Как сформировать дело с научными документами

Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция архивирования, как вести архив в организации

Процедура хранения бумаг согласно их срокам давности проводится в почти каждой организации. В статье с пошаговой инструкцией расскажем, как правильно архивировать документы. Процесс включает подготовку бланков в соответствии с требованием законодательства, систематизацию, формирование дел, выполнение экспертизы и установление времени сбережения, отбор, подлежащих уничтожению, отправка в специальное хранилище. Задачей такой процедуры является упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа и сбережения на этапе исполнения.

Содержание:

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Зачем требуется процедура

Архивирование – это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков. Такая необходимость возникла не только в качестве обязанности на законодательном уровне, но и с практической стороны. Во время деятельности компании накапливается огромное количество разнообразных изданий, в которых со временем сложно ориентироваться.

Существует несколько разновидностей хранилищ, но система функционирования документооборота в них подобная. Содержать в порядке архивные бумаги трудоемко, необходимо знать все нюансы процесса, соблюдать требования законодательства и рекомендации по ведению архива. Правильно реализованная система позволить наладить продуктивную работу во всех подразделениях компании и построить эффективную хозяйственную деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Перечень изданий, подлежащих архивации, утвержден в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 года. В данном распоряжении прописан допустимый срок годности, по истечении которого эти экземпляры подлежат уничтожению. Весь список условно можно поделить на 3 основные группы:

• Временные – бумаги, связанные приказами и распоряжениями, регламентами и реорганизацией фирмы, переписки с партнерами и контрагентами. Они находятся на хранении до 10 лет.
• Долговременные – по кадрам, о сертификации, начале и прекращении деятельности юридического лица, по формированию архива документов, защите информации и резервному копированию, а также технико-экономический паспорт. Их сберегают свыше 10 лет.
• Постоянные – устав, учредительные бумаги, регистрационные журналы, каталоги товаров, прайсы, акты об уничтожении, номенклатуры, описи, отчеты и прочие подобные издания. Они хранятся в течение всего периода существования компании.

Издания с надписью «До минования давности» актуальна до тех пор, пока она не потеряет практическое значение. Их срок годности не превышает 1 год.

Как подготовить документы к сдаче

Согласно законодательству, содержание перед передачей в архив необходимо подготовить. Под подготовкой подразумевается обработку в соответствии с правилами. Неправильно выполненные подготовительные работы чреваты штрафными санкциями при проверке контролирующими органами. В подготовке нуждаются экземпляры в электронном и бумажном виде. Особенности процедуры зависят от типа дел.

Тщательно подходят к обработке наименований, которые будут храниться на постоянной и длительной основе. Здесь нужно принять меры, чтобы экземпляры сохранили целостность и первозданный вид, исключить вероятность случайной порчи или хищения. Изначально следует решить, в каком месте будет происходить архивация документов в организации:

• в офисе предприятия;
• в электронном хранилище;
• сторонней фирмой.

При офисном сбережении для дел необходимо отвести определенное место, которое будет отвечать параметрам по влажности и температуре. Их укладывают на стеллажах в специальных коробах. При передаче на сохранность вне офиса подготовка минимальна. Большинство работ по архивированию фирма, предоставляющая такую услугу, берет на себя. Для подготовки файлов в цифровой архив понадобится оцифровка бланков и расположение их в системе согласно структуре по определенным атрибутам, позволяющим быстро найти искомое.

