Какая должна быть трудовая книжка

Электронные трудовые книжки: ответы на горячие вопросы

В чем проблема: с 10.06.21 г. вступил в силу Закон от 05.02.21 г. № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217), которым были внесены поправки в КЗоТ. Казалось бы, передача сведений о трудовой деятельности работников в электронный реестр упростит жизнь работодателям. Но на практике возникает множество вопросов, на которые пока ответов нет. В консультации мы ответим на наиболее актуальные вопросы работодателей, связанные с внедрением электронного учета трудовой деятельности работников.

Вопросы – ответы

Должен ли работник подавать бумажную трудовую книжку при приеме на работу?

Нет, не должен. Поясним подробнее.

Если вы принимаете на работу сотрудника после 10.06.21 г., то помимо документов, предусмотренных ст. 24 КЗоТ, он обязан предъявить работодателю трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр). Получается, что бумажную трудовую книжку подавать при трудоустройстве теперь не обязательно. Но если ее нет, необходимо подать сведения из Реестра.

Важный нюанс: пока процедура получения таких сведений законодательством не урегулирована. На сегодня можно руководствоваться только разд. V Положения о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, утвержденного постановлением правления ПФУ от 18.06.14 г. № 10-1 (далее – Положение № 10-1).

Как сейчас работник может получить данные о трудовом стаже?

Чтобы получить такие данные, сотруднику необходимо обратиться в территориальный орган ПФУ. Информация из Реестра предоставляется бесплатно в бумажной и/или электронной форме (п. 2 разд. V Положения № 10-1). Информация о трудовом и страховом стаже предоставляется по форме приложения 9 к этому Положению.

Получить сведения в электронном виде можно через портал электронных сервисов ПФУ. Для этого у работника должна быть оформлена квалифицированная электронная подпись.

Если работник хочет получить сведения о страховом стаже в бумажной форме, он должен предъявить сотруднику территориального органа ПФУ паспорт (другой документ, удостоверяющий личность), ИНН (либо документ, подтверждающий право осуществлять любые платежи по серии и/или номеру паспорта) или свидетельство об общеобязательном социальном страховании (либо пенсионное удостоверение).

Должен ли работодатель оформлять трудовую книжку работнику, который трудоустраивается впервые?

Вновь принятым работникам трудовая книжка в бумажном виде теперь оформляется только по их требованию. То есть если сотрудник не настаивает на этом, то работодатель не заводит ее.

Если же работник требует сделать запись в трудовой книжке, работодатель, как и прежде, в течение 5 дней после трудоустройства работника делает запись о приеме на работу в его трудовой книжке. Согласно обновленной ст. 48 (ч. 4) КЗоТ порядок ведения трудовых книжек определяется Кабмином. Но пока такой порядок не утвержден, поэтому руководствуемся Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной приказом Минтруда от 29.07.93 г. № 58.

Обратите внимание: хранить бумажные трудовые книжки работников, принятых после 10.06.21 г., работодатель не обязан. Даже если он вносит запись в трудовую книжку, ее надо вернуть работнику. А вот для предпринимателей ничего не поменялось, они и раньше не обязаны были хранить трудовые книжки своих наемных работников. Теперь этот порядок касается всех работодателей – и юридических, и физических лиц.

Допустим, при приеме на работу работник подаст работодателю сведения о трудовой деятельности из Реестра без бумажной трудовой книжки. Как заполнять уведомление о приеме на работу, которое подается в налоговую?

Действительно, постановление КМУ от 17.06.15 г. № 413, регламентирующее вопросы подачи уведомлений о приеме на работу, еще не адаптировано к новым правилам.

Сейчас в графе 4 уведомления «Категорія особи» нужно выбрать следующие категории:

• «1 – наймані працівники з трудовою книжкою». Такое цифровое значение мы ставим, когда принимаем работника на основное место работы;
• «2 – наймані працівники без трудової книжки». Этим цифровым значением обозначают совместителей.

