Книга отзывов и предложений: как оформить, вести и использовать
По закону книга отзывов и предложений должна быть у всех, кто продаёт товары, готовит еду или оказывает услуги. А ещё из книги владелец бизнеса может узнать, что его кассир хамит покупателям, официанты подают гостям салаты в грязных тарелках, а бармен Андрей так круто делает коктейли, что половина постоянных клиентов приходит только из-за него. Читайте, как правильно оформлять, вести и использовать книгу отзывов для развития бизнеса.
- Автор: Дарья Суслова
- Редактор: Ирина Ситникова
- Иллюстратор: Ivan Might
Кто обязан держать на точке книгу отзывов
| Вид бизнеса | Где сказано про книгу |
|---|---|
| Магазины | п. 8 Правил продажи отдельных видов товаров |
| Рестораны, кафе, бары, столовые | п. 8 Правил оказания услуг общественного питания |
| Парикмахерские и салоны красоты | п. 3 Правил бытового обслуживания населения |
| Аптеки | п. 8 Правил продажи отдельных видов товаров |
| Химчистки, ателье, мастерские | п. 3 Правил бытового обслуживания населения |
| Автосервисы | п. 11 Правил оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств |
| Турагентства | п. 6 Правил оказания услуг по реализации туристского продукта |
Если у вас интернет-бизнес — онлайн-курсы или интернет-магазин — книга вам не нужна. На сайте можно сделать раздел для отзывов и опросные листы для оценки качества товаров и услуг, но это только рекомендация (ГОСТ Р 57489-2017). Если такого раздела нет, никто вас не накажет.
Как оформить книгу отзывов
Чётких требований к оформлению книги отзывов и предложений нет. Её можно сделать из любой тетради. Главное — обозначить на обложке «Книга отзывов и предложений».
В некоторых регионах местные власти прописывают требования к книгам отзывов в методических указаниях по организации торговли. Например, такие требования есть для московской розницы. Такие документы носят рекомендательный характер.
Вы не обязаны соблюдать требования из инструкции. Но если хотите, чтобы книга выглядела солиднее, а сотрудники не вырывали из неё страницы с плохими отзывами, оформите её как официальный документ:
- пронумеруйте страницы;
- прошейте тетрадь;
- распишитесь и поставьте печать, если она есть;
- укажите свои контакты.
Готовые книги отзывов и предложений продаются в книжных магазинах. Самую простую можно купить за 30–40 ₽ .
В интернете большой выбор — достаточно забить в Гугл «книга отзывов и предложений купить»
В интернете большой выбор — достаточно забить в Гугл «книга отзывов и предложений купить»
Если Роспотребнадзор требует оформить книгу отзывов по инструкции Министерства торговли СССР, такое требование можно оспорить. Официально приказ Минторга до сих пор не отменили, но предприниматели не могут его выполнить: требования касаются книг жалоб, которые всем выдавал Главснаб. Сейчас Главснаба нет, и книги никому не выдают. Да и самих книг жалоб уже нет — во всех современных постановлениях их называют книгами отзывов и предложений, а это другой документ. Поэтому формально приказ Минторга действует, но на деле силы не имеет.
Куда положить книгу отзывов
Книга должна быть на видном и доступном месте. Можно разместить её в уголке потребителя.
Когда давать книгу клиенту
Когда клиент попросил. Ещё желательно дать ему ручку, а в идеале — посадить за стол. Если книга в свободном доступе, клиент может сам взять её в любое время.
Как отвечать на обращения
Отвечайте в книге отзывов под записью клиента. Если клиент оставил свои контакты, продублируйте ответ по электронной почте или телефону.
Ответ пишите в свободной форме. Он зависит от вида обращения:
1. Жалоба. Расскажите, какие меры приняли, извинитесь и поблагодарите за обращение.
2. Претензия. Если жалоба касается возврата денег или возмещения расходов на ремонт бракованного товара — это претензия. Обычно претензию пишут на отдельном листе, но если она попала в книгу отзывов — это тоже официальное заявление. Решите проблему, расскажите, какие меры приняли, извинитесь и поблагодарите за обращение.