Граничные сроки

Согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение их хранят в подразделении в закрытых шкафах либо отдельных кабинетах. На соответствующее должностное лицо возлагаются функции по ведению документации. Передача в хранилище выполняется по акту. В 2020 году были внесены изменения, касающиеся времени хранения. В зависимости от типа бумаг граничное время составляет:

• 1 год – заявления работников о предоставлении им какой-либо копии либо информации;
• 3 – согласие на персональную обработку данных, предупреждения и уведомления сотрудников, о дисциплинарных наказаниях;
• 5 – первичка, по учетной политике, счета-фактуры, о передаче и приеме недвижимости, реестра, справки, отчетность, в том числе о задолженностях, учетные книги и журналы по кадрам, о мерах повышения условий труда согласно инструкции по ведению архива;
• 10 – о недостачах, кредитные договоры и о займе, по движимому имуществу, аренды, залога;
• 15 – договоры по недвижимости, паспорта сделок;
• 45 – журналы регистрации и бумаги о несчастных случаях и авариях;
• 50-75 – годовые и квартальные расчеты по страховым взносам, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии у работников лицевых счетов, трудовые и гражданско-правовые договора, по спецоценке, о приеме на работу, увольнении и переводе.

Согласно правилам архивации документов, срок сбережения отсчитывается с момента, когда издание утратило свое действие либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. В общем случае время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено. Если по одному экземпляру установлено несколько разных терминов, необходимо выбирать самый максимальный.

Существуют исключения из правила. Некоторые бухгалтерские бланки, например, по амортизации, хранят с даты выбытия объекта. Следует помнить, что 75 лет хранятся версии, оформленные с 1 января 2003 года. Бумаги с более ранней датой сберегают 50 лет. Существует категория с особым периодом ведения архива документов в организации. На таких папках прописывают соответствующие пометки, например, «постоянно», «до ликвидации фирмы», «ЭПК» и другие.

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Перед сдачей архивариусу обязательно проверяют правильность оформления и формирования папок, соответствие номенклатуре. Все недостатки устраняют сотрудники, которые несут ответственность за данную документацию. Если обнаружена недостача каких-либо экземпляров, принимают меры по их розыску и восстановлению согласно требованиям законодательства по ведению архива документов.

Передача архивариусу осуществляется в присутствии лица, ответственного за формирование и хранение дел в подразделении либо лица, сдающего на сбережение. В конце описи на каждом экземпляре записывают цифрами и прописью количество переданных экземпляров и недостающие по номенклатуре единицы. При ликвидации компании процедура архивирования также является обязательной. Передачу выполняет председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен. Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году. Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.

Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок. Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения. Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше. Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.

Оформление обложки при смене названия

Бланки в папках размещаются согласно номенклатуре. Последовательность раскладки документов для работы в архиве осуществляется по определенной системе: хронологической, по алфавиту, тематической, по субъектам или в другой последовательности, утвержденной в компании. После формирования папки приступают к ее оформлению. На обложке обязательно прописывают:

• наименование компании и структурного подраздела;
• индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
• период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
• количество листов и крайние даты тома.

Если фирма изменила название, старая версия берется в скобки, а ниже записывают измененный вариант. Иногда внутрь вкладывают приложения, которые выходят за пределы крайних дат. В такой ситуации под этой строкой делается пометка вида: «В деле имеются документы за годы…».

В изданиях, состоящих из нескольких папок, общий заголовок на обложке прописывают на всех томах. Если после оформления архива организации содержимое будет передано на хранение за стены предприятия, на обложке предусматривают место для внесения соответствующей записи. Если возникла необходимость заменить обложку, новую следует подшить поверх старой.

Определение законченности сводной описи

Описания составляются для папок, которые подлежат сбережению после прохождения экспертизы ценности. Они представляют собой справочную информацию, содержащую перечень всех единиц, передающихся в архивный фонд свыше 10 лет. На каждый тип дела составляется отдельная опись с порядковой нумерацией с целью упорядочения организации работы с документами в архиве. Она составляется по утвержденной форме ежегодно подразделением, в котором велись бумаги.