Поэтому продолжаем действовать по тому же принципу. Даже если сотрудник не предъявил бумажную трудовую книжку, но устраивается на основное место работы, в графе 4 ставим цифру «1», а для совместителей – «2».

Нужно ли сейчас выдавать на руки трудовые книжки сотрудникам, которые продолжают трудиться у работодателя?

Нет, с этим спешить не стоит. С 10.06.21 г. только начался переход на электронный учет трудовой деятельности, который продлится 5 лет (до 10.06.26 г.). Согласно п. 2 разд. II Закона № 1217 порядок и очередность предоставления сведений должен определить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики. На сегодня порядок не утвержден, поэтому сейчас работодатель не обязан передавать в ПФУ сканированные копии трудовых книжек.

Кроме того, в соответствии с этой же нормой выдавать на руки работникам трудовые книжки под подпись можно только после завершения работ по внесению сведений о трудовой деятельности в Реестр. То есть, пока данные из бумажной трудовой книжки не будут внесены в Реестр, выдавать работнику трудовую книжку нельзя.

Впрочем, техническая возможность передачи указанных сведений существует с конца 2019 года. Речь идет о Порядке учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденном постановлением КМУ от 27.11.19 г. № 1084 (далее – Порядок № 1084). Этим документом предусмотрено, что работодатель как страхователь или само застрахованное лицо может (но не обязан!) самостоятельно передать скан-копии трудовых книжек в ПФУ для подтверждения имеющегося трудового стажа для заключения трудового договора, назначения пенсий и других целей. Например, согласно Порядку № 1084 можно передавать данные о трудовой деятельности сотрудника для оформления пенсии (см. об этом подробнее в «Когда работодатель должен передать скан-копии трудовых книжек в ПФУ»).

Работник увольняется по собственному желанию 05.07.21 г. Нужно ли передавать сведения о его трудовой деятельности в ПФУ или выполнять какие-либо другие действия?

Нет, такой обязанности законодательством не установлено. Как уже было отмечено выше, порядок передачи сведений о трудовой деятельности работников пока не утвержден, а значит, даже в случае увольнения данные из трудовой книжки сотрудника передавать необязательно.

Внимание! Новое правило! Теперь при увольнении работника работодатель обязан выдать ему копию приказа об увольнении (ст. 47 КЗоТ). Раньше это касалось только случаев увольнения работника по инициативе работодателя. А вот трудовые книжки при увольнении выдавать не нужно, ведь сейчас их хранение не входит в обязанности работодателя. Однако это правило относится только к сотрудникам, принятым на работу после 10.06.21 г.

Если же сотрудник был принят до 10.06.21 г., то при увольнении ему следует выдать и копию приказа об увольнении, и бумажную трудовую книжку.

Также учтите, что даже после передачи сведений о трудовой деятельности работника в Реестр по его по требованию работодатель обязан вносить в трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе. Как сотрудник должен выразить такое требование, в КЗоТе не уточняется. Считаем, что ему надо подать работодателю письменное заявление в произвольной форме с просьбой производить записи о его трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке. Работодатель не имеет права отказать сотруднику в этом.

Источник: "Баланс-Агро" № 26, который выходит из печати 05.07.21 г.

Что учесть в работе с электронными трудовыми книжками

Цифровизация меняет и такую консервативную сферу как оформления трудовых отношений. 10.06.2021 вступил в силу Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX, он внедрил электронные трудовые книжки. Как перенести данные о стаже с бумажной трудовой книжки в электронную, какими должны быть скан-копии, как изменится порядок выхода на пенсию — все это в обзоре.

Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажных трудовых книжек. Электронные трудовые книжки обеспечивают следующее:

• постепенный отказ от бумажного документооборота – согласитесь, что это лишь вопрос времени и развития цифровых технологий;
• уменьшение затрат времени на бумажную работу. Электронная форма удобнее;
• упрощение доступа к информации как работодателю, так и самому работнику. Физлица уже имеют возможность сверять информацию о своем страховом стаже в базе Пенсионного фонда Украины (ПФУ);
• уменьшение негативных рисков потери бумажной трудовой книжки и затем ее восстановление. Особенно это касается тех лиц, у которых записи в электронной базе ПФУ имеют расхождение с такими в бумажной трудовой книжке. Конечно и бумажные трудовые книжки восстанавливали, но это значительные затраты времени на посещение бывших мест работы, а то и архивов, если данные предприятия уже позакрывали;
• создание возможностей для начисления пенсий в автоматическом режиме.

В электронной трудовой книжке будет отображаться вся имеющаяся информация о стаже, записи о приеме на работу, переводе и увольнении.

Возможными электронные трудовые книжки в Украине стали после утверждения Порядка учета трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме постановлением Кабмина от 27.11.2019 г. № 1084 (далее – Порядок № 1084).

Поскольку Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX вступил в силу 10 июня 2021, учет трудовой деятельности сейчас стоит вести по электронным трудовыми книжками а не по бумажным трудовым.

Чтобы полностью перейти на электронные трудовые книжки имеем 5 лет. Закон не запрещает пользоваться как бумажной, так и электронной формами книг, пока будет длиться переходный период.

На час воєнного стану в трудове законодавство внесли зміни. В Експертус Головбух детально розповіли про нові норми трудових відносин в умовах війни. Беріть в роботу ці роз’яснення, тримайтеся і за можливості працюйте — ви потрібні Україні!

Все ли данные о стаже есть в Реестре Пенсионного фонда

Нет, могут быть не все данные. За это стоит проверить и периодически мониторить информацию о себе на портале ПФУ относительно страхового стажа и правильности сведений в электронных трудовых книжках, ведь ошибку могут сделать:

• работодатель при подаче данных относительно начала и окончания трудовых отношений и т. п;
• работник ПФУ при обработке скан-копий.

Кроме ошибок могут быть невнесенные целые годы. По сугубо техническим причинам. Особенно это касается данных до 2011 года.

Внимание: от автоматических пенсий можно будет отказаться. Подав уведомление о своем нежелании до достижения пенсионного возраста. Или просто не подав данные относительно способа получения пенсии в ПФУ уже после назначения пенсии.

Каких лет может не быть в электронной трудовой книжке

В электронной трудовой книжке может не буте данных до 2011 года. Дел в том, что персонифицированный учет в ПФУ с исчислением страхового стажа был введен с 1 января 2011 года. Также есть еще одни проблемные годы – до 1998 года. В ПФУ может не быть данных по страховым взносам в этом году, поэтому следите.

Внимание: особенно проверяем данные в электронных трудовых книжках до 2011 года.

Кто подает информацию с бумажной трудовой книжки для внесения данных в электронном виде

Работодатель или работник подает сканированные или оцифрованные копии документов, заверенные КЭПом через вебпортал электронных услуг ПФУ.

Внесение данных работником

Внесение данных работодателем

После того, как работодатель или гражданин заполнил анкету и прикрепил скан-копий документов, специалисты ПФУ переводят в цифровой формат, сверяют записи трудовой книжки с данными, что уже содержатся в персональной карточке Реестра застрахованных лиц.

Таким образом формируется конечный вариант е-трудовой. После оцифровки трудовой, информация о периодах работы и имеющийся страховой стаж будут доступны для просмотра в личном кабинете на вебпортал электронных услуг ПФУ.

Электронная трудовая книжка на предприятии как подготовиться к передаче сканкопий

Перед сканированием трудовых книжек необходимо провести их тщательный аудит. Прежде всего проверьте первую страницу (титульный лист).

1. Сверьте паспортные данные

На первой странице трудовой книжки отмечают сведения о работнике. Так, на соответствие паспортным данным необходимо проверить такие записи в трудовой:

• фамилия, имя и отчество работника;
• дату рождения.

Кроме того, обратите внимание на наличие:

• подписи владельца трудовой книжки, которым он заверил правильность внесенных данных;
• подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
• печати заведения, где трудовую заполнили впервые.

