Как и когда выплачивать отпускные: напоминание для кадровиков и бухгалтеров
Начнем с основ. Сотрудник, уходящий в ежегодный оплачиваемый отпуск, имеет право на выплату среднего заработка за весь отпускной период. Такая денежная выплата называется отпускными.
Ежегодный оплачиваемый отпуск — это период отдыха, гарантированный трудовым законодательством работникам. Отпуск оплачивается работодателем и длится в общем случае 28 календарных дней.
Минимальный срок, за который должны быть выплачены отпускные, составляет три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Осталось разобраться, три календарных или рабочих дня имеются в виду.
Календарные или рабочие?
Действительно, формулировка, использованная в ст. 136 ТК РФ, не содержит уточнений, перечислять отпускные за три календарных или рабочих дня. Однако по общему правилу, если сроки выполнения обязательств не установлены в рабочих днях, их следует исчислять в календарных (ст. 14 ТК РФ).
При этом если окончание срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то отпускные перечисляются в предшествующий рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № Таким образом, правильно, когда отпускные перечисляются за три календарных дня до начала отпуска.
Но есть еще загвоздка: надо ли в трехдневный срок засчитывать сам день выплаты отпускных? Роструд, к сожалению, этот момент не поясняет, зато по этому вопросу есть арбитражная практика.
Что говорят суды
У судей насчет того, входит ли день выплаты отпускных в трехдневный срок, единства нет. Некоторые их них полагают, что входит (определения Кемеровского облсуда от 26.01.2017 № 33-942/2017, Ленинградского облсуда от 06.08.2015 № 33-3731/2015).
Другие же арбитры говорят, что между датой начала отпуска и датой выплаты отпускных должно пройти три полных дня, отсчитываемых с 00 ч. 00 мин. (решения Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, Челябинского облсуда от 17.09.2015 № 11-11043/2015).
Учитывая сложившуюся арбитражную практику, безопаснее выдавать отпускные не за три дня до отпуска, а за четыре.
Так, если работник идет в отпуск с 16 августа, выдать отпускные лучше не позднее 12 августа. Если выплатите их 13 августа, до начала отпуска может не пройти три полных дня.
Еще больше об отпуске и отпускных в 2021 году рассказал эксперт в записи вебинара на «Клерке»: посмотреть можно прямо сейчас.
Ответственность за просрочку выплаты отпускных
Невыплата работнику отпускных в установленный законодательством срок может обернуться штрафом (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Причем к ответственности привлекут не только организацию, но и должностное лицо компании, например, директора.
- для юрлица — от 30 000 до 50 000 руб.;
- для должностного лица — от 10 000 до 20 000 руб. (или предупреждение);
- для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.
При повторном нарушении штраф за неперечисление отпускных в срок возрастет.
Кроме того, за несвоевременную выплату отпускных работник вправе получить компенсацию (ст. 236 ТК РФ), которую рассчитывают исходя из количества дней просрочки и действующей ставки Банка России. Компенсацию работодатель должен самостоятельно начислить работнику, и даже тогда, когда вины компании в просрочке «отпускного» платежа нет.
Можно ли выплатить отпускные пораньше?
Ответ на этот вопрос содержится в Письме Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1. Ведомство сообщает, что ТК РФ не содержит запрещений на перечисление отпускных в более ранний срок. Поэтому выплатить деньги работнику, уходящему в отпуск, можно и ранее трехдневного срока.
Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных
При участии Юлия Бусыгина
Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В каких днях — календарных или рабочих — исчисляется этот срок? Может ли работодатель выплатить отпускные ранее указанного трехдневного срока? Ответы на эти вопросы содержатся в письме Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1.
Согласно статье 136 ТК РФ, отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала. В части 1 статьи 14 ТК РФ оговорено, что течение сроков, с которыми Трудовой кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14 ТК РФ). Из системного толкования этих положений следует, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях. Если день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то оплата отпуска производится накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).
Например, если работник уходит в отпуск в понедельник, то отпускные должны быть выплачены не позднее четверга предыдущей недели.