3. Предложение или благодарность. Поблагодарите клиента за отзыв. Если предложение вас заинтересовало, напишите об этом.
4. Необоснованная претензия или жалоба. Допустим, клиент купил у вас стол с годовой гарантией. Через пару месяцев на столе появились пятна, которые ничем не отмываются. Клиент пишет претензию и требует поменять стол на новый. Вы проводите экспертизу и выясняете, что пятна появились из-за неправильного ухода за мебелью — стол протирали чем-то химическим и испортили. В таком случае претензия необоснованная. Подробно опишите, почему не можете выполнить требования клиента, и сошлитесь на законы. Иногда клиенты пытаются схитрить, чтобы получить материальную компенсацию. Если подозреваете мошенничество — обратитесь в суд.
Жалобы тоже могут быть необоснованными. Из отзыва «Мне у вас не понравилось» непонятно, что именно было не так. Если клиент жалуется на высокие цены или обвиняет продавца в нежелании дать попробовать колбасу — вы не обязаны снижать цены или бесплатно угощать покупателей. Но всё равно вежливо объясните, что не нарушали прав потребителя, сошлитесь на законы. Если информации недостаточно, попросите подробности.
Если клиент оскорбил в книге отзывов кого-то из ваших сотрудников или вас, можно подать на него в суд за публичное оскорбление (ст. 5.61 п. 2 КоАП РФ).
Например, в Нижнем Новгороде покупатель назвал кассира «Пятерочки» «хамкой» и «преступницей» при покупателях и написал то же самое в книге отзывов и предложений. Кассир получила 10 000 ₽ компенсации за моральный вред, а покупателю пришлось извиниться и написать в книге отзывов, что он был не прав.
Решение суда
Сколько времени на ответ
Если это претензия, ответить нужно в течение десяти дней (ст. 22 ЗоЗПП РФ).
В остальных случаях отвечайте, когда хотите. Чем раньше решите проблему, тем меньше вероятность, что клиент пожалуется в Роспотребнадзор.
Что будет, если не ответить
Клиент может пожаловаться в Роспотребнадзор, и тогда к вам придут с внеплановой проверкой.
Если клиент не обращается в Роспотребнадзор, а жалоба не касается возврата денег или возмещения ущерба, за отсутствие ответа вас никто не накажет.
Как использовать книгу отзывов для развития бизнеса
1. Экономить деньги и время. Если вовремя решить проблему клиента, он не станет писать на вас жалобы и вы сможете избежать внеплановых проверок и судов.
2. Получать обратную связь. Клиенты пишут не только жалобы. Они могут что-то спросить, предложить хорошую идею или просто поблагодарить за отличную работу. А ещё в книгах отзывов конкурентов можно подсмотреть их слабые места.
3. Следить за сотрудниками. Можно узнать, чьей работой клиенты довольны, а кого ругают, и принять меры: наказать непутёвых сотрудников и наградить тех, кто хорошо справляется.
Что будет, если нет книги отзывов
Если книги отзывов нет или вы отказались предоставить её клиенту, Роспотребнадзор может выписать штраф:
- для должностных лиц и ИП 1000–3000 ₽ ;
- для компаний 10 000 — 30 000 ₽ .
2. Общепиту и всем, кто оказывает услуги (ст. 14.4 КоАП РФ):
- для должностных лиц 3000 — 10 000 ₽ ;
- для ИП 10 000 — 20 000 ₽ ;
- для компаний 20 000 — 50 000 ₽ .
Малому и среднему бизнесу и компаниям, у которых впервые нашли нарушение, штраф могут заменить на предупреждение (ст. 4.1.1. КоАП РФ).
Коротко о книге отзывов и предложений
Книга отзывов и предложений обязательно должна быть:
- в магазинах;
- в ресторанах, кафе, барах, столовых;
- в аптеках;
- в парикмахерских и салонах красоты;
- в химчистках, ателье, мастерских;
- в автосервисах;
- в турагентствах.