2. Проверьте записи об изменениях ФИО

В случае изменения работником фамилии, имени, отчества работодатель обязан внести соответствующие записи в его трудовой книжки. Основание — документы, подтверждающие изменения:

• паспорт;
• свидетельство о браке;
• свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества и др.

Изменения вносят на первой странице трудовой книжки. Делают это так:

• одной чертой зачеркивают прежняя фамилия и записывают новое;
• на внутренней стороне обложки указывают информацию о документе, на основании которого сделана запись, с его реквизитами;
• запись заверяют подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Как устранить выявленные ошибки:

Ошибка в записи ФИО или дате рождения . Такой бланк трудовой книжки считают испорченным, составляют акт на его списание и оформляют трудовую на другом бланке. Если ошибся предыдущий работодатель — работнику необходимо обратиться к нему для исправления ошибки. В случае ликвидации предыдущего места работы, исправить ситуацию необходимо в судебном порядке.

Не внесен запись об изменении ФИО . Сейчас вы в последнее работодателем и есть внести соответствующие изменения.

Сканирование трудовой книжки для пенсионного фонда

Внесение данных осуществляется путем отправки на через сайт ПФУ скан-копий бумажной трудовой книжки. То есть отсканированных нужных страниц трудовой книжки. В принципе, можно сделать и фото, но все равно придется его обработать таким образом, чтобы оно соответствовало нужному формату и размеру файла. Поэтому лучше все же в данном случае применить сканер.

Необходимо подготовить копии следующих документов:

• трудовой книжки. Сканируются только заполненные страницы из разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и вкладыши оригинала трудовой книжки. Пустые страницы трудовой книги сканировать не нужно;
• отдельного согласия на обработку данных от работника – этот документ надо подготовить, если данные вносит работодатель. Сегодня ее подают в произвольной форме работодателю и сканируют.

Внимание: если данные вносит работник лично, то скан-копия согласия на обработку данных не нужна

Сделать такую отправку могут:

• физлицо, то есть работник самостоятельно. Однако, ему для этого надо сначала получить электронную цифровую подпись. Его можно иметь на любом носителе (компьютере, диске, флешке), то есть не обязательно на защищенных флешках-токенах. Получить электронную подпись физлицо может бесплатно в КПЭДУ ИСД ГНС или же в наиболее удобный способ – в обслуживающем банке;
• юрлицо, то есть работодатель. Однако, до принятия законопроекта № 3623 это не является обязанностью работодателя. Это на уровне рекомендации ПФУ, так как трудовые книжки все равно находятся у работодателей, а поэтому логично, чтобы данные внесли они, а не работники.

После получения скан-копий дальнейшая их обработка и внесение данных в базу осуществляется работником ПФУ (п. 9 Порядка № 1084), поэтому стоит все же проверить данные о себе, чтобы не было допущено человеческой ошибки.

Затем заходим на портал электронных услуг ПФУ и в правом верхнем углу находим «Вход».

В окне, которое появилось, вводим данные, кто будет работать с реестром (юрлицо/физлицо), а также по электронной подписи.

После этого выбираем слева нужное меню. Для физлиц, например, «Мой страховой стаж» или «Электронная трудовая книжка». Проверяем данные.

Если есть потребность, то скан-копии документов отправляем через меню «Коммуникации с ПФУ» – «Предоставления скан-копий трудовой книжки».

Прикрепив все документы нажимаем «Отправить в ПФУ».

Требования к скан-копиям трудовой книжки для пенсионного фонда

Скан-копии должны быть подготовлены с соблюдением следующих требований:

• цветное, а не черно-белое сканирование;
• разрешение 300 dpi;
• формат jpg (но тогда каждую страницу надо отдельно) или pdf (все страницы единым файлом);
• размер каждого файла должен не превышать 1 Мб;
• скан-копии должны быть четкими, должны читаться название документа, серийный номер (если есть), ФИО работника, печати, подписи и т. п;
• название файла должно быть в формате НННННННННН_ЛС_ПС.јрg, где НННННННННН – идентификационный код застрахованного лица, то есть регистрационный номер учетной карточки плательщика налога; ЛС – номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС – номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03; первый разворот, где содержится ФИО, должен иметь значение ЛС_ПС ровно 00_01. Такие рекомендации к названиям файлов содержатся в частности в требованиях самого ПФУ здесь.

