Какие рекомендации по оформлению вы можете дать

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Оформляем текст так, чтобы его прочитали

Роман Худоногов, сооснователь и директор продукта в Setka Editor, поделился гайдом по оформлению текста. Из статьи вы узнаете, как сделать так, чтобы ваши тексты читали дольше 15 секунд.

В России 20 млн человек ежемесячно сталкиваются с проблемами чтения с экранов — это очень много, столько же живет в Москве и Московской области. Эти 20 млн каждую неделю посещают один сайт — «Википедию».

В статье на «Википедии» сказано, что длина строки может напрямую влиять на скорость чтения. Если строка слишком длинная, приходится долго возвращаться к началу следующей строки, если же короткая, глаза устают постоянно «скользить» по тексту. Удобно читать, когда в строку помещается от 35 до 95 символов. Первая строка в статье, если открыть на 15-дюймовом мониторе, вмещает в себя 205 символов.

Хорошая новость: вы, в отличие от «Википедии», можете влиять на дизайн своего продукта. Чтобы избежать большинства проблем, нужно придерживаться правила: «Сделай работу за своего читателя». Давайте разберемся, как именно вашу статью будут читать и с какими проблемами могут столкнуться.

В строку должно помещаться 35−95 символов, как мы уже знаем из «Википедии». Количество символов и размер шрифта определяют максимальную ширину строки. Удобный для чтения с экрана шрифт (кегль) — 18–19 пикселей.

Межстрочное расстояние (интерлиньяж) должно быть таким, чтобы глазу было понятно, куда «перепрыгивать». Интерлиньяж соотносится с кеглем в пропорции 3 к 1, то есть если у вас кегль 20, то межстрочное расстояние — 26.

Читатель должен четко понимать, когда закончился абзац. Чтобы рассчитать расстояние между абзацами, умножаем интерлиньяж на два.

Еще стоит учитывать количество строк в абзаце. Идеально — пять строк.

Если абзац слишком большой, читатель устает. Конечно, есть технические блоги, аналитические статьи, где в пять строк не уложиться, но лучше учитывать размер абзаца. Если абзацы слишком дробные (как в примере справа на картинке), читателю непонятно, о чем вы рассказываете.

Шрифт должен быть контрастен к фону — иначе читать неудобно. Коэффициент контрастности рассчитывается исходя из разницы в яркости (интенсивности излучаемого света) между двумя смежными цветами на экране. Диапазон значений — от 1 до 21 (обычно указывается как 1:1 – 21:1). Чем больше значение, тем выше контраст. Существует множество инструментов для вычисления коэффициента контрастности двух смежных цветов, например этот калькулятор.

Контраст касается и самого текста: лучше, если шрифт заголовка отличается от основного текста. Это помогает читателю понять, что началось что-то новое. Вы можете просто использовать гарнитуру другого типа: если текст набран шрифтом без засечек, для заголовка выбирайте шрифт с засечками. Но недостаточно выделить заголовок жирным, он должен отличаться по размеру от основного текста — разумеется, в большую сторону.

Расстояние между элементами должно быть не меньше трех межстрочных интервалов. Это позволяет читателю сориентироваться, где заканчивается одна часть повествования и начинается другая.

Хорошо, если подзаголовки отличаются от заголовков по начертанию и размеру: так понятнее, где вложенный кусочек, а где — основная часть.

Исследователи из Nielsen Norman Group заявляют, что 8 из 10 человек быстро пролистывают материал и прочитывают в нем только 28% слов. Это называется скимминг: например, я достаю телефон и проскроливаю страницу, чтобы понять, стоит ее читать или нет.

Поэтому структура текста должна быть понятной, а в самом тексте должны быть расставлены акценты. Если человек прочитал не всю статью, но нашел в ней ответ на свой вопрос, — это означает, что вы хорошо сделали свою работу. Доскроллы — это важно, но не нужно на них зацикливаться.

Статья о Бали на сайте Here Magazine разбита на понятные главы: где остановиться, где поесть, как долететь. Если человек ни разу не был на Бали, он захочет прочитать статью полностью. Если был и собирается снова, его может заинтересовать конкретный раздел — например, где остановиться.

Здорово, когда получается делать акценты на главном. Например, в бренд-медиа «Только спросить» есть статья «Безопасна ли еда с пола?». В материале говорится и о правиле пяти секунд, и об инфекциях, но самое главное — это комментарий гастроэнтеролога:

Статья большая, но комментарий выделен, потому что это эксперт со специализацией и фото. Такой комментарий вызывает доверие, и тут в самый раз кнопка с call-to-action.