При этом Трудовой кодекс не запрещает перечислять отпускные в более ранний срок, уточнили авторы письма. Таким образом, выплатить денежные средства можно и ранее указанного трехдневного срока.
Расчет отпускных: как не допустить ошибок
По мнению проверяющих, с момента выплаты отпускных до начала отпуска должно пройти не менее трех полных календарных дней. Читайте в статье об этом и о других сложных случаях расчета и выплаты отпускных.
Сроки выплаты отпускных: что значит «за три дня до»
Статья 136 ТК РФ регламентирует сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска. Эта норма вызывает вопросы у бухгалтеров.
Первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Ответ можно найти в письмах Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1. Ведомства уточняют, что срок выдачи отпускных исчисляется не в рабочих, а в календарных днях. При этом если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, оплату следует произвести накануне этого дня.
И второй вопрос — входит ли день выплаты отпускных в установленные ТК РФ три дня? Роструд в том же письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 допускает такой вариант. Эту позицию поддержали в своих решениях Кемеровский областной суд, Ленинградский областной суд и пр.
Однако по последним разъяснениям Минтруда при уходе работника в отпуск в понедельник отпускные надо выплатить не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157). Такое мнение в судебной практике встречалось и ранее (см. определение Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и определение Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864). В связи с этим рекомендуем не рисковать, а отслеживать, чтобы между началом отпуска и перечислением средств было минимум три полных дня (72 часа). Перечислять отпускные заранее трудовое законодательство не запрещает.
Пример
Отпуск начинается 30 мая 2022 года, в понедельник. Значит, отпускные необходимо выплатить не позднее четверга, 26 мая.
Отпуск начинается 16 июня, в четверг, крайний срок выплаты отпускных приходится на воскресенье, это выходной день. Значит, выплатить отпускные необходимо не позднее пятницы, 10 июня.
Как выплатить отпускные, если отпуск со следующего дня
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник просит предоставить отпуск со следующего дня по семейным обстоятельствам. Несмотря на то, что это инициатива работника, выплата отпускных в такие сроки — это нарушение трудового законодательства. Оно влечет за собой административное наказание (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП — штраф от 1000 до 5000 рублей. Кроме того, при нарушении срока выплат работодатель должен за каждый день задержки начислить работнику компенсацию в размере 1/150 ставки ЦБ РФ от невыплаченной вовремя суммы (ст. 236 ТК РФ).
Если работодатель не возражает против внепланового отпуска и готов выплатить отпускные в день обращения, следует предложить сотруднику на ближайшие три дня оформить, например, отпуск без сохранения заработной платы, а уже потом оплачиваемый отпуск.
Пример
Сотрудник обратился к работодателю в понедельник 13 июня 2022 года с просьбой предоставить ему со вторника 14 июня очередной оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. Он не будет иметь претензий к работодателю, если тот выплатит ему отпускные 13 числа или позже, и готов указать это в заявлении на отпуск.
Работодатель готов пойти навстречу работнику, но, чтобы не нарушать сроки выплаты отпускных, предложил взять отпуск только с 17 июня (пятница). Выплаты были сделаны в день обращения.
При этом дни с 14 по 16 июня включительно были оформлены как отпуск без сохранения заработной платы.
Как учитывать МРОТ при расчете отпускных
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» работодатель обязан учитывать МРОТ при расчете отпускных.
Пункт 18 содержит важное требование: оценить средний месячный заработок сотрудника, который в расчетный период, установленный на предприятии, отработал свою норму рабочего времени и сделал нормы продукции/услуг. Эта величина не может быть менее федерального МРОТ, который с 1 июня 2022 года установлен на уровне 15 279 рублей. Поэтому для всех летних отпусков 2022 года сравниваем средний заработок с величиной нового МРОТ. Для этого надо определить, отработана ли норма рабочего времени у сотрудника. В зависимости от результата порядок действий такой:
- Если сотрудник работает неполную рабочую неделю и/или сокращенный рабочий день, отпуск считается без учета МРОТ, по общему порядку исчисления среднего заработка для отпуска.
- Если рабочее время отработано полностью, средний дневной заработок умножаем на 29.3, полученную сумму сравниваем с МРОТ — 15 279 рублей.