Что нужно сделать:
1. Купите книгу в магазине или сделайте сами, можно даже из обычной тетради. Главное — написать на обложке: «Книга отзывов и предложений».
2. Давайте книгу клиентам по первому требованию.
3. Отвечайте на отзывы клиентов:
- если клиент пишет заявление на возврат денег или возмещение ущерба — в течение десяти дней,
- в остальных случаях — в любое время, но лучше как можно быстрее, чтобы клиент не пожаловался на вас в Роспотребнадзор.
Если книги отзывов и предложений нет или вы не дали её клиенту, вас могут оштрафовать.
Книга жалоб и предложений
Книга отзывов и предложений – документ, который регистрирует мнение посетителей различного рода заведений об уровне обслуживания, качестве товара, соблюдении норм порядка и чистоты и прочих параметрах деятельности организации.
Кто должен иметь книгу отзывов (жалоб) и предложений
Данный документ должен быть у всех предприятий, занимающихся торговлей и обслуживанием людей, независимо от их направления деятельности (магазины, места общепита, в том числе кафе, бары, и рестораны, банки, развлекательные заведения), поскольку во многом именно он является самым наглядным источником информации для надзорных органов.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Правила распоряжения книгой отзывов (жалоб) и предложений
- По закону данный документ должен располагаться на заметном месте (например, на кассе или специальном стенде при входе), но некоторые организации предпочитают держать его «под столом», выдавая его посетителям «по требованию». Несмотря на распространенность такого подхода, в случае проверки он может вызвать неудобные вопросы со стороны представителей контролирующей службы.
- Рядом с книгой отзывов и предложений обязательно должна находиться ручка, но не карандаш, чтобы у сотрудников предприятия не возникало желания стереть негативные отзывы. Кроме того, посетителю должно быть предоставлено удобное место для внесения записи в книгу, то есть как минимум стул и стол. При этом клиент имеет полное право не предоставлять администрации заведения никаких личных документов и оставить запись анонимно (правда в этом случае, рассчитывать на письменный ответ со стороны учреждения не придется).
- Книга отзывов и предложений всегда должна храниться в организации, которой она принадлежит, передавать ее кому-либо на предмет снятия копий или проверки внесенных в нее сведений, в том числе сотрудникам надзорных структур нельзя.
- Руководитель (директор или генеральный директор) компании-держателя книги отзывов и предложений или уполномоченное действовать от его имени лицо должны не реже одного раза в три месяца проверять правильность ведения документа.
Правила по составлению книги отзывов (жалоб) и предложений
Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться.
- Вся необходимая информация о компании, которой она принадлежит, в том числе
- ее полное наименование (в соответствии с учредительными документами),
- адрес,
- ФИО директора.
- Сведения об инстанции, которая занимается контролем за деятельностью организации.
- На бланках, отведенных для собственно мнений и предложений, отводится место для внесения контактов посетителей.
Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого, каждый год необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.
Правила по оформлению
Составляется книга в одном экземпляре, все ее страницы скрепляются при помощи толстой нити и пронумеровываются, во избежание удаления негативных мнений. Еще один вариант: заказать книгу отзывов и предложений в типографии по индивидуальному образцу.
Образец книги отзывов (жалоб) и предложений
Оформление титульного листа
На первой странице документа (титульном листе) вписывается полное наименование предприятия-держателя книги. Строку «Зарегистрирована» заполнять не надо, поскольку процедура регистрации данных книг до сих пор не определена. Далее указываются
- дата начала ведения книги,
- номер документа,
- фамилия, имя, отчество руководителя организации,
- подпись руководителя.
Оформление оборотной стороны титульного листа
Вторая часть документа (оборотная сторона титульной страницы) включает в себя
- сведения о контролирующих и надзорных органах (их название, адрес и телефон на тот случай, если клиент надумает лично обратиться в эти структуры),
- количество страниц, отведенных непосредственно под мнение посетителей.
