Трудовой договор потерялся
При приеме нового сотрудника на работу стороны должны заключить трудовой договор, в котором указываются права и обязанности каждой стороны. Если в ходе проверки выяснится, что указанный документ отсутствует, то организация может быть привлечена к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
При утере документа необходимо воссоздать потерянный договор. В действующем законодательстве отсутствуют требования и нормативы по процедуре восстановления пропавшего документа. Организация вправе самостоятельно разработать локальный нормативный акт по процедуре воссоздания утерянного документа.
Как восстановить договор при его утере работодателем
При заключении ТД подготавливается два экземпляра. Один их экземпляров остается у работодателя, второй передается работнику. Иногда может возникнуть ситуация, когда документ теряется и требуется его восстановление.
Организация вправе самостоятельно разработать процедуру восстановления, но обычно выполняются следующие действия:
- для воссоздания документа используется экземпляр работника;
- руководство организации просит работника представить свой экземпляр;
- на основании полученного от работника договора изготавливается дубликат;
- оригинал договора возвращается работнику.
В законодательных актах отсутствуют временные рамки, в течение которых организация обязана восстановить утерянный документ. Для исключения неприятных ситуаций рекомендуется прописать в локальных нормативных документах процедуру восстановления и сроки возврата оригинала работнику. В обычных ситуациях срок восстановления занимает не более одного дня.
Если утеряны оба экземпляра (работодателя и работника), то потребуется заключение нового договора. При подписании нового соглашения используется информация, указанная в карточке Т-2. При указании даты подписания используется текущая, а для приема используется фактическая дата. В новом договоре должна присутствовать информация, что новый документ был заключен вместо утерянного варианта.
Как восстановить документ при его утере работником
Не все работники бережно хранят полученные от работодателя документы. Для воссоздания ТД работник обращается в ОК с письменной просьбой восстановить утерянный документ. Отдел кадров изготавливает дубликат договора и на основании письменного обращения сотрудника согласно ст. 62 ТК РФ выдает копию документа. Срок исполнения не регламентируется, но в большинстве случаев не превышает трех дней.
Если сотруднику требуется нотариально заверенный экземпляр договора, то ОК может отказать в предоставлении заверенного экземпляра, если это не предусмотрено локальными нормативными актами. После получения дубликата работник может самостоятельно обратиться к нотариусу и заверить договор.
Как выглядит дубликат
По содержанию изготовленный дубликат ничем не отличается от оригинала. Единственными отличиями являются новый порядковый номер и дата документа. Дополнительно на документе ставиться штамп «Дубликат» и печать организации. Руководитель организации должен поставить подпись, тем самым заверив его подлинность. Выданный дубликат обладает такой же юридической силой, как и оригинал.
Как получить дубликат трудового договора при утере
Как восстановить трудовой договор — просить у работодателя распечатать еще один экземпляр, подписать его заново или сделать дубликат?
Можно ли восстановить трудовой договор при утере
Трудовой договор — основной документ, соглашение между работодателем и работником, в нем установлены взаимные права и обязанности сторон. Его утеря ведет к серьезным последствиям. Государственная инспекция труда рассматривает его отсутствие как нарушение ст. 5.27 КоАП РФ.
Вопросы о восстановлении трудового договора возникают нередко. Воссоздать утерянный экземпляр можно. Процедура восстановления пропавшего документа в законодательстве не описана, работодателю стоит разработать для организации собственный алгоритм его воссоздания и внести его в ЛНА компании (ст. 8 ТК РФ).
Еще больше о кадровом учете мы рассказываем в онлайн-курсе «Клерка»: скорее смотрите подробности.
Как восстановить ТД при утере работодателем
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя. Если документооборот в компании большой, то возникают ситуации, когда часть документации пропадает и нуждается в срочном восстановлении. Составляем алгоритм, что делать, если трудовой договор утерян работодателем.
Итак, руководству организации и специалистам отдела кадров предстоит выполнить следующие действия.
- Утерянный оригинал восстанавливается на основании экземпляра сотрудника.
- Руководитель просит работника предоставить его экземпляр: ориентируясь на него, составляет дубликат.
- Оригинал возвращается сотруднику.
В законодательстве не указан временной промежуток, в течение которого компания должна составить дубликат документа и возвратить оригинал владельцу. Во избежание конфликтов с работниками работодателю стоит прописать в ЛНА сроки работы отдела кадров с документацией и обозначить время ее возврата сотрудникам. Восстановление занимает около одного рабочего дня.
Еще к одному способу восстановления документа, если он утерян обеими сторонами, относится заключение нового. При исчезновении обоих экземпляров дубликат сделать невозможно, поэтому документацию оформляют и подписывают заново, ориентируясь на записи в личной карточке Т-2, дата подписания ставится текущая, а дата приема указывается фактическая. Отдельным пунктом следует прописать, что данный экземпляр заключен вместо утраченного.
Как восстановить ТД при утере сотрудником
В связи с тем что не все сотрудники бережно относятся к хранению выданных им отделом кадров бумаг, вопрос, что делать, если трудовой договор утерян работником, требует ответа. Воссоздают документ, утерянный работником, так.
- Сделать дубликат.
- Выдать заверенную надлежащим образом копию по письменному заявлению от работника (ст. 62 ТК РФ).
Срок исполнения запроса не превышает трёх дней с момента обращения.