Пример названия файлов со страницами трудовой книги:

• 7680032573_00_01.jpg – это сканированная первая страница трудовой книжки (первый разворот с ФИО застрахованного лица);
• 7680032573_10_11.jpg – это страницы трудовой книжки 10 и 11 (это пятый разворот).

Если же подаете скан трудовой книжки в формате pdf, то тогда назовите файл НННННННННН.pdf, например, 7680032573. pdf.

Если трудовая книжка была потеряна, то могут быть отсканированы также документы, подтверждающие трудовой стаж. Требования к таким документам можно найти в соответствующем Порядке из постановления Кабмина от 12.08.1993 г. № 637.

Как сделать файл скан-копии меньшим

Сделать файл меньше (до 1 МБ) и сделать разрешение 300 dpi можно следующим образом:

• заходим в «Сохранить документ как», выбираем форма файла, а также параметры сохранения ;

• в параметрах сохранения необходимо выбрать качество изображения «Небольшой размер (300 dpi)».

Трудовую книжку оцифровали: что делать с бумажной

После оцифровки трудовой книжки выдайте оригинал бумажной трудовой работникам под роспись.

Если работник потребует вести параллельно с электронным вариантом бумажную трудовую книжку — работодатель обязан это делать.

Запись в электронную трудовую книжку ФЛП

ФОПу необходимо делать запись в е-трудовую только если он наемных работников.

Однако ПФУ рекомендует ФОПам подать через персональный кабинет скан-копии:

• выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП,
• или справки из Государственной налоговой службы об учете в качестве субъекта предпринимательской деятельности.

Как изменится порядок выхода на пенсию с введением элекронных трудовых

С введением электронной трудовой, пенсии по возрасту будут назначать автоматически, по факту наступления события — достижения пенсионного возраста, без необходимости дополнительно обращаться и лично посещать органы ПФУ.

Если работник захочет выйти на пенсию позже, ему следует об этом сообщить ПФУ до достижения пенсионного возраста.

Если лицо продолжило работать, или если бумажную трудовую не оцифровали и в течение трех месяцев со дня достижения пенсионного возраста ее также не предоставили, то считается, что человек изъявили желание выйти на пенсию позже.

Если лицо не сообщило о своем выборе по времени назначения пенсии и в Реестре застрахованных лиц имеется информация о страховом стаже, то пенсию назначат автоматически со следующего дня за днем ​​достижения пенсионного возраста.

Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец

При участии Юлия Бусыгина

Несмотря на то, что сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в электронном виде, традиционная бумажная трудовая книжка по-прежнему имеет статус основного документа работника. А за правильное оформление этого документа по-прежнему работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2022 году поможет наша статья.

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н (см. « С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений »). Этим документом утверждены форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (далее — Порядок № 320н).

Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Во-первых, все записи рекомендовано вносить ручкой. Она может быть шариковая, гелевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом они должны быть светостойкие (т.е. не выцветающие со временем), поскольку трудовая книжка может служить работнику до самой пенсии. В качестве альтернативного варианта предусмотрено внесение записей при помощи принтеров и прочих технических средств, либо путем проставления штампов. Также возможно совмещение вариантов. К примеру, одна часть записи может быть внесена в виде штампа, а другая часть этой же записи — заполнена вручную (п. 3 Порядка № 320н).

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2022). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 26 и 32 Порядка № 320н).

Внимание

С 2020 года работникам дано право отказаться от трудовых книжек на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных Пенсионного фонда. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? ».