После последней описательной статьи указывают количество наименований, их крайние номера, а также особенность нумерации. Дополнительно может прикладываться оглавление с перечнем сокращений и указателями. При малом объеме бланков опись признается законченной, если в ней находятся годовые разделы за 5 лет. Каждый оконченный экземпляр нумеруется, составляется итоговая запись и делается заверительная надпись. В больших хранилищах описание является оконченной, если нумерация разделе за год превысила четырехзначное число.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация ее и содержание в цифровом формате облегчает движение, позволяет быстро найти искомое, а также снизить нагрузку по ведению документооборота. Такая база является вспомогательной, она содержит только ту часть информации, которая изначально была сформирована в цифровом формате. Ранее было рассмотрено, как архивировать документы в бумажном виде. Хранение оцифрованных версий выполняется по той же процедуре.

Электронные дела перекодируются в нужный формат и подлежат сбережению в защищенном ZIP-архиве со всеми необходимыми метаданными. В информационной системе компании допускается сохранение наименований, термин которых не превышает 10 лет. Данные с более длительным или постоянным сроком сбережения рекомендуется передавать на сбережение в частную фирму, предоставляющую такие услуги. При удалении сведений из компьютера составляется акт. Если термин бланков не истек, уничтожить экземпляр невозможно.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Перед созданием хранилища с нуля необходимо тщательно изучить требования Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 года и решить, какой способ подойдет в этом случае: оцифрованный или бумажный формат. Для бумажной документации необходимо создать правильные условия по влажности и температурному режиму, защитить ее от пыли и других негативных факторов, способных привести к порче. Процедура создания включает такие этапы:

• создание соответствующего приказа по фирме;
• разработка номенклатур;
• определения терминов сбережения бумаг;
• составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
• ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
• прием на хранение;
• проведение инвентаризации и составление номенклатур;
• поиск выявленной недостачи;
• составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
• создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.

Работник хранилища продолжает учет вновь поступающих дел и не принимает самостоятельного решения об изъятии экземпляров с истекшим временем годности на утилизацию. Решение о ликвидации принимает комиссия, назначенная руководителем, с оформлением акта об уничтожении. В его полномочия не входит передача документации на хранение за пределы предприятия.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

1. Рассортировать бумаги по срокам.
2. Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
3. Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.
5. Подшить издания в архив.
6. Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
7. Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
8. Вести текущий учет вновь поступающих единиц.

Заключение

К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.

Электронные документы в номенклатуре дел

На страницах нашего журнала мы неоднократно касались вопросов учета и систематизации электронных документов, рассматривая разные участки работы. А сейчас решили объединить их в статье, объяснив нормативный базис и саму методологию работы. Главное, что она едина для документов в бумажной и электронной форме – опирается на одни и те же технологии делопроизводства и архивного дела.

Номенклатура дел организации является основным инструментом, который используется для систематизации документального фонда и обеспечения формирования дел, в т.ч. электронных. Электронные документы идентифицируются и учитываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными требованиями, но с учетом накопившегося опыта лучших практик, которые мы рассмотрим на примерах.

См. статью «Одна номенклатура дел для нескольких подразделений» в № 10’ 2022

См. статью «Как описать документы в номенклатуре дел» в № 12’ 2021

См. статью «Как организовать разработку номенклатуры дел» в № 12’ 2021

См. статью «Примерная номенклатура дел и Инструкция по ее применению: опыт разработки на предприятии» в № 10’ 2019

Нормативное регулирование и опыт лучших практик

• действующими в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; п. 4.14–4.18) 1 и
• Методическими рекомендациями по их применению (М., Росархив/ВНИИДАД, 2018; п.1.1.1).

Правила 2015 года предусматривают, что электронные документы должны быть в общем порядке включены в единую сводную (на основании номенклатур дел структурных подразделений) номенклатуру дел организации с необходимыми указаниями об электронной форме их представления.