Если у вас большая статья, сделайте содержание, чтобы читатель мог сам выбрать интересный раздел.

Аналогичный прием — дать заключение с выжимкой поста. У The Bell классно выстроен мостик от выводов к форме сбора имейлов.

Люди рассматривают картинки на 10% дольше, чем читают текст. Четыреста тысяч лет назад мы были охотниками-собирателями, поэтому наш мозг хорошо обрабатывает графическую информацию, а чтение — недавнее изобретение. При этом огромное количество важных идей и задач одними картинками не выразить, поэтому нам приходится рассказывать их с помощью текста.

Большие обложки привлекают внимание. Бывает так, что вы открываете сразу много вкладок? Я постоянно так делаю: читаю что-то новое, потом перехожу по ссылке в статье, а потом вспоминаю, что хотел прочитать недавнюю статью об Uber. Я быстрее найду эту статью, если при переключении между вкладками увижу большую обложку с заголовком.

Вас запоминают благодаря фирменным иллюстрациям. Если вы издаете бренд-медиа, ваша задача не только донести что-то до читателя, но и построить четкую ассоциацию, что полезной информацией поделились именно вы.

Сможете вспомнить, статьи из каких изданий вы прочитали на этой неделе? Если да, то эти издания проделали большую работу по брендингу. Один из способов помочь читателю вас запомнить — использовать единый стиль иллюстраций. Использование цветов и брендовых элементов увеличивает запоминаемость бренда на 80%.

DigitalOcean — облачная платформа, которая помогает быстро запустить блог или наладить инфраструктуру. Они публикуют хелпы и гайды, пишут статьи о том, как поднять MySQL или пропатчить KDE. Статьи для них — один из основных каналов привлечения. Придумывать иллюстрацию для каждого материала сложно, поэтому они выбрали абстрактный стиль.

Эту иллюстрацию можно поставить к пяти разным статьям, потому что подобных материалов много. Я узнал о проекте три года назад и стал его клиентом. Считаю, что это всё потому, что на протяжении года я читал статьи и в какой-то момент подумал: «Эти классные ребята знают ответы на все мои вопросы. Посмотрю, что они предлагают».

Фотография — то же самое, что иллюстрация. В журнале For hims все фотографии сделаны на оливковом фоне, герои всегда в футболках одного цвета. Стиль узнаваемый — в голове выстраивается мостик.

Стилизация изображения элементами брендинга. В издании об удаленной работе Slack HQ много материалов, но не всегда есть профессиональные фотографии. Они выкручиваются тем, что стилизуют фото фирменными элементами — кружочками и точками. С одной стороны, это иллюстрация к статье, с другой — тот самый брендовый мостик.

Полотна текста читать не интересно. Статьи с визуальными элементами, вставленными через каждые 75−100 слов, получают вдвое больше лайков и шеров. Если в статье много картинок, ее легче читать. Картинки во всю ширину подойдут, если вы рассказываете о путешествиях или машинах. Где не обойтись одним текстом — поставьте большую картинку.

Несколько объектов в одном экране. Если между двумя абзацами текста нужно поставить две иллюстрации и вы ставите их одну под другой, читателю придется долго скролить. Ставьте обе иллюстрации параллельно — с помощью табличной верстки.

Иллюстрация списков. Список из 10 пунктов приятнее рассматривать, если есть визуальные якоря. Глаз быстрее зацепится за иллюстрацию, чем за текст: “Use tools in tandem” — две милые курочки.

Карточки. Если вы пишете гайд «Как приготовить салат “Цезарь”», вам не обойтись без разделов о посуде и продуктах. Эта статья будет длинной пошаговой инструкцией: «Возьмите курицу, порежьте салат». Используйте текст в карточке: его проще найти на странице, запомнить содержание и пойти готовить.

Релевантный сайдбар. В нем можно разместить подходящие товары или рекомендации на другие статьи. Конечно, есть блок рекомендаций в конце поста, но не факт, что человек туда дойдет. К тому же релевантная ссылка рядом со смысловым блоком будет эффективнее.

Цитаты в сайдбаре. Когда рассказываете историю, легче зацепить читателя, если показать кусок из интервью большим размером. Люди приходят именно за этим.

Call-to-action в сайдбаре помогает решить performance-задачи. Например, если вам нужно, чтобы читатель, который зашел на статью, скачал PDF-книгу. Так вы получите его email.

