Как сравнить данные в таблицах excel

REDMOND

Excel: как сравнить 2 таблицы и подставить данные из одной в другую автоматически

Вопрос от пользователя

Здравствуйте!

У меня есть одна задачка, и уже третий день ломаю голову — не знаю, как ее выполнить. Есть 2 таблицы (примерно 500-600 строк в каждой), нужно взять столбец с названием товара из одной таблицы и сравнить его с названием товара из другой, и, если товары совпадут — скопировать и подставить значение из таблицы 2 в таблицу 1. Запутанно объяснил, но думаю, по фотке задачу поймете ( прим. : фотка вырезана цензурой, все-таки личная информация) .

Заранее благодарю. Андрей, Москва.

Доброго дня всем!

То, что вы описали — относится к довольно популярным задачам, которые относительно просто и быстро решать с помощью Excel. Достаточно загнать в программу две ваши таблицы, и воспользоваться функцией ВПР . О ее работе ниже.

Пример работы с функцией ВПР

В качестве примера я взял две небольших таблички, представлены они на скриншоте ниже. В первой таблице (столбцы A, B — товар и цена) нет данных по столбцу B; во второй — заполнены оба столбца (товар и цена). Теперь нужно проверить первые столбцы в обоих таблицах и автоматически, при найденном совпадении, скопировать цену в первую табличку. Вроде, задачка простая.

Две таблицы в Excel — сравниваем первые столбцы

Как это сделать.

Ставим указатель мышки в ячейку B2 — то бишь в первую ячейки столбца, где у нас нет значения и пишем формулу:

=ВПР( A2 ; $E$1:$F$7 ; 2 ; ЛОЖЬ )

где:

A2 — значение из первого столбца первой таблицы (то, что мы будем искать в первом столбце второй таблицы);

$E$1:$F$7 — полностью выделенная вторая таблица (в которой хотим что-то найти и скопировать). Обратите внимание на значок "$" — он необходим, чтобы при копировании формулы не менялись ячейки выделенной второй таблицы;

2 — номер столбца, из которого буем копировать значение (обратите внимание, что у нас выделенная вторая таблица имеет всего 2 столбца. Если бы у нее было 3 столбца — то значение можно было бы копировать из 2-го или 3-го столбца);

ЛОЖЬ — ищем точное совпадение (иначе будет подставлено первое похожее, что явно нам не подходит).

Какая должна быть формула

Собственно, можете готовую формулу подогнать под свои нужды, слегка изменив ее. Результат работы формулы представлен на картинке ниже: цена была найдена во второй таблице и подставлена в авто-режиме. Все работает!

Значение было найдено и подставлено автоматически

Чтобы цена была проставлена и для других наименований товара — просто растяните (скопируйте) формулу на другие ячейки. Пример ниже.

Растягиваем формулу (копируем формулу в другие ячейки)

После чего, как видите, первые столбцы у таблиц будут сравнены: из строк, где значения ячеек совпали — будут скопированы и подставлены нужные данные. В общем-то, понятно, что таблицы могут быть гораздо больше!

Значения из одной таблицы подставлены в другую

Примечание : должен сказать, что функция ВПР достаточно требовательна к ресурсам компьютера. В некоторых случаях, при чрезмерно большом документе, чтобы сравнить таблицы может понадобиться довольно длительное время. В этих случаях, стоит рассмотреть либо другие формулы, либо совсем иные решения (каждый случай индивидуален).

Ну а у меня на этом пока всё, удачи!

Основные задачи в средстве сравнения электронных таблиц

Допустим, у вас есть две книги Excel или две версии одной и той же книги, которые вы хотите сравнить. А может быть, вам нужно найти потенциальные проблемы, такие как введенные вручную (а не вычисляемые) итоги или формулы с ошибками. С помощью Microsoft средство сравнения электронных таблиц можно запустить отчет о различиях и проблемах, которые она находит.

REDMOND

Важно: средство сравнения электронных таблиц доступна только в Office профессиональный плюс 2013, Office профессиональный плюс 2016, Office профессиональный плюс 2019 или Приложения Microsoft 365 для предприятий.

Открытие средства сравнения электронных таблиц

На экране "Начните" нажмитекнопку средство сравнения электронных таблиц . Если вы не видите параметр средство сравнения электронных таблиц, начните вводить средство сравнения электронных таблиц ,а затем выберите его параметр.