Если работник требует копию документа, заверенную нотариусом, то отдел кадров вправе отказать в этой просьбе. Услуга платная, и если она не предусмотрена в ЛНА работодателя, то оказывать ее обязанности нет. Но работник вправе заверить документацию у нотариуса самостоятельно.
Как выглядит дубликат договора
Вот как выглядит образец дубликата трудового договора при утере:
Он практически идентичен оригинальному документу, но у него новый порядковый номер, дата. На нем имеется соответствующая отметка «дубликат», нанесенная штампом, ставится печать организации и подпись руководства. Дубликат обладает той же юридической силой, что и оригинал.
Как восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договоры?
При кадровом аудите выяснилось, что у работодателя и работника нет ни одного подписанного трудового договора с сотрудниками. Каким образом будет сейчас правильно восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договора и приказы о приеме на работу?
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Рекомендуется заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ об утрате документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров.
Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 «Кадровое обеспечение» указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ. Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.
Таким образом, в случае утраты кадровых документов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов.
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров (и, если возможно, причина их утраты).
По мнению специалистов контролирующих органов (см. Вопрос: У нас в офисе случился пожар и все кадровые документы утрачены. С восстановлением трудовых книжек мы решили вопрос. А как восстановить экземпляры трудовых договоров, не знаем. Ситуацию осложняет и потеря некоторыми работниками своих экземпляров трудовых договоров. Как поступить в такой ситуации? («Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 2) ), если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора. Если же электронной формы трудового договора нет, они рекомендуют заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного.
По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом для работодателя является второй вариант, так как возможность оформления дубликата трудового договора прямо не предусмотрена действующим трудовым законодательством (как, например, возможность оформлять дубликат трудовой книжки).
На вопрос отвечала:
Ирина Викторовна Тарасова,
Восстановление трудового договора
Что делать, если трудовой договор потерян нанимателем?
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Если трудовой договор утрачен, работодателю следует предпринять все возможные меры, направленные на его восстановление.
Порядок восстановления трудового договора в случае его утраты нормативными актами не установлен.
Работодатель вправе восстановить трудовой договор путем оформления его дубликата (ГОСТ Р 7.0.8-2013), т.е. повторного экземпляра подлинника, имеющего юридическую силу оригинала, который остается у работодателя.
Для этого необходимо:
- провести расследование причин утраты документов и по итогам такого расследования оформить документы, фиксирующие факт утраты и являющиеся основанием для их восстановления (приказ о создании комиссии и проведении расследования причин утраты документов; объяснения ответственных лиц; акт по результатам расследования; реестр утерянных документов);
- после завершения расследования издать приказ, в котором указать перечень утраченных документов и мероприятий по их восстановлению, сроки восстановления, а также указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации;
- направить письменный запрос работнику (бывшему или действующему) с просьбой предоставить в установленный срок его экземпляр трудового договора;
- на основе полученного от работника экземпляра трудового договора оформить дубликат и подписать его работником и работодателем;
- после оформления дубликата трудового договора возвратить работнику его экземпляр трудового договора.
Требования к оформлению дубликата:
- на первом листе дубликата следует сделать надпись «Дубликат. Изготовлен сторонами «___»________ ____ г.»;
- дубликат должен быть идентичен подлиннику и содержать те же сведения и условия, которые содержались в утраченном трудовом договоре, в том числе фразу «Экземпляр трудового договора получил»;
- датировать дубликат следует текущей датой, т.е. датой его подписания работником и работодателем;
- подписать дубликат трудового договора необходимо будет работнику и работодателю. От имени работодателя подписать дубликат и поставить печать должно лицо, уполномоченное в организации подписывать трудовые договоры-руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Если 2-й экземпляр трудового договора у работника отсутствует, то его можно восстановить путем оформления дубликата на основании имеющихся у работодателя документов, связанных с трудовой деятельностью работника: сохраненного у работодателя копии трудового договора, приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, личной карточки формы N Т-2, записей трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности и других.
Вышеуказанный порядок восстановления трудового договора подтверждается также разъяснениями на официальном сайте Роструда.
Процедура восстановления дополнительного соглашения к трудовому договору, а также иных кадровых документов, на которых должна стоять подпись работника, аналогична оформлению дубликата трудового договора, если иной порядок в отношении отдельной кадровой документации не предусмотрен нормативными правовыми актами. Например, порядок оформления дубликатов трудовых книжек в связи с их утратой регламентирован Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».
Если трудовой договор и иные кадровые документы восстановить вышеуказанным способом не удалось (например, не смогли найти работника, работник не отвечает на запрос или отказывается предоставить свой экземпляр договора, подписать дубликат), то необходимо оформить соответствующий Акт, в котором нужно указать:
- перечень документов, восстановление которых невозможно.
- какие меры предприняты для восстановления документов;
- причины, по которым невозможно получить подписи работников.
К данному акту необходимо приобщить документы, подтверждающие невозможность восстановления утраченной кадровой документации путем оформления дубликатов (запросы работникам о предоставлении документов, объяснительные записки работников, ответы на запросы с отказом предоставить или подписать документ, справки с банков и др.).
На основании составленного акта и имеющейся у работодателя документации, связанной с трудовой деятельностью работника, рекомендуем заново, текущей датой оформить трудовой договор и подписать его уполномоченным лицом работодателя, оставив его не подписанным со стороны работника. Причины отсутствия подписи работника в данном случае будут объяснены вышеуказанным Актом и приобщенными к нему документами.