Цифры и факты в сайдбаре. Например, только 1% жителей РФ переболел острыми кишечными инфекциями. Выходит, есть с пола можно, потому что 1% — это мало. Наверно, этот факт можно поставить в текст, но там он потеряется, потому что читатели быстро скролят страницы.

Цифры и факты в основной колонке текста. Один из самых действенных приемов — это дать срез по цифрам в истории, которую вы рассказываете. Например, как это делают Inc. в статьях о конкретном бизнесе. Если раскидать эти цифры по абзацам, не факт, что кто-то их увидит. А так получается что-то вроде карточки: «Вау, эта компания похожа на мою по обороту — наверное, их советы будут полезны». Этот прием позволяет создать контекст.

• Ширина строки.
• Размер шрифта.
• Межстрочное расстояние.
• Расстояние между абзацами.
• Количество строк в абзаце.
• Контраст.

• Деление на главы.
• Акцент на важном.
• Содержание.
• Заключение.

• Большие обложки.
• Брендинг.
• Единый стиль фотографий.
• Медиаэлементы через каждые 75−100 слов.
• Картинки во всю ширину экрана.

• Несколько фотографий в одном экране.
• Ссылки на релевантные посты.
• Подходящие товары.
• Цифры и факты.

Посмотрите полное выступление Романа Худоногова — там еще много лайфхаков для грамотного оформления текста.

Конференция ContentSense по контенту для бизнеса — один из проектов команды ProductSense. Мы делаем расшифровки докладов с наших конференций и пишем по ним статьи.

Благодарим за подготовку статьи редактора Асю Челован.

Оформляем текст так, чтобы его прочитали.
1) Поставьте в подводке привлекательную картинку.
oh, wait.

Мы всегда надеемся, что следующий фотограф будет лучше предыдущего))

А вот сейчас было обидно!

ничего личного, исключительно рекомендации по оформлению)

Можете опереться на авторитетные литературные источники? Например, Чихольд, Мюллер-Брокманн или Шпикерманн. Пока это лишь ваша гипотеза.

Я быстрее найду эту статью, если при переключении между вкладками увижу большую обложку с заголовком

А меня такие страницы бесят, потому что у меня нет мгновенного доступа к контенту, а есть лишь огромная бесполезная обложка. Приходим к выводу, что эвристический подход в верстке — не лучшее решение.

Пока есть ощущение, что все эти рекомендации даны для получения большего охвата и популярности текста. При этом глубинные мотивы читателя не учитываются.

Вот ты нудятина

Быть нудным не стыдно, стыдно публиковать сомнительный контент.

В реальности, конечно, интерлиньяж должен выбираться дизайнером на основе восприятия самого шрифта , потому что у всех начертания разные, и разные значения могут выглядеть по-разному. По дефолту в браузерах стоит коэффициент 1.4. В заголовках может быть оправдано и меньшее значение. Какой-нибудь Garamond даже с 1.3 может выглядеть слишком разрежённым.

Ага, выше расписал, что думают об этом профессиональные типографы.

На опечатку похоже, должно было быть 1.3 к 1.
Пропорция 26 : 20 = 1.3 : 1

Откуда взято это твердое значение в 130%? Великие типографы напротив стараются уйти от твердых значений и пишут с точки зрения восприятия текста читателем:

Йозеф Мюллер-Брокманн, «Модульные системы в графическом дизайне»

Если текст набран с правильным интерлиньяжем, у читателя возникает чувство покоя и свободы, желание читать. Типографика, которая реализует все упомянутые нами принципы, достигает вечных, классических форм.

Ричард Пулин, «Школа дизайна: Шрифт»

При выборе интерлиньяжа следует учитывать такие параметры как очко шрифта, высота прописных, насыщенность и начертание.

И хотя Пулин говорит о том, что чаще всего используется значение в 120%, он уделяет особое внимание его правильному подбору.

Эрик Шпикерманн, «О шрифте»

В отношении интерлиньяжа следует запомнить одно правило: он должен быть больше, чем межсловный пробел, иначе взгляд будет скользить от слова на первой строке сразу к слову на следующей строке.

Ян Чихольд, статья «Об интерлиньяже»

Но одно почти всегда верно — чем больше концевых строк и строк разной длины, тем больше должно быть расстояние между строками.