Помимо средства сравнения электронных таблиц имеется и соответствующая программа для Access — средство сравнения баз данных (Майкрософт). Кроме того, Office профессиональный плюс версии или Приложения Microsoft 365 для предприятий.

Сравнение двух книг Excel

Выберите Главная > Сравнить файлы.

Появляется диалоговое окно Compare Files (Сравнение файлов).

Щелкните значок синей папки рядом с полем Compare (Сравнить), чтобы перейти к более ранней версии книги. Помимо выбора файлов, сохраненных на компьютере или в сети, можно также ввести веб-адрес, ведущий к книге, сохраненной на сайте.

Щелкните значок зеленой папки рядом с полем To (С чем), чтобы перейти к книге, которую нужно сравнить с более ранней версией, а затем нажмите кнопку ОК.

Совет: Можно сравнивать два файла с одинаковыми именами, если они хранятся в разных папках.

В левой области выберите элементы, которые нужно включить в результаты сравнения книг: установите или снимите флажки у таких элементов, как Formulas (Формулы), Macros (Макросы) или Cell Format (Формат ячеек). Или просто выберите вариант Select All (Выделить все).

Параметры сравнения электронных таблиц

Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить сравнение.

Появление сообщения "Не удается открыть книгу" может означать, что одна из книг защищена паролем. Нажмите кнопку ОК и введите пароль для книги. Узнайте подробнее о том, как действуют пароли при использовании средства сравнения электронных таблиц.

Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле "Compare" (Сравнить) (обычно это более старый файл), а книга в правой части — файлу, указанному в поле "To" (С чем) (обычно это более новый файл). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.

Интерпретация результатов

В двух расположенных рядом частях таблицы сравнивается каждый лист из обоих файлов. Если листов несколько, для доступа к ним используйте кнопки "Вперед" и "Назад" на горизонтальной полосе прокрутки.

Примечание: Даже если лист скрыт, он все равно сравнивается и отображается в результатах.

Различия разного типа выделяются с помощью цвета заливки ячейки или цвета шрифта текста. Например, ячейки с введенными значениями (не с формулами) выделяются заливкой зеленого цвета в расположенных рядом частях таблицы и шрифтом зеленого цвета в области результатов. В левой нижней части указаны условные обозначения, поясняющие значения цветов.

Результаты сравнения двух версий книги

В приведенном здесь примере результаты 4-го квартала (Q4) в более ранней версии не являются окончательными. Последняя версия книги содержит окончательные цифры для 4-го квартала в столбце E.

В результатах сравнения ячейки E2:E5 в обеих версиях выделены зеленым фоном, что означает изменение введенного значения. В результате изменения этих значений изменились и вычисляемые результаты в столбце YTD — ячейки F2:F4 и E6:F6 выделены сине-зеленым фоном, что означает изменение вычисленного значения.

Вычисляемый результат в ячейке F5 тоже изменился, но гораздо важнее то, что в более ранней версии его формула содержала ошибку (суммировались только ячейки B5:D5, а значение Q4 пропускалось). После обновления книги формула в ячейке F5 была исправлена и теперь имеет вид =СУММ(B5:E5).

Если содержимое не умещается в ячейках, выберите команду Resize Cells to Fit (Размер ячеек по размеру данных).

Надстройка средства диагностики в Excel

Помимо средства сравнения электронных таблиц в Excel 2013 есть надстройка средства диагностики электронных таблиц, при включении которой появляется вкладка "Inquire" (Запрос). На этой вкладке можно проанализировать книгу, посмотреть на связи между ячейками, листами и другими книгами, а также убрать с листа лишнее форматирование. Если в Excel открыты две книги, которые нужно сравнить, можно запустить средство сравнения электронных таблиц с помощью команды "Сравнить файлы".

Если вкладка Inquire (Запрос) не Excel вкладки Inquire (Запрос) в Excel, см. включить надстройку Inquire(Запрос) . Подробнее об инструментах этой надстройки см. в статье Возможности средства диагностики электронных таблиц.

Дальнейшие действия

Если у вас есть критически важные Excel книги или базы данных Access в организации, можно установить средства управления электронными таблицами и базами данных Майкрософт. Microsoft сервер аудита и управления предоставляет мощные функции управления изменениями для файлов Excel и Access и дополняется сервером Microsoft средство обнаружения и оценки риска Server, который предоставляет функции инвентаризации и анализа, помогая снизить риск, связанный с использованием средств, разработанных конечными пользователями в Excel и Access.

REDMOND

Ссылка на основную публикацию