Оформление первого листа книги
Здесь приводится пример заполнения книги посетителем. На лицевой стороне листа пишется собственно отзыв/предложение, с обязательным указанием его даты.
Если мнение касается кого-то из работников предприятия, необходимо указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также конкретные причины, побудившие к написанию заявления.
Оформление оборотной стороны листа книги
На оборотной стороне листа посетитель должен внести свои контактные данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.
Ниже администрация организации в установленные сроки описывает меры, принятые по результатам записи. Здесь же должна стоять подпись начальника заведения и дата ответа.
В завершение ставится дата отправления ответа заявителю и отметка со стороны руководителя организации.
Действия в ответ на мнение посетителя
Администрация торговой точки, заведения общепита и др. организаций, занимающихся продажей товаров или предоставлением услуг, обязана своевременно отреагировать на поступившее мнение, независимо от того, благодарность это, хвалебный отзыв, претензия или предложение по улучшению работы.
Если это критика действий кого-либо из сотрудников предприятия, то она должна быть проверена и только при наличии доказательств вины сотрудника, к нему могут быть применены дисциплинарные меры воздействия.
Как оформить книгу отзывов и предложений и как её заполняют
Книга отзывов и предложений является официальным документом, в котором потребитель имеет право описать все свои пожелания и комментарии по поводу обслуживания и дать характеристики приобретённому товару.
Внешний вид книги и её основное предназначение
Жалобная книга имеет законные основания, прописанные в действующем законодательстве РФ, которое защищает права потребителей и обязывает любое торговое учреждение иметь в наличии данный документ.
Внешний вид документа должен соответствовать определённым требованиям, которые прописаны в законодательном кодексе. В нём должны быть указаны адреса организации, печати и подписи руководителей.
Все страницы нумеруются и прошиваются, так как данное условие необходимо для возможного устранения мошенничества и уничтожения отзывов клиентов.
Жалобы и предложения, которые вносятся в книгу, должны быть написаны только при наличии адресных данных директора, управляющего или предоставления номера горячей линии, по которой потребитель может выяснить все интересующие его вопросы. При правильном оформлении документа оставленный отзыв будет рассмотрен и по нему вынесется соответствующее решение.
При этом книга жалоб имеет основные назначения:
- обеспечение права потребителя высказать своё мнение о торговом учреждении и его сотрудниках, а также о предоставленном уровне обслуживания и последующем ответе управляющих организации;
- проверка книги соответствующими органами проверки, так как анализ мнений потребителей позволяет выяснить все недостатки по поводу обслуживания клиентов и устранить их;
- обозначение личных претензий потребителя и их возможное удовлетворение со стороны торгового предприятия.
Важно! Книга отзывов и предложений и образец её заполнения должен присутствовать в любом заведении, которое предоставляет определённые виды услуг и ведёт торговлю различными товарами.
Оформление документа
Прежде чем решить, как оформить книгу жалоб и предложений необходимо учесть тот факт, что законодательство не запрещает самостоятельное изготовление документа. При этом его можно приобрести в канцелярских магазинах в готовом виде.
Вне зависимости от способа составления документа книга с отзывами и предложениями оформляется в соответствии с такими требованиями:
- приобретение специальной книги или обычной тетради;
- указание достоверной информации и контактов учреждения;
- обязательная прошивка и прошнуровка листов документа.
Документ пломбируется, что является подтверждением его правильного составления согласно правовым нормам действующего законодательства.
При возникновении вопроса как оформить книгу жалоб следует соблюсти все необходимые нормативы при составлении, так как при нарушении потребитель может обратиться в Роспотребнадзор для привлечения специальных органов проверки соответствующего учреждения.
Титульный лист документа должен содержать следующие данные:
- название бумаги («книга, по отзывам и предложениям»);
- наименование заведения с указанием контактных данных;
- номер регистрации;
- заполнение даты начала действия книги;
- установление печатей и соответствующих подписей.
