Обобщаем с умом: внешние ссылки и консолидация в Excel
Здравствуйте, уважаемые читатели. Как часто перед Вами стоит задача консолидации, или свода данных из разных листов и книг в одну таблицу? Думаю, что часто. Консолидация в Excel — это трудоемкая, кропотливая и неприятная работа, но в этой статье я расскажу, как ее облегчить. Для сбора информации из разных источников есть два подхода: внешние ссылки на ячейки, или инструмент «Консолидация».
Внешние ссылки в Excel
Думаю, каждый из Вас знает, что внешняя ссылка в Эксель – это ссылка на ячейку, находящуюся в другой книге. И самый распространенный способ собрать данные из разных источников в одну – как раз внешние ссылки.
Если итоговая таблица достаточно простая, этот способ можно использовать, иначе – легко запутаться, да и утомительно вручную внести несколько сотен ссылок на ячейки, высока вероятность ошибки. Тем не менее, для маленьких таблиц это действительно решение.
Существует много способов сослаться на ячейку с другого листа, или книги. Я расскажу Вам самый простой:
- Откройте все файлы – свод и исходники
- Кликните по ячейке, в которую нужно вставить ссылку, и введите знак равно (как вы это делаете, когда создаете формулы).
- Выберите файл с исходным значением и кликните на этом значении. В строке формул появится ссылка на это значение.
- Если к этому значению нужно прибавить другие из остальных источников – допишите «+» и повторяйте п.3-4 до полного заполнения.
- Когда все ссылки на ячейки сделаны, нажмите Enter , будет просчитан сводный результат.
Внешняя ссылка имеет специфический внешний вид: имя файла в квадратных скобках, имя листа, восклицательный знак, координаты ячейки:
Когда Вы закроете исходные файлы, к ссылке слева добавится еще и адрес файла-исходника:
По умолчанию, все внешние ссылки абсолютные, т.е. при копировании не изменяются. Если нужно, сделайте их относительными, нажимая F4 до получения необходимого типа ссылки.
Не перемещайте файлы-исходники, т.к. это разорвет связи, и внешние ссылки работать больше не будут.
Если на одном компьютере открыт и сводный документ и исходник, изменения в исходной таблице сразу же «подтянутся» и в свод. Если хотя бы одна из этих книг закрыта – понадобится принудительное обновление. Так же, при повторном открытии сводного файла, Эксель предложит обновить данные. Сделайте это, если нужно актуализировать информацию.
Управление внешними ссылками
Чтобы управлять ссылками на источники в других книгах, нажмите на ленте Данные – Подключения – Изменить связи . В открывшемся окне отобразится весь список подключенных файлов и кнопки-команды:
- Обновить – принудительное обновление всех ссылок
- Изменить – указать новую книгу Excel, в которой располагаются подключенные данные
- Открыть – открывает документ-источник
- Разорвать связь – удаляет внешние ссылки из этой связи, заменяет их на значение
- Состояние – обновляет статус доступности файлов с данными
- Запрос на обновление связей – укажите программе, нужно ли обновлять данные при открытии файла
Если у Вас большой файл с несколькими листами, может понадобиться много времени на поиски внешних ссылок. Так как быстро найти внешние ссылки в документе Excel? Предложу рецепт. Все подобные ссылки имеют общий элемент – открывающая и закрывающая квадратные скобки, в которые записано имя файла-исходника. В других случаях такие скобки используются редко. Нажмите Ctrl+F для открытия окна поиска, в поле «Найти» введите квадратную скобку и нажмите «Найти все». В результатах поиска точно будут все внешние ссылки.
Применение внешних ссылок – самый простой и очевидный способ собрать данные из нескольких таблиц в одну. Но если данных достаточно много, этот метод неприменим. Тогда пользуемся инструментом «Консолидация».
Консолидация данных в одну таблицу
Этот инструмент упрощает сведение информации в одну таблицу данных, это удачный способ автоматизации процесса.
Рассмотрим его работу на примере. У нас есть 3 файла с данными о продажах трех подразделений компании. Нужно собрать общие показатели по организации, и сделать это быстро, ведь информация нужна «на вчера».
Давайте выполнять. Открываем все файлы-исходники и свод. Активируем «Свод». Ищем на ленте Данные – Работа с данными – Консолидация . Откроется окно подключения внешних данных.
