Как создать сводную таблицу в excel 2003 пошаговая инструкция

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office 2003

Сводные таблицы

Сводная таблица призвана помочь пользователю в интерактивном режиме упорядочить и обобщить большое количество данных, приведенных в списках, таблицах и в базах данных. Просмотр больших таблиц требует значительных затрат времени. Сводные таблицы планируются так, чтобы наглядно отобразить интересующую пользователя информацию. На их основе можно создать диаграмму, которая будет отображать все произошедшие изменения.

Если обычные таблицы могут быть только двумерными, то сводные таблицы многомерны, что позволяет избежать дублирования данных. Создавая сводную таблицу, пользователь указывает, какие Поля и какие элементы должны быть представлены в ней. Например, если у вас есть списки товаров, которые продаются в различных магазинах, то названия товаров будут образовывать поля, а их конкретное количество в каждом магазине – элементы. Данные по магазинам, которые расположены в разных городах, можно расположить на отдельных листах. Сводная таблица поможет вам проанализировать суммарную продажу конкретных товаров по неделям, месяцам, кварталам, избавит от необходимости просматривать все имеющиеся списки. В сводную таблицу можно включать промежуточные и итоговые суммы, расчетные поля.

Новые данные вносятся в исходные таблицы, а сводные таблицы предназначены только для чтения. После создания отчета сводной таблицы ее структуру можно изменить, перетаскивая поля и элементы с помощью мыши. Сводная таблица позволяет обобщить и проанализировать данные, которые находятся во внешних источниках данных, созданных без использования Excel. Для более наглядного отображения данных, содержащихся в сводной таблице, можно на их основе создать диаграмму. При создании сводной таблицы можно использовать базу данных, например, таблицу, созданную в Access.

Создание сводной таблицы

В качестве примера рассмотрим создание сводной таблицы, позволяющей на основе таблиц с исходными данными выполнить анализ продажи определенных товаров в различных городах России. В книге, приведенной на рис. 18.16, показана продажа нескольких моделей автомобилей: Волга, Жигули, Ока в разных городах России: в Москве, Саратове и Туле. Каждый город показан на отдельном листе. Предполагается, что сводные таблицы составляются по четырем месяцам: январь, февраль, март и апрель. Таблицы отформатированы с использованием команды Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format). Выбран образец с подписью Простой (Simple).

Рис. 18.16. Исходный список для составления сводной таблицы

Создание сводной таблицы желательно начать с выделения ячейки внутри используемого списка (это позволяет автоматически выделить диапазон, содержащий исходные данные).

Положением переключателя в группе Создать таблицу на основе данных, находящихся: (Create Pivot table from data in:) установите переключатель в положение: в нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges), так как источники данных для создания сводной таблицы, расположены на разных листе Excel.

Назначение других положений переключателя:

  • в списке или базе данных Microsoft Office Excel (Microsoft Office Excel list or Database) – позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным строк или столбцов с подписями, расположенных на одном листе Excel;
  • во внешнем источнике данных (External data source) – позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным внешнего файла или базы данных, например, Microsoft Access, SQL Server, Paradox;.
  • в нескольких диапазонах консолидации – позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным строк или столбцов с подписями, расположенных в нескольких диапазонах консолидации;
  • в другой сводной таблице или сводной диаграмме (Another PivotTable report or Pivot Chart report) – используется для создания отчета сводной таблицы или сводной диаграммы по данным другого отчета сводной таблицы в активной книге.

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

pivot0.png

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

  • кто из наших менеджеров заключил сделку
  • с каким из заказчиков
  • какого именно товара и на какую сумму продано
  • с какого из наших складов была отгрузка
  • когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

  • Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
  • Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
  • Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport) . Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard) . Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — "в списке или базе данных Microsoft Excel". Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel "понимает" практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант "в другой сводной таблице. " нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица "перехлестнется" с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows) , столбцов (Columns) , страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert) . Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

pivot6.png

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

  • Названия строк (Row labels)
  • Названия столбцов (Column labels)
  • Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
  • Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages) , смысл тот же.

pivot7.png

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh) .

Ссылка на основную публикацию