Бухгалтерия на аутсорсинге кого посадят если что

Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге

Задумываетесь о том, чтобы сконцентрироваться на бизнесе, а непрофильные функции, в частности бухгалтерский учет выделить на аутсорсинг? Это решение, требующее перестройки части бизнес-процессов вашей компании и в некоторых случаях предоставляющее ей существенные преимущества.

Прежде чем сделать этот важный шаг руководитель должен выяснить, кто несет ответственность за неточности, ошибки в бухгалтерском учете, и кто будет покрывать расходы, связанные с этими ошибками. Об этом расскажем в нашем материале.

Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании

Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя. И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации. Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.

К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.

Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера

По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?

Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.

Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:

• правильность регламентированного учета налогов;
• своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
• обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).

Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка. Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.

Как сдавать отчеты через аутсорсера — ликбез для бухгалтеров и их клиентов

Бухгалтерия — это сложный мир, в котором далеко не все руководители компаний хотят разбираться, поэтому многие предпочитают нанять штатного бухгалтера, который будет сводить дебет с кредитом и сдавать все отчеты. Но что делать, если вашему бизнесу не нужен постоянный бухгалтер, ваша потребность — это вовремя сданные отчеты и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Правильно — передать сдачу отчетности на аутсорсера.

Кто такой бухгалтер на аутсорсе

Если вы никогда не пользовались услугами бухгалтера-аутсорсера, то конечно, у вас могут возникнуть определенные вопросы:

• как будет происходить обслуживание;
• как заключить договор и наладить контакт с бухгалтером так, чтобы он не отличался от штатного специалиста;
• как проконтролировать работу аутсорсера;
• как, собственно, выбрать бухгалтера-аутсорсера.

По сути, бухгалтерский аутсорсинг ничем не отличается от иных видов аутсорсинга, кроме специфики своей деятельности — вы передаете учет своей компании в руки профессионального бухгалтера.

Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг

Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.

Если говорить о возможностях взыскать материальный ущерб за допущенные ошибки, то это почти невозможно сделать со штатным бухгалтером, аутсорсер обычно работает в рамках Гражданского законодательства , поэтому привлекать его к ответственности можно через суд.

Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.

Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге

Часто руководители компаний, нанимая бухгалтера на аутсорс считают, что они сняли с себя ответственность за ведение учета. Однако это далеко не так, ответственность за ведение и правильность учета лежит на руководителе компании.

С другой стороны, с компании, предоставляющей бухгалтерские услуги можно потребовать возмещение материального ущерба , что является плюсом по сравнению со штатным бухгалтером.

Что касается подписи отчетности, то, как правило, бухгалтерская компания оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно. Вы заходите в личный кабинет или аккаунт, подписываете ЭЦП уж готовые отчеты и отправляете.

Как вариант, аутсорсер может получить доверенность на подписание отчетности и подписывать ее самостоятельно. Но это не значит, то за все допущенные ошибки он будет отвечать единолично.

Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер

Бухгалтеры-аутсорсеры предлагают своим клиентам разные пакеты услуг:

1. Полное ведение бухгалтерского и налогового учета;
2. Ведение кадрового учета и подготовка отчетности по сотрудникам;
3. Формирование и сдача отчетности в целом по организации или ИП;
4. Проверка и отправка отчетных документов, подготовленных компанией самостоятельно;
5. Отправка отчетных документов от имени налогоплательщика, за содержание форм несет ответственность сам предприниматель и другие услуги.

На аутсорсинг можно передать как полный пакет отчетных документов, так и выбрать конкретные формы. Оптимальное содержание предприниматель выбирает сам, исходя из своих потребностей.

Опытный аутсорсер может сдать за вас следующие виды отчетности:

• декларации по всем видам налогов;
• бухгалтерскую отчетность (баланс и приложения к нему);
• уточненные декларации и пояснительные документы;
• отчетность в ПФР и ФСС;
• нулевую отчетность.

Аутсорсер может сдать за вас отчетность как с помощью электронных форм, так и на бумажном носителе. Вы можете оформить для него электронную цифровую подпись или сделать доверенность на сдачу отчетности.

Совет аутсорсеру: сформируйте несколько пакетов самых востребованных услуг и, если клиент сомневается, предложите готовые варианты решений. Не забудьте указать, какой объем работ, количество обрабатываемых документов, входит в каждый пакет.

Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит

Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.

Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.

Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:

• Полный аутсорсинг — полное ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, кадровый учет;
• Выборочный аутсорсинг — частичная передача функций бухгалтерии на внештатных сотрудников. Самыми популярными являются — расчет зарплаты, ведение первичной документации, кассовое обслуживание и т.д.
• Главный бухгалтер на аутсорсинге — одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.

Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера

1. Обратите внимание на репутацию и известность бухгалтерской компании;
2. Внимательно ознакомьтесь с условиями договора;
3. Уточните, есть ли тестовый период ведения учета, чтобы выявить недостатки в сотрудничестве;
4. Попросите провести экспресс-аудит вашей организации, хороший бухгалтер быстро увидит реальное состояние дел;
5. Узнайте сможет ли компания представлять ваши интересы в налоговых и иных инстанциях;
6. Поймите, как формируется счет за оказание бухгалтерских услуг;
7. Узнайте, может ли бухгалтер вести учет в онлайн бухгалтерии и предоставить вам доступ к ней.

Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.