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему на руки оригинал бумажной трудовой. Сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в трудовую книжку для этого случая описана в пункте 35 Порядка № 320н. Хранить в личном деле копию бумажной трудовой книжки работника, который перешел на ЭТК, не надо (см. « Надо ли хранить копию бумажной трудовой, если работник выбрал электронную: ответ Роструда »).

Заполнение трудовой при первом трудоустройстве

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже, в главе «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком располагается непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата приема на работу. Таковой является дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Отметим, что по действующим правилам издание приказа (распоряжения) о приеме на работу — это право, а не обязанность работодателя (см. « Работодателям разрешили не оформлять приказ о приеме на работу »). Если приказ не оформлялся, то в графе 2 следует указать дату заключения трудового договора (см. письма Минтруда от 13.12.21 № 14-6/ООГ-11862 и № 14-2/ООГ-11865, см. « Приказы о приеме на работу не оформляются: Минтруд разъяснил, как заполнять трудовую » ).

В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе или трудовом договоре) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о приказе или трудовом договоре: наименование документа, а также его дата и номер (при наличии).

Внимание

С 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. З аверять записи подписью увольняемого работника не надо (Порядок № 320н не содержит такого требования).

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 12 Порядка № 320н). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может лишь указать ему на ошибку, но исправлять ее без письменного заявления сотрудника и соответствующих документов не вправе (п. 30 Порядка № 320н).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется, в частности, в случае утраты трудовой книжки.

При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Также дубликат можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.). В этом случае в ней делается отметка о выдаче дубликата. Ее следует проставить непосредственно на титульном листе. Отметка имеет вид «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера новой книжки.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2022 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Что меняется в бумажных трудовых книжках с 1 сентября

Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, порядок её ведения и хранения. Самая главная новость — наконец однозначно определили срок, в который нужно выдать бумажную трудовую на руки сотруднику, если он выбрал электронную форму книжки. Приказ вступит в силу с 1 сентября 2021 года.

Что нового в форме бумажной трудовой книжки

Минтруд утвердил изменения приказом от 19.05.2021 № 320н. Он вступает в силу с 1 сентября 2021 года.

Содержание трудовой книжки не изменилось: вся информация, которая указывалась там ранее, останется на месте. Но пересмотрели количество страниц и добавили ещё пару маленьких изменений:

• увеличили количество разворотов для сведений о работе — с 10 до 14 штук;
• уменьшили количество разворотов для информации о награждении — с 10 до 7 штук;
• прописали, что отчество сотрудника указывается при наличии;
• прописали, что печать проставляется при наличии;
• добавили в графу 3 возможность указать часть статьи закона, на основании которой уволен сотрудник.

Бумажные трудовые по новой форме надо будет оформлять с 1 января 2023 года только взамен утерянных или испорченных (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников трудовые книжки образца 2003 года действительны: менять их на новые не нужно.

Тем, кто впервые устраивается на работу, нужно заводить электронные трудовые книжки.

Как меняется порядок заполнения

По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2021 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.

Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.

Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи со временным переводом;
• графа 3 — наименование структурного подразделения организации, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого работник был переведён временно и переведён на постоянной основе.

Сведения о работе по совместительству смогут вносить работодатели не только по основному месту работы, но и по совместительству. При этом записи о приеме и увольнении можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (сразу о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

Как вести учёт бумажных трудовых

Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.

Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.

В какой срок и как выдать бумажную трудовую книжку на руки

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, выдать ему трудовую книжку надо не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он подал заявление о переходе. Но выдавайте документ в любом случае не позднее дня увольнения, чтобы избежать претензий от сотрудника.

Ранее Минтруд неоднократно менял свою позицию, и по последним разъяснениям выдавать трудовую надо было в день подачи заявления.

При выдаче в бумажной трудовой книжке сделайте следующие записи:

1. В графе 1 — порядковый номер записи.
2. В графе 2 — дата выдачи бумажной трудовой на руки.
3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» — прописать «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
4. В графе 4 — заявление о переходе на ЭТК с датой и номером его регистрации.

Запись должна быть заверена подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Печать ставится при наличии. На следующей строчке работник ставит свою подпись.