Методические рекомендации по применению Правил 2015 года уточняют, что электронные документы, сформированные в дела в системе электронного документооборота (а на практике могут формироваться и вне СЭД), включаются в номенклатуру дел на общих основаниях, при этом:

• в графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) – места текущего хранения электронных документов;
• к индексу электронного дела может добавляться литера «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы) (п. 1.1.1.4);
• а п. 1.1.1.6 содержит рекомендацию составлять отдельную итоговую запись о категориях и количестве заведенных электронных дел, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

Обратите внимание, что Росархив и ВНИИДАД в 2021 году подготовили новую редакцию этих архивных Правил (были опубликованы на сайте regulation.gov.ru), в которых по-прежнему в самом общем виде формулируются требования к отражению электронных дел в номенклатуре дел:

В статье «Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются» в № 11’ 2021. Что означает «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ) и др.

Пункт 2.4 проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях, в графе «Примечания» указываются особенности их формирования и вид носителя информации.

При включении в номенклатуру дел заголовков дел, являющихся базами данных информационных систем, уточняется назначение документированной информации (данных) и наименование базы данных.

составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения.

• небольших примеров указания локализации («Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”») и
• пояснений, что электронные документы формируются в одно электронное дело без разделения на тома, и объем электронного дела исчисляется в Мб.

Правила делопроизводства предусматривают также составление ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел о категориях и количестве дел, которая «дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения» (п. 6.22), а не оформляется как самостоятельный документ. Новацией является то, что Правила делопроизводства закрепили статус номенклатуры дел в качестве классификатора СЭД, обеспечивающего размещение документов, их поиск и справочную работу по ним с использованием СЭД (п. 4.10).

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; далее – Методические рекомендации) кратко повторяют правила формирования электронных документов в дела и их учета в номенклатуре дел без конкретизации и каких-либо примеров (п. 3.8.1, Приложения 15 и 16). Об итоговой записи там сказано, что она «дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в службу делопроизводства».

В небольших организациях со стабильным составом функций и обеспечивающих их документов действующие правила формирования электронных дел и их оформление в номенклатуре дел вполне могут применяться, причем организации – источники комплектования государственных / муниципальных архивов при участии своих кураторов от архива в основном соблюдают требования нормативных правовых актов и методических документов.

Но в организациях, где действует полнофункциональная СЭД и иные информационные системы, номенклатуры дел структурных подразделений становятся все более «специализированными», отражающими профильные вопросы и участки деятельности. В данной ситуации электронная (цифровая) форма представления документов становится основной, поэтому в крупных организациях разрабатывается такая же сводная, но самостоятельная номенклатура дел электронных документов, которые находятся в применяющихся информационных системах. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел могут быть:

• не только наименования подразделений,
• но и наименования информационных систем, в которых создаются электронные документы и формируются электронные дела.

В статье «Как отразить электронные документы в номенклатуре дел» в № 10’ 2019 даем примеры 2 типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов. Поясняем, когда лучше использовать 2-й тип номенклатуры

В таком же порядке по наименованиям информационных систем могут быть систематизированы научно-технические документы, представляющие собой комплексы электронных и бумажных документов, в самостоятельной номенклатуре дел научно-технической документации (по системам НТД – строительная, технологическая и др. в зависимости от направлений деятельности организации).

Наконец, в крупных коммерческих организациях, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно обеспечивают сохранность документального фонда, представляющего ее ценный актив, применяется иное название документа, понятное для руководства, – не номенклатура дел, а перечень документов и дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Для электронных документов и дел в настоящее время рекомендуется разработка такого отдельного перечня информации, документов и дел, существующих в электронном виде (преимущественно по функциям, административным процедурам и бизнес-процессам), который актуализируется по мере цифровой трансформации основных направлений деятельности организации и который практически выполняет функцию номенклатуры электронных дел.

Можно сделать вывод, что в современном управлении документами сложилась явная тенденция разработки специальных номенклатур дел: от отдельных номенклатур для систематизации и учета документов, относящихся к государственной тайне, для конфиденциальных документов и т.п. до перечня электронных документов и дел, создаваемых организацией-автором на информационных порталах и торговых площадках, с указанием сроков их хранения. Службы делопроизводства на практике также раздельно осуществляют подсчет бумажных и электронных дел в итоговой записи к номенклатуре дел и учитывают занимаемый последними объем на серверах организации, в чем заинтересован и ИТ-отдел. Итоговая запись к номенклатуре дел часто может быть получена как отчет из той или иной информационной системы, а составление отдельного акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, который также может быть отчетом из системы, уже прямо закрепляют Методические рекомендации (п. 3.8.4).