Основные правила ведения книги отзывов и предложений заключается в обязательном заполнении реквизитов:
- содержание первой страницы документа основывается на описании процедуры регламента и прав потребителя;
- вторая страница содержит данные о наименовании заведения, юридических адресах и контактных данных администрации учреждения;
- в третьей странице указываются органы надзора и проверки, которые следят за правильностью заполнения и ведения документа;
- остальные страницы предназначены для отзывов и жалоб клиентов;
- на обратной странице оставленного отзыва оставляется решение или ответ руководства заведения.
Важно! Если были оставлены записи в книге жалоб и предложений, то руководство в обязательном порядке должно отреагировать на заявленную претензию и отметить это в документе!
Как прошнуровать страницы книги
Для того чтобы правильно прошнуровать книгу отзывов и предложений нужно обратить внимание на некоторые особенности процедуры. В готовом документе все страницы уже пронумерованы и прошиты.
При самостоятельном изготовлении книги её прошивают крепкими нитками посередине и стягивают. Сверху накладывают записку, в которой указано количество страниц, дата заполнения и наличие подписи руководства.
Все данные скрепляются печатью, и только после всех проведённых действий форма документа считается действительной.
Регистрация книги
Роспотребнадзор не заставляет заведения торгового или обслуживающего типа официально регистрировать книгу отзывов и предложений, поэтому данная процедура не является обязательной.
При отсутствии регистрации у проверяющих органов могут возникнуть дополнительные вопросы, поэтому для беспрепятственной работы лучше всего зарегистрировать документ. После получения номера эти данные вносятся в книгу и являются подтверждением её юридической силы.
Возможность отказа предоставления документа по требованию
Оформление книги по жалобам и предложениям также сопровождается установленными требованиями её предъявления в обязательном порядке.
Сотрудники заведения не имеют права отказывать потребителю в предоставлении документа, так как такое действие расценивается, как противозаконное.
В некоторых случаях отказ основывается на возможной регистрации документа, но при этом клиент может выразить свои претензии на отдельном листке бумаги, который впоследствии должен быть прикреплён в книгу.
Если же всё-таки книгу не предоставили, то можно попытаться пообщаться с администратором иди другим представителем руководства. При полном игнорировании просьбы потребитель обладает правом обратиться в Роспотребнадзор, который проверит законность работы соответствующей организации.
Читайте о том, как подать жалобу на судью.
А тут информация о том, как сделать возврат денежных средств за неоказанные услуги.
Решение возникшего вопроса
При возникновении серьёзного конфликта и нежелания продавца предоставить книгу для записи жалоб и предложений следует обратиться в районное отделение полиции.
Действия сотрудника учреждения неправомерны и он может понести за них административную ответственность с дальнейшим получением штрафа в размере 30000 тысяч рублей.
Для того чтобы осуществить привлечение к ответственности необходимо подать письменное заявление в полицию с указанием подробных нюансов возникновения спорного вопроса. При соблюдении всех мер скорое реагирование приведёт к ответу за свои действия в лице указанной организации.
Если же жалоба попала в Роспотребнадзор, то нарушители понесут заслуженное наказание и проверка заведения будет проведена в обязательном порядке. Многие сомневаются в эффективности книги отзывов и предложений. Но в последнее время конкуренция на рынке большая и основная часть производителей нацелена на то, чтобы улучшить сервис и не терять своих клиентов.
Важно! В соответствующем документе указываются не только негативные комментарии, а также может быть выражена благодарность заведению за предоставленный сервис и получение качественного товара!
Правильное заполнение книги потребителем
Оставление письменного отзыва или комментария о качестве купленного товара или предоставленной услуги осуществляется в произвольной форме. При необходимости можно воспользоваться образцом заполнения документа, который расположен на первой странице документа.
При написании жалобы или отзыва следует учесть некоторые рекомендации:
- краткое и детальное описание проблемы;
- исключение ненужной информации;
- указание даты произошедшего события;
- личные контактные данные для дальнейшего информирования.
Составление благодарственного отзыва или жалобы не должно содержать оскорбительных заявлений и чрезмерного описания излишних подробностей. Информация должна быть изложена чётко и лаконично и по возможности объективно.
