Как построить график работы сотрудников в excel
Перейти к содержимому

Как построить график работы сотрудников в excel

Как построить график работы сотрудников в excel

Внешний вид (скрин-сейв) графика смен

График смен скачать

График работы сотрудников, как и образец графика работы в любом режиме (два-два, три-один, пять-два) составляется с учетом продолжительности рабочей смены, планируемых выходных, соблюдения ТК РФ, бюджета часов на всех сотрудников, утвержденного администрацией.

Продолжительности рабочей смены, установленная в этом графике смен по умолчанию — 12 часов. Вы можете выбрать свою продолжительность смены.

Предложенная форма-образец графика работы сотрудников разработана на основе графика работы магазина (торговой точки). Форма-образец графика автоматически строит графики работ сотрудников с учетом указанных критериев:

  • Фиксированных выходных (например, сотрудник должен отдыхать каждый понедельник или любые другие дни
  • Минимального количества сотрудников каждой должности в смене. Например, в смене обязательно должен быть один старший продавец и один продавец
  • Общего ежемесячного бюджета часов торговой точки (отдела)

Суммарное количество рабочих часов соответствует требованиям Трудового кодекса.

Файлы содержат программу (макрос) для автоматических расчетов. При открытии файла включайте макросы!

Еще одно полезное решение — график отпусков сотрудников

Советы и шаблоны для создания рабочего графика в Excel

Советы и шаблоны для создания рабочего графика в Excel

Создать график работы не так просто. Независимо от того, составляет ли ваша команда сотрудников несколько десятков или меньше, чем горстка, найти способ соответствовать часам каждого, достигать минимума и сохранять команду счастливой — это сложно. К счастью, Excel может помочь сделать это намного проще.

Шаблоны остаются одним из самых полезных инструментов в истории вычислений. Они отлично подходят для управления задачами и проектами управления проектами , следите за финансами в порядке. , отслеживание прогресса в фитнесе и просто оставаться организованным в целом — но планирование — это одна из областей, где Excel действительно сияет.

5 важных советов при составлении расписания

Прежде чем углубляться в процесс планирования, помните о следующих соображениях. Они облегчат весь процесс и уменьшат стресс, который накапливается на вас. Планирование никогда не будет легким, но это не должно быть кошмаром.

Знайте предпочтения своего сотрудника. Тип предпочтений, которые вы можете принять во внимание, когда планирование будет отличаться от поля к полю (например, розничная торговля или склад), но важно, по крайней мере, попытаться приспособить своих работников.

У некоторых сотрудников есть наклон к утрам? Или, может быть, вечером? Сколько часов хочет каждый работник в неделю? Есть ли какие-то временные ограничения, такие как нежелание работать по воскресеньям? У некоторых сотрудников есть синергия и совместимость?

Вы не можете приспособить всех , но это хорошая цель, потому что это может улучшить производительность и атмосферу — но самое главное, это создаст доверие, и доверие идет рука об руку с уважением.

первенствует-график работы отслеживания

Отслеживайте запросы на отсутствие сотрудников. Как будто это не было достаточно сложно, чтобы манипулировать всеми предпочтениями вашего сотрудника, есть временные проблемы, которые будут появляться время от времени. Например, кому-то нужно несколько дней, чтобы взять отпуск или оплакать потерянного члена семьи.

К счастью, это можно упростить с помощью универсального инструмента, такого как Google Calendar. или плагин календаря для Thunderbird Качественное приложение со списком например Todoist ( причины перехода на Todoist Pro ), WorkFlowy (наш обзор WorkFlowy ) или Wunderlist (наш обзор ) тоже может хорошо работать.

Составьте график заранее. Очевидно, что вы не можете сделать это слишком рано в случае изменения ситуации, но определенно избегайте ожидания до предыдущего дня. Хорошее эмпирическое правило — примерно за неделю.

Если бы только промедление было так легко победить, верно? Каждый борется за то, чтобы что-то сделать в какой-то степени, поэтому мы много писали о стратегиях борьбы с прокрастинацией. стратегий проволочек, проволочек, , избегая отвлекающих факторов , и действительно преодоление проволочек проволочки

первенствует-график работы, откладывание

Составляя расписание заранее, вы даете себе передышку на случай внезапных изменений.

Сначала назначьте наиболее важные смены. Под «наиболее важным» мы подразумеваем «необоротный». Если кому-то абсолютно необходимо работать над определенной сменой, сначала заполните ее и поставьте в камне. После того как все необходимые смены заполнены, оставшиеся смены легче смешивать и сопоставлять с имеющимися сотрудниками.