Роберт Брингхёрст, «Основы стиля в типографике»

Чем шире формат, тем больший интерлиньяж он предполагает. Для насыщенных шрифтов нужен больший интерлиньяж, чем для светлых. Гарнитуры с крупным очком требуют большего интерлиньяжа, чем с гарнитуры с мелким очком. Гротески требуют большего интерлиньяжа, чем их антиквенные собратья.

——
Это я все к чему — глупо задавать твердое значение, не изучив теорию и подходы профессиональных типографов.

Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

П родолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1 , в которых закрепляются и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, и требования к их тексту. Особенности оформления реквизитов распорядительных документов (в т.ч. приказов) отражены буквально в каждом разделе Методических рекомендаций, а правила формулирования их текстов изложены в отдельном пункте 5.5. Но эти особенности проработаны в Методических рекомендациях для приказов, издаваемых по основной и административно-организационной деятельности.

Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).

См. статью «Основные ошибки в приказе о приеме на работу, которые приводят к проблемам» в № 12′ 2019

В № 1′ и 2’’ 2020 читайте подробную статью про приказ об увольнении. Объясним: правила оформления каждого реквизита и элемента текста (попутно отвечая на множество вопросов читателей), как понимать формулировку «ненужное зачеркнуть» в форме № Т-8, когда издавать приказ и ознакамливать с ним, как формулировать основание увольнения и др.

В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

В этом определении отражены основные особенности приказа:

• его имеет право издавать только первый руководитель организации (единоличный исполнительный орган, обычно именуемый генеральным директором).
  А если право издания приказов предоставляется (делегируется) заместителям или руководителям структурных подразделений (территориально обособленных филиалов, цехов), то в соответствующем приказе о делегировании (или в доверенности руководителю филиала) устанавливается конкретный перечень вопросов, ситуаций, а также разновидности приказов, право подписания которых предоставляется этим лицам;
• приказы обеспечивают прежде всего важнейшие управленческие функции, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя 2 ;
• в приказе отражается принцип единоначалия (единоличного принятия решений), которому в тексте документа соответствует термин делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.

Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.

Схема 1. Классификация приказов

• на инициативные, которые издаются в рамках зон ответственности первого руководителя и уполномоченных им должностных лиц, и
• изданные во исполнение прямых требований действующего законодательства, нормативных правовых актов, документов вышестоящих органов, контролеров и регуляторов.

Приказы по основной деятельности (и административно-хозяйственным вопросам) практически идентичны по составу реквизитов и структуре текста. Очевидно, поэтому Методические рекомендации обобщенно рассматривают требования к их оформлению, лишь изредка конкретизируя особенности изложения текстов.

Типовой формуляр приказа

• на общем бланке организации,
• специально разработанном бланке приказа (в т.ч. должностного лица) или
• на листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:

• угловым или продольным (сравните Примеры 2 и 3) и
• центрованным (Пример 3) или флаговым (в этом случае все реквизиты бланка печатаются сразу от границы левого поля).

Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.

Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.

Пример 1. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 2. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 3. Угловое центрированное расположение реквизитов заголовочной части приказа

В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.

1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.

Факультативными являются также изображения:

• Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, использование которых регламентируется соответствующими федеральным конституционным законом и законами субъектов РФ, а также положениями об органах управления и уставами муниципальных образований;
• эмблемы или товарного знака.

«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.

2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).

3. Наименование должности лица – автора документа оформляется через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).

4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.

5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.2019 3 и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.

Считаем, что конкретный способ должен устанавливаться самой организацией и закрепляться в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте 4 .

6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:

• приказы по основной деятельности могут иметь порядковый номер без добавления буквенного или цифрового индекса (№ 77), а приказам по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу он добавляется (№ 77-адм и № 77-лс);
• довольно часто в регистрационном номере отражают номер дела, куда потом будет подшит документ, тогда приказ по основной деятельности может получить индекс № 77/01-08, по административно-хозяйственным вопросам – № 77/01-09, по личному составу со сроком хранения 50 лет – № 77/04-10, а со сроком хранения 5 лет – № 77/04-11.

Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1.

Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения. Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.

7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий. Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.

8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже

с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:

• заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и состоять из одной фразы;
• многословный заголовок, состоящий из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
• в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются;
• возможно выделение заголовка полужирным шрифтом.

Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.

А в своем ЛНА вы можете к предписаниям Методических рекомендаций об оформлении заголовка к тексту приказа добавить следующие правила:

Пример 4. Правила оформления заголовка к тексту приказа в Инструкции по делопроизводству или ином ЛНА

Заголовок должен кратко и точно отражать цель издания документа (отражать главную мысль текста и контекст, т.е. конкретное решение и управленческую ситуацию, в которой оно принимается).

