Как сделать структурную схему в excel

Создание дерева решений (блок-схемы) в Excel

Добрый день.
Как Вы наверняка знаете «Excel» — это не только инструмент для математических расчетов и аналитики числовых данных, но и прекрасный инструмент для оформления документов и создания схем взаимодействия (бизнес-схем).
В поздних версиях программы «Excel» созданы специальные опции для создания и редактирования древовидных схем (план-схем, алгоритмов). Таких как, так называемое, дерево решений.
Дерево решений – это схема, представляющая собой набор связанных между собой в виде дерева блоков. Каждому из блоков в дереве решений присваивается действие (решение). Соответственно, при выполнении того или иного действия появляются несколько вариантов новых решений и т.д.

Пример дерева решений: «Поход в магазин за покупками»

план схема / блоки дерева
Создать такое дерево решений довольно просто при помощи кнопки SmartArt («умное творчество»).

Схема иерархия

Кнопка SmartArt находится во вкладке «Вставка». После клика по указанной кнопке появляется окно, в котором предложены десятки готовых решений (структур) схемы.

Для дерева решений оптимально подходят готовые структуры и раздела «Иерархия».

Выбрав понравившуюся структуру, при помощи опций из вкладки «Конструктор» можно сформировать необходимой дерево действия.

Добавить фигуру

При помощи кнопки «Добавить фигуру» можно добавлять новые блоки.

Кнопками «повысить уровень» и «понизить уровень» можно менять место блока в структуре.

Кнопка «Область текста» открывает окно для работы с надписями в блоках.

Так же раздел «конструктор» позволяет редактировать внешний вид блоков:

Изменить цвета блоков

Цвета схемы

Способ отображения блоков, в том числе и 3D вид дерева решений.

Как в Excel создать блок-схему

Приходилось ли Вам когда-либо создавать блок-схему документа или бизнес-процесса? Некоторые компании покупают дорогое специализированное программное обеспечение, используя которое можно создавать блок-схемы при помощи нескольких кликов мышью. Другие компании выбирают иной путь: они используют инструмент, который у них уже есть и в котором их сотрудники умеют работать. Думаю, Вы догадались, что речь идет о Microsoft Excel.

Составьте план

Цель блок-схемы – показать логическую структуру событий, которые должны случиться, решений, которые должны быть приняты, и последствий этих решений. Поэтому, несомненно, построить блок-схему будет проще, если предварительно уделить несколько минут тому, чтобы привести в порядок свои мысли. Блок-схема, составленная из беспорядочных, тщательно не продуманных шагов, принесёт мало пользы.

Поэтому выделите несколько минут на то, чтобы сделать заметки. Не важно в каком формате, главное – запишите каждый шаг процесса и зафиксируйте каждое решение с возможными следствиями.

Настройте элементы

Для каждого шага структуры добавьте в Excel элементы блок-схемы.

  1. На вкладке Вставка (Insert) нажмите Фигуры (Shapes).
  2. Открывшийся список фигур разделён на основные группы. Пролистайте вниз до группы Блок-схема (Flowchart).
  3. Выберите элемент.
  4. Чтобы добавить к элементу текст, кликните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Изменить текст (Edit text).
  5. На вкладке Формат (Format) Ленты меню выберите стиль и цветовую схему для элемента.

Создаем блок-схему в Excel

Закончив с одним элементом, добавляйте следующий элемент для очередного пункта намеченной структуры, затем следующий, и так до тех пор, пока вся структура не появится на экране.

Обратите внимание на форму каждого элемента блок-схемы. Форма сообщает читателю, какая функция выполняется на каждом шаге структуры. Рекомендую использовать все формы в соответствии с их общепринятым назначением, так как нестандартное использование форм может запутать читателей.

Вот несколько самых часто встречающихся элементов:

  • Начало или конец блок-схемы:
  • Рабочий процесс, процедура, которая должна быть выполнена:
  • Предопределённый процесс, например, многократно используемая подпрограмма:
  • Таблица базы данных или другой источник данных:
  • Принятие решения, например, оценка, был ли предшествующий процесс выполнен правильно. Линии связей, исходящие из каждого угла ромба, соответствуют разным возможным решениям:

Упорядочьте элементы

После того, как все элементы вставлены на лист:

  • Чтобы выстроить элементы в ровный столбец, выделите несколько элементов, кликая по ним мышью с нажатой клавишей Shift, затем на вкладке Формат (Format) нажмите Выровнять по центру (Align Center).Создаем блок-схему в Excel
  • Чтобы точно настроить интервалы между несколькими элементами, выделите их и на вкладке Формат (Format) нажмите Распределить по вертикали (Distribute Vertically).Создаем блок-схему в Excel
  • Убедитесь, что размеры элементов одинаковы. Сделайте все элементы одинаковыми по высоте и ширине, чтобы блок-схема выглядела красиво и профессионально. Ширину и высоту элемента можно задать, введя нужные значения в соответствующие поля на вкладке Формат (Format) Ленты меню.

Настройте линии связей

На вкладке Вставка (Insert) кликните Фигуры (Shapes) и выберите прямую стрелку или уступ со стрелкой.

  • При помощи прямой стрелки соединяйте два элемента, находящиеся в прямой последовательности.
  • Используйте уступ со стрелкой, когда соединительная линия должна быть изогнута, например, если нужно вернуться к предыдущему шагу после элемента принятия решения.

Создаем блок-схему в Excel

Дальнейшие действия

Excel предлагает множество дополнительных элементов для создания блок-схем и бесконечное разнообразие настраиваемых параметров форматирования. Смелее экспериментируйте и пробуйте все доступные возможности!

Ссылка на основную публикацию