Два образца оформления итоговой записи к номенклатуре дел (общая к номенклатуре бумажных и электронных дел, а также отдельная для электронных дел) показаны в № 12’ 2020

Рекомендуем обратить внимание на одну маленькую особенность. Если в сводную номенклатуру дел организации включены электронные документы или если разработана специальная номенклатура/перечень для электронных документов, то в качестве второй подписи на ней (и ежегодно – в итоговой записи к ней) рекомендуется оформить подпись руководителя ИТ-подразделения, осуществляющего поддержку соответствующих информационных систем и обеспечивающего сохранность электронных документов, протоколирование, резервное копирование и работу серверов.

Конкретные рекомендации и примеры

Покажем на примерах, как различные электронные документы стоит отражать в номенклатуре дел, как описывать разные варианты их локализации.

«Гибридные дела»

• документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело;
• в дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе;
• в номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Представляется, что в вопросе «гибридности дел» проявился недостаток реальной практики и опыта экспертизы. Требование обеспечивать полноту формирования электронного дела можно объяснить стремлением дать возможность для всех сотрудников-исполнителей работать с электронными копиями поступивших документов (например, с перепиской), которые вносятся вместе с регистрационными сведениями о них в электронно-регистрационные карточки СЭД (п. 3.29 Правил делопроизводства). Но Правила делопроизводства допускают и, наоборот, распечатку документов, поступивших в электронной форме, что может обеспечить полноту формирования дел в бумажной форме с долговременным сроком хранения.

К тому же практика оформления нескольких томов одного дела с одним и тем же заголовком (заголовок может уточняться), одним и тем же индексом применяется при составлении описей дел, в которых идентификация каждого тома дела осуществляется за счет нумерации дел в валовом порядке, но в номенклатуре дел идентификация осуществляется за счет порядковых индексов дел!

Итак, п. 6.26 Правил делопроизводства предлагает нам нарушить устоявшиеся технологии работы следующим образом:

• документы на разных носителях собрать в одном деле (с единым заголовком и индексом);
• в одном деле собирать электронные оригиналы и копии документов (у копий срок хранения короче – до минования надобности, но такое дело придется хранить по сроку, установленному для подлинников этих документов).

Для удобства работы предлагаем реализовать только одно из этих новшеств – документы по одному вопросу, но на разных носителях формировать все-таки в разные дела, пусть и с разной степенью полноты состава документов (сравните Примеры 1 и 2):

• в одном деле – электронные оригиналы и электронные копии документов, созданных или поступивших в бумажной форме (в конце заголовка этого дела указывается форма представления – «Электронная форма», а не слово «Копии»);
• в другом – документы, существующие исключительно в бумажной форме.

Пример 1. Оформление «гибридного дела» по действующим Правилам делопроизводства и Методическим рекомендациям с указанием на его электронную форму представления и локализацию (однако индексы все равно не являются идентичными)

Пример 2. Оформление «гибридного дела», каждый том которого идентифицируется как самостоятельный объект по общим правилам индексации дел в номенклатуре дел

Обратите внимание: Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления – это нормативный документ, но он не является документом прямого действия. На его основе каждый госорган и орган местного самоуправления должен разработать свою собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей работы и функциональности применяемых информационных систем.

А остальные организации тем более могут четко не следовать неудобному в применении п. 6.26 Правил делопроизводства. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то данный момент стоит обсудить со своим куратором из архива (вариант, показанный в Примере 2, более привычен и скорее всего будет им одобрен).