Сначала составляется текст документа, разрабатывается управленческое решение и только потом к тексту формулируется заголовок.

Заголовок не может быть многословным, максимальный его объем не должен превышать 5 строк 5 .

Заголовок оформляется от границы левого поля через 1 пустую строку (2 межстрочных интервала) после реквизита «место издания». После заголовка до текста отступ составляет 2 пустые строки (3 межстрочных интервала).

9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.

10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.

Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6. Такой электронной подписью, поддерживаемой СЭД организации, подписываются в основном приказы по административно-хозяйственным вопросам, имеющие срок хранения 5 лет, которые могут в течение этого времени существовать в статусе аутентичного электронного оригинала.

Пример 5. Подпись на бумажном приказе

Пример 6. Отметка об электронной подписи (опыт лучших практик)

Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п. 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи. Считаем, что до внесения изменений в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые ожидаются в ближайшее время, не следует прямо применять положения п. 4.23 Методических рекомендаций.

11. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными лицами и подразделениями. Визы оформляются на проекте приказа ниже оформленных частей реквизита «подпись», начиная

с лицевой стороны документа или на отдельном листе согласования. Методические рекомендации установили следующие правила размещения виз на проекте приказа (п. 4.21):

• на последнем листе документа под подписью;
• на обороте последнего листа подлинника документа;
• на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме, и тогда лист согласования можно распечатать оттуда. В Методических рекомендациях приводится пример традиционного листа согласования, на котором визы собираются «вручную». Причем в этом примере не предусмотрено указание структурного подразделения-инициатора и непосредственного исполнителя, не приведен заголовок к тексту проекта приказа и почему-то сразу обозначены дата и номер приказа, которые фактически на листе согласования оформляются только после подписания приказа руководителем и после регистрации.

Замечания к проекту приказа визирующий может оформить:

• на отдельном листе (как служебную записку или назвав просто «замечания») либо
• в составе самой визы, но кратко сформулировав их суть:

Пример 7. Виза (внутреннее согласование)

Пример из п. 4.21 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

• лист согласования оформляется, если согласующих лиц больше 5–6;
• лист согласования прикрепляется к приказу и вместе с ним подшивается в дело.

Зафиксирован и важный управленческий аспект: «лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования».

Эти правила рекомендуем отразить в Инструкции по делопроизводству или в ином специальном ЛНА.

Наконец, Методические рекомендации, не раскрывая причин включения этой разновидности визы в ГОСТ Р 7.0.97-2016, говорят, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа». Подобное парафирование проекта документа давно применяется в практике договорной работы.

Шрифты и отступы между реквизитами

При оформлении приказов и проектировании их бланков необходимо обратить внимание на технику их изготовления. Методические рекомендации описывают шрифты и интервалы:

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта – № 12-14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

• разработчик этих шрифтов компания Monotype Imaging дозволяет их использовать в программных продуктах в некоммерческих целях, а также на компьютерах с лицензией Windows в любом качестве;
• на сайтах по продаже шрифтов, в т.ч. на сайте https://fonts.google.com, эти шрифты продаются – имеют цену;
• после введения санкций против России компания Monotype запретила использование своих шрифтов для передачи данных электронным способом с компьютера на компьютер, правда, не совсем понятно – только для госструктур или для всей страны в целом.

Глядя на этот «букет» в России были спешно разработаны отечественные свободно распространяемые шрифты. «PT Astra Serif и PT Astra Sans. по словам их создателей, являются полными метрическими аналогами Times New Roman. Это значит, что их применение не приведет к искажению документов, набранных в Times New Roman. Каждый шрифт представлен в 4 начертаниях – обычный, курсив, полужирный курсив и полужирный» 6 . PT Astra Serif и PT Astra Sans распространяются бесплатно и могут быть использованы в любых операционных системах и офисных программах.

Скачать эти свободно распространяемые шрифты и ознакомиться с лицензионным соглашением можно на сайте https://astralinux.ru, для этого перейдите в раздел верхнего горизонтального меню «Информация» и прокрутите страницу сайта до самого конца.

Теперь прокомментируем месторасположение реквизитов приказа. Конечно, мы можем ориентироваться на примерные зоны их размещения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 на Рисунках Б.1 и Б.2 справочного приложения Б. Но там мы видим границы зон, а при оформлении документов нас еще интересует сколько пустых строк вставлять между соседними реквизитами. В этих схемах ответа на этот вопрос вы не найдете.