- Если средний заработок получился меньше 15 279 рублей, то обязательно опираемся на МРОТ при расчете отпускных: 15 279 / 29,3 × число календарных дней отпуска.
Пример 1
Сотрудник идет в отпуск с 4 по 17 июля 2022 года, его средний дневной заработок — 480 рублей.
480 × 29,3 = 14 064
14 064 < 15 279
15 279 / 29,3 × 14 = 7 300,55 рубля — сумма отпускных, начисленных исходя из МРОТ.
Пример 2
Сотрудник идет в отпуск с с 23 мая по 5 июня 2022 года, его средний дневной заработок — 500 рублей. Напомним, что МРОТ 15 279 рублей действует только с 1 июня, а в мае применялся старый МРОТ — 13 890 рублей.
500 × 29,3 = 14 650 рублей
14 650 < 15 279
14 650 > 13 890 рублей
С учетом этих соотношений в мае отпускные рассчитываются по фактическому среднедневному заработку, а в июне — по минимальному.
Определять средний заработок исходя из МРОТ в данном случае придется дважды: отпускные дни мая и июня отдельно:
Дни мая: 500 × 9 = 4 500 рублей.
Дни июня: 15 279 / 29,3 × 5 = 2 607,34 рубля.
Общая сумма отпускных: 4 500 + 2 607,34 = 7 107,34 рубля.
Если средний заработок больше МРОТ, то считаем средний заработок в общем порядке.
Если отпуск совпал с праздником
Частенько у работодателей возникает вопрос: как правильно рассчитать отпускные, если в выбранный работником период попадают праздничные дни или дни переноса?
Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, а вот дни переноса уже не попадают под это правило. Дни переноса — это, по сути, выходные дни, совпавшие с праздничными. Переносятся именно выходные дни, поэтому они включаются в продолжительность отпуска и оплачиваются в общем порядке.
Отпуск может быть предоставлен на определенное количество календарных дней или на конкретный период.
Пример. Отпуск на конкретный период
Сотрудник идет в отпуск с 6 по 19 июня. Оплате подлежат 13 дней, так как на этот период выпадает официальный государственный праздник — 12 июня. 12 июня в 2022 году приходится на воскресенье, а понедельник 13 июня стал выходным только за счет переноса с воскресенья. Значит, исключается только один день.
Пример. Отпуск на определенный период
Сотруднику предоставлен отпуск на 7 дней, он начнется 10 июня. Датой его окончания будет не 17, а 18 июня, потому что 12 июня является нерабочим праздничным днем и в число дней отпуска не входит.
Если работник просит выплатить зарплату вместе с отпускными
Статья 136 ТК РФ диктует важное правило — выплачивать заработную плату не менее двух раз в месяц, не реже чем каждые полмесяца. Конкретные сроки выплат каждый работодатель устанавливает индивидуально правилами внутреннего трудового распорядка.
В нормативной базе нет требования или запрета выплачивать ту или иную часть заработной платы раньше установленной даты, и работодатель может пойти навстречу работнику и выплатить, например, аванс вместе с отпускными. Особенно если речь идет о выплатах через кассу. Если расчеты идут через банковскую карту, то в ранних выплатах нет нужды — деньги будут перечислены бухгалтерией в установленные сроки. В любом случае бухгалтер должен убедиться, что заработная плата будет выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца.
Рассмотрим несколько примеров. Срок перечисления заработной платы определим как 10-е число месяца, следующего за расчетным.
Пример
Отпуск начинается 28 июня 2022 года, значит, отпускные следует выплатить не позднее 24 июня. К этому моменту сотрудник уже получит заработную плату за первую половину месяца и отпускные. Произвести полный расчет за полный месяц бухгалтер не может — у него не будет точной информации о количестве отработанного времени сотрудника.
Если же работодатель все же примет решение о ранней выплате, то зарплату следует начислить за реально отработанное время, а оставшуюся сумму рассчитать позже, когда будет сделан расчет за месяц для всех работников.
