Как сделать внешнюю ссылку в excel

Порядок

Создание внешней ссылки (ссылки) на диапазон ячеев в другой книге

Вы можете ссылаться на содержимое ячеек в другой книге, создав формулу внешней ссылки. Внешняя ссылка (также называемая ссылкой) — это ссылка на ячейку или диапазон на книге Excel или ссылка на определенное имя в другой книге.

Откройте книгу, которая будет содержать внешнюю ссылку ( предназначенную книгу) и книгу с данными, с которых нужно связаться (из первой книги).

Вы выберите ячейку или ячейки, для которых вы хотите создать внешнюю ссылку.

Введите = (знак равенства).

Если вы хотите использовать функцию, например СУММ, введите ее имя и открываю скобки. Например, =СУММ(.

Перейдите в книгу-источник и щелкните книгу, содержаную ячейки, которые вы хотите связать.

Вы выберите ячейку или ячейки, на которые вы хотите связаться, и нажмите ввод.

Примечание: Если вы выберете несколько ячеек, например =[SourceWorkbook.xlsx]Лист1!$A$1:$A$10 и у вас есть текущая версия Microsoft 365,то можно просто нажать ввод, чтобы подтвердить формулу как формулу динамического массива. В противном случае формула должна быть введена как формула массива устаревшей, нажав CTRL+SHIFT+ВВОД. Дополнительные сведения о формулах массива см. в статье Использование формул массива: рекомендации и примеры.

Excel возвращается в 9-ю книгу и отображаются значения из нее.

Обратите внимание Excel возвращает ссылку с абсолютными ссылками ,поэтому если вы хотите скопировать формулу в другие ячейки, вам потребуется удалить знак доллара ($):

=[SourceWorkbook.xlsx]Лист1! $ A $1

Если закрыть книгу-источник, Excel автоматически в формулу будет автоматически включен путь к файлу:

Откройте книгу, которая будет содержать внешнюю ссылку ( предназначенную книгу) и книгу с данными, с которых нужно связаться (из первой книги).

Вы выберите ячейку или ячейки, для которых вы хотите создать внешнюю ссылку.

Введите = (знак равенства).

Перейдите в книгу-источник и щелкните книгу, содержаную ячейки, которые вы хотите связать.

Нажмите F3, выберите имя, на которое будет ссылаться ссылка, и нажмитеввод.

Примечание: Если именуемая ячейка ссылается на несколько ячеек и у вас есть текущая версия Microsoft 365,можно просто нажать ввод, чтобы подтвердить формулу как формулу динамического массива. В противном случае формула должна быть введена как формула массива устаревшей, нажав CTRL+SHIFT+ВВОД. Дополнительные сведения о формулах массива см. в статье Использование формул массива: рекомендации и примеры.

Excel вы вернетесь к книге назначения и отобразит значения из именоваемого диапазона в книге-источнике.

Откройте 9-ю книгу и книгу-источник.

В книге назначения перейдите к пункту Формулы > определенные имена > определить имя.

Группа

В диалоговом окне Новое имя в поле Имя введите имя диапазона.

В поле Ссылки удалите содержимое, а затем храните курсор в поле.

Если вы хотите использовать имя функции, введите имя функции и наведите курсор в то место, где вы хотите использовать внешнюю ссылку. Например, введите =СУММ()и расположить курсор между скобами.

Перейдите в книгу-источник и щелкните книгу, содержаную ячейки, которые вы хотите связать.

Выберите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите связать, и нажмите кнопку ОК.

определенные имена > определить имя > имя." />

Внешние ссылки особенно полезны, если не целесообразно хранить большие модели в одной книге.

Объединение данных из нескольких книг Вы можете связать книги нескольких пользователей или отделов, а затем интегрировать их в итоговую книгу. В этом случае при изменении исходных книг не придется вручную изменять итоговую книгу.

Создание различных представлений данных Вы можете ввести все данные в одну или несколько исходных книг, а затем создать книгу отчета, содержаную внешние ссылки только на данные, которые содержатся в них.

Оптимизация больших сложных моделей Разбив сложную модель на несколько взаимосвязанных книг, вы можете работать с ней, не открывая все связанные с ней листы. Книги меньшего размеров проще изменять, не требуют так много памяти, и их быстрее открывать, сохранять и вычислять.

Формулы с внешними ссылками на другие книги отображаются двумя способами в зависимости от того, является ли книга-источник (которая содержит данные в формулу) открытой или закрытой.

Когда источник открыт, внешняя ссылка включает имя книги в квадратных скобках ([ ]), за которым следуют имя таблицы, восклицательный пункт (!) и ячейки, от которых зависит формула. Например, следующая формула добавляет ячейки C10:C25 из книги с именем Budget.xls.