Перед тем как заполнить книгу отзывов и предложений можно воспользоваться фотографиями образцов, используемых при составлении документа. Личные данные указываются по желанию, а оставленное прошение рассматривается на протяжении 5 дней. Если же для исправления найденных недостатков необходимо время, то срок продлевают на 15 дней.
При отсутствии регистрации книги гарантия точного рассмотрения оставленного комментария снижается, но при этом должен быть представлен правильно оформленный образец жалобы в книгу по жалобам и предложениям со всеми необходимыми реквизитами.
Электронное заполнение документа
В 2017 году правительство страны внесло на рассмотрении закон о государственной регистрации электронной книги отзывов и отчётов. Данная процедура не утверждена официально, так как требует тщательной разработки и финансирования.
При этом у потребителя есть возможность воспользоваться форумами в интернете и написать свой отзывы в режиме онлайн.
Данная методика имеет большой эффект распространения и в современном мире является самым массовым средством пиара.
Поэтому потенциальные производители и представители обслуживающего сервиса стараются не навредить рекламе собственного заведения.
Заключение
Книга, по отзывам и предложениям представляет ряд документов подвергающихся строгой проверки и отчётности. Заведение высокого уровня должно иметь уголок потребителя, в котором представлена бумага, оформленная на законных основаниях. Процедура разработана для защиты пострадавшей стороны при возникновении спорного вопроса.
Заполнение книги жалоб и предложений. Требования к оформлению и частые ошибки
На предприятии бывают плюсы и минусы, которые выявляются в процессе работы организации. При возникновении недовольств или пожеланий к предприятию у клиентов, предоставляется книга жалоб и предложений, куда вносятся любые отзывы об организации.
Данный документ оформляется в соответствии с законодательством, несоблюдение правил оформления навлекает административную ответственность на организацию. В статье вы найдете пример, как заполняется и как можно пронумеровать книгу отзывов.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно !
Какими законами и нормативными актами регламентируется?
Основным законом регламентирующим оформление книги жалоб и предложений является приказ Министерства Торговли № 346 от 28 сентября 1973 года. Инструкция для предприятий по книге отзывов и предложений выдается на основании приказа Минторга № 139 от 23.07.1973 года. Необходимость наличия данного документа указана в законе РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей».
Как должен выглядеть журнал жалоб?
В приказе Министерства Торговли № 346 указаны определенные требования по внешнему виду данного документа:
- страницы документа обязательно прошиваются и нумеруются определенным образом (как это сделать читайте здесь);
- иметь официальную печать предприятия из сургуча с подписью руководителя;
- на титульном листе указываются: название предприятия, подпись руководителя организации и дата начала ведения документа;
- первая страница содержит руководство по заполнению документа;
- вторая страница содержит контактные данные предприятия и всего руководящего состава;
- на третьей странице указываются телефоны контролирующих организаций для потребителей, при необходимости защиты собственных прав.
Существует способ составления документа самостоятельно через типографию, также, если организация желает создать его самостоятельно, то можно приобрести готовые бланки для заполнения документа. Но в таком случае необходимо учитывать нормы составления. Образцы приобретаются в канцелярских магазинах, также можно скачать их из интернета.
Как правильно оформить?
Неправильное оформление является нарушением на основании ст. 14.15 Кодекса об Административных правонарушениях РФ и предусматривает штрафы. Для избежания ошибок в оформлении документа необходимо знать основные нормы.
Регистрация книги жалоб распространена не во всех регионах РФ, следует уточнять данную информацию.
Требования и правила заполнения титульного листа
Титульный лист должен содержать достоверные сведения о предприятии, запрещается использовать книгу оставшуюся от иного предприятия.
Указывается:
- полное наименование организации без сокращений и аббревиатур, располагается в верхнем левом углу листа;
- дата начала ведения книги указывается под названием организации;
- номер документа располагается на уровне даты с правой стороны листа;
- указываются личные данные директора фирмы;
- далее указывается подпись руководителя.