Методические рекомендации говорят, что:

• строки одного реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал;
• однако составные части (атрибуты) реквизита могут отделяться дополнительным интервалом (т.е. пустой строкой);
• текст документа:
  • его строки могут печататься через 1–1,5–2 межстрочных интервала;
  • абзацный отступ – 1,25 см.

  К этому добавим, что текст обычно отделяется от других реквизитов 2–4 межстрочными интервалами, т.е. 1–3 пустыми строками. Возможные отступы между иными реквизитами показаны в Примере 16: буквой П здесь обозначены пустые строки между соседними реквизитами.

  Как и прежде, нумерация листов должна быть индивидуальной у приказа и каждого его приложения, номера проставляются начиная со 2-й страницы.

  Текст приказа

  • констатирующая (а не преамбула, как устанавливает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
  • распорядительная.

  Констатирующая часть – это обоснование необходимости и разъяснение последующих распорядительных действий. А распорядительная – это изложение управленческих решений по степени значимости и в логической последовательности в пронумерованном арабскими цифрами виде.

  Констатирующая и распорядительная части текста приказа разделяются термином делового стиля 7 «приказываю», который заканчивается двоеточием. Методические рекомендации в п. 5.5 говорят, что он может оформляться:

  1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ:) без разрядки с новой строки от абзаца (это новая и практически ничем не обоснованная рекомендация!) или

  2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю:) в продолжение констатирующей части, с выделением полужирным шрифтом или без выделения.

  Организациям, в которых уже давно регламентирована и сложилась практика издания распорядительных документов, рекомендуем термин «ПРИКАЗЫВАЮ:» по-прежнему оформлять с новой строки и от границы левого поля, что более технологично при проектировании электронных шаблонов документов и форм для печати и просмотра, поскольку оно будет представлять собой отдельное поле с неизменяемой частью текста (см. «1» в Примере 8).

  Что касается 2-го варианта оформления этого термина (Пример 9), то он закреплен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Коммерческие организации его редко используют.

  Методические рекомендации допускают, что констатирующей части в распорядительном документе может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании. Такая структура текста характерна скорее для распоряжений и поручений, которые издаются руководителями организации в соответствии с делегированными полномочиями для решения оперативных вопросов деятельности.

  Методические рекомендации отражают общую классификацию приказов, которые могут быть:

  • изданными во исполнение и
  • инициативными.

  В приказах, изданных «во исполнение» (Пример 8), в качестве обоснования действий может выступать нормативный правовой акт вышестоящего органа, локальный нормативный акт или распорядительный документ, ранее изданный организацией. Именно здесь используются сложные отыменные предлоги «на основании», «в соответствии», «во исполнение» и т.п.

  В инициативных приказах (Пример 9) в качестве доказательства необходимости издания перечисляются цели и задачи, стоящие перед организацией, факты или события, послужившие причиной издания документа.

  Если приказ имеет приложения, то это оговаривается в его тексте – отдельная отметка о наличии приложений ниже текста не оформляется. Если приложений несколько – они нумеруются (см. «2» в Примере 8). Если оно одно, то не нумеруется, а в тексте в скобках сразу после упоминания его наименования пишут «(приложение)» либо «(прилагается)» (см. «2» в Примере 9).

  Пример 8. Текст приказа, изданного «во исполнение» (с обычным оформлением слова «приказываю»)

  

  Пример 9. Текст инициативного приказа (с оформлением слова «приказываю» способом, характерным для государственных организаций и федеральных органов исполнительной власти)

  

  Обратите внимание на одно уточнение в п. 5.5 Методических рекомендаций. Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа. С одной стороны, это справедливое подтверждение основного правила документирования – юридическую силу документ приобретает с даты подписания, которая одновременно является датой вступления в силу, датой начала срока исполнения и т.п. Но с другой стороны, на практике в такого рода приказах очень часто приходится отдельно устанавливать дату введения в действие локальных нормативных актов, для реального вступления в силу которых требуются специальные подготовительные мероприятия, назначение ответственных и дополнительные распорядительные действия. Поэтому одной из характерных формулировок констатирующей части приказов такой разновидности является следующая:

  Пример 10. Распоряжение о вступлении в силу документа с более поздней даты, чем дата подписания приказа

  1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 г. Номеклатуру дел акционерного общества «Водолей» (далее – Номенклатура дел на 2020 год; приложение).