И всегда помните хотя бы об одном непредвиденном обстоятельстве. В идеале вы должны создать несколько расписаний (например, план A, план B и т. Д.), Но это может занять много времени, поэтому, по крайней мере, вы должны определить сотрудников, которые с наибольшей вероятностью проваливаются и имеют план резервного копирования в бывает, что они делают.

первенствует-график работы видимый

Сделать расписание легко доступным. Позволить вашим сотрудникам заранее увидеть расписание хорошо по двум причинам: они могут указать на любые ошибки, и они будут благодарны, чтобы они могли планировать свои собственные недели по графику.

Поскольку мы собираемся использовать шаблоны Excel для создания наших рабочих графиков, предпочтительным вариантом является их загрузка прямо на Google Диск. Он превратится в альтернативу электронных таблиц Google и позвольте вам поделиться им, чтобы другие могли видеть. Прислушайтесь к этим советам для совместной работы с Google Sheets если вы новичок в этом.

И не беспокойтесь о безопасности. Если вы не работаете с государственными секретами, Google Sheets достаточно безопасен. для обычных пользователей, таких как вы и я.

Бесплатные загрузки шаблонов Excel

С этими советами, вот несколько удивительных шаблонов Excel, разработанных специально, чтобы помочь работодателям планировать рабочие графики на неделю. Это все еще будет тяжелой работой, но намного проще, если вы используете один из этих шаблонов.

Шаблоны доступны в виде файлов XLSX для Excel 2007 и более поздних версий.

Комплексный график смен работы

Этот график рабочей смены Spreadsheet123 является одним из наиболее полных шаблонов. Этого достаточно, чтобы конкурировать с некоторым программным обеспечением для планирования, доступным для загрузки в Интернете, но каким-то образом этот шаблон доступен совершенно бесплатно.

Шаблон рабочей смены Excel

Когда вы откроете его, вы найдете различные листы для: Реестр сотрудников, График смены работы, Временная карта, Бюджет заработной платы, Посещаемость, Занятость, Настройки и Справка. Справочный лист — это мини-учебник, который покажет вам, как начать работу с расписанием.

Честно говоря, мы настоятельно рекомендуем это. У нас есть пара других предложений ниже этого, но ни один из них не так хорош, и вы должны только проверить их, если это слишком сложно для того, что вы хотите сделать (что, безусловно, является обоснованной жалобой).

Еженедельное расписание смен

Этот еженедельный график смены по системам управления бизнесом может быть не таким всеобъемлющим, как приведенный выше, но он отлично подходит для небольших команд. Это проще, а значит, легче учиться и проще в использовании. Настоятельно рекомендуется для тех, кто хочет планировщик среднего уровня.

Шаблон еженедельной смены Excel

Он поставляется с тремя листами: расписание, смены и сотрудники. Все, что вам нужно сделать, это перечислить ваших сотрудников и их почасовые ставки в ведомости сотрудников. Затем определите время начала и время окончания для каждого доступного смещения на листе Смены. После этого автоматизированный график становится понятным.

Единственным недостатком является то, что в нем могут работать только до 20 сотрудников и 9 рабочих смен, что делает его отличным для малых и средних предприятий, но неправдоподобным для крупных компаний.

График ежедневной смены

Может быть, вам не нужны все автоматизированные функции, которые идут с двумя шаблонами, упомянутыми выше. Может быть, вы предпочитаете делать что-то вручную, насколько это возможно, и все, что вам нужно, — это действительно простой график, с которым можно повозиться. Если так, то используйте тот, который предоставлен Vertex42 .

График смены шаблона Excel

Этот шаблон не выполняет никакой работы. Его единственная цель — дать вам заранее составленное расписание, которое вы можете заполнить вручную. Когда вы закончите, вы можете распечатать его (или загрузить онлайн), чтобы все могли его увидеть, и достаточно просто начинать заново каждую неделю.

Excel снова делает вашу жизнь проще

Не стесняйтесь изменять эти шаблоны в соответствии с вашими потребностями, если они не совсем подходят вам (если вы не распространяете их). Если вы хотите настроить, но не знаете, с чего начать, мы рекомендуем изучить формулы Excel первую очередь.

И прежде чем приступить к печати завершенных расписаний, ознакомьтесь с этими советами по печати листов Excel. чтобы убедиться, что все выходит правильно.

Какой шаблон ваш любимый? Мы пропустили какие-нибудь хорошие? Есть ли у вас какие-либо советы или хитрости для планирования ваших сотрудников? Поделитесь с нами в комментариях ниже!

Авторы изображений: еженедельный табель от Andrey_Popov с помощью Shutterstock, планирование заданий с помощью faithie с помощью Shutterstock, рабочая станция с изображением faithie с помощью Shutterstock, пустое расписание с помощью xtock через Shutterstock

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.