Как составить рабочий график в excel

Как составить рабочий график в excel

Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.

Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение.

Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.

Файл для скачивания

Версия 1.01 (описываемая в статье)
Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)

Функционал

Встроенный универсальный календарь.

Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.

Выделение праздников.

Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.

Выбор смены из справочника.

Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.

Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.

Смены автоматически выделяются цветом.

Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.

Подсчёт смен и часов по человеку.

Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.

Учёт рабочего времени за день.

За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).

Подсчёт количества сотрудников по часам суток.

Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.

Два внеочередных выходных.

Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.

Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.

При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!

График рабочих дней без выходных и праздников в Excel

Очень часто во время создания в Excel отчетов необходимо воспользоваться графиком рабочих дней без выходных и праздничных. Таблица такого типа буде полезна для вычисления товарооборота за 1 рабочий день, денежный оборот по будням и т.д.

Как составить график рабочих дней в Excel?

Один из самых простых способов составить график рабочих дней без выходных и праздников, основан на использовании функции РАБДЕНЬ.МЕЖД.

Построение графика начнем от указания даты последнего рабочего дня прошлого года. Рядом составим список только праздничных (без выходных), которые являются нерабочими днями на вашей фирме для текущего года. Все значения должны иметь формат ячеек «Дата». Пример начала создания графика рабочих дней показан ниже на рисунке:

Шаблон графика.

В ячейке A3 введите первую формулу, которая ссылается на ячейку B1 с датой последнего рабочего дня предыдущего года:

РАБДЕНЬ.МЕЖД.

А в ячейку A4 введите вторую формулу для последующего копирования в остальные ячейки:

Теперь скопируйте эту формулу в остальные ячейки данного столбца ровно столько, сколько требуется получить рабочих дней для графика текущего года:

график рабочих дней.

В результате получился персональный производственный календарь на 2019-й год для конкретной фирмы.

Функция РАБДЕНЬ.МЕЖД возвращает дату рабочего дня вычисленную на основе количества дней, на которое должна быть увеличенная задана дата. У функции имеется 2 обязательных аргумента и 2 опциональных:

=РАБДЕНЬ.МЕЖД( нач_дата;число_дней; выходные;праздники)

  1. Нач_дата : с какой даты следует начать выполнять вычисление.
  2. Число_дней : количество в днях, которое будет вычисляться от начальной даты.
  3. Выходные: по умолчанию если данный опциональный аргумент не заполнен, то функция считает за выходные дни недели субботу и воскресенье. Однако данный аргумент позволяет определить какие именно дни недели считать за выходные. Во время ввода функции вручную в строку формул или в ячейку Excel высверливается интерактивная подсказка с помощью, которой можно выбрать одну из 15-ти доступных вариаций для выходных. Или просто указать в третьем аргументе код вариации, то есть число от 1-го и до 15-ти. Изменение графика рабочего дня в Excel: Изменение графика.
  4. Праздники: опциональный аргумент, в котором следует указать список дат праздников, чтобы они не использовались в вычислениях и были исключены из итогового результата.



Как устроен график рабочих дней в Excel?

В формуле данного примера Excel начинается вычисление от даты 31.12.2018. Во время копирования она увеличивается на 1 день. В такой способ определяется и возвращается следующий рабочий день. В опциональных аргументах указано, что субботы и воскресенья являются выходными днями так же, как и праздничные дни, предварительно записанные в отдельном диапазоне ячеек.

Важно отметить, что ссылка на адрес диапазона с датами праздников должна быть абсолютной. Благодаря этому адрес ссылки на диапазон будет неизменным во время копирования формулы в другие последующие ячейки.

Ссылка на основную публикацию