Как в excel скопировать таблицу с одного листа на другой сохраняя формулы
Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.
Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.
Копирование таблицы с сохранением структуры
Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+C – Ctrl+V не даст нужного результата.
В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.
Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.
Способ 1: Специальная вставка
Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.
- Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+C – Ctrl+V.
- Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».
Нам потребуется «Ширины столбцов», поэтому выбираем соответствующий пункт и принимаем изменения.
В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.
Способ 2: Выделение столбцов перед копированием
В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:
- Выделить столбцы или строки с исходными данными.
- Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.
В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.
Способ 3: Вставка формул с сохранением формата
Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.
Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:
- Выделите и скопируйте исходник.
- В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.
Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».
Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.
5 способ копирования таблицы в Excel. Пошаговая инструкция с фото
Табличный редактор Excel предназначен для обработки массивов информации, представленных в виде таблиц всевозможных значений. Одним из наиболее частых видов такой обработки является копирование. Например, если имеется какой-то исходный массив данных, и необходимо сделать какие-то расчеты, требующие дополнительных столбцов или строк, не всегда удобно добавлять их прямо в исходную таблицу. Она может потребоваться и для других целей. Поэтому разумным решением будет скопировать все данные или их часть в новый лист или документ, и делать все преобразования с копией. Таким образом, исходный документ останется нетронутым. Какими способами можно это сделать?
Простое копирование без изменений
Этот способ наиболее прост в использовании, он удобен, если в исходной таблице представлены простые данные без формул и ссылок.
Обратите внимание! Простое копирование ничего не меняет в исходной информации.
Если исходная информация содержит формулы, они будут скопированы вместе с остальными данными, и здесь следует быть аккуратным – относительные ссылки при копировании начинают ссылаться на совсем другие ячейки, где могут быть расположены некорректные данные. Поэтому простое копирование данных с формулами предпочтительно только лишь в том случае, когда все источники ссылок для формул копируются одновременно. Такой метод включает следующие шаги.
- Выделение ячеек. Как правило, используется либо указание диапазона ячеек левой кнопкой мыши, либо комбинация клавиатуры «Shift+стрелка». В результате часть ячеек листа обводится черной рамкой, и они дополнительно подсвечиваются темным оттенком.
- Копирование в буфер обмена. Буфер обмена – это специальная область в памяти компьютера, предназначенная для перенесения данных внутри приложения или между приложениями. Копирование в нее воспроизводится либо нажатием клавиш «Ctrl+C», либо «Ctrl+Insert» (эти комбинации эквивалентны). Также его возможно осуществить через соответствующий пункт контекстного меню или с помощью ленты программы.
- Указание места для вставки. Переходим туда, куда мы хотим скопировать данные, и указываем курсором ячейку, которая будет верхней левой ячейкой вставляемых данных. Следует быть осторожным, если место для вставки уже содержит какие-то данные. Они могут быть стерты.
- Вставка содержимого буфера обмена в указанную область. Это делается клавишами «Ctrl+V» либо «Shift+Insert» либо соответствующим пунктом контекстного меню или ленты программы.
Вызов контекстного меню при простом копировании
Если нужны только значения
Очень часто информация в ячейках является результатом вычислений, при которых используются ссылки на соседние ячейки. При простом копировании таких ячеек оно будет производиться вместе с формулами, и это изменит нужные значения.
В этом случае следует копировать только значения ячеек. Как и в прошлом варианте, сперва выбирается необходимый диапазон, но для копирования в буфер обмена используем пункт контекстного меню «параметры вставки», подпункт «только значения». Также можно использовать соответствующую группу в ленте программы. Остальные шаги по вставке скопированных данных остаются прежними. А в результате в новом месте появятся только значения нужных ячеек.
Важно! Формулы и форматы при таком способе не сохраняются.
Это может быть как удобством, так и помехой, в зависимости от ситуации. Чаще всего форматирование (особенно сложное) требуется оставить. В этом случае можно воспользоваться следующим способом.
Копирование только значений
Когда нужны и значения, и форматы
Выбор ячеек для такого способа копирования остается прежним, но оно осуществляется либо с помощью контекстного меню (пункт «Специальная вставка»), либо с помощью ленты программы. Нажатием на сам значок «Специальная вставка» можно открыть целую диалоговую панель, где предоставляется больше вариантов копирования, и появляется возможность даже комбинировать данные с помощью операций. Например, можно переносимые данные не просто вставить в указанные ячейки, а прибавить к тем, что уже имеются на листе. Иногда это очень удобно.
Также бывает, что таблица имеет большое количество столбцов различной ширины, и после копирования значений требуется много довольно кропотливой работы по установке нужных ширин. В этом случае в диалоге «Специальная вставка» есть специальный пункт «Ширина столбцов». Вставка при этом осуществляется в два этапа. Сперва вставляем только «ширину столбцов», чтобы «подготовить место», а затем копируем значения. Таблица получается точно такой же, как исходная, но вместо формул в ней остаются значения. Иногда удобно скопировать только ширину столбцов, чтобы таблица выглядела, как исходная, а значения вписывать в ячейки вручную. Кроме того, можно выбрать пункт «копирование с сохранением ширины столбцов» в контекстном меню. В результате вставка будет выполнена в один этап.
Копирование значений и форматов
Копирование в виде рисунка
Изредка требуется скопировать часть таблицы так, чтобы потом можно было бы ее без изменений поворачивать и масштабировать, не затрагивая других мест остальной таблицы. В этом случае данные разумно копировать в виде обычной картинки.
Шаги по копированию в буфер обмена не отличаются от предыдущих вариантов, а вот для вставки используется пункт «Рисунок» в меню «Специальная вставка». Этот метод используется редко, поскольку данные ячеек, скопированных таким способом, невозможно изменить простым вводом значений.
Копирование в виде рисунка
Полное копирование всего листа
Иногда требуется скопировать весь лист, и вставить его либо в тот же документ, либо в другой. В этом случае надо вызвать контекстное меню на названии листа в нижней левой части программы и выбрать пункт «переместить или скопировать».
Открывается панель, в которой задается метод копирования. В частности, можно указать, в какую книгу необходимо вставить новый лист, переместить его или копировать, и указать место среди уже имеющихся листов, в которое будет осуществлен перенос. После нажатия на кнопку «OK» в указанной книге появится новый лист со всем содержимым копируемого листа.
Полное копирование листа
Заключение
Копирование – это одно из самых востребованных действий в Excel. Для простых таблиц без формул наиболее удобен первый способ, а для таблиц, содержащих много формул и ссылок, как правило, предпочтительнее пользоваться вторым способом – копирование только значений. Прочие методы применяются реже.