Регистр налогового учёта по НДФЛ в 2021 году
Каждая компания должна вести учёт доходов, которые она выплачивает физическим лицам, учёт предоставленных налоговых вычетов, сумм удержанного и уплаченного НДФЛ. Подобный учёт необходимо вести в регистрах налогового учёта по НДФЛ. Формирование таких регистров позволяет оценить правильность начисления и перечисления налога.
Ранее таким регистром налогового учёта была налоговая карточка 1-НДФЛ. В 2021 году компании должны разработать регистры налогового учёта по НДФЛ самостоятельно, а также определить порядок отражения в них данных.
Поправки в отношении регистров налогового учёта по НДФЛ внесены в пункт 1 статьи 230 НК РФ Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
Вести регистры налогового учёта должны только налоговые агенты, т. е. только те организации и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют выплаты физическим лицам, с которых необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Если в отношении отдельных видов доходов компания не является налоговым агентом, то ей и не нужно вести по таким выплатам налоговый регистр.
Не ведутся регистры налогового учёта по НДФЛ по доходам, полученным предпринимателями, нотариусами и адвокатами.
Форму налогового регистра организация должна разработать самостоятельно, причём опираться компании при разработке целесообразно на справку 2-НДФЛ. Взять из неё те сведения, которые будут необходимы и включить в регистр по НДФЛ. Таким образом можно «убить сразу двух зайцев», в регистре налогового учёта по НДФЛ будут сконцентрированы все те сведения, которые потом автоматически попадут в справку 2-НДФЛ.
Налоговые регистры по НДФЛ необходимо вести ежемесячно по каждому сотруднику с подведением нарастающих итогов с начала года. В статье 230 НК РФ перечислены те обязательные реквизиты, которые должен содержать налоговый регистр:
- сведения о работнике, он является в данном случае налогоплательщиком;
- статус налогоплательщика, поскольку от указанного статуса зависит та ставка по НДФЛ, которая применяется к доходам;
- вид, сумма и дата выплаты дохода;
- налоговые вычеты, которые применяются при исчислении НДФЛ;
- суммы НДФЛ, даты удержания и перечисления, реквизиты платёжных поручений.
Этот документ берётся за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчёта 6-НДФЛ.
Как составить налоговый регистр по НДФЛ в 2021 году
В регистр по НДФЛ не включайте необлагаемые доходы, у которых нет кодов, например, это пособия и суточные в пределах лимита (700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. в день для заграничных поездок).
Но есть и другие доходы — частично облагаемые, у которых есть свои коды. Это подарки, материальная помощь, призы. Такие выплаты надо полностью включить в документ для контроля их необлагаемой части. А их необлагаемые части являются вычетами с собственными кодами.
В 2021 году изменился порядок расчёта НДФЛ. Все дело в новой ставке 15 процентов, она применяется к доходам свыше 5 миллионов рублей.
Из-за новых правил расчёта НДФЛ придётся изменить форму налогового регистра для учёта доходов, вычетов и налога. Часть доходов работников теперь облагаются по прогрессивной шкале, другие доходы не подпадают под новую шкалу.
В налоговом регистре 2021 года увеличится количество таблиц. Теперь нет единой налоговой базы. Вместо неё разные налоговые базы по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки (п. 2 ст. 210 НК).
В налоговом учёте НДФЛ надо разделить суммы налога, рассчитанного по ставке 13 и 15 процентов. Вы перечисляете их на разные КБК. НДФЛ по повышенной ставке формируется с новым КБК 182 1 01 02080 01 1000 110 (приказ Минфина от 12.10.2020 № 236н). Взаиморасчёты с ИФНС ведёте отдельно по каждой ставке. Поэтому и в налоговом регистре их нужно показать отдельно.
Нет смысла разносить налог, рассчитанный по разным ставкам на разные листы или в разные таблицы. Смену ставки, а также последующее исчисление и уплату налога по ставке 15 процентов в 2021-2022 годах можно предусмотреть в таблицах по каждой налоговой базе, где выделить отдельные графы для налога, рассчитанного по разным ставкам. С 2023 года нужно ввести сводный лист расчёта налога по сумме налоговых баз.
В регистре НДФЛ отражайте и учитывайте только те доходы для расчёта повышенного налога, которые выплатили сами. Учитывать доходы, которые «физик» получил от других компаний, не нужно.
Поскольку унифицированной формы регистра нет, мы с вами рассмотрим одну из возможных форм.
Если будете считать НДФЛ по прогрессивной ставке, отразите доходы и расчёт в отдельных разделах регистра 3, 4 и 5. Как, рассмотрим на примере.
Зарплата директора компании 1 800 000 руб. в месяц. За январь, февраль и март 2021 года он получил нарастающим итогом 5 400 000 руб. (1 800 000 руб. × 3 мес.). Других доходов компания ему не выплачивала. Налоговые вычеты по НДФЛ ему не полагаются.
