Настройка финансовых отчетов в Excel (Россия)
Dynamics 365 for Finance and Operations стало специализированным приложением, с помощью которого вы можете управлять определенными бизнес-функциями. Дополнительные сведения об этих изменениях см. в разделе Руководство по лицензированию Dynamics 365.
В этом разделе поясняется, как пользователь с ролью "Системный администратор" или "Разработчик электронной отчетности" может создать новую конфигурацию электронной отчетности, содержащую шаблон для создания финансового отчета в формате Microsoft Excel.
Перед прочтением этой темы необходимо ознакомиться с разделом Создание конфигураций электронной отчетности (ER) и связанными разделами по электронной отчетности, посвященными созданию конфигурации.
Настройка финансового отчета
Настройте финансовый отчет, чтобы он имел список ячеек финансового отчета и правил расчета ячеек в финансовых отчетах.
- Отправьте настройки пакета управления данными. В этом примере отправьте настройки пакета управления данными RU Accounting reporting 5.07 (2016).zip, как описано в разделе Учет отчетности в электронном формате.
- Выберите Главная книга > Настройка финансовых отчетов > Финансовые отчеты.
- Выберите строку, которая имеет значение Баланс в столбце Код отчета.
- Выберите Настройка.
- На странице Настройка реквизитов настройте правила расчета для ячейки отчета, как описано в разделе Финансовая отчетность (Россия).
Создание шаблона Excel для финансового отчета
Создание шаблона Excel для вашего финансового отчета. Как минимум необходимо назначить имена всем ячейкам Excel, которые должны иметь значения в отчете, который будет создан.
Создание конфигурации электронной отчетности для финансового отчета в формате Excel
Создайте формат конфигурации электронной отчетности, основанный на модели электронной отчетности Модель финансовых отчетов.
Перед выполнением этой процедуры см. раздел Электронная отчетность — Разработка конфигурации для создания отчетов в формате OPENXML (ноябрь 2016 г.) со сведениями о том, как настроить конфигурацию электронной отчетности, которая создает отчет в формате Excel.
Загрузите последнюю версию из перечисленных ниже конфигураций электронной отчетности:
- Модель финансовых отчетов
- Сопоставление моделей финансовых отчетов (RU)
- Пример формата балансового отчета Excel (RU)
Перейдите в раздел Рабочие области > Электронная отчетность.
Выберите плитку Конфигурации отчетности.
Создайте формат для финансового отчета в формате Excel:
На странице Конфигурации выберите конфигурацию электронной отчетности Модель финансовых отчетов.
В области действий выберите Создать конфигурацию > Формат на основе модели данных модели финансовых отчетов.
В поле Тип формата выберите Excel.
В поле Определение модели данных введите Финансовый отчет.
Выберите Создать конфигурацию.
Выберите новую конфигурацию, затем на панели операций выберите Конструктор.
На панели операций откройте вкладку Импорт и выберите Импорт из Excel.
В диалоговом окне Импорт из Excel выберите Добавить шаблон, затем выберите файл Excel Balance sheet.xls.
Задайте для параметра Создать элемент формата листа Excel значение Да.
Нажмите ОК.
Проверьте ячейки, которые создаются из имен в шаблоне Excel.
Настройте формат электронной отчетности Пример балансового отчета в формате Excel (RU):
На странице Конфигурации выберите конфигурацию электронной отчетности Пример балансового отчета в формате Excel (RU), затем в области действий выберите Конструктор.
Разверните элемент формата Excel = "Балансовый отчет", затем элемент формата Лист . Просмотрите все ячейки, которые будут содержать данные на выходе для финансового отчета.
На вкладке Сопоставление просмотрите элементы Модель финансовых отчетов, которые являются источниками для ячеек финансового отчета.
Проверьте ячейки от ДД до PrevPrevYear (ДД, ММ, ГГГГ, Название компании и так далее). Убедитесь в том, что они сопоставлены с элементами модели из группы Заголовок, которая содержит различные сведения об организации и отчете.