Как повышение зарплаты влияет на отпускные
Как известно, индексация заработной платы влечет изменение суммы отпускных. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 рассматривает несколько вариантов повышения среднего заработка, который напрямую влияет на расчет отпускных:
- если повышение тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения произошло в расчетный период, то все выплаты в этом периоде подлежат индексации,
- если повышение произошло после расчетного периода, но до наступления основания выплат, учитывающих средний заработок, то повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;
- если рост тарифов/окладов и пр. произошел в период основного отпуска, то средний заработок повышается только с момента повышения тарифной ставки и до окончания отпуска.
При повышении среднего заработка выплаты в абсолютных размерах не повышаются.
Эти положения касаются только ситуаций, когда повышение окладов происходит по организации / структурному подразделению. Если оклад вырос только у одного сотрудника, индексации среднего заработка не будет.
Пример 1
Сотрудник завода находится в отпуске с 1 по 28 июня. Ему установлен оклад 30 000 рублей и премия в размере 10 %.
Средний заработок для отпуска будет равен (30 000 + 3 000) × 12 / (12 × 29,3) = 1126,28 × 28 = 31 535,84.
18 июня на предприятии произошло повышение окладов на 5 %. Значит, средний заработок должен быть проиндексирован с 18 июня, то есть сотрудник должен получить доплату за отпуск в размере 5 % за период с 18 по 28 июня: ((30 000 + 3 000) × 1,05 × 12 / (12 × 29,3) – 1126,28) × 11 = 56,31×11 = 619,41
Пример 2
Сотрудник был в отпуске с 4 по 28 июня 2022 года. Ему выплачивался оклад 30 000 и производственная премия в размере 5 000.
Его средний заработок для отпуска равен (30 000 + 5 000) × 12 / (12 × 29,3) = 1194,54, сумма отпускных 1194,54 × 25 = 29863,5.
Выплата отпускных произведена не позднее 31 мая. С 1 июня происходит повышение окладов на 5 %. То есть повышение произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска. Таким образом, индексируется средний заработок за весь период отпуска. В то же время сотрудник получает премию, определенную не как процент от оклада, а конкретной суммой.
Величина доплаты будет считаться так: (30 000 × 1,05 + 5 000) × 12/ (12 × 29,3) = 1245,73
1245,73 × 25 — 29 863,5 = 1279,75
Обратите внимание, все приведенные в примерах суммы округлены до сотых. В реальных расчетах у вас появится длинная линия цифр после запятой. В рекомендациях ФНС и Минтруда нет особых указаний на округление сумм, но в письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17 специалисты ведомства рекомендуют при расчетах среднего заработка использовать промежуточные значения с округлением по математическим правилам до двух знаков после запятой, то есть до сотых.
Пример
Сотрудник с 1 по 28 июня 2022 года был в отпуске. Он получает оклад 30 000 и премию в размере 20 %. Исходя из этого расчет среднего заработка для отпуска выглядит так:
(30 000 + 6 000) × 12 / (12 × 29,3) = 36 000 / 29,3 = 1 228,668941979…
1228,67 × 28 = 34 402,76
1228,669 × 28 = 34 402,732
1228,6689 × 28 = 34 402,7292
Варианты округления показывают, что большее число знаков после запятой в промежуточных расчетах дает большую точность вычислений. Тем не менее следует взять во внимание, что выплаты рассчитываются в рублях и копейках, в связи с чем целесообразно для точности расчетов округлять суммы до сотой доли после запятой.
Как отразить в 6-НДФЛ отпускные
В отчетной форме 6-НДФЛ отпускные выплаты находят свое отражение в разделах 1 и 2. В раздел 1 включают отпускные, удержанные в последнем квартале отчетного периода. В поле 021 указывается последний день месяца, в котором выплачены отпускные, в поле 022 — удержанный налог, срок уплаты которого приходится на дату из соответствующего поля 021. В разделе 2 в строки 110 и 112 включите сумму дохода с начала года, в том числе отпускные, в строку 140 — исчисленный налог, в строку 160 — удержанный НДФЛ.
Если отпускные выплачены в одном месяце, а отпуск начался в следующем, то весь доход включается в 6-НДФЛ в периоде выплаты.