Для чего нужны регистры по НДФЛ в 2021 году
Основное назначение регистра по НДФЛ — сформировать показатели для составления расчётов 6-НДФЛ. Поэтому, разрабатывая регистр, придерживайтесь структуры этих форм, а также справочников, приведённых в приложениях к приказам ФНС, которыми утверждены эти формы.
Кроме того, выписка из регистра налогового учёта по НДФЛ нужна при подаче заявления о возврате излишне удержанного и уплаченного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возникает вопрос, если компания не будет вести регистры налогового учёта, ожидается ли какая-то ответственность за это?
Если мы обратимся к первой части НК РФ откроем ст.120, то увидим, что в этой статье предусмотрена ответственность за грубое нарушение учёта доходов и расходов, и объектов налогообложения: отсутствие регистров налогового учёта по НДФЛ, несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учёта хозяйственных операций. Т.е. если мы в регистре неправильно указываем дату выплаты дохода, выплаченную сумму или дату перечисления НДФЛ в бюджет, если мы неверно рассчитали саму сумму НДФЛ или сумму предоставленных вычетов.
Поскольку в статье 120 НК РФ понятие «регистры налогового учёта по НДФЛ» употребляется во множественном числе, то это наводит на мысль о том, что отсутствие одного регистра, т.е. регистра на одного сотрудника не может представлять собой грубое нарушение учёта доходов, и арбитражная практика это подтверждает, если отсутствует только один регистр налогового учёта по одному физическому лицу, то в этом случае нельзя признать подобное нарушение в качестве грубого нарушения учёта доходов и расходов.
Есть решения арбитражных судов, в которых судьи поддержали налогоплательщика и сказали, что по этой статье штрафовать в данном случае нельзя. Но отсутствие двух и более регистров налогового учёта вполне может расцениваться как грубое нарушение учёта доходов и расходов и объектов налогообложения.
Если у организации отсутствуют налоговые регистры за один год — штраф будет составлять 10 тыс. руб., если отсутствуют регистры за два и более налоговых периода — размер штрафа будет составлять 30 тыс. руб.
Такие меры ответственности предусмотрены пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса. Если организация не представит регистры по требованию ИФНС, её привлекут к ответственности в размере 200 руб. за каждый не представленный в срок документ (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса). Если отсутствие регистра повлекло занижение налоговой базы по НДФЛ, то штраф составит 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. как за нарушение правил учёта (п. 3 ст. 120 Налогового кодекса).
Таким образом, НК РФ обязует нас своевременно вести регистры налогового учёта по НДФЛ. Это не только нужно, но и удобно, т. к. данные регистров используются для 2-НДФЛ и для 6-НДФЛ.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.
Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2022 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
- Оборотно-сальдовая ведомость (далее — ОСВ) по организации в целом за квартал с детализацией по субсчетам. ОСВ формируется нарастающим итогом с начала года, то есть за следующие периоды:
- I квартал,
- полугодие,
- 9 месяцев,
- год.
- ОСВ за квартал по следующим счетам:
- 01 — с расшифровкой по видам основных средств;
- 02 — с расшифровкой по видам основных средств;
- 60 — с расшифровкой по Контрагентам без учета субсчетов 60.1 и 60.2;
- 62 — с расшифровкой по Контрагентам (без учета субсчетов 62.1 и 62.2);
- 70 — с расшифровкой по работникам;
- 71 — с расшифровкой по работникам.
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года при получении физлицом дохода в размере более 5 млн. руб. применяется ставка НДФЛ в размере 15%. Чтобы обособленно отобразить такие доходы в регистре по НДФЛ с 2021 года, нужно добавить еще 1 строку.
Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ за 2022 г., при условии, что доход физлица превысил 5 000 000 руб., подготовили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ
Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.
При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.
Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в расчете 6-НДФЛ (в приложении к расчету — справках 2-НДФЛ), в которой каждой ставке соответствует свой раздел.
ВАЖНО! Сведения из справки 2-НДФЛ с 2021 года сдаются в ФНС ежеквартально в составе обновленного расчета 6-НДФЛ. Подробности см. здесь.
Периодичность оформления нового регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.
Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).
Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
Подробности см. здесь.
В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.
Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.
Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2022 года, образец и пример его заполнения
С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.
Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2022 года по ссылке ниже:
Этот документ берется за основу и затем используется не только для расчета НДФЛ, но и для заполнения расчета 6-НДФЛ.
Помимо самого бланка налогоплательщики могут скачать пример налогового регистра по НДФЛ для 2022 года. Он создан под расчет 6-НДФЛ и дает представление о правилах заполнения документа. Скачать его можно в КонсультантПлюс.
Как налоговому агенту отразить профессиональный вычет в регистре по учету НДФЛ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Итоги
Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2022 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2022 год.
Кто должен подписывать налоговые регистры? (Н. Соков, 28 декабря 2020 г.)