Если источник не открыт, внешняя ссылка включает весь путь.

Примечание: Если имя другого таблицы или книги содержит пробелы или небуквенные символы, необходимо заключенное имя (или путь) в одиночные кавычка, как по примеру выше. Excel будет автоматически добавлять эти данные при выборе исходных диапазонов.

В формулах, которые ссылаются на определенное имя в другой книге, используется имя книги, за которым следуют восклицательный пункт (!) и имя. Например, следующая формула добавляет ячейки из книги "Продажи" Budget.xlsx.

Вы выберите ячейку или ячейки, для которых вы хотите создать внешнюю ссылку.

Введите = (знак равенства).

Если вы хотите использовать функцию, например СУММ, введите ее имя и открываю скобки. Например, =СУММ(.

Переключение на таблицу с ячейками, на которые вы хотите связаться.

GeekBrains

Вы выберите ячейку или ячейки, на которые вы хотите связаться, и нажмите ввод.

Примечание: Если выбрать несколько ячеек (=Лист1! A1:A10) и текущую версию Microsoft 365 ,после чего можно просто нажать ввод, чтобы подтвердить формулу как формулу динамического массива. В противном случае формула должна быть введена как формула массива устаревшей, нажав CTRL+SHIFT+ВВОД. Дополнительные сведения о формулах массива см. в статье Использование формул массива: рекомендации и примеры.

Excel вернуться на исходный и отобразить значения из исходного.

Создание внешней ссылки на ячейки в разных книгах

Откройте книгу, которая будет содержать внешнюю ссылку (9-ю книгу, также называемую книгой формул) и книгу с данными, с которых должна быть связь (книга-источник данных, также называемая книгой данных).

В книге-источнике выберите ячейку или ячейки, которые нужно связать.

Нажмите CTRL+C или перейдите на главная> буфер обмена > Копировать.

Перейдите к книге назначения, а затем щелкните на том месте, куда нужно поместить связанные данные.

Выберите ячейку, в которой вы хотите разместить связанные данные, а затем перейдите на главная> буфер обмена> в> в буфер обмена.

Excel возвращает данные, скопированные из книги-источника. Если вы измените его, он будет автоматически изменяться в конечной книге при обновлении окна браузера.

Чтобы использовать ссылку в формуле, введите = перед ссылкой, выберите функцию, введите (и введите ) после ссылки.

Создание связи с книгой

Вы выберите ячейку или ячейки, для которых вы хотите создать внешнюю ссылку.

Введите = (знак равенства).

Если вы хотите использовать функцию, например СУММ, введите ее имя и открываю скобки. Например, =СУММ(.

Переключение на таблицу с ячейками, на которые вы хотите связаться.

Вы выберите ячейку или ячейки, на которые вы хотите связаться, и нажмите ввод.

Excel вернуться на исходный и отобразить значения из исходного.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Обобщаем с умом: внешние ссылки и консолидация в Excel

Здравствуйте, уважаемые читатели. Как часто перед Вами стоит задача консолидации, или свода данных из разных листов и книг в одну таблицу? Думаю, что часто. Консолидация в Excel — это трудоемкая, кропотливая и неприятная работа, но в этой статье я расскажу, как ее облегчить. Для сбора информации из разных источников есть два подхода: внешние ссылки на ячейки, или инструмент «Консолидация».

Внешние ссылки в Excel

Думаю, каждый из Вас знает, что внешняя ссылка в Эксель – это ссылка на ячейку, находящуюся в другой книге. И самый распространенный способ собрать данные из разных источников в одну – как раз внешние ссылки.

Если итоговая таблица достаточно простая, этот способ можно использовать, иначе – легко запутаться, да и утомительно вручную внести несколько сотен ссылок на ячейки, высока вероятность ошибки. Тем не менее, для маленьких таблиц это действительно решение.

Существует много способов сослаться на ячейку с другого листа, или книги. Я расскажу Вам самый простой:

  1. Откройте все файлы – свод и исходники
  2. Кликните по ячейке, в которую нужно вставить ссылку, и введите знак равно (как вы это делаете, когда создаете формулы).
  3. Выберите файл с исходным значением и кликните на этом значении. В строке формул появится ссылка на это значение.
  4. Если к этому значению нужно прибавить другие из остальных источников – допишите «+» и повторяйте п.3-4 до полного заполнения.
  5. Когда все ссылки на ячейки сделаны, нажмите Enter , будет просчитан сводный результат.