  • приказы, закрепляющие организационные решения, являются нормативными, т.к. с их помощью формируется и актуализируется система локальных нормативных актов организации;
  • если в приказе оформляются поручения по структуре: поручение – исполнитель (исполнители) – срок исполнения, то такие приказы относятся к поручительским. Оптимальной для них является следующая сложившаяся последовательность элементов текста (речевая формула): кому – что сделать – когда (Пример 11).

  Пример 11. Поручительский пункт приказа

  1. Начальнику Управления делами Симоновой Е.В. внести необходимые изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству к 02.09.2019.

  Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то Методические рекомендации предписывают указывать это в предпоследнем пункте распорядительного документа.

  Пример 12. Пункт приказа, отменяющий ранее изданный документ

  4. Признать утратившим силу приказ генерального директора от 25 января 2019 г. № 32 «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».

  Пример 13. Пункт приказа, отменяющий конкретный пункт ранее изданного документа

  5. Признать утратившим силу п. 2 приказа генерального директора от 22.08.2019 № 86 «О назначении ответственных за ведение делопроизводства, обработку и защиту персональных данных и обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях».

  А пункт о контроле за исполнением оформляется всегда последним. Методические рекомендации отмечают, что здесь пишется наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Эта формулировка не точна, т.к. речь идет о возложении функции контроля за исполнением в порядке делегирования полномочий, а не о назначении исполнителей. Причем если делегирование контрольной функции по конкретному документу, а значит и вопросу, реально происходит, то такой пункт должен формулироваться так:

  Пример 14. Пункт приказа о контроле за его исполнением

  7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.

  Пример 15. Пункт приказа о контроле за его исполнением

  7. Возложить функцию контроля за исполнением приказа на заместителя генерального директора Иванова А.А.

  Каким знаком отделять номер пункта от его текста у различных документов, читайте в № 12’ 2019

  Если же функция контроля не делегируется, то подобный пункт в распорядительных документах не оформляется. Это означает, что контроль исполнения своих решений будет осуществлять тот руководитель, который подписал приказ. Поэтому формулировка: «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» является избыточной.

  Стандартные речевые модели, изученные в документоведении и документной лингвистике, способствующие четкости, ясности и некоторой формализации распорядительной части текста приказа, Методические рекомендации не рассматривают. Но мы рекомендуем в Инструкции

  по делопроизводству организации или ином ЛНА их привести, например:

  • что сделать – когда (в нормативном приказе, которым утверждается и вводится в действие ЛНА):
    «1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 года Классификатор индексов структурных подразделений организации (далее – Классификатор подразделений; приложение)»;
  • кому (название должности, фамилия и инициалы позади фамилии) – что сделать (конкретные предписания, поручения) – когда, к какому сроку (в «поручительском» приказе):
    «Начальнику административно-хозяйственного управления Семенову С.С. оформить передачу автомашины. государственный номер. на баланс Коломенского филиала к 01.11.2019»;
  • что сделать – когда, к какому сроку – ответственный (название должности, фамилия и инициалы) (в нормативном приказе):
    «1. Представить итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2019 год к 20.01.2020. Ответственные – начальники управлений и отделов» 8 .

  Образец оформления приказа дан в приложении 4 к Методическим рекомендациям. К сожалению, он отличается небрежностью. Поэтому мы покажем не только его в первозданном виде, но и исправленный вариант в Примере 16 – получится поручительский приказ, изданный «во исполнение».

  Приложение 4 к п. 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

  Пример 16. Приказ из Методических рекомендаций, который мы исправили (здесь знаком П показано возможное количество пустых строк между соседними реквизитами)

  

  Как оформить упрощенный приказ, когда в нем нет констатирующей части или есть всего 1 распорядительный пункт? Когда констатирующей части нет, надо ли оставлять слово «приказываю» на отдельной строке? Надо ли нумеровать единственный пункт распорядительной части приказа? Покажите, пожалуйста, как это правильно оформить.

  

  Такого понятия, как «упрощенный приказ» или «краткая форма приказа», в классической документоведческой литературе не встречается. В приложении 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти о построении текста приказа сказано следующее: «Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной». Исходя из этой формулировки, логично предположить, что приказ может и не состоять из 2 традиционных частей, а содержать только распорядительную часть. Как составлять в этом случае приказ, ни в учебниках по делопроизводству, ни в нормативно-методических документах не прописано.

