Слушание — тяжкий труд, вот почему мы и не можем слушать долго. Это следует учитывать при ведении служебных телефонных разговоров. У каждого человека своя манера слушать. В стиле слушания отражается наша личность, характер, интересы и устремления, положение, пол и возраст. Многое, конечно, зависит от ситуации.1 [c.103]
Основной логической единицей информации в БАНК-ОС является запись. Каждая запись содержит одно или несколько служебных полей и информационные поля данных. [c.129]
На формирование условий труда влияют планировка и архитектурно-строительное оформление зданий и внутреннее размещение в них служебных подразделений, оборудования, рабочей мебели и другого оснащения. Поэтому все эти вопросы также должны быть подробно проанализированы при изучении условий труда. Оценивая внутреннюю отделку помещения, следует обратить внимание на состояние полов, стен, цветовую окраску последних с учетом их акустических и отражательных свойств. Важно выяснить, насколько надежно обеспечение изоляции служебных помещений от участков и технологических процессов с неблагоприятными условиями труда, в частности от внутренних и внешних источников шума, загазованности и др. Необходимо также проверить естественную и механическую вентиляции, кондиционирование воздуха исследуемого помещения, искусственное и естественное освещение рабочих мест и производственных помещений. [c.159]
О верхний и нижний колонтитулы — постоянная информация, выводимая на каждой печатной странице отчета ( шапка таблицы, постоянный текст, служебные поля типа номер страницы, дата и т. п.) [c.612]
Опять-таки, проблема в том, что у них соотношение рычагов 1 1. В предыдущей главе упоминалась сказка о Черепахе и Зайце. Основное жизненное преимущество зайцев и кроликов заключается в том, что они берут быстрый старт, используя свои особые дарования, такие как ум или талант. Они могут быть великими учеными, блестящими учениками, выдающимися спортсменами или артистами. Многие из них начинают преуспевать еще в молодом возрасте. В отношении же такой черепахи, как я, у меня нет сомнений, что я смогу одержать победу в жизненной гонке, используя соотношения рычагов. Это тот же план, который использовал мой богатый папа. Возможно, если бы я действительно был очень умным, скажем, наделенным умом блестящего ученого, то смог бы добиться успеха в бизнесе более традиционным путем — поднимаясь шаг за шагом по служебной лестнице в одной из больших корпораций. Но на раннем этапе жизни, когда у меня начались проблемы в школе, я понял, что следует искать свой собственный способ выиграть гонку. Сегодня мой доход больше, чем у многих моих ровесников, получивших на заре жизни высокооплачиваемую работу. Мой доход выше, потому что я использовал рычаги активов, а не рычаги моего труда. Для тех, кто хочет отойти от дел молодыми и богатыми, одним из решений, которое, возможно, придется принять, является выяснение вопроса, какую гонку у вас есть шанс выиграть. Например, если вы обладаете таким талантом, как звезда бейсбола Алекс Родригес, которому заплатили за 10-летний контракт 252 миллиона долларов плюс коммерческие индоссаменты , тогда ясно, что квадрант Р для вас наилучший. Даже несмотря на то, что соотношение рычагов Родригеса в течение этих 10 лет составляет 1 1, это, в данном случае, вполне подходящее соотношение, если учесть добавляемое к единичке число нулей. Если вы можете стать кинозвездой, как Джулия Роберте, которая получает по 20 миллионов долларов за фильм, тогда ясно, что это наилучший для вас путь. Секретарь государственного казначейства при Джордже Буше, Пол О Нейл, получал более 100 миллионов долларов в акциях и опционах как служащий Al oa 13. Даже несмотря на то, что его ситуация оценивалась соотношением 1 1, можно считать, что в его распоряжении были очень сильные рычаги. Если вы думаете, что вас ожидает огромный успех на вершине корпоративной лестницы какой-нибудь огромной компании, то это и будет наилучший для вас путь, даже несмотря на соотношение 1 1. Причина, по которой мы с Ким последовали тем же путем, который выбрал в свое время богатый папа, состояла в том, что мы поняли именно он принесет нам наибольший финансовый успех. Это был путь, который требовал от нас приобретения активов путь, который требовал, чтобы мы работали, постоянно повышая соотношение рычагов. [c.119]
Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки секретно , конфиденциально , для служебного «пользования (ДСП) или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 О государственной тайне . Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 Об утверждении перечня сведений конфиден- циального характера . [c.73]