Пример
Сотрудник уходил в отпуск со 1 по 14 июля. Отпуск начался 1 июля, в пятницу, отпускные в сумме 30 000 рублей были выплачены 27 июня. В разделе 1 в строке 021 нужно проставить дату «30.06.2022», а в строке 022 указать сумму 3 900 рублей — НДФЛ, удержанный с отпускных. В разделе 2 в строках 110 и 112 указывается сумма отпускных — 30 000 рублей, в строках 140 и 160 исчисленный и удержанный налог соответственно — по 3 900 рублей.
Расчет отпускных и приказы в одной программе. Контур.Зарплата — три месяца бесплатно
Когда выплатить отпускные, если отпуск с понедельника
По общему правилу денежные средства выплачиваются сотруднику за 3 дня до отпуска. Иногда бухгалтер, занимающийся расчетами с персоналом, затрудняется сразу ответить, когда выплатить отпускные, если отпуск начинается с понедельника. При определении дня расчета с сотрудником в 2020 г. можно руководствоваться действующим разъяснением Минфина.
Что говорит Трудовой кодекс
Сроки выплаты обозначены в ст. 136 ТК РФ. Оплата дней отдыха должна производится за 3 дня до ухода сотрудника в отпуск. Норма о 3-хдневном сроке введена в качестве ограничительной меры для соблюдения интересов сотрудника.
Если предприятие вовремя не выдало отпускные, работник может отказаться от ухода на отдых, подав письменное заявление о переносе отпуска, и работодатель обязан удовлетворить требования сотрудника (ст. 124 ТК РФ). Новый период устанавливается по согласованию сторон.
Однако не возбраняется выплатить начисленную сумму заранее, если у компании есть такая финансовая возможность. Возможность оплаты в более ранний срок подтверждает и Роструд (письмо от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
В ст. 14 ТК РФ оговорено, что в сроки, указанные в днях, включаются нерабочие дни. Только возникает вопрос — включать день выплаты в общее количество дней или нет? Если, к примеру, компания в пятницу перечислит деньги на карту работнику, уходящему в отпуск с понедельника – будет ли выполнено требование ТК РФ?
Когда выплатить отпускные, если отпуск с понедельника?
Ранее Роструд, отвечая на подобный вопрос, пояснял, что день выплаты (иначе говоря, день перечисления на карту или выдачи наличных на руки) учитывается в общем числе дней. Однако в 2018 г. вышестоящее ведомство решило иначе. В письме Минтруда, выпущенном 05.09.2018 за № 14-1/ООГ-7157, высказана более жесткая позиция. В документе говорится о том, что срок не может быть уменьшен ни условиями коллективного договора, ни соглашением сторон. Поэтому крайний срок для расчета с уходящими в отпуск с понедельника – четверг, то есть, день выплаты в трехдневном интервале учитываться не должен.
Чтобы решить, предоставляя отпуск с понедельника, когда выплачивать отпускные в 2020 году, нужно руководствоваться этими разъяснения Минтруда, и перечислять деньги на карту или выдавать наличные сотруднику не позже четверга в последнюю рабочую неделю перед началом отпуска.
Пример
По графику, утвержденному директором ООО «Каравай», тестомес Петрова уходит в отпуск с понедельника 14.09.2020 г. Чтобы не нарушать требования ТК РФ, бухгалтерия перечислила отпускные Петровой на зарплатную карту в последний рабочий четверг — 10.09.2020 г.
Санкции за задержку отпускных
При задержке выплаты отпускных компания обязана рассчитать и выдать работнику компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Сумма рассчитывается исходя из 1/150 ключевой ставки Центробанка от невыплаченной суммы за каждый день опоздания с выплатой.
При выявлении указанного нарушения прокуратурой или трудовым инспектором организацию или ИП-работодателя, а также должностное лицо организации могут оштрафовать согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Для компании размер штрафа составит 30-50 тыс. руб., для ИП – 1-5 тыс. руб., для руководителя или иного лица, отвечающего за начисление и выплату отпускных – 10-20 тыс. руб.