  Если проводить аналогии с приказами по личному составу, оформленными с использованием унифицированных форм, в тексте приказа может даже отсутствовать слово «приказываю» и присутствовать только распорядительное действие. Хотя лучше термин «приказываю» все-таки оставить – см. Пример 17. Если в приказе 1 распорядительный пункт, то его не нумеруют.

  Вместе с тем следует отметить, что такое построение приказа нельзя считать целесо­образным, хотя коммерческие организации могут себе это позволить. Использование констатирующей части дает возможность понять цель издания приказа, объяснить обстоятельства, дать ссылки на инициативные документы и правовые акты. Практически в любой ситуации можно дать краткое обоснование издания приказа, что, с одной стороны, покажет уважительное отношение к исполнителям поручений, с другой – позволит подготовить приказ грамотно с точки зрения существующих на данный момент требований.

  Пример 17. Приказ без констатирующей части с 1 распорядительным пунктом

  

  Метаданные приказа

  Пореквизитный анализ дает возможность проектировать электронный документ по соответствующим составным частям (реквизитам, их атрибутам) и метаданным.

  В приказе обязательными метаданными, соответствующими реквизитам приказа, будут:

  См. статью «Метаданные в управлении электронными документами» в № 10’ 2019

  • наименование организации – автора документа;
  • наименование вида документа;
  • дата;
  • индекс/номер;
  • место составления (издания);
  • заголовок;
  • текст. Названия логических структурных частей: обоснование, поле с постоянным термином «ПРИКАЗЫВАЮ:», распорядительные пункты приказа. Для каждой части текста с учетом разновидности приказа предусматривается определенная площадь/объем;
  • метаданные подписи: наименование должности и имя, отчество, фамилия лица, подписавшего документ; дата подписания; вид транзакции – «подписал» или «подписано»; а вот срок действия сертификата электронной подписи (ЭП) становится обязательным для квалифицированной ЭП;
  • метаданные виз: наименование должности; имя, отчество, фамилия лица, завизировавшего документ; дата согласования; вид транзакции – «виза» или «согласовано».
  • срок исполнения;
  • срок действия:
  • срок хранения;
  • форма представления;
  • локализация и т.п.
  • идентификатор структурного подразделения – инициатора, создавшего проект;
  • идентификатор сотрудника-исполнителя;
  • код унифицированной формы разновидности приказа;
  • код темы, вопроса, направления деятельности;
  • сведения о приложениях к документу (наименования, количество);
  • маршрут рассылки для ознакомления;
  • маршрут рассылки для исполнения и т.п.

  Поскольку приказ в статусе электронного оригинала мы видим как файл, то необходимо обратить внимание и на метаданные файла: его имя и формат, дата создания, срок хранения, наименование и версия СЭД, в которой создан или сохранен файл и т.п.

  Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

  Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

  Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».

  К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.

  Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации – на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

  Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.

  ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…

  ■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

  Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.

  ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:

  • ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

  • ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

  Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй – порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. они были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

  Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

  В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

  В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

  ■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:

  • если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;

  • если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;

  • если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта) или если эти стандарты дублируют друг друга.

  Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

  ■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.

  Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.

  Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

  По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.

  Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.

  КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

  Сравним структуру старого и нового стандартов:

  

  Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

  Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

  ■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

  ■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

  Основные положения этого раздела:

  • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

  • предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

  • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

  • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

  • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

  • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

  • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

  • допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

  СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?

  Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:

  • часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;

  • появились новые реквизиты;

  • есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.

  ■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:

  • код организации (реквизит 04):

  

  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):

  

  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):

  

  Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):

  

  • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):

  

  Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.

  В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.

  ■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:

  • наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

  

  • наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):

  

  • гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):

  

  • отметка об электронной подписи (реквизит 23):

  

  Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,

  

  

  Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

  В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

  

  В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.

  Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

  Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

  При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:

  

  ■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.

  Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».

  В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».

  Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

  Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

  

  Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:

  

  Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) – для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.

  Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).

  

  Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).

  

  ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

  В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

  ■ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

  

  Если документ адресован физическому лицу:

  

  ■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

  

  ■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

  

  При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

  ■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

  Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

  

  ■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

  

  Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

  ■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

  

  ■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

  • о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

  • правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

  • этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

  ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

  Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

  ■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

  В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

  

  ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

  Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5[3] приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

  В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

  Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:

  Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так:

  

  

  ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ

  

  

  

  

  В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.

  [1]Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.

  [2]В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».