Когда ваши документы хранятся в чужих информационных системах

Номенклатура дел как многофункциональный документ должна «взять на учет» все электронные документы, которые созданы и будут создаваться организацией-автором в статусе электронных оригиналов, копий и проектов, в т.ч. на государственных информационных ресурсах и внешних электронных торговых площадках, наименования которых фиксируются в номенклатуре дел.

Например, электронные документы по личному составу в рамках перехода на электронный кадровый документооборот могут находиться не только в информационной системе работодателя, но и на государственной платформе «Работа в России». В любом случае такие документы должны быть отражены в номенклатуре дел с указанием их локализации (см. Пример 3).

Организация может быть аккредитована на электронной торговой площадке и заключать на ней в электронной форме значимые (но не все) договоры о закупке товаров и услуг для своих нужд. В номенклатуре дел отдела договорной работы (закупок) необходимо отразить все договоры, контракты, дополнительные соглашения и журналы их регистрации, в т.ч. находящиеся на сторонней торговой площадке (Пример 4).

Пример 3. Электронные документы по личному составу на портале «Работа в России»

Пример 4. Фрагмент номенклатуры дел отдела договорной работы

Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел? Ответ в № 11’ 2017

Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? Ответ в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи» в № 11’ 2015

Как отобразить нахождение документов в информационной системе вашей организации

Большинство электронных документов организация хранит в своих информационных системах – это СЭД, бухгалтерская программа 1С и многие другие. Местоположение таких документов тоже важно отразить в номенклатуре дел. В этом случае заголовки дел формулируются по общим правилам.

В Примере 5 показан фрагмент номенклатуры дел для ситуации, когда служба делопроизводства работает в основном в СЭД, а кадровая служба в основном использует «1С:». В номенклатурах дел данных подразделений фиксируются подлинники и копии документов, отражающих их деятельность, при этом они могут существовать как в бумажной, так и в электронной формах.

Пример 5. Фрагмент номенклатуры дел с документами в разных информационных системах

Электронные документы на сервере и компьютерах сотрудников вашей организации

• если не оригиналы (подписанные электронной подписью),
• то проекты документов (обычно в Word) и
• журналы их регистрации (обычно в Excel).

Их местоположение тоже необходимо отразить в номенклатуре дел, например:

• если проекты писем хранятся в папке на компьютере секретаря, то в номенклатуре дел указывается адрес этой папки (ее наименование будет в конце адреса, см. «1» в Примере 7);
• иногда требуется указать адрес конкретного файла, например, в случае с файлом журнала регистрации исходящих писем (см. «2» в Примере 7).

В предыдущих Примерах 3, 4 и 5, связанных с информационными системами, мы писали не физический путь до папок, а скорее логический.

Но когда речь идет о локализации папки или файла на компьютере или сервере, в номенклатуре дел фиксируется реальный «компьютерный» путь с правильным указанием всех знаков. Считается, что легче его скопировать, чем набивать на клавиатуре. Для этого войдите в интересующую вас папку в Windows, на любой файл в ней нажмите левой кнопкой «мышки» и в открывшемся меню выберите «Свойства», появится окно, на первой закладке которого будет виден путь до этого файла(«!» в Примере 6), отсюда «адрес/путь» можно скопировать и перенести в номенклатуру дел. Аналогично можно действовать и в других операционных системах. В Примере 6 адрес начинается с диска компьютера.

Пример 6. Адрес папки на компьютере в свойствах файла, который находится в ней

Но если по локальной сети вы зайдете таким же образом в свойства файла на чужом компьютере или на сервере, то в начале пути будет указан этот носитель c двумя слешами, например: «\\Server2\Doc\Reg».

При указании локализации электронного документа может быть использован идентификатор (номер) рабочей станции соответствующего сотрудника. Данные номера рабочих станций (не инвентарные) могут быть собраны в специальном перечне/схеме размещения средств вычислительной техники, который ведется в организации в рамках политики обеспечения информационной безопасности. Тогда локализация на жестком диске конкретного компьютера может быть указана в номенклатуре дел следующим образом: «Рабочая станция 01-22; D:\Doc\Reg» (см. еще «1» и «2» в Примере 7).