Как контролировать аутсорсера

Бухгалтер на аутсорсе для многих руководителей видится как «кот в мешке», не понятно, что он делает, как и когда проконтролировать его действия не ясно. На самом деле, уже не составляет труда вести контроль бухгалтера на удаленке, вот почему:

• Клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача;
• У всех клиентов есть доступ онлайн к бухгалтерской базе их компании 24/7;
• Бухгалтерская компания, которая дорожит своей репутацией будет сама заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур со стороны заказчика.

Поэтому, если вы думаете передать ведение учета вашей компании стороннему бухгалтеру, то не переживайте и смело доверяйтесь профессионалам.

Узнайте почему бухгалтерский аутсорсинг один из самых востребованных на сегодняшний день.

Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг

Если вы решились на передачу ведения своего учета бухгалтеру на аутсорсинг или вы сами оказываете подобные услуги, то обратите внимание на :

1. Лимит ответственности бухгалтера — срок ответственности или сумма ущерба, которая максимально может быть выплачена; ответственность бухгалтера на аутсорсинге — это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухгалтерской фирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
2. Регламент и правила оказания бухгалтерских услуг — так как ведение учета на аутсорсе довольно сложная и комплексная процедура, то важно оговорить все правила ведения учета, чтобы обе стороны были в курсе.

В Школе бухбизнеса мы разбираем все этапы работы с клиентами, изучаем правила ведения договорных отношений с клиентом и особенности защиты от финансовых рисков.

Привлечение к субсидиарной ответственности бухгалтерской аутсорсинговой компании

Сегодня проанализирую беспрецедентный кейс о привлечении к субсидиарной ответственности в рамках дела № А40-33003/17-88-45«Б» бухгалтерской аутсорсинговой компании.

05.06.2017 года ООО «САНСАР» решением арбитражного суда признан банкротом, в отношении него открыто конкурсное производство.

Конкурсный управляющий обратился в суд с заявлением о привлечении к субсидиарной ответственности по обязательствам должника генерального директора и учредителя общества, заместителя генерального директора и ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг», которое оказывало обществу бухгалтерское обслуживание и вело бухгалтерский учет.

В отношении ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» конкурсный управляющий указал, что именно эта организация вела бухгалтерскую и налоговую отчетность должника, имела ключ от личного кабинета налогоплательщика, сдавала налоговую и бухгалтерскую отчетность не соответствующую фактическому финансовому состоянию должника.

Конкурсным управляющим в материалы дела было представлено заключение, согласно которому в период с 2013 — 2016 произошло искажение показателей бухгалтерского учёта, которое не было своевременно выявлено ответственным лицом и не были приняты соответствующие меры, что привело к формированию недостоверной бухгалтерской (финансовой) отчётности.

Так, инвентаризация фактического наличия товарно-материальных ценностей была произведена только в июле 2016, в бухгалтерской и налоговом учёте ООО «САНСАР» информация о ранее проведённых инвентаризациях отсутствует.

13.09.2013 между ООО «САНСАР» и ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» был заключен договор на оказание профессиональных бухгалтерских услуг согласно которому, исполнитель обязался оказывать заказчику услуги, в том числе: налоговый и бухгалтерский учёт (полный сервис), расчёт заработной платы; казначейство.

По результатам анализа деятельности ООО «САНСАР» следует вывод о том, что система бухгалтерского учёта общества не имела достаточную степень защиты от возникновения ошибок, была недостаточно эффективной, большинство операций введены вручную (формирование подобных записей увеличивает риск допущенной ошибки и т.п.), достоверность бухгалтерской (финансовой) отчётности, сформированной по данным бухгалтерского учёта операций вручную, поставлена под сомнение.

Выявлен ряд нарушений при ведении бухгалтерского учёта, в частности, несвоевременное принятие к учёту нематериального актива, инвентаризация МПЗ перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчётности за 2015 отсутствовала. Поставлена под сомнение достоверность бухгалтерской отчётности за 2015, в частности, данные строки 1210 «Запасы», показатели бухгалтерской отчётности за 2015 г. поставлены под сомнение как недостоверные.

Причиной сомнения в достоверности бухгалтерской (финансовой) отчётности за 2015 является отсутствие уверенности в реальности поступлений материалов и товаров на склад предприятия, а также не проведение инвентаризаций перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.

При этом, согласно Приказу Минфина России от 28.12.2001 г. №119, проведение инвентаризации обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Конкурсным управляющим от ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» получены документы о деятельности ООО «САНСАР», из которых видно, что инвентаризация имущества и обязательств ООО «САНСАР» в 2013, в 2014, в 2015 не проводилась перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Это свидетельствует о том, что ведение бухгалтерского учёта осуществлялось некачественно.

Судом сделан вывод, что вследствие указанных обстоятельств система бухгалтерского учёта не имела достаточную степень защиты от возникновения ошибок, а бухгалтерская (финансовая) отчётность (или её части) ООО «САНСАР» недостоверно отражает финансовое положение и результаты её финансово-хозяйственной деятельности и, таким образом, не может быть признана соответствующей требованиям законодательства РФ в части подготовки бухгалтерской (финансовой) отчётности (или её части).

Резюме:

искажение бухгалтерского учета и отчетности, не проведение ежегодной инвентаризации перед формированием годовой отчетности, может является основанием для привлечения главного бухгалтера, бухгалтера или бухгалтерской аутсорсинговой компании к субсидиарной ответственности.