Внешняя ссылка имеет специфический внешний вид: имя файла в квадратных скобках, имя листа, восклицательный знак, координаты ячейки:

Когда Вы закроете исходные файлы, к ссылке слева добавится еще и адрес файла-исходника:

По умолчанию, все внешние ссылки абсолютные, т.е. при копировании не изменяются. Если нужно, сделайте их относительными, нажимая F4 до получения необходимого типа ссылки.

Не перемещайте файлы-исходники, т.к. это разорвет связи, и внешние ссылки работать больше не будут.

Если на одном компьютере открыт и сводный документ и исходник, изменения в исходной таблице сразу же «подтянутся» и в свод. Если хотя бы одна из этих книг закрыта – понадобится принудительное обновление. Так же, при повторном открытии сводного файла, Эксель предложит обновить данные. Сделайте это, если нужно актуализировать информацию.

Управление внешними ссылками

Чтобы управлять ссылками на источники в других книгах, нажмите на ленте Данные – Подключения – Изменить связи . В открывшемся окне отобразится весь список подключенных файлов и кнопки-команды:

  • Обновить – принудительное обновление всех ссылок
  • Изменить – указать новую книгу Excel, в которой располагаются подключенные данные
  • Открыть – открывает документ-источник
  • Разорвать связь – удаляет внешние ссылки из этой связи, заменяет их на значение
  • Состояние – обновляет статус доступности файлов с данными
  • Запрос на обновление связей – укажите программе, нужно ли обновлять данные при открытии файла

Если у Вас большой файл с несколькими листами, может понадобиться много времени на поиски внешних ссылок. Так как быстро найти внешние ссылки в документе Excel? Предложу рецепт. Все подобные ссылки имеют общий элемент – открывающая и закрывающая квадратные скобки, в которые записано имя файла-исходника. В других случаях такие скобки используются редко. Нажмите Ctrl+F для открытия окна поиска, в поле «Найти» введите квадратную скобку и нажмите «Найти все». В результатах поиска точно будут все внешние ссылки.

Применение внешних ссылок – самый простой и очевидный способ собрать данные из нескольких таблиц в одну. Но если данных достаточно много, этот метод неприменим. Тогда пользуемся инструментом «Консолидация».

Консолидация данных в одну таблицу

Этот инструмент упрощает сведение информации в одну таблицу данных, это удачный способ автоматизации процесса.

Рассмотрим его работу на примере. У нас есть 3 файла с данными о продажах трех подразделений компании. Нужно собрать общие показатели по организации, и сделать это быстро, ведь информация нужна «на вчера».

Давайте выполнять. Открываем все файлы-исходники и свод. Активируем «Свод». Ищем на ленте Данные – Работа с данными – Консолидация . Откроется окно подключения внешних данных.

Теперь пошагово выполняем:

  1. В поле «Функция» выбираем «Сумма» (или что-то другое, если нужно)
  2. В поле «Ссылка» указываем ссылку на данные в первом файле-источнике (вместе с шапкой). Лучше всего, указать столбцы полностью, например A:D . Тогда не нужно будет переопределять диапазон при добавлении новых данных.
  3. Нажимаем «Добавить», ссылка появляется в поле «Список диапазонов»
  4. Повторяйте п. 2-3, пока не добавите ссылки на все файлы-исходники

  1. Установите галочки «Подписи верхней строки» и «Значения левого столбца», чтобы Эксель сам подобрал заголовки шапки и категории в строках
  2. Установите галку «Создавать связи с исходными данными», тогда консолидация будет сделана с помощью ссылок на ячейки. Иначе – будут просто вставлены итоговые значения.
  3. Нажмите Ок для завершения настройки консолидации.

В итоге, в файле «Свод» появится сведенный список из таблиц всех подключенных файлов. Если установили галочку «Создавать связи с исходными данными», итоговая таблица будет структурирована, можно развернуть каждый пункт и увидеть детали по каждому подразделению отдельно

Итоговая таблица

Если исходные таблицы изменились, можно переформировать свод. Для этого повторно откройте окно «Консолидация» и нажмите Ок.

Такой вот простой инструмент, решающий одну из самых противных задач в Эксель. Я предпочитаю применять именно его, ручная работа по внесению ссылок – не для меня. Рекомендую и Вам пользоваться. Хотя, более удачным решением будет применение сводной таблицы (когда это возможно), или создание собственной VBA-программы с детальными настройками сведения.

На этом оставлю Вас экспериментировать с Консолидацией, и приступаю к написанию поста о защите данных в Эксель. Читайте, эта информация сейчас, как никогда актуальна. До встречи!

Корпорация "Центр"

Ссылка на основную публикацию