Наименования папок могут быть обозначены как латиницей, так и кириллицей, главное в номенклатуре дел – отобразить их реальное наименование. Слеш при этом имеет наклон влево «\», рядом с ним не должно быть пробелов 2 .

В Примере 7 отображена ситуация, когда секретарь руководителя на своем компьютере осуществляет подготовку проектов приказов (дело 01-10), которые распечатываются и подписываются в бумажной форме (дело 01-09), а регистрируются в электронном журнале (дело 01-11).

Пример 7. Электронные документы хранятся на компьютере одного из работников организации

Номенклатура дел разрабатывается как многофункциональный, организационный, учетный документ и классификатор для СЭД, поэтому в ней должны быть закреплены абсолютно все документы и дела, образующиеся в деятельности организации во всех их статусах (оригинал / копия) и формах представления (бумажная / электронная).

Научно-техническая обработка документов в Архиве

Научно-техническая обработка (НТО) — это комплекс мероприятий, связанных с упорядочиванием документов организации. Данный вид деятельности включает проведение экспертизы ценности документов, формирование их в единицы хранения (дела), подшивку дел, нумерацию листов, оформление обложек, составление листов-заверителей, внутренних описей, описей дел и научно-справочного аппарата к документам фонда (предисловий, исторических справок), а также уничтожение утративших ценность документов. Полный перечень видов работ по НТО, выполняемых Муниципальным бюджетным учреждением «Архив города Перми» с указанием их стоимости можно найти на официальном сайте архива в разделе «Тарифы».

Архив осуществляет научно-техническую обработку документов на договорной основе. В соответствии с условиями договора может осуществляться как полная обработка документов, так и отдельные ее виды. В зависимости от этого в архив поступают частично обработанные документы или документы в состоянии россыпи (Фото 1, 2). Часто поступившие документы требуют реставрации или ремонта (Фото 3). Осмотр, сортировка поступивших документов проводится в комнате первичной обработки (Фото 4). Составляется сдаточная опись. На этом же этапе проводится экспертиза предмета договора: определение и обсуждение с заказчиком видов работ НТО, определение сроков выполнения работ, объемов и стоимости предполагаемых работ. При необходимости сотрудники архива могут выехать к заказчику для согласования условий договора.

Основу научно-технической обработки документов составляет экспертиза ценности отдельных документов, формирование их в дела, оформление дел.

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это изучение состава и содержания документов организации на основании критериев ценности в целях определения сроков их дальнейшего хранения. Специалисты архива проводят полистный просмотр документов, выделяя документы постоянного хранения; документы по личному составу, хранящиеся 75 (50) лет; документы, подлежащие уничтожению (Фото 5). ЭЦД проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Оформление дел предусматривает: систематизацию включенных в них документов (Фото 6,7);

подшивку дел (Фото 8-11); нумерацию листов (Фото 12),

оформление листа-заверителя (Фото 13); обложки (Фото 14); внутренней описи (при необходимости).

Готовое дело поступает в архивохранилище, где для хранения документов созданы соответствующие нормативным требованиям условия (Фото 15-18).

В целом научно-техническая обработка документов требует знания существующего законодательства, специфики работы организаций различной направленности, опыта работы в сфере делопроизводства и архивного дела, наличия соответствующего материально-технического обеспечения. В МБУ «Архив города Перми» есть специалисты, обладающие большим опытом работы с архивами различного объема и сложности, а также соответствующая материально-техническая база. Доверьте обработку архива профессионалам.

Контактные данные: тел. 235-28-11

начальник отдела комплектования Смолина Светлана Сергеевна

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

• наименование по номенклатуре дел;
• номер тома;
• период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
• количество листов;
• место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.