Как должна быть оформлена оборотная сторона титульного листа?
Помимо этого, указывается количество страниц, отведенных для отзывов потребителей.
Первый лист документа отводится для написания отзыва потребителем, для правильного написания жалобы необходимо изучить руководство. Если документ создается самостоятельно то включаются необходимые графы, которые позволяют заявителю правильно структурировать отзыв. В покупной версии типографии все графы уже проставлены. О том, как и что писать в данной книге, вы можете узнать из этой статьи.
На первом листе проставляются:
- в левом верхнем углу графа указания даты подачи жалобы;
- заявление № по центру листа в верхней области;
- ниже идет описание проблемы;
- внизу проставляется подпись заявителя и расшифровка.
Потребителем указывается:
- дата заявления, допустимо указывать точное время написания отзыва;
- контактные данные, если клиент желает получить письменный ответ на свою жалобу;
- данные сотрудника, если отзыв написан о работе конкретного работника;
- подробное описание ситуации;
- если клиент просит принять меры и указывает сроки, то эти сроки не должны противоречить законам;
- подпись потребителя и ее расшифровка.
Ответ фирмы на отзыв должен содержать:
- данные потребителя;
- принятые меры по устранению нарушений;
- данные руководителя торгового отдела и его подпись;
- дата ответа на отзыв заявителя;
- дата написания отметки руководства и подпись;
- при требовании клиентом ответа в письменной форме, необходимо отправить письмо на указанный адрес в течение пяти дней, письмо пишется в двух экземплярах: один отправляется потребителю, второй остается в документации предприятия.
При изготовлении через типографию нумерация страниц уже проставлена, но если организация использует самодельный вариант, то проставлять цифры необходимо самостоятельно. Страницы нумеруются только на одной стороне листа, оборотная сторона отводится для ответа руководителя.
Нумеровать страницы нужно только арабскими цифрами, проставленными в правой стороне сверху или снизу страницы. Вычеркивать, стирать, писать разными ручками цифры недопустимо, это наводит на мысли о мошенничестве в организации. При самостоятельном изготовлении документа необходимо прошить книгу после нумерации страниц.
Ниже вы увидите фото, как выглядит внутри книга отзывов и предложений:
Образец титульного листа книги отзывов и предложений с нумерацией:
Кто в организации может заполнить?
После выпуска типографией необходимо ее оформить, контролировать ведение и содержание документа.
Кто может вести и проверять документ:
- руководитель фирмы или ИП;
- начальник отдела продаж;
- уполномоченное лицо, указанное приказом руководителя;
- продавец.
Проверить книгу может «тайный покупатель», которого назначает Роспотребнадзор.
Если проверяет не руководитель, наличие приказа на установленное лицо обязательно.
Частые ошибки и их исправление
Ошибки при ведении книги недопустимы, неправильное оформление может дезинформировать потребителя, что послужит негативному отношению к организации. К сожалению, организации иногда допускают ошибки, которые приводят к штрафам.
- неверная нумерация;
- нечеткий оттиск печати;
- неверное заполнение данных компании и личных данных руководства;
- отсутствие руководства по заполнению отзывов;
- отсутствие списка инстанций, контролирующих организацию.
Такие ошибки могут послужить штрафом при проверке Роспотребнадзором. Если же ошибка была допущена, необходимо перепрошить документ или создать новый, но при этом должны сохраниться старые отзывы о работе организации.
Отзывы и предложения со стороны потребителей крайне важны для контроля работы фирмы, это помогает выявить недобросовестное поведение сотрудников, пропущенные недочеты организации и наладить работу предприятия для клиентов. Наличие документа налаживает доверительные отношения между потребителем и фирмой, что позволяет развивать предприятие, привлекать новых клиентов.
Следует помнить, что отзывы и предложения являются официальным документом фирмы и проверяются вышестоящими органами, правильное оформление документа и отзывчивое отношение к клиентам гарантирует качественную деятельность организации.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: