Как сделать маршрутный лист в excel

Маршрутный лист

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

• приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
• отчет работника о понесенных расходах;
• четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Образец маршрутного листа в 2021 году

Маршрутный лист — это документ, подтверждающий расходы работника, произведенные им при разъездном характере работы. Является основанием для возмещения расходов работника и их списания.

• Штрафы за непредоставление документов по требованию налоговой
• Код 36 в больничном: что означает и как оплачивать
• Новый отчет для работодателей о вакцинации работников. Внимание, штрафы!
• Вакцинация медработников
• Как пользоваться калькулятором пенсии ФСИН в 2021 году

Скачать образец маршрутный лист для водителя легкового автомобиля

Для чего нужен маршрутный лист

Чтобы ответить на вопрос, что такое маршрутный лист, необходимо определить цели его создания и использования. Многие сотрудники в организации: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из них является маршрутный лист.

С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем бланк вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он является документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях такие отчеты помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальные маршруты доставки, то есть проработать логистику. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Утвержденной формы не существует, и организации самостоятельно разрабатывают бланки. Важно, чтобы бланк позволял проследить цели и маршруты поездок, содержал все реквизиты «первички».

В качестве основы допускается использовать форму №3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность составления и сдачи, порядок его оформления. При использовании бланка путевки учитываются обязательные для него реквизиты, введенные приказом Минтранса №368 от 11.09.2020 и ФЗ-402 от 06.12.2011 о бухучете. Если бланки используются для списания, их рекомендуется учитывать — это такие реквизиты, как, например, виды сообщений и перевозок (введены Приказом Минтранса РФ №368 от 11.09.2020) или дата, наименование организации, содержание операции, величина измерения операции, наименование должностного лица и его подпись (ст. 9 ФЗ-402).

Пример заполнения маршрутного листа водителя грузового ТС:

Порядок оформления

Порядок движения документа в организации:

1. Составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. Данные о выдаче заносятся в журнал.
3. По ходу движения делаются отметки.
4. По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.

К нему прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверяет бухгалтер организации, директор подписывает приказ о возмещении затрат. После этого работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать расходы на ГСМ . Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила заполнения

Так как нет унифицированного бланка и правил его заполнения, оформление маршрутного листа производится по внутренним правилам предприятия. Рекомендуется предусмотреть указание основных реквизитов для идентификации расходов, графы, отражающие маршрут, и заполнять его следующим образом:

• вверху по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
• записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого составляется маршрутный лист, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
• в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты, подтверждающие затраты на поездку, сумма затраченных средств;
• подписывает бланк сотрудник, на которого он оформлен, и его непосредственный руководитель.

После того как бланк оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок его вправе рассмотреть контролирующие структуры.

На что обратить внимание

1. Порядок работы с данным бланком утвердите ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
2. Исключите из маршрутного листа тот пункт, который является необязательным и дополняющим.
3. Печать ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности.
4. Заносимые расходы должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
5. Не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.

Порядок хранения

Полностью оформленные бланки должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.