Если любая информация об организации в финансовом отчете не находится в области Модель финансовых отчетов, можно выполнить следующие действия:
- Если отсутствующие данные являются внешними, создайте формат параметра пользовательского ввода.
- Создайте производную модель на основе модели Модель финансовых отчетов и добавьте новые элементы модели. Затем создайте сопоставление производной модели на основе Сопоставление моделей финансовых отчетов и свяжите новые элементы модели с источниками данных Finance.
Дополнительные сведения о создании моделей данных электронной отчетности см. в разделе Электронная отчетность — Разработка модели данных для конкретного домена.
Для получения дополнительных сведений о том, как сопоставить элементы модели данных с источниками данных, см. следующие разделы:
Проверьте ячейки, в которые экспортируются значения финансового отчета. Например, ячейки АктивВнеОбАНематАктПояснения, АктивВнеОбАНематАктСумОтч, АктивВнеОбАНематАктСумПрдщ и АктивВнеОбАНематАктСумПрдшв сопоставляются следующим расчетным полям: Calculations.’$Values'(" ").Value или Calculations.’$Values'(" ").Text.
Вычисляемое поле Calculations.’$Values’ содержит значение ячейки финансового отчета с кодом, равным значению "Входной параметр".
Свяжите рассчитанные значения ячеек финансового отчета с элементами ячеек формата электронной отчетности:
В текущем примере элементы уже связаны в формат. Чтобы выполнить шаги в этом примере, необходимо сначала отменить привязку элементов.
Выберите ячейку формата электронной отчетности АктивВнеОбАНематАктПояснения, затем выберите Удалить привязку. Повторите это для следующих трех ячеек формата электронной отчетности: АктивВнеОбАНематАктСумОтч, АктивВнеОбАНематАктСумПрдщ и АктивВнеОбАНематАктСумПрдшв. Вам не потребуется делать это для новых отчетов.
На вкладке Сопоставление разверните контейнер Вычисления, разверните вычисляемое поле $Значения и выберите элемент Текст.
В списке ячеек формата Excel выберите ячейку АктивВнеОбАНематАктПояснения, затем выберите Привязать.
На вкладке Сопоставление выберите элемент Значение.
В списке ячеек формата Excel выберите ячейку АктивВнеОбАНематАктСумОтч, затем выберите Привязать.
Повторите предыдущие два шага для ячеек Excel АктивВнеОбАНематАктСумПрдщ и АктивВнеОбАНематАктСумПрдшв.
Выполнение формат финансового отчета
Можно настроить функцию электронных сообщений для выполнения любой конфигурации электронной отчетности. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка электронных сообщений для создания финансового отчета и сохранения результатов.
Для запуска формата электронной отчетности, который основан на модели Модель финансовых отчетов, выполните следующие действия.
Выберите Главная книга > Запросы и отчеты > Финансовые отчеты (Россия).
В диалоговом окне Финансовые отчеты (Россия) в поле Сопоставление формата выберите формат электронной отчетности, который должен запускаться. Например, выберите Пример формата балансового отчета Excel (RU).
Нажмите ОК.
В диалоговом окне Параметры электронного отчета определите параметры отчета.
Как наладить эффективный управленческий учет в Excel?
Что нужно для постановки управленческого учета в компании? На подготовительном этапе важно наладить сбор данных по подразделениям, разработать универсальный алгоритм действий по их обработке и подобрать для этого подходящее программное обеспечение. Здесь на помощь финансовым специалистам приходят электронные таблицы Excel. Они обладают обширным набором функций и инструментов для сортировки, обработки, анализа данных. Давайте разберемся, как организовать грамотный управленческий учет в Excel и по возможности автоматизировать этот процесс.
Справятся ли с управленческим учетом таблицы Excel?
Управленческий учет ориентирован на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться менеджеры, руководители структурных подразделений, CFO, генеральный директор и т.д.
Управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:
- большая детализация
- другие методики учета
- применение особых счетов
- высокая регулярность составления
Приобретение или разработка специального программного обеспечения для ведения управленческого учета — удовольствие дорогостоящее и не всегда оправданное. Поэтому в небольших и средних компаниях активно используется программа Excel. Она не требует дополнительных финансовых затрат и имеет достаточный функционал для составления управленческой отчетности. С помощью математических, статистических, текстовых, логических функций и инструментов анализа данных специалисты могут рассчитывать и организовывать данные для отчетов. В одной из статей мы разобрали полезные приемы работы в Excel для бухгалтера, которые могут для этого пригодиться.
Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы
С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:
- Разделить финансовые показатели предприятия по Центрам финансовой ответственности (ЦФО) — отдельные подразделения во главе с руководителями ответственны за выполнение своих задач и по своей сути могут быть центрами инвестиций, затрат, доходов или прибыли.
- Разработать классификацию и присвоить коды объектам управленческого учета — все пользователи системы должны однозначно трактовать данные.
- Подготовить план счетов — группировка и детализация отдельных счетов является основой будущей системы и позволяет пользователям получать информацию из отчетов.
- Сформировать инструкции — пояснения к статьям расходов необходимы, чтобы узнать, что включает каждый пункт и с какими счетами бухгалтерского учета согласовывается.
- Разработать общие правила ведения учета — установить единые принципы и методики ведения учета, а также расчета используемых финансовых показателей.
- Определить состав и содержание управленческой отчетности — при этом важно учитывать специфику сферы деятельности компании.
- Автоматизировать процесс — разработать алгоритм работы в Excel.
- Протестировать систему — если какие-то из показателей отображаются некорректно, перестроить модель системы.
Пример модели управленческого учета в Excel
Составляющие модели | |||
Источник доходов | Источник расходов | Источник статистики | Бюджеты |
Параметры | |||
Финансовая структура | |||
План счетов | |||
Справочники | |||
Трансформированные доходы | Трансформированные расходы | — | Трансформированный бюджет |
Лист корректировки | |||
Рабочий лист | |||
Отчет о доходах и расходах | Отчет о движении денежных средств | Баланс предприятия | Отчет об исполнении бюджетов |
Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.
Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.
Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.
Рекомендации по подготовке управленческих отчетов в Excel
На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления. Но существуют общие рекомендации, как быстрее и точнее создавать управленческие отчеты в Excel:
- Разделяйте таблицы
Каждой таблице необходимо присвоить отдельный лист и не пытаться в одной уместить все показатели. Это значительно облегчит поиск необходимой информации и читаемость данных, особенно, для детализированных отчетов. - Сортируйте данные по категориям
Размещайте исходные данные для разных категорий продукции или услуг на отдельных листах, а на первом — сводную таблицу с итоговыми значениями. Такой формат представления информации будет наглядней и удобней для пользователей. - Используйте справочники
Справочники единиц бизнеса значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек. - Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
Не пренебрегайте аналитическими функциями — дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие. Они позволят выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать. - Создавайте листы корректировки
Вносите исправления на специальные листы корректировки. Отчеты должны быть оформлены по единому стандарту без дополнительных исправлений от руки. - Создавайте проверочные ячейки
При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки. - Пользуйтесь настройками защиты
Контрольные листы отчетных форм должны быть защищены от изменений.
Важнейшими достоинствами программы Excel для ведения управленческого учета являются доступность, наличие необходимого набора функций для быстрой обработки массивов данных и возможность автоматизации однотипных операций. Грамотно налаженная система учета позволит при минимальных временных затратах в удобном формате регулярно вести аналитику по фактическому состоянию дел на предприятии.
Отточите свои знания и навыки по работе в Excel на наших тренингах по бюджетированию, макросам, визуализации данных, базовым инструментам и расширенным возможностям!