Как создать таблицу в excel с раскрывающимся списком

Как сделать раскрывающийся список в Excel

Табличный редактор от компании Microsoft пользуется огромной популярностью. Такого успеха удалось добиться благодаря самому обширному функционалу среди всех редакторов, представленных на рынке программного обеспечения. Microsoft Excel является самым функциональным из них, но при этом он ещё и достаточно простой в использовании.

В любом случае, как бы то ни было, большинство пользователей даже не десятой части всего функционала не используют. Сегодня мы хотим рассказать Вам об одной интересной возможности – о создании раскрывающихся списков в Экселе. Наиболее часто они требуются для ведения баз данных небольших предприятий, поэтому если хотите сэкономить на услугах секретарши со знанием офисных программ – запоминайте!

Создаем раскрывающийся список в Экселе: способ первый

  1. Для начала нужно на свободном месте листа записать все необходимые данные, которые впоследствии должны будут выпадать при нажатии на список;
  2. Далее диапазону ячеек нужно задать имя. Смотрите, как это сделано на скриншоте и повторяйте. К слову, имя должно начинаться с буквы, пробелы недопустимы (используйте нижние подчёркивания);

Задаем имя списку

  • Теперь нужно выделить ячейку таблицу, куда мы хотим поместить будущий список – не забудьте заранее задать ей имя, потом это сделать не получится;
  • Перейдите во вкладку «Данные» и кликните по кнопке, указанной на скриншоте. В версии MS Office Excel 2013 она носит название «Проверка данных»;
  • Как сделать раскрывающийся список в Excel

    В открывшемся окне выставьте всё точно также, как и на скриншоте ниже. Разумеется, сгруппированный список «Сотрудник» Вы должны изменить на свой, чтобы у Вас получился список с необходимыми выходными данными;

    Сгруппируем список

    Готово! У нас получился выпадающий список!

    Заметьте, насколько легко пользоваться программой Excel – любые задачи решаются действительно в несколько кликов, достаточно потратить порядка пары минут на изучение функционала. Именно по этой причине MS Office, как пакет офисных программ, является самым продвинутым и популярным на рынке.

    Есть и более быстрый способ создания выпадающего списка, однако, у него присутствует небольшой минус – такой список может быть расположен исключительно под элементами, которые должны в нём выводиться.

    Создаем раскрывающийся список в Excel: способ второй

    Если Вас не смущает сказанное выше, в частности, расположение списка под элементами, то можете сэкономить на его создании пару минут. Нужно проделать следующие действия:

      Задайте имя пустой ячейке под элементами будущего списка;

    Задаем имя

    Одновременно нажимаем клавиши «лев. Alt + стрелка вниз», после чего у нас автоматически генерируется выпадающий список с располагающимися над ним элементами.

    Alt+стрелка в низ

    Как видите, здесь всё в разы проще, но есть ряд ограничений и с ними придётся мириться, поэтому если Вам важен функциональный список, то лучше всего пользоваться первым вариантом – он значительно более продвинутый.

    Поздравляем, сегодня Вы научились делать раскрывающиеся списки в Экселе двумя стандартными методами, без подключения дополнительных модулей.

    Двухуровневый выпадающий список в Excel

    Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

    Первый способ создания двухуровнего списка

    Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

    Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае — список стран):

    1. Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
    2. Переходим на вкладку ленты Данные;
    3. Выбираем команду Проверка данных;
    4. В выпадающем списке выбираем значение Список;
    5. В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ("Таблица1[#Заголовки]").

    Осталось создать второй зависимый выпадающий список – список подгрупп.

    Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]"). Ячейка F2 в данном случае — значение первого выпадающего списка.

    Второй способ создания двухуровнего списка

    Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором – подгруппы.

    ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

    Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

    Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

    Теперь самая сложная часть — указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]), которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

    • Ссылка в нашем случае — $A$1 — верхний левый угол исходной таблицы;
    • Смещ_по_строкамПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 — номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3) минус единица;
    • Cмещ_по_столбцам1 — так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
    • [Высота]СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) — количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3);
    • [Ширина]1 — так как это ширина нашего столбца с подгруппами.
    Ссылка на основную публикацию