У организации имеется финансовый директор (указан как ответственный за расчеты с бюджетом в кабинете налогоплательщика), налоговый менеджер и налоговый бухгалтер. Налоговые регистры подписывает налоговый бухгалтер и налоговый менеджер. Обязательно ли подписание налогового регистра финансовым директором? Если да, то существует ли штраф за отсутствие подписи финансового директора?
Согласно положению статьи 215 Налогового кодекса налогоплательщик (налоговый агент) составляет налоговые регистры в виде специальных форм. Формы налоговых регистров и порядок отражения в них данных налогового учета разрабатываются налогоплательщиком (налоговым агентом) самостоятельно с учетом положений настоящей статьи, за исключением форм налоговых регистров, установленных уполномоченным органом, и утверждаются в налоговой учетной политике.
Правильность отражения хозяйственных операций в налоговых регистрах обеспечивают лица, подписавшие их.
Налоговые регистры включают в себя:
1) налоговые регистры, составляемые налогоплательщиком (налоговым агентом) самостоятельно по формам, установленным налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговой учетной политике с учетом положений статьи 190 настоящего Кодекса;
Нужно ли распечатывать регистры бухгалтерского и налогового учета?
Л. М. Золина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложениюВопрос
В каком виде (как детально) должны быть распечатаны и представлены счета бухгалтерского и налогового учета в случае проверки, если организация планирует переход на новую программу и потом не будет возможности распечатать?
Ответ
Регистры бухгалтерского и налогового учета должны быть распечатаны согласно составу, утвержденному в учетной политике организации.
При этом нужно учитывать, что бухгалтерские программы формируют некоторые регистры, которые дублируют ряд сведений. Например, оборотно-сальдовая ведомость по конкретному счету и карточка того же счета. Необходимо ли распечатывать оба регистра — решение принимается организацией самостоятельно. Возможно, какие-то данные будут необходимы в дальнейшем, поэтому можно распечатать все регистры, которые формирует программа.
Но при запросе документов налоговые органы обязаны ориентироваться на порядок формирования данных бухгалтерского учета, утвержденный руководителем организации, и не вправе запрашивать регистры, которые организация не утвердила в учетной политике.
Обоснование
Исходя из части 5 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета, формы которых утверждает руководитель экономического субъекта. При этом каждый регистр бухгалтерского учета должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 4 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ.
С 1 января 2013 г. формы регистров бухгалтерского учета, утвержденные федеральными органами исполнительной власти до вступления в силу Федерального закона N 402-ФЗ, не являются обязательными к применению.
Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется состав регистров бухгалтерского учета, применяемых для регистрации и накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах экономического субъекта 2.
Согласно части 5 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ формы регистров бухгалтерского учета, применяемые для регистрации и накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 12 ст. 89 Кодекса при проведении выездной налоговой проверки налоговые органы вправе истребовать у налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов, и иные необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст. 93 Кодекса.
Кодексом не определяется исчерпывающий перечень документов, которые налоговые органы вправе потребовать у проверяемого лица.
В то же время, если учетной политикой организации не предусмотрено составление такого регистра, как, например, главная книга, то налоговые органы не могут ее затребовать.
Например, в учетной политике организации может быть закреплено, что на основании ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в организации бухгалтерский учет ведется с использованием бухгалтерской компьютерной программы и используются следующие формы регистров бухгалтерского учета:
ОСВ распечатывается один раз в квартал.
Распечатываются по требованию. Хранятся в электронном виде.
Таким образом, при проведении выездной налоговой проверки налоговый орган вправе проверить регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке и с учетом учетной политики, которая для целей налогообложения определена как выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых Кодексом способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика.
Налоговое законодательство предусматривает ответственность за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ). Поэтому организация не может быть оштрафована по п. 1 ст. 126 НК РФ за непредставление регистра, который не составляет. Такого же мнения придерживаются ФАС Поволжского округа (Постановление от 20.02.2018 N Ф06-29050/2017) и ФАС Западно-Сибирского округа (Постановление от 26.03.2013 по делу N А03-7357/2012).
Также неправомерно привлекать к ответственности за непредставление документов, которых нет у организации, при отсутствии ее вины в этом (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.09.2019 N Ф02-4700/2019, Ф02-4507/2019 по делу N А19-31730/2018).
На основании изложенного считаю, что объем информации, который организация хочет вывести на бумажный носитель, может превышать перечень форм, утвержденных в учетной политике. Но для представления документов для проверки обязательно нужно утвердить перечень форм формируемых регистров, чтобы у налоговых органов не было повода привлечь организацию к ответственности за непредставление «всех» бухгалтерских регистров.
Л. М. Золина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложениюПрисоединяйтесь к нам в социальных сетях
Конференция «Территория права»
18 ноября 2022Приглашаем бухгалтеров, юристов, специалистов по кадрам и руководителей
Поможем не забыть сделать главное
Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.