Известная фирма ЗМ, основанная еще в 1902 г., в настоящее время имеет 60 отделений в 52 странах мира с головным отделением в Сент-Пол, шт. Миннесота (США). В силу такой географической разбросанности для ЗМ весьма важным представляется вопрос надежной и быстрой связи между представительствами, отделениями и отдельными служащими компании. Если, например, представитель компании в Токио готовит отчет для руководства по проекту бюджета местного отделения на будущий год и ему для обоснования требуются данные из последнего прогноза по региону, который составляла аналитическая группа, находящаяся в головной конторе, ему нет необходимости лететь в США или запрашивать высылку необходимых данных курьерской почтой или по факсу. Вместо этого он, используя программу навигатор , соединяется с сервером, находящимся в США, и введя пароль для служебного пользования, получает доступ к внутреннему информационному банку данных ЗМ. Далее, в Глобальном экономическом обзоре он выбирает раздел Текущий прогноз , основанный на данных последнего квартала. В этом разделе представитель компании выбирает подраздел Регионы наибольшего роста сбыта продукции с дальнейшим переходом на ссылку Азиатско-Тихоокеанский регион . Интересующая информация по странам данного региона представлена в виде таблиц, содержащих гипертекстовые ссылки на последующие уровни детализации экономических данных по каждой стране, начиная с процента изменения валового национального продукта по сравнению с предыдущим годом и заканчивая обобщенными данными по ценам на импорт- [c.568]
Механизм переключения ленты — четырехзонный, позволяет использовать двухцветную ленту, а также верхнюю, нижнюю и среднюю зоны одноцветной печатной ленты. Имеется регулятор силы удара. Наличие конвертодержателя дает возможность печатать служебные тексты без верхних и нижних полей. , [c.176]
Служебные телеграммы подписывают собственноручно лица, которые посылают телеграмму. Кроме того, на служебных телеграммах ставят печать. Визы на внутренних документах ставят, как правило, внизу на левом поле оригинала (на приказах, распоряжениях и т. п.). Визы на отпусках документов ставят (разборчиво,1 внизу на левом поле и сопровождают указанием даты1. [c.49]
Документы для подшивки подкладывают в деле таким образом, чтобы обеспечить наилучшую сохранность текста и возможность его прочтения. Часто при брошировке зашивают текст, особенно в тех случаях, когда не оставлено для подшивки поле слева. В результате такие дела при частом пользовании скоро приходят в плохое состояние. Чтобы сохранить служебные [c.151]
Нормирование работ по уборке производственных и слу-жебно-бытовых помещений осуществляют на основе норм времени я обслуживания. Нормы на уборку производственных помещений устанавливают в зависимости от следующих факторов виды уборочных работ и покрытия пола группа цехов по требованиям к чистоте, масса отходов на 1 м2 убираемой площади. Нормы на уборку служебно-бытовых помещений устанавливают в зависимости от вида помещений и численности работников в них. Нормы времени и обслуживания на уборку помещений приведены в отраслевых нормативах на выполнение вспомогательных работ (табл. 7.11 и 7.12). [c.277]
Схема структуры базы данных включает описание всех информационных и служебных полей. Кроме того, в схеме отражаются физические требования базы данных объем памяти для каждого файла (подбазы) и распределение записей по подбазам. Система БАНК-ОС позволяет осуществить такую цепную организацию файла, которая не обеспечивается средствами ОС ЕС. [c.129]
ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов
Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.
В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).
ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).
БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
• флаговой (по левой границе зоны).
Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).
ВИДЫ БЛАНКОВ
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
Бланк письма может включать (Пример 7):
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
08 – «Справочные данные об организации»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
11 – «Регистрационный номер документа»;
12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
09 – «Наименование вида документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).
ВАЖНО!
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?
Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 7.0.97-2016
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000).
[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.
[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.
[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.
[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент
З.С. Винченко, старший научный сотрудник ВНИИДАД