Теперь пошагово выполняем:
- В поле «Функция» выбираем «Сумма» (или что-то другое, если нужно)
- В поле «Ссылка» указываем ссылку на данные в первом файле-источнике (вместе с шапкой). Лучше всего, указать столбцы полностью, например A:D . Тогда не нужно будет переопределять диапазон при добавлении новых данных.
- Нажимаем «Добавить», ссылка появляется в поле «Список диапазонов»
- Повторяйте п. 2-3, пока не добавите ссылки на все файлы-исходники
- Установите галочки «Подписи верхней строки» и «Значения левого столбца», чтобы Эксель сам подобрал заголовки шапки и категории в строках
- Установите галку «Создавать связи с исходными данными», тогда консолидация будет сделана с помощью ссылок на ячейки. Иначе – будут просто вставлены итоговые значения.
- Нажмите Ок для завершения настройки консолидации.
В итоге, в файле «Свод» появится сведенный список из таблиц всех подключенных файлов. Если установили галочку «Создавать связи с исходными данными», итоговая таблица будет структурирована, можно развернуть каждый пункт и увидеть детали по каждому подразделению отдельно
Если исходные таблицы изменились, можно переформировать свод. Для этого повторно откройте окно «Консолидация» и нажмите Ок.
Такой вот простой инструмент, решающий одну из самых противных задач в Эксель. Я предпочитаю применять именно его, ручная работа по внесению ссылок – не для меня. Рекомендую и Вам пользоваться. Хотя, более удачным решением будет применение сводной таблицы (когда это возможно), или создание собственной VBA-программы с детальными настройками сведения.
На этом оставлю Вас экспериментировать с Консолидацией, и приступаю к написанию поста о защите данных в Эксель. Читайте, эта информация сейчас, как никогда актуальна. До встречи!
Поиск ссылок (внешних ссылок) в книге
Связывание с другими книгами — это очень распространенная задача в Excel, но иногда вы можете найти книгу, которая ссылок не может найти, хотя Excel сообщает о том, что они существуют. Нет способа автоматического поиска всех внешних ссылок, используемых в книге, однако существует несколько способов, используемых вручную. Вам нужно искать формулы, определенные имена, объекты (например, текстовые поля или фигуры), названия диаграмм и ряды данных диаграммы.
Для всех книг Excel, на которые вы ссылались, имя файла этой книги будет по ссылке с расширением XL* (например, .xls, .xlsx, XLSM), поэтому рекомендуется искать все ссылки на частичное расширение XL. Если вы ссылались на другой источник, необходимо определить оптимальный поисковый запрос.
Поиск ссылок, используемых в формулах
Нажмите CTRL+F, чтобы запустить диалоговое окно Найти и заменить.
Выберите пункт Параметры.
В поле Найти введите .xl.
В поле В пределах выберите книга.
В поле Искать в выберите формулы.
Нажмите кнопку Найти все.
В отображемом списке наймем в столбце Формула формул, содержащих XL. В этом случае Excel обнаружил несколько экземпляров функции бюджетного Master.xlsx.
Чтобы выбрать ячейку с внешней ссылкой, щелкните ссылку на эту строку в списке.
Совет: Щелкните любой за колонок, чтобы отсортировать столбец и сгруппировать все внешние ссылки.
На вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите пункт Диспетчер имен.
Проверьте каждую запись в списке и проверьте, нет ли в столбце Ссылка внешних ссылок. Внешние ссылки содержат ссылку на другую книгу, например [Budget.xlsx].
Щелкните любой за колонок, чтобы отсортировать столбец и сгруппировать все внешние ссылки.
Если вы хотите удалить сразу несколько элементов, можно сгруппнуть несколько элементов, нажав клавишу SHIFT или CTRL и щелкнув левой кнопкой мыши.
Нажмите клавиши CTRL+G, нажмите клавиши CTRL+G, чтобы перейти в диалоговое окно Перейти, а затем выберите специальные > объекты > ОК. При этом будут выбраны все объекты на активном сайте.
"Специальная"" />
Нажимая клавишу TAB, переходить между выбранными объектами, а затем искать в строка формул ссылку на другую книгу, например [Budget.xlsx].
Щелкните название диаграммы, которую вы хотите проверить.
В строка формул наймем ссылку на другую книгу, например [Budget.xls].
Выберите диаграмму, которую нужно проверить.
На вкладке Макет в группе Текущий выделение щелкните стрелку рядом с полем Элементы диаграммы и выберите ряд данных, которые нужно проверить.
формат > текущий выделение" />
На строка формул , наймем ссылку на другую книгу, например [Budget.xls] в функции РЯД.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.